Khám phá tính năng nổi trội của phần mềm quản lý Calendar

1. Tổng quan về phần mềm quản lý Calendar

Phần mềm quản lý Calendar hay còn được biết đến là công cụ hỗ trợ google Calendar, là một công cụ hữu ích trong việc lên lịch theo dõi các hoạt động cuộc hẹn, sự kiện, công việc với nhiều tính năng đa dạng.

1.1. Sử dụng phần mềm Calendar mang lại nhiều lợi ích

Không chỉ có thể ứng dụng trong việc quản lý thời gian, hoạt động cá nhân mà phần mềm Calendar còn được ứng dụng trong các hoạt động quản lý, giao việc hiệu quả trong các doanh nghiệp.

1.1.1. Quản lý thời gian, sự kiện, công việc hiệu quả

Người dùng có thể dễ dàng sử dụng phần mềm google Calendar hoàn toàn miễn phí trên các thiết bị điện tử như điện thoại, máy tính, laptop, máy tính bảng. Thông qua những tính năng cơ bản thì bạn có thể lên lịch quản lý sắp xếp các hoạt động cá nhân cũng như hội nhóm một cách dễ dàng.

Qua lịch trình, sự kiện được sắp xếp trên phần mềm thì bạn có thể nắm bắt được những công việc quan trọng cần thực hiện cũng như phân chia thời gian hợp lý để thực hiện các công việc của mình.

1.1.2. Thúc đẩy năng suất hoạt động cá nhân, hội nhóm

Với mỗi cá nhân, việc sắp xếp thời gian và công việc bằng ứng dụng Calendar sẽ giúp phân chia thời gian hiệu quả cho từng hoạt động cụ thể, xác định đúng mức độ quan trọng của mỗi sự kiện, và tạo ra lịch trình phù hợp cho cả công việc và mối quan hệ với gia đình, bạn bè.

Từ việc tối ưu được việc quản lý hoạt động thì người dùng có thể dễ dàng sắp xếp và thực hiện một cách hiệu quả và tăng rèn luyện các kỹ năng quản lý, lên lịch sắp xếp thời gian.

1.1.3. Nâng cao hoạt động quản lý nội bộ

Nhờ có google Calendar việc quản lý cá nhân, nhân viên trong công ty cũng có thể đạt được hiệu quả cao. Với tính năng chia sẻ lịch làm việc, sự kiện nhắc nhở thì hoạt động phân chia công việc trong các bộ phận của doanh nghiệp trở nên dễ dàng và có hệ thống.

Thêm nữa việc có không gian lưu trữ lớn cũng giúp cho việc quản lý thời gian làm việc của nhân viên hay các dự án được gói gọn và tạo tính chuyên môn hóa cao.

Các nhà quản lý có thể sử dụng ứng dụng Calendar để nắm bắt được những hoạt động trong bộ phận của mình, dễ dàng cập nhật các sự kiện về dự án, công việc của từng nhân viên trong bộ phận. Từ đó tạo tiền đề cho hoạt động quản lý nhân viên diễn ra suôn sẻ và có tính logic.

1.2. Tính năng đặc biệt của phần mềm Calendar trong quản lý

Google Calendar với rất nhiều công dụng khác nhau có thể cung cấp cho người dùng những tính năng nổi bật như:

- Tạo lịch cho các hoạt động, sự kiện cần thiết, phân chia theo luồng các công việc quan trọng cần thực hiện của cá nhân. Có tính năng dễ dàng chỉnh sửa sự kiện và có thể đặt chế độ nhiều người dùng tạo và chỉnh sửa các sự kiện có trong hệ thống.

- Dễ dàng lên lịch các cuộc họp với hội nhóm bằng cách sử dụng tính năng Find a time hay Suggested times. Với hệ thống tách lọc các thời gian sự kiện đã có để lựa chọn thời gian phù hợp cho các hoạt động mới.

- Google Calendar cho phép người dùng sử dụng các tính năng thông báo, nhắc nhở thời gian cần hoạt động, deadline của các công việc cần hoàn thành. Nhắc nhở người dùng khi có sự kiện được đặt lịch từ trước.

- Bên cạnh đó, ứng dụng cũng có tính năng ẩn chi tiết các sự kiện khi phải chia sẻ cho hội nhóm hay tổ chức. Bạn cũng có thể thêm tệp đính kèm để đánh dấu cũng như giao phó công việc cho người khác.

- Phần mềm quản lý Calendar có thể kích hoạt giờ làm việc, đồng hồ làm việc theo sự điều chỉnh của người dùng. Bạn cũng có thể kích hoặc ngưng các chức năng hiển thị lịch, sự kiện đặc biệt thông qua hệ thống tự động trích xuất thông tin từ các địa chỉ email, ngày nghỉ lễ hàng năm.

- Tích hợp với các phần mềm như google Hangout để có thể dễ dàng gọi điện, gặp gỡ bạn bè. Ngoài ra, phần mềm cũng có tính năng đồng bộ với gmail, các thông tin, sự kiện từ gmail có thể được tự động thêm vào ứng dụng khi bạn bật tình năng đặc biệt này.

2. Hướng dẫn cách sử dụng phần mềm Calendar chi tiết

Những bước để sử dụng được các tính năng của google Calendar không quá phức tạp. Bạn chỉ cần thực hiện thao tác 1 vài lần là có thể nhớ và sử dụng phần mềm một cách nhuần nhuyễn.

Để có thể sử dụng phần mềm, bạn có thể tải xuống từ google play hoặc app store hoặc dùng trực tiếp trên web. Đăng nhập vào phần mềm bằng tài khoản gmail của mình, ứng dụng cũng có thể tự động đăng nhập nếu bản sử dụng trực tiếp trên web.

2.1. Cách tạo và chỉnh sửa lịch hoạt động

Trong phần mềm sắp xếp công việc Calendar, bạn sẽ có được mục “My calendar” - phần lịch của tôi. Để tạo lịch cho hoạt động, sự kiện nào đó bạn chỉ cần nhấp vào biểu tượng dấu + ở gần mục lịch khác sau đó chọn New calendar tương ứng với Tạo lịch và thêm tên, mô tả hoạt động và ngày của sự kiện đó.

Bạn có thể dễ dàng vào lịch đã tạo để chỉnh sửa nội dung, tên sự kiện bằng cách nhấn vào lịch đã tạo chọn phần sửa ở dấu 3 chấm bên cạnh là có thể bắt đầu chỉnh sửa.

2.2. Lên lịch các cuộc họp nhóm trên Calendar

Bạn chọn tính năng Suggested times - đề xuất thời gian hoặc Find a time - tìm thời gian để tạo cuộc họp hội nhóm. Bạn cần thêm các thành viên khác cần tham gia cuộc họp này để khi sử dụng tính năng Suggested times thì google có thể tự động lọc và tìm thời gian rảnh trùng hợp của các thành viên tham gia và gợi ý cho bạn lịch họp hợp lý nhất.

Bên cạnh tab Chi tiết sự kiện, bạn có thể chọn Tìm thời gian để xem lịch của mọi người sắp xếp, từ đó bạn có thể tự chủ động sắp xếp buổi họp cho mình.

2.3. Các bước để ẩn chi tiết sự kiện

Để giữ những sự kiện riêng tư cho mình bạn có thể chuyển nó thành chế độ Private, những người mà bạn chia sẻ lịch sẽ thấy trang thái Busy của bạn ở phần sự kiện đó.

Bạn chỉ cần nhấp vào sự kiện cần ẩn trên lịch. chọn biểu tượng chiếc cặp để chỉnh sửa thành chế độ riêng tư.

2.4. Cài đặt chế độ giờ làm việc trên Calendar

Bạn có thể cài đặt chế độ giờ làm việc để theo dõi, nhắc nhở thành viên trong nhóm không làm việc riêng hoặc thêm người vào cuộc họp khi đang diễn ra.

Bạn cần vào phần cài đặt trên chế độ xem lịch chọn Working Hours - giờ làm việc là đã có thể cài đặt giờ làm việc mỗi ngày trong tuần.

2.5. Sử dụng tính năng gửi email

Bước đầu tiên bạn cần làm đó là click vào biểu tượng phong bì trên sự kiện nhóm hoặc hội thảo, sau đó tiến hành nhập tin và địa chỉ email để gửi thư đi mà không cần vào hộp thư điện tử thông thường.

2.6. Lựa chọn địa điểm phòng họp

Phần mềm quản lý Calendar có thể tích hợp với Google Map để có thêm tính năng thông báo địa điểm họp dễ dàng cho các thành viên. Bạn chỉ cần truy cập vào hộp địa chỉ - Where trong sự kiện nhóm để nhập địa chỉ cụ thể diễn ra cuộc họp, các thành viên khác có thể biết địa chỉ một cách nhanh chóng.

2.7. Cài đặt và chỉnh sửa thông báo cho sự kiện

Truy cập vào mục Event settings trên trang chủ sau đó nhấp vào Notifications để cài đặt và chỉnh sửa thông báo. bạn có thể chọn Desktop notifications thông báo sự kiện sẽ hiện lên màn hình máy tính đúng theo khoảng thời gian mà bạn cài đặt cho sự kiện.

Để chỉnh sửa bạn có thể nhấp chuột vào biểu tượng răng cưa để chỉnh sửa thông báo hoặc thời gian thông báo sự kiện với biểu tượng quả chuông.

2.8. Các tính năng chia sẻ trên phần mềm quản lý Calendar

Trước hết để có thể chia sẻ lịch sự kiện bạn cần mở google Calendar, chọn dấu 3 chấm bên cạnh lịch, tiếp đó chọn cài đặt và chọn tính năng chia sẻ, bạn có thể chia sẻ qua email, zalo hoặc các cách thức khác.

Chú ý nếu bạn chia sẻ lịch không phải của mình thì cần quyền chia sẻ từ chủ sở hữu thì bạn mới có thể chia sẻ lịch sự kiện này. Bạn cũng có thể chia sẻ với tất cả mọi người hoặc chia sẻ với một vài cá nhân.

Phần mềm quản lý Calendar cũng có tính năng chia sẻ tài liệu cho các thành viên trong nhóm lịch. Chỉ cần nhấp vào biểu tượng bút chì từ sự kiện trên lịch và chọn biểu tượng kẹp giấy sau đó chọn tệp mà bạn muốn chia sẻ, tiếp tục chọn mở là bạn đã hoàn thành xong việc chia sẻ dữ liệu với các thành viên trong sự kiện.

Với những lợi ích, tính năng, hướng dẫn sử dụng của phần mềm quản lý Calendar được timviec365.vn đề cập trên đây. Bạn đọc đã có thể hình dung được cách thức sử dụng cũng như hiệu quả mà phần mềm này có thể mang lại, qua đó cập nhật thông tin, phục vụ cho mục đích dùng ứng dụng của mình.