Phân quyền là gì? Nguyên tắc và một số mô hình phân quyền phổ biến

1. Hiểu đúng về thuật ngữ phần quyền

Chúng ta thường nói đến phân quyền trong lĩnh vực quản trị nhân lực. Vậy phân quyền là gì? Tại sao cần phân quyền? Hãy cùng tìm hiểu ngay sau đây nhé!

1.1. Phân quyền là gì?

Hiện này hầu hết các doanh nghiệp đều sử dụng phần mềm quản lý nhân viên để hỗ trợ cho công tác quản trị nguồn nhân lực. Trong đó, người chủ doanh nghiệp sẽ có quyền quản trị cao nhất. Tuy nhiên, việc quản trị nguồn nhân lực cần có sự phối hợp của một đội ngũ, vì vậy việc phân quyền quản lý là tất yếu.

Vậy phân quyền là gì mà lại có vai trò quan trọng đến như vậy?

Phân quyền, đúng như nghĩa hiển hiện trên mặt con chữ, đó là thao tác phân chia quyền lực. Người thực hiện phân quyền sẽ là người có chức vụ và quyền lực cao hơn. Người này sẽ phân chia một phần quyền quản trị cho nhân viên cấp dưới. Nhân viên được phân quyền sẽ có quyền quyết định trong tất cả các trường hợp nằm trong giới hạn phân quyền đó mà không cần hỏi xin ý kiến chỉ đạo của cấp trên.

Chẳng hạn, một nhân viên quản lý xuất nhập khẩu sẽ được phân quyền quản lý và kiểm soát toàn bộ các hoạt động xuất khẩu và nhập khẩu hàng hóa của doanh nghiệp. Cùng trong giới hạn quyền lực được phân chia, nhân viên đó có thể truy cập vào kho dữ liệu liên quan đến các loại hàng hóa, nguyên vật liệu và toàn bộ các hoạt động xuất nhập khẩu. Ngoài ra, nhân viên đó cũng có quyền chỉ đạo toàn bộ các công đoạn trong hoạt động xuất nhập khẩu mà không cần thiết phải báo cáo lại tỉ mỉ từng công đoạn lên cấp trên.

Mặt khác, bạn cũng cần hiểu rõ sự khác nhau giữa phân quyền và ủy quyền.

Nếu bạn được phân quyền quản lý, nghĩa là bạn được toàn quyền quyết định trong tất cả những trường hợp thuộc vào quyền hạn được trao.

Nếu bạn được ủy quyền, có nghĩa là bạn sẽ đóng vai trò như một người đại diện hợp pháp và thay thế người đã ủy quyền cho mình để thực hiện một hay một vài quyết định trong một số trường hợp cụ thể.

Nói một cách dễ hiểu hơn thì phân quyền mới là quyền lực thực tế. Ủy quyền chỉ là quyền lực tạm thời.

1.2. Tại sao cần phải phân quyền?

Bạn có thể sẽ cảm thấy khó hiểu, tại sao người quản lý lại cần phải phân quyền cho nhân viên? Việc phân quyền có vẻ như sẽ chia nhỏ quyền lực của người chủ doanh nghiệp, vậy tại sao lại cần phải phân quyền?

Hãy tham khảo những lý do sau đây nhé!

1.2.1. Nâng cao hiệu suất xử lý công việc chung

Tập trung quyền lực chưa bao giờ làm một ý tưởng đúng đắn. Cho dù bạn có là một người quản lý xuất sắc thì bạn cũng không thể quán xuyến và quản lý hết tất cả mọi công việc. Việc phân quyền sẽ giúp giảm thiểu áp lực cho người quản lý.

Họ sẽ nhiều thời gian hơn để tập trung vào lĩnh vực chuyên môn của bản thân và những công việc chính có ảnh hưởng đến hoạt động vận hành của doanh nghiệp. Những vấn đề nhỏ hơn có thể giao cho nhân viên có năng lực phù hợp xử lý. Điều này giúp cho chất lượng xử lý công việc tốt hơn rất nhiều, từ đó nâng cao hiệu quả công việc.

1.2.2. Giúp khai thác năng lực của nhân viên

Bạn sẽ không thể biết được hết năng lực của nhân viên dưới quyền nếu như đặt họ vào trong những thử thách. Tiềm năng của con người là vô hạn và chỉ được bộc lộ ra trong những hoàn cảnh nhất định. Điều này cũng góp phần giúp nhà quản lý có có sở để phát hiện, đào tạo và bồi dưỡng những nhân viên tài năng trở thành trụ cột cho doanh nghiệp.

Ngoài hai nguyên nhân chủ yếu trên, việc phân quyền cũng giúp người quản lý hạn chế tối đa việc các nhân viên dưới quyền can thiệp vào những hoạt động không thuộc về chuyên môn của mình. Đồng thời phân quyền cũng giúp phòng ngừa vấn nạn lạm dụng quyền lực khi trong tay một cá nhân nắm giữa quyền quyết định trong quá nhiều đầu việc.

1.3. Một số mô hình phân quyền phổ biến

1.3.1. Mô hình phân quyền tập trung

Mô hình phân quyền tập trung về bản chất là mô hình tập trung quyền lực vào tay cấp lãnh đạo. Cơ cấu của mô hình này bao gồm 3 cấp bậc: Cấp lãnh đạo – Cấp quản lý – Cấp nhân viên. Theo cơ cấu này thì quyền lực sẽ tập trung chủ yếu ở cấp lãnh đạo và cấp quản lý. Còn cấp nhân viên hầu như không có bất cứ quyền quyết định nào. Phần nhiều các doanh nghiệp ở nước ta hiện nay đang áp dụng mô hình phân quyền này.

Đặc điểm của mô hình phân quyền này đó là lãnh đạo doanh nghiệp sẽ có được sự phục vụ hết mình của những nhân viên thuộc cấp quản lý. Điều này đạt được dựa trên cơ chế phân chia lương thưởng và quyền lợi cá nhân. Cấp nhân viên thì chỉ là những con người làm công ăn lương đúng nghĩa.

1.3.2. Mô hình phân quyền đơn lẻ

Mô hình phân quyền đơn lẻ trái ngược lại hoàn toàn so với mô hình phân quyền tập trung. Khi áp dụng mô hình này, người lãnh đạo sẽ không phân quyền vào tay nhân viên quản lý mà sẽ trực tiếp phân quyền đến tay nhân viên ở cấp thấp nhất.

Cụ thể, người lãnh đạo sẽ đến gặp trực tiếp nhân viên có năng lực hoàn thành công việc và giao quyền cho nhân viên đó. Điều này sẽ giúp cho công việc được hoàn thành nhanh chóng hơn do không phải truyền đạt qua trung gian là cấp quản lý. Tuy nhiên,cách làm này khiến cho quyền lực của cấp quản lý bị phân tán và cơ cấu nhân sự trong doanh nghiệp lỏng lẻo, thiếu sự nhất quán

1.3.3. Mô hình phân quyền toàn diện

Đấy có thể coi là mô hình phân quyền có tính chất hợp lý và toàn diện nhất trong cả ba mô hình phân quyền. Nguyên tắc của mô hình này đó là quyền lực sẽ được phân chia đồng đều cho cả cấp quản lý và cấp nhân viên. Nguyên tắc này hạn chế được tình trạng tập trung quá nhiều quyền lực vào cấp quản lý trong khi đó nhà lãnh đạo có thể sẽ bỏ qua những nhân tố tài năng ở cấp nhân viên. Bên cạnh đó, nguyên tắc này cũng ngăn chặn tình trạng vượt quyền quản lý của một số nhân viên.

Khi áp dụng mô hình này, người lãnh đạo vẫn có thể thuyên chuyển, điều chỉnh công việc hoặc cất nhắc nhân viên tài năng lên vị trí cao hơn. Tuy nhiên mọi quyết định thay đổi nhân sự đều được truyền đạt tới nhân viên thông qua quản lý.

Mặc dù điều này sẽ cách làm này rất nguyên tắc và cũng tốn thời gian, nhưng bù lại rất chặt chẽ và cơ hội thăng tiến sẽ được chia đều cho những cá nhân có năng lực và thực sự cố gắng.

2. Nguyên tắc để phân quyền hiệu quả

Thông qua việc phân tích những điểm tích cực và hạn chế của các mô hình phân quyền trên, có thể thấy rằng mô hình phân quyền toàn diện là mô hình phân quyền tối ưu nhất cho doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, khi thực hiện phân quyền, bạn cũng cần áp dụng một số nguyên tắc sau đây, sẽ giúp cho việc phân quyền chính xác và đạt được mức độ hiệu quả cao hơn.

- Phân quyền kèm theo thời hạn hiệu lực

Khi phân quyền cho nhân viên cấp dưới, bạn nên đưa kèm theo đó là thời hạn hiệu lực của quyền lực được phân.

Chẳng hạn bạn bổ nhiệm một nhân viên có năng lực lên vị trí phó phòng, kèm theo đó là thời hạn thử thách trong vòng 3 tháng. Nếu trong vòng 3 tháng này nhân viên đó làm tốt công nhiệm vụ của một phó phòng thì người lãnh đạo sẽ ký quyết định bổ nhiệm chính thức.

- Nêu rõ nội dung công việc và giới hạn phân quyền

Trong quyết định bổ nhiệm nhân viên được ban hành trong hoạt động phân quyền, người lãnh đạo cần ghi rõ những nhiệm vụ mà nhân viên đó cần hoàn thành cũng như giới hạn phân quyền. Từ đó nhân viên sẽ hiểu rõ mình cần phải làm gì và phòng ngừa được tình trạng nhân viên cố ý lấn quyền.

- Đánh giá năng lực nhân viên định kỳ

Người quản lý nên đặt ra quy định đánh giá năng lực nhân viên định kỳ sau đó tùy thuộc vào kết quả đánh giá mà thực hiện những sự điều chỉnh nhất định phù hợp với năng lực và kết quả công việc của nhân viên. Điều này sẽ giúp cho các nhân viên có thêm động lực làm việc và hoàn thành tốt những công việc được giao.

Như vậy là qua bài viết bạn đã hiểu rõ phân quyền là gì và một số mô hình phân quyền phổ biến hiện nay. Quyết định phân quyền do người lãnh đạo đưa ra có ảnh hưởng quyết định đến cơ cấu nhân lực và các hoạt động của doanh nghiệp. Hy vọng những kiến thức trong bài viết sẽ hữu ích với bạn đọc và hỗ trợ cho việc quản lý nhân viên một cách hiệu quả hơn.