5 Bước trong quy trình ghi sổ kế toán có thể bạn chưa biết

Để đảm bảo được sự đồng nhất trong công tác quản lý nhất là khâu kế toán nên mỗi doanh nghiệp chỉ có một hệ thống kế toán duy nhất và mỗi nhân viên kế toán sẽ được phân công quản lý những mảng khác nhau để cuối cùng có một con số thống nhất từ đầu đến cuối. 

Một sổ kế toán sẽ được ghi chép bởi trình tự dưới đây, mời các bạn theo dõi thật kỹ để có thể sử dụng nó vận dụng vào thực tế nhé:

1. Công đoạn mở sổ kế toán

Công đoạn được thực hiện đầu tiên đó chính là mở sổ kế toán. Vậy theo bạn sổ kế toán sẽ được mở vào khi nào? 

Thực ra đối với những ai đã từng làm kế toán thì chắc chắn đã nắm rõ điều này tuy nhiên với những bạn còn đang theo học chuyên ngành hoặc mới bước vào quá trình đào tạo sẽ còn cảm thấy mông lung về vấn đề này đúng không?

Sổ kế toán sẽ được mở vào đầu kỳ kế toán năm nghĩa là khi bắt đầu một kỳ kinh doanh mới, bắt đầu thực hiện các dự án mới thì doanh nghiệp sẽ phải thwujc hiện thống kê chi phí và doanh thu riêng để thấy rõ được hiệu quả mà nó đem lại. Ngoài ra, còn một trường hợp nữa đó là các doanh nghiệp mới được thành lập, họ cũng sẽ phải mở sổ kế toán đầu tiên sau đó mới được ghi chép và thực hiện những hạch toán phát sinh.

Khi mở sổ kế toán, người đại diện về pháp luật cùng với kế toán trưởng sẽ phải chịu trách nhiệm ký duyệt toàn bộ các sổ kế toán ghi chép bằng tay hoặc các sổ kế toán sau khi được in bằng máy trước khi đưa vào sử dụng.

Tất cả các sổ kế toán phải được dùng bằng mẫu in sẵn hoặc kẻ sẵn, trong đó bạn có thể sử dụng các tờ rời nhau haowjc đóng thành quyển đều được. Tuy nhiên sau khi đã ghi chép bạn cần phải đóng chúng thành từng quyển để lưu trữ và phục vụ cho công tác tìm kiếm chứng từ sau này.

Việc làm kế toán - kiểm toán tại Hồ Chí Minh

Trước khi sử dụng sổ kế toán bạn cần phải thực hiện những thủ tục sau đây:

(1) Đối với những sổ kế toán đóng thành dạng quyển:

+) Trang đầu của quyển sổ ấy phải ghi đầy đủ thông tin cần thiết và quan trọng như là Tên doanh nghiệp, tên sổ, ngày mở sổ, niên độ kế toán, kỳ ghi sổ, Họ tên và chữ ký của người ghi sổ, của kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật, ngày kết thúc ghi sổ hay là ngày chuyển giao cho người khác ghi chép,...

+) Ngoài ra sổ kế toán dạng quyển này cần phải đánh số trang từ đầu cho đến cuối và giữa hai trang giấy cùng một mặt sẽ phải có dấu giáp lai của đơn vị kế toán.

(2) Đối với loại sổ rời: 

+) Cũng như sổ dạng quyển trước khi sử dụng kế toán viên cần phải ghi đầy đủ thông tin như Số thứ tự của từng tờ sổ, ngày tháng ghi sổ, Họ tên và chữ ký của người ghi sổ,...

+) Các tờ rời này trước khi sử dụng cần phải được giám đốc hoặc người được uỷ quyền có quyền hạn ký duyệt xác nhận, đóng dấu và ghi vào sổ đăng ký sử dụng sổ rời. Lưu ý các tờ sổ rời cần phải được sắp xếp theo thứ tự các tài khoản kế toán và đảm bảo cho công tác tìm kiếm dễ dàng.

2. Ghi sổ kế toán như thế nào?

Đã hoàn thành bước ban đầu rồi, tiếp tục chuyển sáng quy trình tiếp theo là ghi sổ thôi. Là nhân viên kế toán bạn sẽ ghi sổ như thế nào?

Việc ghi chép sổ kế toán cần phải dựa vào chứng từ thực tế, các chứng từ kế toán đó phải được kiểm tra và đảm bảo là những chứng từ đã được phát sinh một cách hợp pháp, trong đó có đầy đủ chữ ký, dấu giáp lai của các đơn vị có thẩm quyền.

Mỗi một doanh nghiệp sẽ được lựa chọn một hình thức ghi sổ phù hợp với từng đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh hay điều kiện vốn có của doanh nghiệp đó trong thời điểm hiện tại.

Các hình thức mà kế toán có thể sử dụng để ghi chép đó là: 

+) Hình thức kế toán trên máy vi tính: Đối với hình thức kế toán này, công việc kế toán của bạn sẽ được thực hiện trên một chương trình phần mềm kế toán được cài đặt trên máy tính.  

+) Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ: Đây là hình thức được ghi chép dựa trên căn cứ là chứng từ kế toán thực tế hoặc bảng tổng hợp kế toán cùng loại. Việc ghi chép kế toán sẽ gồm có ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ và ghi theo nội dung kinh tế được thể hiện trên Sổ Cái. Các chứng từ ghi sổ sẽ được đánh dấu theo từng tháng dựa theo theo số thứ tự trong sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Những thông tin được ghi trên chứng từ sẽ phải do kế toán trưởng xét duyệt và ác thực sau đó ký và đóng dấu giáp lai rồi mới được sử dụng để ghi chép vào sổ. Hiện tại với hình thức này, để ghi chép đúng nhất bạn cần có chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái và các sổ hay thẻ kế toán chi tiết.

+) Sử dụng hình thức kế toán nhật ký - chứng từ: Đối với hình thức này thì tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh từ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nếu có chứng từ kế toán kèm theo thì đều được phân loại và hạch toán vào sổ Nhật ký - Chứng từ theo số dư bên “Nợ” và bên “Có” của những tài khoản liên quan. Phần lớn hình thức ghi chép này được sử dụng bởi các doanh nghiệp có quy mô lớn và có số lượng nhân viên kế toán nhiều với tình độ chuyên môn cao. Điểm lợi thế của hình thức này thu hút được doanh nghiệp lớn đó chính là khi sử dụng khối lượng công việc của họ sẽ được giảm tải bớt và công tác kiểm tra đối chiếu thông tin sẽ dễ kiểm soát hơn.

Việc làm kế toán doanh nghiệp

+) Hình thức kế toán nhật ký chung: Với hình thức này, tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của doanh nghiệp cần phải được ghi vào sổ Nhật ký chung theo thứ tự về thời gian và đúng quy định. Sau đó lấy số liệu từ Sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái tương ứng với nghiệp vụ đó, đây chính là một trong những hình thức ghi sổ kế toán được nhiều doanh nghiệp sử dụng nhất hiện nay bởi sự đơn giản của nó.

Điều khiến hình thức này trở nên phổ biến chính là kết cấu đơn giản, dễ thực hiện lại dễ dàng ghi chép và còn có thể thực hiện việc kiểm tra, đối chiếu với số liệu trên sổ Nhật ký chung ở mọi thời điểm khác nhau.

+) Lựa chọn hình thức kế toán nhật ký - sổ cái: Phương thức này được thực hiện theo trình tự về thời gian và dựa theo tài khoản kế toán trong cùng một sổ tổng hợp là sổ nhật ký - sổ cái. Mỗi nghiệp vụ ghi chép đều dựa vào các chứng từ kế toán phát sinh tuyệt đối không ghi chép khi không có chứng từ.

3. Khoá sổ kế toán bằng cách nào?

Chúng ta vừa cùng nhau tìm hiểu cách mở sổ kế toán và cách ghi sổ kế toán chi tiết. Vậy bước tiếp theo của quá trình ghi sổ kế toán là gì bạn có biết không?

Đúng vậy, điều mà tôi muốn đề cập đến chính là bước khoá sổ kế toán. Khi kết thúc một niên độ kế toán hay một chu kỳ kinh doanh hoặc do bị yêu cầu thì doanh nghiệp sẽ phải thực hiện bước khoá sổ. Đây cũng là bước cuối cùng trong quá trình ghi sổ kế toán, là việc cộng toàn bộ các khoản phát sinh bên “Có” và các con số xuất hiện ở tài khoản bên “Nợ” của từng tài khoản và đưa ra con số cụ thể cuối kỳ.

Việc khóa sổ này có thể sẽ được thực hiện theo kỳ tính thuế của doanh nghiệp, có thể là hàng tháng, hàng quý thậm chí hàng năm. Trong đó kết quả được thể hiện trong Báo cáo tài chính là bước khoá sổ cuối cùng của một năm tài chính của doanh nghiệp.

Để khoá sổ kế toán bạn cần thực hiện các bước theo trình tự sau:

3.1. Kiểm tra đối chiếu số liệu trước khi khoá sổ

Quy trình ghi chép sổ kế toán là hết sức quan trọng, chính bởi vậy mỗi khi thực hiện bất cứ một giai đoạn nào bạn cũng cần phải cẩn trọng nếu không sẽ làm ảnh hưởng đến cả một quá trình trong thời gian dài, rất dễ gây ra tổn thất về tài chính cho doanh nghiệp.

Để đảm bảo an toàn, tốt hơn hết bạn nên kiểm tra và đối chiếu lại một lượt tất cả các số liệu của các tài khoản như tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, các khoản thuế,... Việc kiểm tra lại toàn bộ sẽ giúp bạn hạn chế được những sai sót xảy ra trong quá trình làm việc mà chính bản thân của bạn cũng không hề biết, mặt khác là để nắm rõ được các nghiệp vụ và các con số cụ thể đề phòng khi cấp trên hỏi đến sẽ có cách giải thích hợp lý.

Việc làm kế toán tổng hợp

3.2. Thực hiện các bút toán kết chuyển cuối kỳ kinh doanh

Đã đến lúc bạn cần phải kết chuyển lỗ và lãi cuối kỳ và báo cáo lên cấp trên của mình, đây cũng chính là bước cuối cùng trong khâu khoá sổ kế toán. Bạn cần kết chuyển phần doanh thu một cách chính xác và theo trình tự nhất định được đề ra. 

Vì đây là khâu cực kỳ quan trọng, doanh thu và chi phí của doanh nghiệp có thể bị sai lệch do công tác này của bạn thực hiện không đúng. Đương nhiên kết quả cuối cùng cũng sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của bạn rồi, vì vậy hãy thận cẩn thận để có những con số cực kỳ chính xác bạn nhé.

Việc làm online

4. Sửa chữa thông tin trong sổ kế toán

Trong quá trình ghi sổ kế toán, nếu như phát hiện điểm bất thường hay có sai sót ở đâu hãy kiểm tra lại ngay để chỉnh sửa bạn nhé. Việc chỉnh sửa này cũng không quá phức tạp như bạn nghĩ đâu, chỉ cần bạn để tâm và chú ý trong khi thực hiện nhiệm vụ là có thể phát hiện ra những điểm bất hợp lý thôi.

Nếu bạn phát hiện sai sót khi chưa lập báo cáo tài chính để nộp cho cơ quan thuế Nhà nước thì bạn vẫn có thể sửa chữa bằng cách thay đổi số liệu đúng ngay trên hệ thống máy tính.

Còn trong trường hợp phát hiện sai sót sau khi đã nộp báo cáo tài chính cho cơ quan Thuế Nhà nước rồi thì có thể chỉnh sửa trực tiếp trên hệ thống máy tính và ghi chép vào dòng cuối cùng là “Có sai sót” bạn nhé.

Chắc chắn những gì mà tôi chia sẻ trên đây sẽ giúp ích cho những ai đang quan tâm đến quy trình ghi chép kế toán nhất là những bạn sắp và đang thực hiện công việc kế toán tại một doanh nghiệp nào đó. Bạn có thể tìm kiếm nhiều thông tin hay những bài viết chia sẻ hữu ích khác tại timviec365.vn mọi lúc, mọi nơi. Cảm ơn các bạn vì đã dành thời gian quý báu của mình để đón dọc bài viết này, hẹn gặp lại trong bài viết sau với một chủ đề bổ ích khác nhé!