Bật mí cho bạn thông tin về quy trình mua hàng của doanh nghiệp

1. Bạn biết gì về quy trình mua hàng của doanh nghiệp?

1.1.  Vì sao cần có quy trình mua hàng rõ ràng?

Quy trình mua hàng được hiểu là một quy trình thiết lập để mua sắm hàng hóa mục đích nhằm tối ưu rõ về mặt giá trị hàng hóa cũng như tiết kiệm chi phí, đạt hiệu quả tối đa trong việc mua hàng. Trong quy trình mua hàng thì sự minh mạc sẽ làm cho doanh nghiệp, công ty của bạn tránh được những sai lầm, rủi ro không đáng có gây lãng phí về thời gian, nguồn lực, chi phí và có thể đạt được nhiều lợi ích khác.

Doanh nghiệp của bạn sẽ có nhiều lợi ích đạt được khi có một quy trình mua hàng hiệu quả, rõ ràng.

- Tránh trường hợp gây lãng phí vì sự chi tiêu không minh bạch, gian lận, hay các cấu kết giữa nhân viên đối với những nhà cung cấp.

- Gây dựng được quy trình mua hàng hết sức tối ưu áp dụng được cho cả vấn đề mua những nguyên vật liệu dùng để phục vụ kinh doanh sản xuất hay trang bị cơ sở hạ tầng, mua sắm các trang thiết bị, văn phòng,..

- Quan hệ đối với những nhà cung cấp được quản lý chặt chẽ.

- Hệ thống bên phía nhà cung cấp và chọn lựa nhà cung cấp có khả năng trong việc cung ứng hàng hóa chất lượng cao được quản lý tốt tuy nhiên chi phí lại hợp lý.

- Quy trình mua hàng và những thủ tục có liên quan được tối ưu, hợp lý.

- Hỗ trợ cung cấp rõ ràng về một lộ trình phía nhà cung cấp cũng như hoạt động mua bán của doanh nghiệp.

- Mô hình quản lý nhà cung cấp được thiết lập và áp dụng cho tất cả tổ chức không phân biệt về chi nhánh, bộ phận hay phòng ban riêng.

- Hàng hóa, nguyên vật liệu được tạo lập chung chuẩn để không làm ảnh hưởng tới chất lượng dịch vụ, sản phẩm doanh nghiệp cung cấp.

1.2. Các bước trong quy trình mua hàng của doanh nghiệp

Có khá là nhiều bước đối với nhiều bộ phận, người phụ trách trong việc trao đổi và phê duyệt thông tin của một quy trình mua hàng cũng như đánh giá nhà cung cấp của doanh nghiệp. Quy trình này tại mỗi cơ quan, doanh nghiệp đều có các điểm đặc biệt riêng được áp dụng hợp lý, khoa học với đặc thù của công ty, doanh nghiệp. Đối với quy trình mua hàng cơ bản thì nó sẽ bao gồm các giai đoạn sau.

1.2.1. Nhu cầu mua được xác định rõ ràng

Quy trình mua hàng tại giai đoạn này thì doanh nghiệp của bạn cần xác định rõ về những hàng hóa hay dịch vụ nào cần phải mua để xử lý một vấn đề cụ thể, chi tiết nào đó cho doanh nghiệp. Lấy ví dụ như doanh nghiệp muốn được trang trí văn phòng để có một không gian làm việc thoải mái, thoáng mát thì điều cần làm bây giờ là mua nhiều hoa, cây xanh hay những vật dụng phù hợp đối với không gian cần trang trí.

1.2.2. Xác định yêu cầu dành cho đơn đặt hàng

Các công ty cần đặt rõ những yêu cầu cụ thể cho đơn đặt hàng, để tránh tình huống mua sai hàng hoặc dịch vụ không cần thiết. Điều này thể hiện sự khác biệt trong sản phẩm hoặc dịch vụ mà họ cung cấp. Ví dụ như việc mua thêm cây xanh cần liệt kê rõ về số lượng mua, chủng loại là gì, kích cỡ, chiều cao, một số yêu cầu về màu sắc,.... Bên cạnh đó thì việc giới hạn ngân sách chi cho dịch vụ, hàng hóa cũng cần làm rõ nhé. Nó sẽ hỗ trợ cho nhân viên mua hàng đưa ra được đánh giá và chọn lựa nhà cung cấp phù hợp đáp ứng được yêu cầu đơn hàng.

1.2.3. Tìm kiếm về nguồn nhà cung cấp tiềm năng

Việc xây dựng một mối quan hệ về lâu về dài đối với những nhà cung cấp dịch vụ, sản phẩm là điều mà doanh nghiệp luôn hướng đến. Nếu như bạn chưa thể tìm được cho doanh nghiệp của mình một nhà cung cấp theo đúng ý thì có thể tiến hành tìm kiếm quan cổng thông tin trực tuyến, tham gia vào những cuộc triển lãm thương mại hay trao đổi qua việc liên hệ điện thoại.

Khi bạn đã tìm kiếm được một số nhà cung cấp thì cần dùng nhiều tiêu chí khác nhau để đưa ra những đánh giá cho nhà cung cấp, chọn lựa một đối tượng phù hợp nhất với điều kiện của doanh nghiệp. Mức độ uy tín, khả năng đáp ứng về những yêu cầu về dịch vụ hàng hóa, thời gian đã có mặt hoạt động trên thị trường là những tiêu chí để chọn lựa một nhà cung cấp tiềm năng.

1.2.4. Đưa ra đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp

Bạn cần tiến hành tìm hiểu và lấy báo giá đề xuất ít nhất đối với 3 nhà cung cấp thì mới có thể đưa ra đánh giá, chọn lựa được nhà cung cấp tốt nhất. Từ đó thì bạn sẽ xem xét, suy nghĩ và cân nhắc, so sánh xem đâu chính là một lựa chọn đúng đắn về chất lượng, giá cả dịch vụ hàng hóa. Bên cạnh đó cũng cần xem xét tới yếu tố thương hiệu chính sách, nhà cung cấp, dịch vụ sau bán hàng, bảo hành,,... để có sự lựa chọn chính xác.

1.2.5. Tiến hành đàm phán và đưa ra ký kết hợp đồng

Sau khi đã tham khảo và có sự cân nhắc riêng cho mình thì hãy tiến hành đàm phán để có thể trao đổi kỹ và sâu hơn với những cam kết, yêu cầu đối với dịch vụ, hàng hóa, bảo đảm cho 2 bên có thể tiến hành được việc cung ứng thuận lợi. Doanh nghiệp và công ty của bạn sau khi đàm phán xong với nhà cung cấp sẽ thực hiện ký kết hợp đồng để một sự ràng buộc về mặt pháp lý đối với hai bên. Đây cũng chính là một văn bản thể hiện rõ ràng nhất đầy đủ yêu cầu, cam kết đối với dịch vụ, hàng hóa cung ứng và trách nhiệm dành cho 2 bên.

1.2.6. Giao nhận hàng, thanh toán và đánh giá nhà cung cấp

Phía bên nhà cung cấp sẽ thực hiện giao, lắp đặt hàng hóa, nhận nghiệm thu dịch vụ hàng hóa và tiến hành thanh toán cho bên nhà cung cấp căn cứ trên cơ sở hợp đồng đã được ký kết

Cần có một cuộc đánh giá về hoạt động phía nhà cung cấp chính thức cùng có sự góp mặt của các thành viên đưa ra quyết định mua dịch vụ sản phẩm đối với những dịch vụ, sản phẩm lớn ví dụ như triển khai phần mềm quản lý nhân sự cho tất cả doanh nghiệp có giá trị tương đương hay hơn 1 tỷ đồng. Đối với việc đánh giá này sẽ hỗ trợ cho doanh nghiệp của bạn nhìn nhận thấy được những yếu tố phía bên nhà cung cấp đã tiến hành chính xác về cam kết dịch vụ, hàng hóa hay chưa, chất lượng của chúng ra sao? Doanh nghiệp sẽ bảo hành dịch vụ, hàng hóa trong thời hạn bảo hành nếu như có thể đánh giá kịp thời.

Còn nếu như trường hợp mua những dịch vụ, hàng hóa nhỏ như việc trang trí văn phòng, mua cây cảnh, cây xanh, đồ trang trí thì việc đánh giá sẽ không chính thức. Bạn có thể tiến hành yêu cầu đổi trả hay không dùng đến dịch vụ sản phẩm phía bên nhà cung cấp đó về sau nữa nếu như cảm thấy chất lượng của chúng không giống như thỏa thuận, cam kết, thời gian giao hàng qua chậm.

Xem thêm: Hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế là gì?

2. Giới thiệu phần mềm quản lý mua hàng 365

Doanh nghiệp sẽ nhận được nhiều lợi ích mà chúng ta đã đề cập nếu như đánh giá và quản lý tốt bên phía nhà cung cấp. Nếu như bạn đang đi tìm một dịch vụ quản lý quy trình mua hàng thì có thể tham khảo qua phần mềm quản lý mua hàng 365. Hiện tại, phần mềm hiện đang cung cấp các giải pháp quản lý trong quy trình mua hàng, hỗ trợ doanh nghiệp đưa ra và đánh giá chất lượng dịch vụ và sản phẩm, đảm bảo đáp ứng toàn bộ các tiêu chí mà doanh nghiệp yêu cầu. Đây quả là một phần mềm thú vị và nhiều tính năng, hãy cùng thử trải nghiệm ngay nhé.

Trên đây là câu trả lời dành cho những ai đang thắc mắc về quy trình mua hàng của doanh nghiệp. Hy vọng rằng qua nội dung trên đã giúp cho mọi người có một cái nhìn rõ nét hơn về lợi ích và các bước khi mua dịch vụ hàng hóa. Kính chúc độc giả của timviec365.vn có thật nhiều sức khỏe và không quên ghé qua website để nắm rõ thêm nhiều thông tin hữu ích nhé.