Tìm hiểu quy trình mua sắm công cụ dụng cụ chi tiết nhất

1. Vì sao cần mua sắm các công cụ, dụng cụ?

Trước khi tìm hiểu chi tiết quy trình mua sắm công cụ dụng cụ, chúng ta cần phân định rõ những yêu cầu khác nhau trong tiêu chí mua sắm của từng đơn vị, cơ quan. Tùy vào lĩnh vực hoạt động cũng như những vật dụng cần thiết cho công việc của mỗi tổ chức, ban ngành mà những quy định, định nghĩa về công cụ, dụng cụ sẽ khác nhau về giá cả, thời hạn sử dụng, cũng như loại hình. Ví dụ như những công cụ dụng cụ được quy định trong nhà trường thường được định giá từ 5 triệu trở lên với thời gian sử dụng dài hơn một năm, trong khi với những doanh nghiệp sản xuất, việc mua sắm có thể được quy định đối với những máy móc từ hàng chục triệu, trăm triệu đồng.

Trong quá trình hoạt động của các cơ sở cơ quan, ban ngành, doanh nghiệp, việc các công cụ, dụng cụ dần dần hao mòn, hỏng hóc hay không đạt tiêu chuẩn sau một thời gian dài sử dụng là chuyện rất bình thường, đòi hỏi sự thay mới theo chu kỳ sử dụng của các sản phẩm ấy. Vì vậy, việc mua sắm các công cụ dụng cụ phải được kiểm định, thực hiện thường xuyên để kịp thời thay thế những thứ đã lỗi, hỏng. Đồng thời, công việc này cũng phải được quy định rõ ràng và làm đúng quy trình để đảm bảo sự minh bạch tài chính và chất lượng cơ sở vật chất.

Xem thêm: Định mức mua sắm tài sản công

2. Chi tiết quy trình mua sắm công cụ dụng cụ

Sau khi đã xác định được mục đích mua sắm công cụ dụng cụ và những quy định cụ thể về loại hình dụng cụ, công cụ ở mỗi doanh nghiệp, đơn vị, tổ chức, ta có thể bắt đầu việc mua sắm theo đúng quy trình bao gồm 6 bước: lên kế hoạch mua sắm, thẩm định và công bố kết quả, lập kế hoạch thực hiện, tổ chức thực hiện mua sắm công cụ dụng cụ, tiến hành thanh quyết toán và cuối cùng, bàn giao công cụ dụng cụ về những đơn vị cần cấp mới.

2.1. Lập kế hoạch mua sắm

Quy trình mua sắm công cụ dụng cụ bắt đầu bằng một hoạt động vô cùng quan trọng đó là lên kế hoạch. Quá trình này đỏi hỏi sự điều tra, xem xét từ cấp cơ sở, cá nhân về nhu cầu mua mới các thiết bị, cở sở vật chất phục vụ chính đáng cho công việc. Sau đó, những thông tin này sẽ phải được tập hợp vào một danh sách với tên dụng cụ, công cụ, số lượng cần mua kèm theo giải trình về nhu cầu trang bị. Giới hạn thời gian của quá trình lập kế hoạch mua sắm tùy thuộc vào quyết định của từng tổ chức.

2.2. Thẩm định và công bố kết quả

Khi hoàn thành việc lập kế hoạch mua sắm công cụ dụng cụ, chúng tôi sẽ gửi bản báo cáo chi tiết để thẩm định và công bố kết quả. Quá trình thẩm định được sinh ra để đảm bảo được sự hợp lý, tính chính đáng và kịp thời của nhu cầu mua sắm các trang thiết bị phục vụ cơ quan.

Trải qua quá trình thẩm định, kết quả có thể là phê duyệt hoặc không phê duyệt, từ chối. Nếu kế hoạch được trực tiếp phê duyệt, ta có thể chuyển ngay sang thực hiện kế hoạch mua sắm. Ngược lại, trong trường hợp bản kế hoạch lập ra bị từ chối, ta bắt buộc phải quay lại bước đầu tiên, lập ra một bản kế hoạch mới với sự điều chỉnh sao cho phù hợp hơn với nhu cầu thực tiễn. Vòng tròn này cứ tiếp tục lặp đi lặp lại cho đến khi bản kế hoạch cuối cùng được xét duyệt.

2.3. Lập kế hoạch thực hiện

Khi đã xác định được hết những nhu cầu mua sắm cơ sở vật chất chi tiết, cụ thể và hợp lý, bước tiếp theo trong quy trình là lên kế hoạch thực hiện. Mọi quá trình lên kế hoạch đều vô cùng quan trọng khi nó có tác động lớn tới chất lượng và kết quả mà ta nhận được.

Kế hoạch thực hiện sẽ bao gồm những thông tin quan trọng nhất trong một cuộc giao dịch mua sắm trang thiết bị như những báo cáo, nghiên cứu về nhà cung cấp, chất lượng của các công cụ dụng cụ cũng như mức giá cả tương đương với mỗi sản phẩm. Đồng thời, văn bản này cũng phân tích những thông tin về thời gian mua, những ưu điểm, nhược điểm của các nhà cung cấp, những ưu đãi có thể nhận được, phương thức vận chuyển, lắp đặt, bảo trì bảo dưỡng sau khi mua sắm, chế độ chăm sóc,... Nhìn chung, bản kế hoạch càng được thiết lập một cách chi tiết thì quá trình mua sắm công cụ dụng cụ sẽ càng chính xác và hợp lý hơn.

2.4. Tổ chức mua sắm

Việc tổ chức mua sắm sẽ được thực hiện đúng theo những gì được nêu ra trong bản kế hoạch đã lập ra từ trước. Công đoạn này đòi hỏi nhiều nhất về việc liên lạc, trao đổi thông tin về đơn hàng, giá bán, dịch vụ đối với nhà cung cấp sao cho kết quả đạt được giống như những gì đã được đề ra. Trong quá trình này, người thực hiện mua sắm phải đảm bảo được sự minh bạch về thông tin trông các loại giấy tờ cần thiết có liên quan đến giao dịch với bên cung cấp là nhà sản xuất, buôn bán.

2.5. Thanh quyết toán

Quá trình thanh toán, quyết toán hóa đơn mua sắm có thể được thực hiện trước hoặc sau khi công cụ, thiết bị được bàn giao tùy thuộc vào những hợp đồng, thỏa thuận giữa bên mua và bên bán từ trước đó. Việc thanh toán quyết toán phải được thực hiện đầy đủ và đúng với những quy định của pháp luật, cũng như phù hợp với các điều kiện, quy tắc đã được đặt ra. Trong một số trường hợp, ta cũng có thể nhận được những khoản ưu đãi từ các nhà cung cấp trang thiết bị khi thanh toán, quyết toán trong khoảng thời gian ngắn và sớm.

2.6. Bàn giao công cụ dụng cụ

Bước cuối cùng trong quy trình mua sắm công cụ dụng cụ đó là bàn giao cho đơn vị, cơ quan cần thiết phải thay thế trang thiết bị. Công việc này được yêu cầu phải đáp ứng chính xác những tiêu chí đúng về địa điểm, số lượng, chất lượng và kịp thời để không gây ra sự gián đoạn trong quá trình làm việc cũng như đảm bảo chất lượng công việc đang diễn ra.

3. Việc mua sắm công cụ, dụng cụ thuộc thẩm quyền của ai?

Từ những thông tin chi tiết về quy trình mua sắm công cụ dụng cụ, ta có thể thấy rằng cần có sự tham gia của rất nhiều cá nhân, phòng ban trong một tổ chức. Quá trình này có sự tham gia của những nhân viên, thành viên có nhu cầu về trang thiết bị báo cáo, phòng ban lên kế hoạch, phòng ban thực hiện công việc mua sắm, phòng ban kế toán tài chính cũng như các cấp lãnh đạo có thẩm quyền phê duyệt. Chính vì sự phức tạp, liên quan rắc rối như vậy mà quy trình mua sắm này càng cần sự chính xác và rõ ràng trong từng khâu thực hiện. Nó không chỉ đảm bảo chất lượng về cơ sở vật chất cho doanh nghiệp, tổ chức mà còn đảm bảo được sự minh bạch về tài chính, tránh những thất thoát không đáng có. Hiện nay, bạn cũng có thể đơn giản hóa công việc này phần nào nhờ những phần mềm quản lý tài sản doanh nghiệp. Từ đó, nâng cao hiệu suất mua sắm, đáp ứng kịp thời nhu cầu cần thiết của mình.

Bài viết trên đây của timviec365.vn đã mô tả chi tiết từng công đoạn trong một quy trình mua sắm công cụ dụng cụ chuẩn chỉnh nhất. Mong rằng các bạn đã có được những thông tin hữu ích để thực sự hiểu và tiến hành công cuộc mua sắm của mình một cách thành công nhất.