Quay lại

Tìm hiểu quy trình mua sắm công cụ dụng cụ chi tiết nhất

Tác giả: Vũ Khánh - 19/10/2021

Quy trình mua sắm công cụ dụng cụ là một trong những hoạt động thiết yếu có ở hầu hết các cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp chứng tỏ tầm quan trọng của công việc này. Nắm bắt được những chi tiết các bước thực hiện vì vậy trở thành chìa khóa vạn năng giúp chúng ta hoàn thành nhiệm vụ này một cách suôn sẻ. Cùng timviec365.vn tìm hiểu kỹ những công đoạn, phương thức để làm đúng quy trình mua sắm công cụ dụng cụ nhé.

1. Vì sao cần mua sắm các công cụ, dụng cụ?

Trước khi tìm hiểu chi tiết quy trình mua sắm công cụ dụng cụ, chúng ta cần phân định rõ những yêu cầu khác nhau trong tiêu chí mua sắm của từng đơn vị, cơ quan. Tùy vào lĩnh vực hoạt động cũng như những vật dụng cần thiết cho công việc của mỗi tổ chức, ban ngành mà những quy định, định nghĩa về công cụ, dụng cụ sẽ khác nhau về giá cả, thời hạn sử dụng, cũng như loại hình. Ví dụ như những công cụ dụng cụ được quy định trong nhà trường thường được định giá từ 5 triệu trở lên với thời gian sử dụng dài hơn một năm, trong khi với những doanh nghiệp sản xuất, việc mua sắm có thể được quy định đối với những máy móc từ hàng chục triệu, trăm triệu đồng.

Lý do cần quy trình mua sắm công cụ dụng cụ
Lý do cần quy trình mua sắm công cụ dụng cụ

Trong quá trình hoạt động của các cơ sở cơ quan, ban ngành, doanh nghiệp, việc các công cụ, dụng cụ dần dần hao mòn, hỏng hóc hay không đạt tiêu chuẩn sau một thời gian dài sử dụng là chuyện rất bình thường, đòi hỏi sự thay mới theo chu kỳ sử dụng của các sản phẩm ấy. Vì vậy, việc mua sắm các công cụ dụng cụ phải được kiểm định, thực hiện thường xuyên để kịp thời thay thế những thứ đã lỗi, hỏng. Đồng thời, công việc này cũng phải được quy định rõ ràng và làm đúng quy trình để đảm bảo sự minh bạch tài chính và chất lượng cơ sở vật chất.

2. Chi tiết quy trình mua sắm công cụ dụng cụ

Sau khi đã xác định được mục đích mua sắm công cụ dụng cụ và những quy định cụ thể về loại hình dụng cụ, công cụ ở mỗi doanh nghiệp, đơn vị, tổ chức, ta có thể bắt đầu việc mua sắm theo đúng quy trình bao gồm 6 bước: lên kế hoạch mua sắm, thẩm định và công bố kết quả, lập kế hoạch thực hiện, tổ chức thực hiện mua sắm công cụ dụng cụ, tiến hành thanh quyết toán và cuối cùng, bàn giao công cụ dụng cụ về những đơn vị cần cấp mới.

2.1. Lập kế hoạch mua sắm

Quy trình mua sắm công cụ dụng cụ bắt đầu bằng một hoạt động vô cùng quan trọng đó là lên kế hoạch. Quá trình này đỏi hỏi sự điều tra, xem xét từ cấp cơ sở, cá nhân về nhu cầu mua mới các thiết bị, cở sở vật chất phục vụ chính đáng cho công việc. Sau đó, những thông tin này sẽ phải được tập hợp vào một danh sách với tên dụng cụ, công cụ, số lượng cần mua kèm theo giải trình về nhu cầu trang bị. Giới hạn thời gian của quá trình lập kế hoạch mua sắm tùy thuộc vào quyết định của từng tổ chức.

Lập kế hoạch mua sắm
Lập kế hoạch mua sắm

2.2. Thẩm định và công bố kết quả

Sau khi kết thúc việc lập kế hoạch mua sắm công cụ dụng cụ, bản báo cáo chi tiết sẽ được gửi đi để thẩm định và công bố kết quả. Quá trình thẩm định được sinh ra để đảm bảo được sự hợp lý, tính chính đáng và kịp thời của nhu cầu mua sắm các trang thiết bị phục vụ cơ quan.

Trải qua quá trình thẩm định, kết quả có thể là phê duyệt hoặc không phê duyệt, từ chối. Nếu kế hoạch được trực tiếp phê duyệt, ta có thể chuyển ngay sang thực hiện kế hoạch mua sắm. Ngược lại, trong trường hợp bản kế hoạch lập ra bị từ chối, ta bắt buộc phải quay lại bước đầu tiên, lập ra một bản kế hoạch mới với sự điều chỉnh sao cho phù hợp hơn với nhu cầu thực tiễn. Vòng tròn này cứ tiếp tục lặp đi lặp lại cho đến khi bản kế hoạch cuối cùng được xét duyệt.

2.3. Lập kế hoạch thực hiện

Khi đã xác định được hết những nhu cầu mua sắm cơ sở vật chất chi tiết, cụ thể và hợp lý, bước tiếp theo trong quy trình là lên kế hoạch thực hiện. Mọi quá trình lên kế hoạch đều vô cùng quan trọng khi nó có tác động lớn tới chất lượng và kết quả mà ta nhận được.

Lập kế hoạch thực hiện mua công cụ dụng cụ
Lập kế hoạch thực hiện mua công cụ dụng cụ

Kế hoạch thực hiện sẽ bao gồm những thông tin quan trọng nhất trong một cuộc giao dịch mua sắm trang thiết bị như những báo cáo, nghiên cứu về nhà cung cấp, chất lượng của các công cụ dụng cụ cũng như mức giá cả tương đương với mỗi sản phẩm. Đồng thời, văn bản này cũng phân tích những thông tin về thời gian mua, những ưu điểm, nhược điểm của các nhà cung cấp, những ưu đãi có thể nhận được, phương thức vận chuyển, lắp đặt, bảo trì bảo dưỡng sau khi mua sắm, chế độ chăm sóc,... Nhìn chung, bản kế hoạch càng được thiết lập một cách chi tiết thì quá trình mua sắm công cụ dụng cụ sẽ càng chính xác và hợp lý hơn.

2.4. Tổ chức mua sắm

Việc tổ chức mua sắm sẽ được thực hiện đúng theo những gì được nêu ra trong bản kế hoạch đã lập ra từ trước. Công đoạn này đòi hỏi nhiều nhất về việc liên lạc, trao đổi thông tin về đơn hàng, giá bán, dịch vụ đối với nhà cung cấp sao cho kết quả đạt được giống như những gì đã được đề ra. Trong quá trình này, người thực hiện mua sắm phải đảm bảo được sự minh bạch về thông tin trông các loại giấy tờ cần thiết có liên quan đến giao dịch với bên cung cấp là nhà sản xuất, buôn bán.

2.5. Thanh quyết toán

Quá trình thanh toán, quyết toán hóa đơn mua sắm có thể được thực hiện trước hoặc sau khi công cụ, thiết bị được bàn giao tùy thuộc vào những hợp đồng, thỏa thuận giữa bên mua và bên bán từ trước đó. Việc thanh toán quyết toán phải được thực hiện đầy đủ và đúng với những quy định của pháp luật, cũng như phù hợp với các điều kiện, quy tắc đã được đặt ra. Trong một số trường hợp, ta cũng có thể nhận được những khoản ưu đãi từ các nhà cung cấp trang thiết bị khi thanh toán, quyết toán trong khoảng thời gian ngắn và sớm.

Thanh toán cho nhà cung cấp
Thanh toán cho nhà cung cấp

2.6. Bàn giao công cụ dụng cụ

Bước cuối cùng trong quy trình mua sắm công cụ dụng cụ đó là bàn giao cho đơn vị, cơ quan cần thiết phải thay thế trang thiết bị. Công việc này được yêu cầu phải đáp ứng chính xác những tiêu chí đúng về địa điểm, số lượng, chất lượng và kịp thời để không gây ra sự gián đoạn trong quá trình làm việc cũng như đảm bảo chất lượng công việc đang diễn ra.

Bàn giao công cụ dụng cụ
Bàn giao công cụ dụng cụ

3. Việc mua sắm công cụ, dụng cụ thuộc thẩm quyền của ai?

Từ những thông tin chi tiết về quy trình mua sắm công cụ dụng cụ, ta có thể thấy rằng cần có sự tham gia của rất nhiều cá nhân, phòng ban trong một tổ chức. Quá trình này có sự tham gia của những nhân viên, thành viên có nhu cầu về trang thiết bị báo cáo, phòng ban lên kế hoạch, phòng ban thực hiện công việc mua sắm, phòng ban kế toán tài chính cũng như các cấp lãnh đạo có thẩm quyền phê duyệt. Chính vì sự phức tạp, liên quan rắc rối như vậy mà quy trình mua sắm này càng cần sự chính xác và rõ ràng trong từng khâu thực hiện. Nó không chỉ đảm bảo chất lượng về cơ sở vật chất cho doanh nghiệp, tổ chức mà còn đảm bảo được sự minh bạch về tài chính, tránh những thất thoát không đáng có. Hiện nay, bạn cũng có thể đơn giản hóa công việc này phần nào nhờ những phần mềm quản lý tài sản doanh nghiệp. Từ đó, nâng cao hiệu suất mua sắm, đáp ứng kịp thời nhu cầu cần thiết của mình.

Thẩm quyền mua sắm trang thiết bị
Thẩm quyền mua sắm trang thiết bị

Bài viết trên đây của timviec365.vn đã mô tả chi tiết từng công đoạn trong một quy trình mua sắm công cụ dụng cụ chuẩn chỉnh nhất. Mong rằng các bạn đã có được những thông tin hữu ích để thực sự hiểu và tiến hành công cuộc mua sắm của mình một cách thành công nhất.

Cách quản lý tài sản công ty

Làm thế nào để quản lý tài sản của công ty cho hiệu quả và tạo ra sự thuận lợi nhất trong kinh doanh? Cùng tìm hiểu với timviec365.vn qua bài viết ở link dưới đây.

Cách quản lý tài sản công ty

Chia sẻ:

Từ khóa liên quan

Chuyên mục

Bí quyết viết CV- Tâm sự Nghề nghiệp- Cẩm Nang Tìm Việc- Kỹ Năng Tuyển Dụng- Cẩm nang khởi nghiệp- Kinh nghiệm ứng tuyển việc làm- Kỹ năng ứng xử văn phòng- Quyền lợi người lao động- Bí quyết đào tạo nhân lực- Bí quyết lãnh đạo- Bí quyết làm việc hiệu quả- Bí quyết viết đơn xin nghỉ phép- Bí quyết viết thư xin thôi việc- Cách viết đơn xin việc- Bí quyết thành công trong công việc- Bí quyết tăng lương- Bí quyết tìm việc dành cho sinh viên- Kỹ năng đàm phán lương- Kỹ năng phỏng vấn- Kỹ năng quản trị doanh nghiệp- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hà Nội- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Đà Nẵng- Mẹo viết hồ sơ xin việc- Mẹo viết thư xin việc- Chia sẻ kinh nghiệm ngành Kinh doanh - Bán hàng- Định hướng nghề nghiệp- Top việc làm hấp dẫn- Tư vấn nghề nghiệp lao động phổ thông- Tư vấn việc làm Hành chính văn phòng- Tư vấn việc làm ngành Báo chí- Tư vấn tìm việc làm thêm- Tư vấn việc làm ngành Bất động sản- Tư vấn việc làm ngành Công nghệ thông tin- Tư vấn việc làm ngành Du lịch- Tư vấn việc làm ngành Kế toán- Tư vấn việc làm ngành Kỹ thuật- Tư vấn việc làm ngành Sư phạm- Tư vấn việc làm ngành Luật- Tư vấn việc làm thẩm định- Tư vấn việc làm vị trí Content- Tư vấn việc làm ngành Nhà hàng - Khách sạn- Tư vấn việc làm quản lý- Kỹ năng văn phòng- Nghề truyền thống- Các vấn đề về lương- Tư vấn tìm việc làm thời vụ- Cách viết Sơ yếu lý lịch- Cách gửi hồ sơ xin việc- Biểu mẫu phục vụ công việc- Tin tức tổng hợp- Ý tưởng kinh doanh- Chia sẻ kinh nghiệm ngành Marketing- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Bình Dương- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hồ Chí Minh- Mẹo viết Thư cảm ơn- Góc Công Sở- Câu chuyện nghề nghiệp- Hoạt động đoàn thể- Tư vấn việc làm Biên - Phiên dịch- Tư vấn việc làm Ngành Nhân Sự- Tư vấn việc làm Ngành Xuất Nhập Khẩu - Logistics- Tư vấn việc làm Ngành Tài Chính - Ngân Hàng- Tư vấn việc làm Ngành Xây Dựng- Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Mỹ thuật- Tư vấn việc làm Ngành Vận tải - Lái xe- Quản trị nhân lực - Quản trị sản xuất- Cẩm nang kinh doanh- Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Nội thất- Mô tả công việc ngành Kinh doanh- Mô tả công việc ngành Bán hàng- Mô tả công việc Tư vấn - Chăm sóc khách hàng- Mô tả công việc ngành Tài chính - Ngân hàng- Mô tả công việc ngành Kế toán - Kiểm toán- Mô tả công việc ngành Marketing - PR- Mô tả công việc ngành Nhân sự- Mô tả công việc ngành IT - Công nghệ thông tin- Mô tả công việc ngành Sản xuất- Mô tả công việc ngành Giao nhận - Vận tải- Mô tả công việc Kho vận - Vật tư- Mô tả công việc ngành Xuất nhập khẩu – Logistics- Mô tả công việc ngành Du lịch - Nhà hàng - Khách sạn- Mô tả công việc ngành Hàng không- Mô tả công việc ngành Xây dựng- Mô tả công việc ngành Y tế - Dược- Mô tả công việc Lao động phổ thông- Mô tả công việc ngành Kỹ thuật- Mô tả công việc Nhà nghiên cứu- Mô tả công việc ngành Cơ khí - Chế tạo- Mô tả công việc bộ phận Quản lý hành chính- Mô tả công việc Biên - Phiên dịch- Mô tả công việc ngành Thiết kế- Mô tả công việc ngành Báo chí - Truyền hình- Mô tả công việc ngành Nghệ thuật - Điện ảnh- Mô tả công việc ngành Spa – Làm đẹp – Thể lực- Mô tả công việc ngành Giáo dục - Đào tạo- Mô tả công việc Thực tập sinh - Intern- Mô tả công việc ngành Freelancer- Mô tả công việc Công chức - Viên chức- Mô tả công việc ngành Luật - Pháp lý- Tư vấn việc làm Chăm Sóc Khách Hàng - Tư vấn việc làm Vật Tư - Kho Vận- Hồ sơ doanh nhân- Việc làm theo phường- Danh sách các hoàng đế nổi tiếng- Tài liệu gia sư- Vĩ Nhân Thời Xưa- Chấm Công- Danh mục văn thư lưu trữ- Tài Sản Doanh Nghiệp- KPI Năng Lực- Nội Bộ Công Ty - Văn Hóa Doanh Nghiệp- Quản Lý Quan Hệ Khách Hàng- Quản Lý Công Việc Nhân Viên- Chuyển văn bản thành giọng nói- Giới Thiệu App Phiên Dịch- Quản Lý Kênh Phân Phối- Xem thêm gợi ý Xem thêm gợi ý
Liên hệ qua zalo Liên hệ qua skype