Hướng dẫn quy trình xử lý văn bản điện tử mới nhất

1. Văn bản điện tử và những nguyên tắc quản lý văn bản điện tử

Văn bản điện tử đã được quy định rõ trong nghị định số 30/2024/NĐ-CP tại Điều 3. Tại đây văn bản điện tử được hiểu là loại văn bản thuộc dạng thông điệp dữ liệu. Văn bản này được tạo lập hoặc số hóa từ văn bản giấy. Văn bản điện tử phải được trình bày theo đúng như quy định về thể thức, kỹ thuật cũng như định dạng văn bản.

1.1. Nguyên tắc để quản lý văn bản điện tử đến

Mỗi cơ quan, tổ chức đều phải tiến hành đăng ký văn bản của mình vào hệ thống. Với mỗi văn bản đến sẽ có một số đến cụ thể. Đây là số đến duy nhất của văn đó trong hệ thống quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức.

Số đến có chức năng xác nhận việc văn bản đến đúng địa chỉ, thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ. Từ đó các cấp có thẩm quyền giải quyết văn bản có thể kịp thời tiếp nhận thông tin và xử lý theo đúng thời hạn quy định.

Khi tiếp nhận một văn bản điện tử việc đầu tiên cần thực hiện đó là kiểm tra chữ ký số. Mỗi doanh nghiệp đều có chữ ký số riêng đã được đăng ký theo đúng quy định của cơ quan nhà nước. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức tiếp nhận văn bản điện tử đến có trách nhiệm phản hồi về việc tiếp nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan nằm trong bộ máy hành chính Nhà nước.

Bộ phận văn thư cơ quan có trách nhiệm trình và chuyển giao văn bản đã tiếp nhận đến với người có trách nhiệm xử lý văn bản. Đây có thể là người đứng đầu cơ quan tổ chức hoặc người đã được cơ quan tổ chức giao trách nhiệm giải quyết văn bản.

Người có thẩm quyền giải quyết khi đã tiếp nhận văn bản sẽ cho ý kiến chỉ đạo giải quyết văn bản đến và cập nhật các thông tin vào hệ thống. Đơn vị, cá nhân trong hệ thống được giao trách nhiệm chủ trì giải quyết văn bản cần thực hiện tốt nhiệm vụ của mình. Nhiệm vụ đó là căn cứ vào danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức, xác định số và ký hiệu hồ sơ cho văn bản đến rồi tiến hành cập nhật vào hệ thống các trường thông tin theo đúng quy định.

1.2. Nguyên tắc quản lý đối với văn bản điện tử đi

Tương tự như nguyên tắc quản lý văn bản điện tử, tất cả văn bản đi từ cơ quan, tổ chức đều cần được đăng ký vào hệ thống quản lý văn bản. Một văn bản đi chỉ có duy nhất một số văn bản trong hệ thống.

Văn bản đi cần được xác nhận gửi đến đúng địa chỉ của cơ quan, tổ chức, cá nhân mà có chức năng và thẩm quyền giải quyết. Riêng đối với các văn bản thuộc lĩnh vực quân sự, quốc phòng mà thực hiện theo quy định của pháp luật về việc bảo vệ bí mật nhà nước thì phải đảm bảo văn bản được chuyển giao an toàn trong môi trường mạng.

Để có thể ban hành văn bản điện tử đi thì người có thẩm quyền ban hành văn bản phải ký ban hành văn bản ký số trên văn bản điện tử. Việc ký này phải được thực hiện theo đúng quy định và chuyển văn thư đến cơ quan để làm thủ tục phát hành văn bản.

Trong trường hợp cơ quan, tổ chức ban hành văn bản giấy thì cơ quan văn thư có trách nhiệm thực hiện số hóa văn bản giấy theo quy định và cập nhật các trường thông tin vào hệ thống.

Tham khảo thêm phần mềm quản lý văn thư lưu trữ miễn phí tại: https://vanthu.timviec365.vn/

2. Quy trình để xử lý một văn bản điện tử

2.1. Quy trình xử lý đối với văn bản điện tử đến

Đối với văn bản điện tử đến, cơ quan, tổ chức sẽ thực hiện quy trình xử lý văn bản theo 4 bước cụ thể như sau:

Bước 1: Tổ chức tiếp nhận văn bản điện tử đến.

Ngay khi tiếp nhận văn bản điện tử, tổ chức phải kiểm tra về chữ ký số của văn bản xem chữ ký đó đã đáp ứng được đúng quy định về chữ ký số hay chưa.

Sau khi xác nhận được chữ ký số sẽ tiến hành thông báo về việc đã tiếp nhận văn bản.

Bước 2: Đăng ký việc số hóa văn bản điện tử đến.

Đầu tiên để có thể thực hiện việc đăng ký văn bản điện tử đến tổ chức cần tiếp nhận văn bản đến theo hình thức liên thông giữa bên gửi và bên nhận.

Theo chuẩn kỹ thuật quốc gia, các trường thông tin trong văn bản cần tuân thủ quy định về định dạng, cấu trúc mã định danh và văn bản dữ liệu gói tin để hỗ trợ việc kết nối giữa các hệ thống quản lý và điều hành văn bản. Lưu lại trong hệ thống số văn bản và thời gian đến.

Với công tác số hóa văn bản sẽ có những tiêu chuẩn số hóa văn bản cụ thể như: Ảnh phải là ảnh màu; Tỷ lệ số hóa: 100%; Độ phân giải tối thiểu phải đảm bảo là 200 dpi và Định dạng PDF để ở phiên bản 1,4 trở lên.

Bước 3: Trình văn bản điện tử và chuyển giao trong hệ thống nội bộ.

Sau khi các khâu trên được thực hiện xong, văn bản sẽ được bộ phận văn thư trình hoặc chuyển giao đến bộ phận có trách nhiệm xử lý, giải quyết.

Riêng những văn bản liên quan đến nhiều đơn vị thì cần xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân phối hợp xử lý văn bản bởi người có thẩm quyền.

Bước 4: Giải quyết đối với các văn bản điện tử đến.

Trách nhiệm của các tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm xử lý văn bản điện tử khi nhận được văn bản điện tử đến cần: Tổ chức giải quyết, xử lý văn bản; Căn cứ theo danh mục của đơn vị xác định số và ký hiệu hồ sơ cho văn bản điện tử đến để cập nhật thông tin vào hệ thống; Tiến hành lưu trữ văn bản đến theo quy định.

Tham khảo ngay: Tìm hiểu thêm về nội dung công tác văn thư lưu trữ

2.2. Quy trình để xử lý văn bản điện tử đi

Đối với văn bản điện tử đi khi tiến hành xử lý văn bản sẽ thực hiện theo hai bước sau:

Bước 1: Soạn thảo văn bản và tạo lập văn bản điện tử đi.

Với những cá nhân chịu trách nhiệm trong việc soạn thảo văn bản cần xác định mức độ khẩn của văn bản, dự thảo văn bản, trình lãnh đạo đơn vị để duyệt và xem xét và cuối cùng là cập nhật các trường thông tin của văn bản vào hệ thống.

Bộ phận lãnh đạo của đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản cần xem xét về nội dung của văn bản và cho ý kiến, phê duyệt. Sau khi đã phê duyệt về nội dung, văn bản sẽ được chuyển đến người có trách nhiệm để kiểm tra về thể thức, cách trình bày của văn bản.

Người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức của văn bản cần kiểm tra tất cả các tiêu chí về thể thức văn bản và cho ý kiến. Với những nội dung đã được kiểm tra, người được giao trách nhiệm kiểm tra sẽ chịu trách nhiệm về nội dung kiểm tra và chuyển văn bản đến cho văn thư cơ quan trình người có thẩm quyền ký văn bản.

Bộ phận tiếp nhận văn thư sẽ thực hiện việc kiểm tra lại về kỹ thuật trình bày văn bản; Văn bản chuyển về định dạng PDF và cập nhật số văn bản, tên cơ quan, tổ chức ban hành, thời gian, số trang và mã định danh của đơn vị.

Bước 2: Ban hành văn bản điện tử và phát hành văn bản.

Có hai loại phát hành văn bản điện tử đó là phát hành văn bản điện tử trực tiếp và phát hành văn bản được số hóa từ văn bản giấy.

Phát hành văn bản điện tử trực tiếp người có thẩm quyền của đơn vị cần ký duyệt ban hành văn bản. Khi đó văn bản mới có thể chuyển đến bộ phận văn thư cơ quan để làm thủ tục.

Bộ phận văn thư sẽ tiến hành cấp số văn bản, thời gian vào dự thảo văn bản; In và đóng dấu của đơn vị; Ký số của cơ quan, tổ chức để phát hành văn bản điện tử; Tổ chức lưu trữ tại văn thư đơn vị 1 bản; Cập nhật thông tin của văn bản vào hệ thống thông tin của tổ chức.

Trong trường hợp tổ chức, đơn vị thực hiện phát hành văn bản giấy và số hóa văn bản giấy và ký số phát hành văn bản số hóa. Sau khi văn bản giấy được gửi đi, tổ chức cần lưu văn bản điện tử trong hệ thống.

Như vậy, nội dung bài viết đã làm rõ các nguyên tắc và quy trình xử lý văn bản điện tử. Hy vọng rằng những thông tin của timviec365.vn đã giúp bạn nắm rõ được những nội dung này để có thể hoàn thành công việc của mình một cách nhanh nhất.