Tìm việc làm nhanh & Tuyển dụng hiệu quả
0Chat
Quay lại

Hướng dẫn quy trình xử lý văn bản điện tử mới nhất

Tác giả: Nguyễn Tú Anh

Ngày cập nhật: 29/12/2021

Hiện nay với sự phát triển của khoa học công nghệ, văn bản điện tử đang dần được thay thế các văn bản khác. Với sự tiện dụng của văn bản điện tử thì mỗi người nên tìm hiểu quy trình xử lý văn bản điện tử để thuận tiện cho công việc của mình. Hôm nay chúng ta hãy cùng nhau tìm hiểu về vấn đề này bạn nhé.

1. Văn bản điện tử và những nguyên tắc quản lý văn bản điện tử

Văn bản điện tử đã được quy định rõ trong nghị định số 30/2020/NĐ-CP tại Điều 3. Tại đây văn bản điện tử được hiểu là loại văn bản thuộc dạng thông điệp dữ liệu. Văn bản này được tạo lập hoặc số hóa từ văn bản giấy. Văn bản điện tử phải được trình bày theo đúng như quy định về thể thức, kỹ thuật cũng như định dạng văn bản.

1.1. Nguyên tắc để quản lý văn bản điện tử đến

Mỗi cơ quan, tổ chức đều phải tiến hành đăng ký văn bản của mình vào hệ thống. Với mỗi văn bản đến sẽ có một số đến cụ thể. Đây là số đến duy nhất của văn đó trong hệ thống quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức.

Nguyên tắc quản lý văn bản điện tử đến
Nguyên tắc để quản lý văn bản điện tử đến

Số đến có chức năng xác nhận việc văn bản đến đúng địa chỉ, thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ. Từ đó các cấp có thẩm quyền giải quyết văn bản có thể kịp thời tiếp nhận thông tin và xử lý theo đúng thời hạn quy định.

Khi tiếp nhận một văn bản điện tử việc đầu tiên cần thực hiện đó là kiểm tra chữ ký số. Mỗi doanh nghiệp đều có chữ ký số riêng đã được đăng ký theo đúng quy định của cơ quan nhà nước. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức tiếp nhận văn bản điện tử đến có trách nhiệm phản hồi về việc tiếp nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan nằm trong bộ máy hành chính Nhà nước.

Bộ phận văn thư cơ quan có trách nhiệm trình và chuyển giao văn bản đã tiếp nhận đến với người có trách nhiệm xử lý văn bản. Đây có thể là người đứng đầu cơ quan tổ chức hoặc người đã được cơ quan tổ chức giao trách nhiệm giải quyết văn bản.

Người có thẩm quyền giải quyết khi đã tiếp nhận văn bản sẽ cho ý kiến chỉ đạo giải quyết văn bản đến và cập nhật các thông tin vào hệ thống. Đơn vị, cá nhân trong hệ thống được giao trách nhiệm chủ trì giải quyết văn bản cần thực hiện tốt nhiệm vụ của mình. Nhiệm vụ đó là căn cứ vào danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức, xác định số và ký hiệu hồ sơ cho văn bản đến rồi tiến hành cập nhật vào hệ thống các trường thông tin theo đúng quy định.

1.2. Nguyên tắc quản lý đối với văn bản điện tử đi

Cũng giống như nguyên tắc quản lý của văn bản điện tử đến, tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức đều phải được đăng ký vào hệ thống quản lý văn bản. Một văn bản đi chỉ có duy nhất một số văn bản trong hệ thống.

Nguyên tắc quản lý văn bản điện tử đi
Nguyên tắc quản lý đối với văn bản điện tử đi

Văn bản đi cần được xác nhận gửi đến đúng địa chỉ của cơ quan, tổ chức, cá nhân mà có chức năng và thẩm quyền giải quyết. Riêng đối với các văn bản thuộc lĩnh vực quân sự, quốc phòng mà thực hiện theo quy định của pháp luật về việc bảo vệ bí mật nhà nước thì phải đảm bảo văn bản được chuyển giao an toàn trong môi trường mạng.

Để có thể ban hành văn bản điện tử đi thì người có thẩm quyền ban hành văn bản phải ký ban hành văn bản ký số trên văn bản điện tử. Việc ký này phải được thực hiện theo đúng quy định và chuyển văn thư đến cơ quan để làm thủ tục phát hành văn bản.

Trong trường hợp cơ quan, tổ chức ban hành văn bản giấy thì cơ quan văn thư có trách nhiệm thực hiện số hóa văn bản giấy theo quy định và cập nhật các trường thông tin vào hệ thống.

Tham khảo thêm phần mềm quản lý văn thư lưu trữ miễn phí tại: https://vanthu.timviec365.vn/

2. Quy trình để xử lý một văn bản điện tử

2.1. Quy trình xử lý đối với văn bản điện tử đến

Đối với văn bản điện tử đến, cơ quan, tổ chức sẽ thực hiện quy trình xử lý văn bản theo 4 bước cụ thể như sau:

Bước 1: Tổ chức tiếp nhận văn bản điện tử đến.

Tiếp nhận văn bản điện tử đến
Tổ chức tiếp nhận văn bản điện tử đến

Ngay khi tiếp nhận văn bản điện tử, tổ chức phải kiểm tra về chữ ký số của văn bản xem chữ ký đó đã đáp ứng được đúng quy định về chữ ký số hay chưa.

Sau khi xác nhận được chữ ký số sẽ tiến hành thông báo về việc đã tiếp nhận văn bản.

Bước 2: Đăng ký việc số hóa văn bản điện tử đến.

Đầu tiên để có thể thực hiện việc đăng ký văn bản điện tử đến tổ chức cần tiếp nhận văn bản đến theo hình thức liên thông giữa bên gửi và bên nhận.

Đối với các trường thông tin của văn bản cần tuân thủ quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về việc định dạng, cấu trúc mã định danh và văn bản dữ liệu gói tin phục vụ cho hoạt động kết nối các hệ thống quản lý văn bản, điều hành. Lưu lại trong hệ thống số văn bản và thời gian đến.

Với công tác số hóa văn bản sẽ có những tiêu chuẩn số hóa văn bản cụ thể như: Ảnh phải là ảnh màu; Tỷ lệ số hóa: 100%; Độ phân giải tối thiểu phải đảm bảo là 200 dpi và Định dạng PDF để ở phiên bản 1,4 trở lên.

Bước 3: Trình văn bản điện tử và chuyển giao trong hệ thống nội bộ.

Sau khi các khâu trên được thực hiện xong, văn bản sẽ được bộ phận văn thư trình hoặc chuyển giao đến bộ phận có trách nhiệm xử lý, giải quyết.

Trình văn bản điện tử
Trình văn bản điện tử và chuyển giao trong hệ thống nội bộ

Riêng những văn bản liên quan đến nhiều đơn vị thì cần xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân phối hợp xử lý văn bản bởi người có thẩm quyền.

Bước 4: Giải quyết đối với các văn bản điện tử đến.

Trách nhiệm của các tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm xử lý văn bản điện tử khi nhận được văn bản điện tử đến cần: Tổ chức giải quyết, xử lý văn bản; Căn cứ theo danh mục của đơn vị xác định số và ký hiệu hồ sơ cho văn bản điện tử đến để cập nhật thông tin vào hệ thống; Tiến hành lưu trữ văn bản đến theo quy định.

Tham khảo ngay: Tìm hiểu thêm về nội dung công tác văn thư lưu trữ

2.2. Quy trình để xử lý văn bản điện tử đi

Đối với văn bản điện tử đi khi tiến hành xử lý văn bản sẽ thực hiện theo hai bước sau:

Bước 1: Soạn thảo văn bản và tạo lập văn bản điện tử đi.

Với những cá nhân chịu trách nhiệm trong việc soạn thảo văn bản cần xác định mức độ khẩn của văn bản, dự thảo văn bản, trình lãnh đạo đơn vị để duyệt và xem xét và cuối cùng là cập nhật các trường thông tin của văn bản vào hệ thống.

Soạn thảo văn bản điện tử đi
Soạn thảo văn bản và tạo lập văn bản điện tử đi

Bộ phận lãnh đạo của đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản cần xem xét về nội dung của văn bản và cho ý kiến, phê duyệt. Sau khi đã phê duyệt về nội dung, văn bản sẽ được chuyển đến người có trách nhiệm để kiểm tra về thể thức, cách trình bày của văn bản.

Người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức của văn bản cần kiểm tra tất cả các tiêu chí về thể thức văn bản và cho ý kiến. Với những nội dung đã được kiểm tra, người được giao trách nhiệm kiểm tra sẽ chịu trách nhiệm về nội dung kiểm tra và chuyển văn bản đến cho văn thư cơ quan trình người có thẩm quyền ký văn bản.

Bộ phận tiếp nhận văn thư sẽ thực hiện việc kiểm tra lại về kỹ thuật trình bày văn bản; Văn bản chuyển về định dạng PDF và cập nhật số văn bản, tên cơ quan, tổ chức ban hành, thời gian, số trang và mã định danh của đơn vị.

Bước 2: Ban hành văn bản điện tử và phát hành văn bản.

Có hai loại phát hành văn bản điện tử đó là phát hành văn bản điện tử trực tiếp và phát hành văn bản được số hóa từ văn bản giấy.

Ban hành văn bản điện tử
Ban hành văn bản điện tử và phát hành văn bản

Phát hành văn bản điện tử trực tiếp người có thẩm quyền của đơn vị cần ký duyệt ban hành văn bản. Khi đó văn bản mới có thể chuyển đến bộ phận văn thư cơ quan để làm thủ tục.

Bộ phận văn thư sẽ tiến hành cấp số văn bản, thời gian vào dự thảo văn bản; In và đóng dấu của đơn vị; Ký số của cơ quan, tổ chức để phát hành văn bản điện tử; Tổ chức lưu trữ tại văn thư đơn vị 1 bản; Cập nhật thông tin của văn bản vào hệ thống thông tin của tổ chức.

Trong trường hợp tổ chức, đơn vị thực hiện phát hành văn bản giấy và số hóa văn bản giấy và ký số phát hành văn bản số hóa. Sau khi văn bản giấy được gửi đi, tổ chức cần lưu văn bản điện tử trong hệ thống.

Như vậy, nội dung bài viết đã làm rõ các nguyên tắc và quy trình xử lý văn bản điện tử. Hy vọng rằng những thông tin của timviec365.vn đã giúp bạn nắm rõ được những nội dung này để có thể hoàn thành công việc của mình một cách nhanh nhất. 

Văn bản điện tử là gì?

Hiểu về quy trình xử lý văn bản điện tử rồi thì bạn có thể tham khảo thêm bài viết sau của timviec365.vn để có được cái nhìn sâu hơn về văn bản điện tử là gì nhé.

Văn bản điện tử là gì?

Từ khóa liên quan

Chuyên mục

Bí quyết viết CV-Tâm sự Nghề nghiệp-Cẩm Nang Tìm Việc-Kỹ Năng Tuyển Dụng-Cẩm nang khởi nghiệp-Kinh nghiệm ứng tuyển việc làm-Kỹ năng ứng xử văn phòng-Quyền lợi người lao động-Bí quyết đào tạo nhân lực-Bí quyết lãnh đạo-Bí quyết làm việc hiệu quả-Bí quyết viết đơn xin nghỉ phép-Bí quyết viết thư xin thôi việc-Cách viết đơn xin việc-Bí quyết thành công trong công việc-Bí quyết tăng lương-Bí quyết tìm việc dành cho sinh viên-Kỹ năng đàm phán lương-Kỹ năng phỏng vấn-Kỹ năng quản trị doanh nghiệp-Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hà Nội-Kinh nghiệm tìm việc làm tại Đà Nẵng-Mẹo viết hồ sơ xin việc-Mẹo viết thư xin việc-Chia sẻ kinh nghiệm ngành Kinh doanh - Bán hàng-Định hướng nghề nghiệp-Top việc làm hấp dẫn-Tư vấn nghề nghiệp lao động phổ thông-Tư vấn việc làm Hành chính văn phòng-Tư vấn việc làm ngành Báo chí-Tư vấn tìm việc làm thêm-Tư vấn việc làm ngành Bất động sản-Tư vấn việc làm ngành Công nghệ thông tin-Tư vấn việc làm ngành Du lịch-Tư vấn việc làm ngành Kế toán-Tư vấn việc làm ngành Kỹ thuật-Tư vấn việc làm ngành Sư phạm-Tư vấn việc làm ngành Luật-Tư vấn việc làm thẩm định-Tư vấn việc làm vị trí Content-Tư vấn việc làm ngành Nhà hàng - Khách sạn-Tư vấn việc làm quản lý-Kỹ năng văn phòng-Nghề truyền thống-Các vấn đề về lương-Tư vấn tìm việc làm thời vụ-Cách viết Sơ yếu lý lịch-Cách gửi hồ sơ xin việc-Biểu mẫu phục vụ công việc-Tin tức tổng hợp-Ý tưởng kinh doanh-Chia sẻ kinh nghiệm ngành Marketing-Kinh nghiệm tìm việc làm tại Bình Dương-Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hồ Chí Minh-Mẹo viết Thư cảm ơn-Góc Công Sở-Câu chuyện nghề nghiệp-Hoạt động đoàn thể-Tư vấn việc làm Biên - Phiên dịch-Tư vấn việc làm Ngành Nhân Sự-Tư vấn việc làm Ngành Xuất Nhập Khẩu - Logistics-Tư vấn việc làm Ngành Tài Chính - Ngân Hàng-Tư vấn việc làm Ngành Xây Dựng-Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Mỹ thuật-Tư vấn việc làm Ngành Vận tải - Lái xe-Quản trị nhân lực -Quản trị sản xuất-Cẩm nang kinh doanh-Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Nội thất-Mô tả công việc ngành Kinh doanh-Mô tả công việc ngành Bán hàng-Mô tả công việc Tư vấn - Chăm sóc khách hàng-Mô tả công việc ngành Tài chính - Ngân hàng-Mô tả công việc ngành Kế toán - Kiểm toán-Mô tả công việc ngành Marketing - PR-Mô tả công việc ngành Nhân sự-Mô tả công việc ngành IT - Công nghệ thông tin-Mô tả công việc ngành Sản xuất-Mô tả công việc ngành Giao nhận - Vận tải-Mô tả công việc Kho vận - Vật tư-Mô tả công việc ngành Xuất nhập khẩu – Logistics-Mô tả công việc ngành Du lịch - Nhà hàng - Khách sạn-Mô tả công việc ngành Hàng không-Mô tả công việc ngành Xây dựng-Mô tả công việc ngành Y tế - Dược-Mô tả công việc Lao động phổ thông-Mô tả công việc ngành Kỹ thuật-Mô tả công việc Nhà nghiên cứu-Mô tả công việc ngành Cơ khí - Chế tạo-Mô tả công việc bộ phận Quản lý hành chính-Mô tả công việc Biên - Phiên dịch-Mô tả công việc ngành Thiết kế-Mô tả công việc ngành Báo chí - Truyền hình-Mô tả công việc ngành Nghệ thuật - Điện ảnh-Mô tả công việc ngành Spa – Làm đẹp – Thể lực-Mô tả công việc ngành Giáo dục - Đào tạo-Mô tả công việc Thực tập sinh - Intern-Mô tả công việc ngành Freelancer-Mô tả công việc Công chức - Viên chức-Mô tả công việc ngành Luật - Pháp lý-Tư vấn việc làm Chăm Sóc Khách Hàng -Tư vấn việc làm Vật Tư - Kho Vận-Hồ sơ doanh nhân-Việc làm theo phường-Danh sách các hoàng đế nổi tiếng-Tài liệu gia sư-Vĩ Nhân Thời Xưa-Chấm Công-Danh mục văn thư lưu trữ-Tài Sản Doanh Nghiệp-KPI Năng Lực-Nội Bộ Công Ty - Văn Hóa Doanh Nghiệp-Quản Lý Quan Hệ Khách Hàng-Quản Lý Công Việc Nhân Viên-Chuyển văn bản thành giọng nói-Giới Thiệu App Phiên Dịch-Quản Lý Kênh Phân Phối-Đánh giá nhân viên-Quản lý ngành xây dựng-Hóa đơn doanh nghiệp-Quản Lý Vận Tải-Kinh nghiệm Quản lý mua hàng-Danh thiếp cá nhân-Quản Lý Trường Học-Quản Lý Đầu Tư Xây Dựng-Kinh Nghiệm Quản Lý Tài Chính-Kinh nghiệm Quản lý kho hàng-Quản Lý Gara Ô Tô-Xem thêm gợi ý