Văn bản điện tử là gì? Những thông tin xoay quanh văn bản điện tử

1. Văn bản điện tử là gì?

Khái niệm: Văn bản điện tử là văn bản được thể hiện dưới dạng thông điệp  thông qua dữ liệu để truyền đạt thông tin. Văn bản điện tử là dạng văn bản có dữ liệu thông tin văn bản dưới dạng điện tử và được tạo ra từ trực tuyến hoặc được scan từ văn bản giấy tờ sang dạng hình ảnh và được định dạng dưới tệp tin tin hoặc file theo dạng “.doc” hoặc “.pdf”. Nội dung của văn bản điện tử tương tự với nội dung của văn bản giấy, các dạng scan thì nội dung y nguyê so với với chính ở văn bản giấy.

Văn bản điện tử hiện nay là một trong những phương tiện ghi chép được sử dụng rộng rãi. Văn bản điện tử vẫn đảm bảo yêu cầu như văn bản giấy truyền thống như nội dung, yêu cầu sự ổn định, có sự thống nhất giữa các thông tin, cố định và truyền đạt thông tin cho nhiều đối tượng tiếp cận. Điểm khác của văn bản điện tử là hình thức ghi tin, lưu trữ thông tin văn bản cũng như cách truyền đạt văn bản thông tin so với văn bản giấy truyền thống.

Văn bản điện tử được thực hiện và hình thành thông qua các phương tiện công nghệ tiên tiến như công nghệ điện tử, máy tính, công nghệ điện, điện tử, truyền dẫn không dây và nhiều công nghệ tích hợp tạo thành.

Xã hội hiện đại hóa, công nghiệp hóa, đứng đầu là chính phủ đã có những thay đổi đầu tiên trong việc truyền đạt thông tin. Chính phủ đã quyết xây dựng một chính phủ điện tử, xây dựng một chính phủ không giấy tờ, không ký văn bản giấy mà thay vào đó là các văn bản điện tử. 

2. Tầm quan trọng của văn bản điện tử

Công nghệ điện tử phát triển mạnh mẽ, các giao dịch với các cơ quan ngoài việc thể hiện trên giấy tờ thì đã được tích hợp hiện đại hóa, điện tử hóa dưới dạng văn bản điện tử. Văn bản điện tử ra đời có vai trò quan trọng đối với việc lưu giữ truyền đạt thông tin. Văn bản điện tử khắc phục được những hạn chế mà văn bản giấy tờ không giải quyết được như tốc độ truyền đạt, gửi và nhận thông tin, giảm bớt công đoạn thử công, tiết kiệm chi phí lưu trữ kiểm tra thông tin, tạo môi trường làm việc điện tử, môi trường hiện đại hóa.

Cùng với sự phổ biến của văn bản điện tử trong xã hội, doanh nghiệp Việt đang phải thúc đẩy đổi mới và tăng cường tầm cỡ bằng cách điện tử hóa các giao dịch.

Việc phát triển văn bản điện tử cho thấy nhiều mặt lợi ích không nhỏ đối với xã hội và nhà nước.

2.1. Cắt giảm nhiều thủ tục hành chính

Dịch vụ hành chính được thực hiện thông qua nền tảng trực tuyến, nền tảng số, hàng loạt thủ tục hành chính sẽ được cắt giảm và minh bạch hơn trong nhiều khâu. Người dân hay doanh nghiệp không cần mất thời gian cũng như chi phí di chuyển đến các trụ sở hành chính mà được cung cấp thông tin cũng như đăng ký dịch vụ ở bất kỳ đâu.

Mọi chi phí khi thực hiện trên nền tảng số hay trên các văn bản điện tử sẽ được công khai và lưu giữ hồ sơ, văn bản trên nền tảng số, sẽ không còn tình trạng mất chi phí đen, chi phí không minh bạch khi thực hiện các thủ tục hành chính. 

Thông qua các văn bản điện tử, các thủ tục sẽ được thực thi theo đúng quy định, theo đúng thời gian. Việc giám sát thực thi sẽ dễ dàng hơn khi mọi văn bản điện tử được lưu trên hệ thống công khai.

2.2. Tiết kiệm chi phí, thời gian - thuận lợi trong điều hành công việc

Việc sử dụng văn bản điện tử đã phần nào tiết kiệm giấy in cũng như thời gian ký tá cả đống giấy tờ. Việc sử dụng văn bản điện tử giúp cho việc ký tá hàng loạt giấy tờ được đơn giản hơn rất nhiều. Sử dụng chữ ký số để ký văn bản điện tử sẽ tiết kiệm thời gian. Muốn ký văn bản giấy tờ, người ký thường phải ở văn phòng hoặc phải có người đem văn bản đến tận nơi để xin chữ ký, tuy nhiên khi có văn bản điện tử những bước này được rút gọn đáng kể. Với hệ thống văn bản điện tử, ở bất cứ đâu đều có thể xem được văn bản cũng như có thể ký duyệt bằng chữ ký số để ký duyệt và phát hành các văn bản.

Ví dụ trong một doanh nghiệp, khi một bộ phận cần ký duyệt hợp đồng thường sẽ phải xin chữ ký của sếp, tuy nhiên không phải lúc nào thì sếp cũng ở văn phòng, khi có sự giúp sức của văn bản điện tử và chữ ký số thì sự việc giải quyết kể cả khi sếp có đi công tác ở quốc gia khác.

Tốc độ gửi và nhận thông tin của văn bản điện tử cũng nhanh chóng hơn văn bản giấy truyền thống. Thông tin chuyển phát từ các nơi có thể mất 1-2 ngày dù là gửi nhanh, tuy nhiên văn bản điện tử sẽ được truyền và nhận thông tin chỉ trong 1 phút. Hệ thống sẽ gửi thông báo về việc truyền nhận thông tin liên tục.

3. Sự xuất hiện của chữ ký điện tử - Xác minh văn bản điện tử

Chữ ký điện tử là một dạng của ký hiệu điện tử. Chữ ký điện tử và chữ ký truyền thống viết tay có chức năng tương tự giống nhau, dùng đẻ ký két, cam kết theo những điều trong văn bản đã ký và không sửa đổi được sau khi đã ký.

Để đảm bảo tính chính xác thông tin trong văn bản điện tử (do việc thay đổi thông tin dễ dàng) người ta đã sử dụng kỹ thuật phân tích cũng như phần mềm ứng dụng để tạo ra chữ ký điện tử. Với mục đích xác thực danh tính cũng như xác nhận các giao dịch điện tử, giúp cho các hoạt động liên quan đến văn bản điện tử được mình bạch và các doanh nghiệp xác minh được danh tính của bản thân. Chữ ký điện tử xác định được nguồn gốc của văn bản điện tử.

Đây là bước ngoặt trong sự phát triển của công nghệ số. Bằng phương thức điện tử và dưới phương pháp tạo lập từ dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức đa dạng khác, gắn liền hoặc kết hợp với thông điệp dữ liệu một cách logic với thông điệp dữ liệu và có khả năng nhận biết và xác nhận người ký văn bản điện tử.

Trên mỗi chữ ký số đều được mã hóa mang thông tin người ký, cũng những tài liệu liên quan để chứng thực chữ ký. Chữ ký điện tử giúp bảo mật thông tin nếu không được sự cho phép của người ký. Chữ ký số không thể làm giả vì mỗi chữ ký số được tạo ra đều dựa trên người xác nhận ký.

Về bản chất, chữ ký điện tử là chương trình phần mềm điện tử được tạo ra qua sự biến đổi từ dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó con chip của phần mềm này sẽ thông qua dữ liệu ban đầu cung cấp để xác nhận độ chính xác của chữ ký điện tử.

Tuy nhiên chữ ký điện tử đang gặp nhiều thách thức cũng như những khả năng bảo mật không cao:

- Tính bảo mật không cao được như văn bản giấy tờ. Khi ký văn bản giấy tờ thường sẽ gặp trực tiếp và có sự chứng kiến của nhiều bên, có sự tin tưởng tuyệt đối và không gặp trường hợp giả chữ ký. Tuy nhiên khi áp dụng ở văn bản điện tử, chữ ký số cũng chỉ là một phần mềm được người thứ 3 tạo nên rồi giao lại cho người sử dụng. đơn giản có thể hiểu là chữ ký số có thể bị đánh cắp và không phải người ký là người duy nhất biết được mật mã chữ ký.

- Chữ ký điện tử còn quá lệ thuộc vào phần mềm máy móc. Khi một văn bản điện tử được ký bằng chữ ký số, cần thêm một bước xác nhận tính chính xác và xác thực của nội dung. Bước xác nhận này cần phải thông qua hệ thống máy tính và phần mềm tương thích để phân tích và xác nhận.

-  Vấn đề bản gốc, bản chính hay bản sao: đối với văn bản giấy truyền thống sẽ có văn bản gốc được ký và chỉ có một bản duy nhất tại thời điểm ký. Một khi văn bản ký mất đi sẽ không có bản y như vậy, ngoài ra còn có các bản sao để dùng trong những trường hợp cần nhiều bản cho các bên. Nhưng với văn bản điện tử thì chữ ký được ký bằng chữ ký điện tử, người ta có thể copy chữ ký và bản copy với bản chính không khác gì nhau vì cùng một mã số, từ đó không phân biệt được bản gốc và bản sao.

4. Quy định về gửi, nhận văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước

Theo quyết định 28 thì văn bản điện tử sau khi đã ký duyệt được nhận, gửi qua hệ thống quản lý văn bản có giá trị tương đương với văn bản giấy, và thay cho văn bản giấy.

Nhằm tạo hành lang pháp lý đồng bộ và có sự thống nhất trong việc gửi nhạn văn bản điện tử tron cơ quan nhà nước, Thủ tướng chính phủ đã ban hành quyết định 28, tổ chức triển khai hoạt đồng bộ kết nối liên thông văn bản điện tử. Tạo động lực mạnh mẽ trong việc phát triển ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động hành chính, hướng đến nền hành chính không giấy.

Theo điều 5 của luật iao dịch điện tử, việc giao nhận văn bản điện tử phải thông qua các nguyên tắc đã được quy định. các quy định dựa trên sự thống nhất và có sự phối hợp với các quy định khác của Luật về bảo vệ nhà nước, các luật về an ninh hay an toàn thông tin và lưu trữ thông tin văn bản.

Văn bản điện tử có giá trị tương đương với văn bản giấy truyền thống về mọi mặt như ngày thực thi, giá trị pháp lý,...

Văn bản điện tử được quy định phải gửi ngay trong ngày ký duyệt.

Văn bản điện tử được theo dõi, cập nhập và xử lý trên hệ thống quản lý và điều hành chung.

Văn bản điện tử phải bảo đảm yêu cầu về thẩm mỹ và kỹ thuật. Trình bày văn bản điện tử phải theo quy định đã ban hành.

Nhà nước đã ban hành thông tư số 01/2024/TT - BNV để quy định rõ về việc trao đổi lưu trữ cũng như xử lý trong công tác văn thư. Thông tư này áp dụng đối với cơ quan nhà nước về việc gửi, nhận văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước.

Đối với văn bản điện tử đến và đi thực hiện và quản lý theo 05 nguyên tắc bao gồm:

- Văn bản đến hoặc đi đều phải đăng ký ở hệ thống tình trạng đến hoặc đi.

- Lưu số hiệu văn bản. Số hiệu này là duy nhất.

- Địa chỉ đến hoặc đi đều phải xác nhận địa chỉ gửi hoặc địa chỉ nhận.

- Xác định chức năng của văn bản.

- Giải quyết văn bản điện tử được gửi đến hoặc đi theo đúng thời hạn.

Qua bài viết chúng tôi đã cung cấp cho bạn đọc những thông tin liên quan đến văn bản điện tử. Hẳn bạn đã hiểu văn bản điện tử là gì và có những hiểu biết nhất định về thông tin xung quanh văn bản điện tử.