Có thể bạn chưa biết thuật ngữ Reconcile trong kế toán là gì?

1. Tìm hiểu định nghĩa, bản chất reconcile trong kế toán là gì?

Hiện nay với sự phát triển của kinh tế trong các doanh nghiệp, kéo theo đó là sự phát triển không ngừng trong các bộ phận, ngành nghề hay vị trí làm việc trong doanh nghiệp phát triển. Một trong những ngành có sự mở rộng không ngừng là ngành kế toán. Đây là bộ phận không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp và các khái niệm, thuật ngữ chuyên ngành trong ngành kế toán đang được định nghĩa sát hơn với từng vị trí, công việc trong ngành.

Tuy nhiên không phải thuật ngữ chuyên ngành nào cũng được cụ thể hóa và điển hình là reconcile trong kế toán. Chúng ta nên hiểu bản chất của những thuật ngữ chuyên ngành này để sử dụng trong từng trường hợp thay vì gượng ép với một từ ngữ định nghĩa nào đó. Vậy bản chất của reconcile trong kế toán là gì?

Thực chất ta có thể hiểu tách nghĩa reconcile là quá trình rà soát, đối chiếu nên bản chất của reconcile trong kế toán là quá trình kiểm tra, đối chiếu số liệu đã được ghi chép trên sổ với thực tế vào thời kỳ hạch toán của doanh nghiệp theo quy định. Nhiều thông tin khác định nghĩa cho reconcile trong kế toán là quá trình đảm bảo hai bộ hồ sơ (thường là số dư của hai tài khoản) có sự thống nhất về mặt số liệu trong các báo cáo. Quá trình đối chiếu được sử dụng để đảm bảo rằng tiền để lại một tài khoản phù hợp với số tiền thực tế đã chi. Điều này được thực hiện bằng cách đảm bảo số dư khớp với cuối kỳ kế toán cụ thể.

Ngoài ra ta cũng có thể reconcile trong kế toán là một thủ tục để xác nhận rằng số dư trong sổ séc khớp với bảng sao kê ngân hàng tương ứng . Điều này thường được thực hiện bằng cách chuẩn bị một tuyên bố hòa giải ngân hàng. hay một cách hiểu khác về reconcile trong kế toán là quy trình xác nhận độ tin cậy của hồ sơ kế toán của công ty bằng cách thường xuyên so sánh [số dư giao dịch]. Một tài khoản có thể hòa giải được chuẩn bị trên cơ sở hàng ngày, hàng tháng, hoặc hàng năm.

Quá trình đối chiếu là một quá trình có thể mang lại lợi ích cho các doanh nghiệp vì điều này có thể giúp tránh các lỗi trong bảng cân đối kế toán có thể dẫn đến sự phân nhánh bất lợi. Không chỉ vậy, quá trình đối chiếu, rà soát các thông tin trong sổ sách kế toán có thể giúp chống gian lận và có thể giúp thấm nhuần tính toàn vẹn tài chính.

Việc làm kế toán - kiểm toán tại Hồ Chí Minh

2. Các phương pháp reconcile trong kế toán

Do đó, để đảm bảo độ tin cậy của hồ sơ tài chính, việc đối chiếu phải được thực hiện cho tất cả các tài khoản của bảng cân đối kế toán một cách thường xuyên và liên tục. Một quy trình đối chiếu mạnh mẽ cải thiện tính chính xác của chức năng báo cáo tài chính và cho phép bộ phận tài chính công bố báo cáo tài chính một cách tự tin.

Thông thường sẽ có hai phương pháp đối chiếu, rà soát các thông tin trong sổ sách kế toán có thể sử dụng như:

2.1. Sử dụng phần mềm kế toán

Đây là phương pháp sử dụng cách đánh giá tài liệu, đánh giá tài liệu của Keith là một kỹ thuật chính thức của việc thu thập dữ liệu liên quan đến việc kiểm tra các hồ sơ hoặc tài liệu hiện có.

Đây là cách tiếp cận phổ biến nhất của việc đối chiếu tài khoản. Phương pháp này được thực hiện bằng phần mềm kế toán.

2.2. Phương pháp phân tích đánh giá

Phương pháp thứ hai được sử dụng là phân tích đánh giá. Một quy trình mà một người hoặc công ty xem xét một tài khoản hoặc báo cáo tài chính và cố gắng xác định bất kỳ sự bất thường nào. Điều này có thể liên quan đến việc so sánh thông tin tài chính và phi tài chính. Việc đối chiếu, rà soát các thông tin trong sổ sách kế toán, các tài khoản bằng phương pháp này được thực hiện bằng cách ước tính các giao dịch nên có trong một tài khoản, thường dựa trên dữ liệu khác, ví dụ như hoạt động lịch sử.

Trong cả hai trường hợp sai lầm được xác định là kết quả của việc đối chiếu, rà soát các thông tin trong sổ sách kế toán, các tài khoản thì nên thực hiện điều chỉnh để số dư tài khoản khớp với thông tin hỗ trợ.

Việc làm kế toán hành chính

3. Lợi ích khi thực hiện reconcile kế toán trong doanh nghiệp

Phần mềm kế toán là một trong một số công cụ mà các tổ chức sử dụng để thực hiện quy trình này do đó loại bỏ các lỗi và do đó đưa ra quyết định chính xác dựa trên thông tin tài chính. Đối chiếu các tài khoản xác định liệu các giao dịch có ở đúng vị trí hay nên được chuyển sang một tài khoản khác.

Quá trình đối chiếu, rà soát các thông tin trong sổ sách kế toán không chỉ quan trọng đối với các doanh nghiệp, mà còn có thể thuận tiện cho các hộ gia đình và cá nhân. Chẳng hạn, nên đối chiếu tài khoản thẻ tín dụng và sổ séc một cách thường xuyên. Điều này được thực hiện bằng cách so sánh biên lai thẻ ghi nợ hoặc kiểm tra các bản sao với báo cáo ngân hàng của một người.

Quá trình đối chiếu là một quá trình có thể mang lại lợi ích cho các doanh nghiệp vì điều này có thể giúp tránh các lỗi trong bảng cân đối kế toán có thể dẫn đến sự phân nhánh bất lợi. Không chỉ vậy, quá trình đối chiếu, rà soát các thông tin trong sổ sách kế toán có thể giúp chống gian lận và có thể giúp thấm nhuần tính toàn vẹn tài chính.

Lợi ích của việc thực hiện quá trình đối chiếu, rà soát các thông tin trong sổ sách kế toán:

- Quá trình đối chiếu, rà soát các thông tin trong sổ sách kế toán giúp giảm nhẹ những sai lầm đã được thực hiện bởi các tổ chức tài chính hoặc nếu có bất kỳ sự rút tiền gian lận nào từ tài khoản trong doanh nghiệp.

- Quá trình đối chiếu, rà soát các thông tin trong sổ sách kế toán giúp tạo ra một hình ảnh tổng thể về chi tiêu và giúp đánh giá nếu một người đang bội chi phí trong doanh nghiệp.

Đối chiếu tài khoản là một kiểm soát nội bộ quan trọng trong quy trình báo cáo tài chính. Các công ty đại chúng được yêu cầu thực hiện các bước này như là một phần của đóng tài chính của họ.

4. Những thông tin thêm về reconcile trong kế toán mà bạn nên biết

Nhiều chia sẻ của những kế toán lâu năm cho biết có quá nhiều thuật ngữ và công việc phát sinh trong quá trình rà soát và đối chiếu sổ sách trong kế toán. Trải qua quá trình làm việc, thực hiện để tích lũy thêm những kiến thức chuyên ngành cũng như nắm vững và hiểu hơn về reconcile trong kế toán. Cùng tìm hiểu thêm một số thông tin khác về reconcile trong kế toán được thực hiện trong doanh nghiệp mà bạn nên biết như:

4.1. Thời điểm cần thực hiện công việc reconcile kế toán trong doanh nghiệp

Thông thường việc reconcile trong kế toán sẽ được diễn ra ở mỗi kỳ kế toán và thường các doanh nghiệp sẽ chọn lựa thời gian reconcile theo từng tháng để sửa chữa kịp thời những sai sót trong quá trình ghi chép số liệu vào sổ, việc reconcile này nhằm phát hiện, sửa sai cũng như đảm bảo các số liệu được ghi chép trong sổ sách kế toán đúng với số liệu thực tế và có sự trùng khớp giữa báo cáo, sổ sách với bảng cân đối dự toán ban đầu.

Việc reconcile theo mỗi kỳ kế toán hàng tháng sẽ làm giảm áp lực khi thực hiện reconcile đợt cuối năm, số liệu càng ít thì việc reconcile sẽ đơn giản hơn và không có quá nhiều sự chồng chéo dễ gây ra sai lầm. Tiến hành reconcile theo kỳ hàng tháng giúp cho việc cập nhập các thông tin, phát hiện và sửa chữa các lỗi nhanh và cụ thể hơn, là cơ sở cần đối, thay đổi dự toán và cân đối tình hình thu chi của doanh nghiệp.

Việc đưa ra bảng cân đối kế toán không hoàn toàn sẽ chính xác là các hoạt động nghiệp vụ phát sinh kinh tế của doanh nghiệp, đây chỉ là bảng dự trù cũng như kế hoạch và có thể thay đổi, nên việc reconcile lại trong các kỳ kế toán là vô cùng quan trọng. Nhiều người chủ quan và bỏ qua bước reconcile bởi cho rằng tài khoản đã cân đối với bảng cân đối kế toán là hoàn toàn sai lầm, bởi nhiều trường hợp thực tế thay đổi so với thu chi dự toán đề ra hay số liệu nhập vào không đúng, các chi tiết sai sót có thể ảnh hưởng đến bảng thu chi không đúng với thực tế. Vì vậy việc reconcile trong các kỳ là hết sức cần thiết và cần được thực hiện đúng quy trình cũng như dành thời gian reconcile cho mỗi kỳ kế toán cụ thể.

Việc reconcile sẽ mất nhiều thời gian cũng như cần sự đầu tư, tập trung nên các kế toán viên nên dành thời gian đối chiếu, rà soát các thông tin trong sổ sách kế toán ở mỗi kỳ kế toán hàng tháng để giảm bớt áp lực và gánh nặng cho mỗi kỳ cuối năm.

Việc làm kế toán trưởng

4.2. Người thực hiện công việc reconcile kế toán trong doanh nghiệp

Xác định được thời gian thực hiện việc đối chiếu, rà soát các thông tin trong sổ sách kế toán chỉ là bước đầu, với những ai đang quan tâm tới công việc này thì việc xác định người thực hiện hay người đảm nhiệm vị trí nào sẽ thực hiện công việc đối chiếu, rà soát các thông tin trong sổ sách kế toán cũng khá quan trọng.

Tùy vào quy mô và mô hình kinh doanh của doanh nghiệp mà bộ phận kế toán sẽ được phân chia rõ ràng về nội dung công việc cũng như chỉ định cho vị trí đảm nhiệm thực hiện việc đối chiếu, rà soát các thông tin trong sổ sách kế toán. Hiện nay gần như chưa có vị trí cụ thể nào được gọi tên hay trách nhiệm được phân chia rõ ràng cho việc đối chiếu, rà soát các thông tin trong sổ sách kế toán trong các doanh nghiệp mà hầu như sẽ thực hiện theo kiểu mỗi kế toán viên sẽ tự chịu trách nhiệm thực hiện quá trình đối chiếu, rà soát các thông tin trong sổ sách kế toán với từng mảng đang chịu trách nhiệm thực hiện kê khai. Ngoài ra nhiệm vụ thực hiện quá trình đối chiếu, rà soát các thông tin trong sổ sách kế toán  còn tùy thuộc vào sự phân công trong từng trường hợp cụ thể và có thể thay đổi tùy vào sự phân công của cấp trên.

4.3. Việc thực hiện và đối chiếu, rà soát tự động hóa trong kế toán hiện nay

Hiện tại không có tiêu chuẩn tài khoản cụ thể để đối chiếu kế toán được quy định rõ ràng cho mỗi đợt đối chiếu, rà soát sổ sách kế toán. Tuy nhiên, có các quy tắc khác nhau để cân bằng nhiều loại tài khoản. Không có quy định cụ thể được đề cập bởi IAS, ICAEW và HMRC. GAAP cung cấp các quy tắc khác nhau liên quan đến việc đối chiếu để cân bằng các loại tài khoản khác nhau. Theo GAAP, đối chiếu tài khoản là một quá trình được thực hiện thông qua chuyển đổi tài khoản hoặc kế toán kép.

Các doanh nghiệp đang dần thấy được sự cần thiết phải đối chiếu tài khoản của bảng cân đối kế toán trong các thủ tục riêng của công ty, không chỉ dựa vào kiểm toán viên bên ngoài. Do đó, ngành kế toán đã tìm cách tự động hóa một quy trình thủ công vất vả trước đây, áp lực của SOX cùng với nhu cầu lâu năm để giảm thiểu sự hòa giải sai lầm trong quá trình này. Bằng cách sử dụng tất cả các công nghệ thông tin có sẵn, các tổ chức có thể dễ dàng tự động hóa việc hòa giải của họ và đối với mỗi chu kỳ đóng tài chính sẽ cần ít lao động thủ công hơn. 90% các công ty điều chỉnh thủ công bằng bảng tính Microsoft Excel để làm như vậy. Quá trình này là khó khăn cho phép thêm lỗi của con người. Tự động hóa đối chiếu có thể làm giảm đáng kể các lỗi đã nói ở trên và tăng hiệu quả. Những lợi ích khác của việc đối chiếu tự động bao gồm kiểm soát tập trung, giám sát được cải thiện, giảm chi phí vận hành, tăng năng suất và hiệu quả, cải thiện khả năng tiếp cận, bảo mật dữ liệu được cải thiện và giảm rủi ro và chi phí kiểm toán.

Bài viết đã cung cấp các thông tin về reconcile trong kế toán cũng như giúp bạn hiểu hơn về  thuật ngữ ngữ chuyên ngành Reconcile trong kế toán là gì? Nếu bạn đang có ý định tìm kiếm các công việc liên quan đến reconcile trong bộ phận kế toán thì đừng ngần ngại mà truy cập ngay timviec365.vn để biết thêm nhiều thông tin bổ ích cũng như cập nhập các thông tin tuyển dụng trong ngành kế toán trên website.

Việc làm