Cách viết thư dời lịch phỏng vấn chuẩn không cần chỉnh!

1. Vì sao nên viết thư dời lịch phỏng vấn? 

Trên thực tế, ứng viên có muôn ngàn lý do để hủy buổi phỏng vấn ứng tuyển, phần lớn nguyên nhân trong số đó bao gồm lương thấp, văn hóa công ty không phù hợp, không có người quen làm cùng thậm chí là đã trúng tuyển công việc mới. Tuy vậy, hủy phỏng vấn không phải là ý kiến hay trong tất cả cả các tình huống. trong nhiều trường hợp như công việc đột xuất, gia đình có chuyện hay sức khỏe bạn không đảm bảo...nhưng vẫn rất thiện chí với công việc và rất mong muốn được thử sức, bạn có thêm một lựa chọn khác mà không phải hủy ngang buổi phỏng vấn. 

Đó là viết thư dời lịch phỏng vấn. Mặc dù, là thư gửi đến nhà tuyển dụng không phải bao giờ cũng được đón nhận mà không xảy ra bất kỳ một phiền toái nào. Tuy vậy, đây chính là cách duy nhất giúp bạn có thể thể hiện được sự thiện chí với công việc, cơ hội được cọ xát, thử sức với một cơ hội việc làm phù hợp cho bản thân. 

Hơn thế, đây đồng thời là dịp để doanh nghiệp thể hiện được phương châm coi trọng và mong muốn tuyển dụng người tài của mình ngay trong cả lúc nhà tuyển dụng không nhận được lời hồi đáp mong muốn. Nhưng quan trọng nhất, thư dời lịch phỏng vấn còn thể hiện được thái độ lịch sự, tôn trọng, chuyên nghiệp của ứng viên đối với doanh nghiệp. Thư này bạn sẽ gửi đến phòng nhân sự hoặc đối với các công ty nhỏ hơn không có nhân sự phụ trách thì là người mà bạn trao đổi xin việc.

 Dĩ nhiên, khả năng thành công của việc nhà tuyển dụng đưa ra quyết định đồng ý dời lịch phỏng vấn phụ thuộc đến 80% vào lý do của bạn lẫn cách bạn diễn đạt tình huống bạn gặp phải nó nghiêm trọng và đáng tin như thế nào. Không một doanh nghiệp nào đồng ý sắp xếp công việc để chiêu mộ ứng viên ưu tú khi họ gửi thư quá sát giờ hay bởi lý do là tắc đường, kẹt xe hay say xỉn. Đối với những lý do chính đáng dành cho mỗi cá nhân mong muốn cho bản thân thêm một cơ hội lớn  bạn có thể áp dụng ngay cách viết thư xin dời lịch phỏng vấn ngay bên dưới đây nhé. 

Xem thêm: Bạn mong muốn điều gì khi đến với công ty chúng tôi?

2. Cách viết thư dời lịch phỏng vấn chuẩn nhất

Là một trong những tài liệu hành chính văn phòng quen thuộc, thư dời lịch phỏng vấn của ứng viên được kiến tạo nên bởi 3 phần: Mở đầu, nội dung chính và kết thúc thư. 

Trong phần bắt đầu, bạn cần chú ý đến một số điểm quan trọng sau đây:

- Tiêu đề thư: Cũng như giống như việc viết thư hồi đáp sau phỏng vấn, nếu là thư viết tay, trong lá thư xin dời lịch phỏng vấn, bạn nên trình bày Quốc hiệu, tiêu ngữ ngay ngắn để mở đầu một bức thư, đặt ở chính giữa để tạo điểm nhấn. Với thư điện tử, chúng ta có thể bỏ qua mục nội dung quốc hiệu, tiêu ngữ để thẳng vào tiêu đề của thư luôn. Tiêu đề bạn có thể để tên thư là “ THƯ XIN DỜI LỊCH PHỎNG VẤN” bằng chữ in hoa, đậm cho nổi bật. 

Ngay bên dưới tiêu đề thư, bạn có thể note rõ ràng tên của vị trí công việc và mã số công việc nếu có. 

Ngay bên dưới tiêu đề thư xin dời lịch phỏng vấn chính là nội dung kính gửi. Đây chính là nội dung cho phép bạn đề cập đến chủ thể bạn có thể gửi thư phỏng vấn. Đó có thể là trưởng phòng tuyển dụng hoặc trưởng phòng nhân sự, người trực tiếp gửi thư mời phỏng vấn cho bạn. 

Trong trường hợp, bạn đang mong muốn dời lịch phỏng vấn cho vị trí công việc nhân viên Marketing tại công ty Xsperia, bạn có thể viết như sau:

“Cộng hòa chủ nghĩa Việt Nam 

          Độc lập - Tự do - hạnh phúc”

ĐƠN XIN DỜI LỊCH PHỎNG VẤN 

( Vị trí nhân viên Marketing - MS công việc: 402) 

Kính gửi, Trưởng phòng nhân sự của công X- Xperia

Không cần quá nhiều chữ, bạn vừa hoàn thành xong nội dung mở đầu của một bức thư xin dời lịch phỏng vấn thuyết phục. Tiếp theo, chúng ta sẽ đi hoàn thành phần chính của bức thư này, mục nội dung mà đơn vị tiếp nhận của bạn quân tâm nhất. 

- Phần nội dung thư dời lịch phỏng vấn

 Đây sẽ phần nội dung cho phép ứng viên bộc lộ được sự biết ơn, thái độ lịch sự trước nhà tuyển dụng vì đã tạo cho mình cơ hội lọt vào phỏng vấn. Bạn có thể mở đầu nội dung này bằng một lời cảm ơn chân thành, nhưng không quá cầu kỳ, dài dòng. Bạn có thể viết:

“Tôi rất vui mừng khi nhận được thư mời phỏng vấn của quý công ty tại vị trí nhân viên Marketing tại công ty”. 

Đây sẽ là bước đệm tốt giúp bạn có thể đòn bẩy được lý do hoãn phỏng vấn ngay sau đó. Bước đệm này, cần được bạn cố gắng tối ưu một cách ngắn gọn súc tích nhất. Thay vì giải thích dài dòng, bạn có thể viết:

“Tuy nhiên, vì một số lý do cá nhân tôi không thể tham dự được cuộc phỏng vấn vào ngày/tháng/năm (Cụ thể)”. 

Xem ngay: Việc làm Marketing

Các chuyên gia tuyển dụng khuyên rằng, bạn nên nêu ra những lý do thể và ghi rõ ngày phỏng vấn dự định mà công ty đã dự định sắp xếp cho bạn. Bạn không thể tham gia buổi phỏng vấn nhân viên Marketing của công ty X. Bạn có thể viết cụ thể như sau:

“Tuy nhiên, tôi gặp vấn đề về sức khỏe nên không thể tham gia buổi phỏng vấn vị trí nhân viên Marketing của Quý công ty vào ngày 14/12/2024 đúng hẹn được”. 

Tiếp theo phần nêu lý do dời lịch phỏng vấn, bạn có thể cần đề nghị cụ thể lịch phỏng vấn, bạn dự định chắc chắn tham gia được để gửi đến nhà tuyển dụng. Bạn có thể viết nhu sau: 

Vì vậy, tôi rất mong quý công ty có thể sắp xếp cho tôi một lịch phỏng vấn khác vào ngày 15/12/2024. 

- Phần kết thư dời lịch phỏng vấn

Kết thúc phần nội dung tập trung cho phần cảm ơn nhà tuyển dụng và nêu lý do dời lịch phỏng vấn, cung như dời lịch phỏng vấn. Trong phần kết sẽ là phần mà bạn bày tỏ mong muốn của mình một lần nữa với nhà tuyển dụng, thiện chí của mình về cơ hội được được dời lịch phỏng vấn. Bên cạnh đó, bạn cũng cần gửi đến họ cả một lời cảm ơn chân thành và một lời xin lỗi vì sự bất tiện bạn đã tạo ra. Trên thực tế, không phải phòng nhân sự của công ty nào cũng có thể sắp xếp được công việc để đổi lịch phỏng vấn cho bạn. 

Bạn có thể viết như sau:

“Hi vọng rằng, quý công ty có thể tạo điều kiện để tôi có thể rời được linh phỏng vấn. Một lần nữa, tôi xin chân thành xin lỗi vì sự bất tiện này. 

Trân trọng và thân ái!"

Một lá thư xin dời lịch phỏng vấn chuyên nghiệp, nghiêm túc không chỉ là tấm vé kiến tạo cho bạn cơ hội tiếp cận được một lựa chọn việc làm yêu thích. Hơn thế, nó còn là tài liệu giúp nhà tuyển dụng cho thể đánh giá phần nào đó về phẩm chất, tư cách của ứng viên, độ phù hợp của ứng viên với văn hóa của doanh nghiệp như thế nào. Lời cảm ơn và sự xin lỗi đặt ở cuối thư xin dời lịch phỏng vấn là một trong những thành tố thể hiện được điều này. Bạn yên tâm rằng lá thư của bạn sẽ được đọc bởi đây là chức năng nhiệm vụ của phòng nhân sự. Nếu họ châm trước cho bạn, bạn sẽ nhận được phản hồi tích cực.

Chắc chắn rằng, đến đây bạn đã nắm được, cách để trình bày một bức thư xin dời lịch phỏng vấn như thế nào. Nhưng đó vẫn chưa phải là “câu kết” để bạn bỏ túi cho mình những kinh nghiệm xương máu khi bắt tay vào viết tài liệu này. Đừng bỏ qua, những lưu ý đặc biệt về cả phần nội dung và hình thức ngay sau đây nhé. 

Tham khảo thêm: Việc làm nhân sự

3. Một số lưu ý đặc biệt trong thư xin dời lịch phỏng vấn 

Dù bạn đang viết lá thư xin hủy hoặc dời lịch phỏng vấn sang ngày khác để phù hợp với lịch làm việc, bạn vẫn cần chú ý đến một số vấn đề quan trọng về nội dung và hình thức như sau:

3.1. Thời gian “khả thi”để viết thư dời lịch phỏng vấn

Theo các chuyên gia tuyển dụng, lá thư này chỉ có thể được xem xét chấp nhận kể từ thời gian 24 giờ kể từ thời điểm phòng nhân sự gửi đến ứng viên thông báo mời phỏng vấn. 

3.2. Nội dung đầy đủ, trình bày ngắn gọn, súc tích

Trong nội dung chủ đạo của bức thư dời lịch phỏng vấn, bạn chỉ nên cố gắng thu gọn nội dung và chỉ viết trong khoảng 1 tờ mặt giấy A4. Để tránh mất thời gian của cả hai bên, đừng cố gắng kể lể vào lý do xin dời lịch phỏng vấn, những chi tiết thừa mà chỉ tập trung vào lý do quan trọng nhất.

Đọc và chuẩn bị thêm ngay kiến thức: Câu hỏi tuyển dụng tự tin ứng tuyển

Bạn cũng nên bày tỏ sự nuối tiếc của mình và mong muốn công ty thông cảm vì không thể tham dự buổi phỏng vấn mà họ đã chủ động sắp xếp nhưng cần súc tích, ngắn gọn, không sử dụng từ ngữ hoa mỹ. 

3.3. Nói không với lỗi chính tả trong thư xin dời lịch phỏng vấn

Như đã nhấn mạnh, một lá thư xin dời lịch phỏng vấn chỉ có thể kéo dài trong tầm 1 trang mặt giấy A4. Trong không gian bị bó hẹp như vậy. Một lỗi chính tả nhỏ cũng trở thành hạt sạn to đùng trong mắt nhà tuyển dụng. Nó chính là bằng chính tố cáo bạn với doanh nghiệp rằng bạn là người thiếu cẩn trọng. Vì vậy, dù là một tài liệu cơ bản, bạn cũng cần kiểm tra một cách cụ thể trước khi gửi đến nhà tuyển dụng nhé.

Trên đây, là toàn bộ những thông tin hữu ích nhất xoay quanh cách viết thư xin dời lịch phỏng vấn. Mong rằng, thông tin này thật sự hữu ích với bạn.