0Chat

Chức năng và nhiệm vụ của phòng nhân sự trong doanh nghiệp

Lần cập nhật gần nhất: ngày 28 tháng 05 năm 2024

Theo dõi timviec365 tại

Có thể nói phòng nhân sự là một trong các bộ phận không thể thiếu ở trong một doanh nghiệp, những người làm việc trong phòng nhân sự phải là những người thật sự giỏi và uyên thâm. Vì phòng nhân sự là nơi phỏng vấn, kiểm tra ứng viên để tuyển dụng nhân viên mới, là phong ban phụ trách và chăm lo cho nhân viên đời sống nới công sở và đưa ra các quyết định liên quan đến phúc lợi của người lao động. Tóm lại đúng như tên gọi của nó là Human Resources – phòng nhân sự quản lý tất cả những gì liên quan đến nguồn lực và phúc lợi của con người.

1. Tầm quan trọng của phòng nhân sự

Các chức năng và nhiệm vụ của phòng nhân sự sẽ bao gồm tuyển dụng, đào tạo ứng viên mới, đánh giá hiệu quả, thúc đẩy các nhân viên, truyền thông nội bộ, các vấn đề liên quan đến an toàn lao động và nhiều hơn nữa. Đây sẽ là những chức năng và nhiệm vụ của phòng nhân sự cũng như tầm quan trọng của phòng nhân sự đối với doanh nghiệp.

1.1. Tuyển dụng và đào tạo

Đây được coi là một trong những chức năng chính của bộ phận nhân sự. Phòng nhân sự là người chịu trách nhiệm tạo lên kế hoạch và chiến lược tuyển dụng để thu hút được các nhân tài về với công ty. Nếu công ty có nguồn nhân lực chất lượng cao thì công ty sẽ phát triển tốt hơn.

Người ở phòng nhân sự chịu trách nhiệm toàn bộ về việc thiết kế các tiêu chí phù hợp với những mô tả của từng công việc cụ thể. Các nhiệm vụ khác của người làm trong phòng nhân sự liên quan đến việc tuyển dụng bao gồm xây dựng phạm vi công việc và nghĩa vụ của người nhân viên.

Dựa vào hai yếu tố này bộ phận nhân sự sẽ chuẩn bị các điều khoản cũng như soạn thảo ra hợp đồng cho ứng viên mới. Khi cần thiết, bộ phận nhân sự cũng trực tiếp đào tạo cho nhân viên mới để có thể nâng cao kĩ năng để đáp ứng tốt hơn với vai trò của mình. Sau khi thử việc nhân viên mới sẽ có bản tự nhận xét kết quả thử việc do nhân sự cung cấp.

1.2. Đánh giá hiệu quả

Bộ phận phòng nhân sự khuyến khích nhân viên trong một doanh nghiệp, tổ chức chung tay làm việc cùng nhau, đoàn kết với nhau, giúp nhân viên phát huy hết tiềm năng của mình, đồng thời sẽ đưa ra các gợi ý để giúp nhân viên cải thiện hiệu quả khả năng của mình. Phòng nhân sự cũng là người thường xuyên giao tiếp với nhân viên để cung cấp cho nhân viên những phản hồi cần thiết vè hiệu quả làm việc và giúp nhân viên xác định rõ vai trò của mình. Hoạt động như thế này thường rất có lợi vì nó cho phép nhân viên có thể đưa ra bản phác thảo những mục tiêu ngắn hạn rõ ràng của mình, theo đó sẽ giúp họ dễ dàng thực hiện các mục tiêu mà mình đã đề ra một cách toàn tâm toàn ý. Nếu được thực hiện thường xuyên thì các hoạt động đánh giá sẽ hiệu quả hơn và tạo một động lực lớn cho nhân viên.

1.3. Duy trì bầu không khí làm việc

Đây là một chức năng vô cùng quan trọng của phòng nhân sự, vì hiệu suất của nhân viên ttrong một doanh nghiệp hay tổ chức phần lớn sẽ bị ảnh hưởng bởi không khí hoặc văn hóa làm việc chung. Con người ta luôn cần một tinh thần thoải mái, sức khỏe đầy đủ, một môi trường điều kiện làm việc tốt là một trtong những lợi ích mà nhân viên có thể mong chờ từ bộ phận phòng nhân sự hiệu quả. Môi trường làm việc an toàn, sạch sẽ và lành mạnh sẽ giúp nhân viên phát huy tốt nhất khả năng của mình. Một bầu không khí làm việc thân thiện cũng sẽ làm gia tăng sự hài lòng cho các nhân viên. Vì vậy chính sách nhân sự cần phải đầy đủ và được tiến hành chặt chẽ.

1.4. Quản lý chanh chấp

Trong một tổ chức, thực ra có rất nhiều vấn đề phát sinh có thể dẫn đến những chanh chấp giữ những người lao động với nhau và cả với những người sử dụng lao động. Có thể khẳng định một điều rằng các mâu thuẫn như vậy đều không thể tránh khỏi. Trong toàn bối cảnh đó, bộ phận phòng nhân sự sẽ đóng vai trò là một nhà tư vấn và hóa giải để giải quyết các vấn đề như vậy một cách hiệu quả.

Nếu có không may xảy ra các vụ việc như vậy thì điều đầu tiên phòng nhân sự phải làm là lắng nghe những than phiền và bức xúc của nhân viên. Sau đó họ sẽ đưa ra các giải pháp phù hợp nhất để giải quyết vấn đề đó. Nói một cách khác là bộ phận nhân sự chịu trách nhiệm hành động kịp thời, đồng thời phải phòng ngừa các vấn đề trước khi nó trở nên nghiêm trọng hơn.

1.5. Quan hệ công chúng

Một phần lớn trách nhiệm về duy trì các mối quan hệ tốt với công chúng phụ thuộc vào phòng nhân sự. Nhân sự chịu trách nhiệm tổ chức ra các cuộc gặp kinh doanh, hội thảo và các cuộc họp quan trọng khác trên danh nghĩa của công ty để xây dựng nên quan hệ với các doanh nghiệp khác, với báo chí và với truyền thông. Có đôi lúc phòng nhân sự cũng phải đóng vai trò tích cực trong các hoạt động lập ra kế hoạch kinh doanh và tiếp thị cho doanh nghiệp.

Với một thời đại “làn sóng” quảng cáo và PR lên ngôi khi hoạt động xây dựng và duy trì các mối quan hệ lại càng được đề cao, những đóng góp của bộ phận nhân sự ngày một thể hiện rõ hơn trong hầu hết doanh nghiệp. Những doanh nghiệp mà ít đầu tư vào phòng nhân sự hay không xây dựng nên một phòng nhân sự vững mạnh sẽ dễ gặp phải các rắc rối trong các hoạt động kinh doanh thường nhật. Chính vì lý do đó nên ngày nay, hầu hết tất cả các doanh nghiệp đều rất đầu tư vào phòng nhân sự, để phòng nhân sự trở nên vững mạnh và hiệu quả. Vì vậy mà đối với những bạn muốn ứng tuyển vào vị trí này cần tìm hiểu rõ công việc nhân sự gồm những gì để làm hành trang kinh nghiệm.

Tham khảo: Điều bạn nên biết về lương nhân sự hiện nay!

2. Chức năng và nhiệm vụ của phòng nhân sự

- Hoạch định nguồn nhân lực: Theo dõi và đánh gía tình hình nguồn nhân lực trong doanh ghiệp, thống kê ra nhu cầu trong nhân sự, dự báo nhu cầu nhân sự trong tương lai của công ty (ít nhất là 3 tháng 1 lần) trên cơ sở những quy trình sản xuất đã được thiết lập kế hoạch sẵn, cùng những thay đổi và nhân tố khác. Xây dựng các chương trình và kế hoạch nguồn nhân lực cho công ty. Tư vấn và tham mưu cho các chi nhánh cùng phòng, ban, phân xưởng… Đưa ra các đề xuất thực hiện các chính sách nguồn nhân lực.

- Tuyển dụng: Chiến lược, chính sách và tác nghiệp. Dự báo nhu cầu tuyển dụng hàng năm. Lên kế hoạch để chuẩn bị cho nguồn nhân lực (Phí, các câu hỏi phỏng vấn, trắc nghiệm nghề nghiệp chính xác cho ứng viên…) cho việc tuyển dụng ứng viên mới. Xác định nguồn lực mà mình tuyển dụng. Tiếp nhận, sàng lọc và xử lý hồ sơ ứng viên. Lập lên danh sách các ứng viên tham gia phỏng vấn và thông báo cho họ biết. Tiến hành phỏng vấn các ứng viên. Lập chương trình hội nhập và tiếp nhận các nhân viên mới, thông báo giới thiệu nhân viên mới. Tổng kết công tác tuyển dụng. Theo dõi và đánh giá các biến động nhân sự trong công ty thông qua các phần mềm quản trị nhân sự của công ty. Tiến hành cho nhân viên mới kí kết hợp đồng lao động…

- Đào tạo: Theo một chiến lược và chính sách. Đào tạo nội quy và quy chế cho nhân viên mới. Hướng dẫn cách thức làm việc cũng như nghiệp vụ cho các nhân viên mới về công tác trong phòng nhân sự. Phối hợp và thực hiện với các phòng ban, khối khu vực và các đơn vị thành viên. Xác định nhu cầu và nôi dung trong chương trình đào tạo ứng viên. Xây dựng lên một kế hoạch để tái diễn đào tạo nhân viên. Chuẩn bị nguồn lực (tài chánh, phòng ốc…) để đào tạo nhân viên mới cũng như nhân viên lâu (chương trình này thì đơn vị tự tổ chức đào tạo). Tham mưu cho giám đốc về các chương trình cũng như dự án đào tạo trong công ty.

Xem thêm: Các công ty startup tuyển dụng, bạn có nên ứng tuyển

3. Các bộ phận trong phòng nhân sự

Trong phòng nhân sự thì sẽ có nhiều bộ phận làm việc khác nhau.

- Bộ phận nhân sự: Bộ phận tuyển dụng là bộ phận có trách nhiệm tìm kiếm và tuyển chọn nhân sự cho doanh nghiệp. Họ sẽ không ngồi chờ ứng viên đến ứng tuyển, mà sẽ thực hiện cả công việc của một headhunter, những chuyên gia được mệnh danh là "săn đầu người". Bộ phận này họ sẽ vừa lên kế hoạch tuyển dụng vừa trực tiếp thực hiện các chiến dịch tuyển dụng. Chính vì vậy họ sẽ phải rất tỉ mỷ từ các khâu chuẩn bị đến khâu tiến hành. Trong bộ phận tuyển dụng cũng phải đồng phối hợp cùng với các phong ban khác, tìm hiểu nhu cầu tuyển dụng của các tập đoàn khác và của từng phòng trong chính công ty, tập đoàn của mình để quyết định đăng nội dung tin tuyển dụng, làm sao để thời điểm đăng tin cũng như đăng lên các ttrang nào thì cần phải lưu ý để thu hút được ứng viên, chiêu mộ nhân tài tham gia ứng tuyển. Hiện nay có nhiều cách đăng tin tuyển dụng miễn phí vì vậy mà các hr cũng cố gắng tiết kiệm chi phí mà hiệu quả nhất.

- Bộ phận lương thưởng và phúc lợi: Trong các bộ phận của phong nhân sự C&B đây là một trong những bộ phận mà mà công ty dành đến sự quan tâm nhiều nhất. Các nhân viên của bộ phận này sẽ xây dựng và quản lý mức lương thưởng cho các nhân viên khác trong công ty. Tất cả các công việc này đều nhằm đến và đảm bảo tính công bằng về quyền lợi của các nhân viên trong công ty và phù hợp với quy định của nhà nước Việt Nam.

Bộ phận C&B được xem như là người có quyền và là người nắm cán cân thu nhập của tất cả các thành viên trong công ty, chính sách về tiền lương lại là một trong những mảng quan trọng nhất của nhân sự, chính vì vậy nên phòng C&B cần phải có được khả năng xử lý và phân tích các số liệu hiệu quả.

- Bộ phận đào tạo và phát triển: Bộ phận đào tạo và phát triển trong phòng nhân sự có một nhiệm vụ là cải thiện hiệu suất làm việc của nhóm và cá nhân bằng cách bối dưỡng những kiến thức và bồi dưỡng các kĩ năng nghiệp vụ cho nhân viên. Đào tạo và phát triển được xem như là bộ phận quan trọng nhất trong phòng nhân sự. Hầu như các tổ chức và công ty đều xem đào tạo và phát triển là một phần không thể thiếu trong hoạt động phát triển nguồn nhân lực.

Bên trên là tất cả các thông tin có liên quan đến chức năng và nhiệm vụ của phòng nhân sự trong doanh nghiệp, hi vọng qua bài viết này các bạn đã hiểu hơn phần nào về nghề nghiệp và định hướng cũng như xác định được nghề nghiệp của mình trong tương lai. Timviec365.vn là website chuyên tìm việc và đăng tin tuyển dụng cho các bạn. Nếu muốn trở thành một nhân viên của phòng nhân sự,đừng bỏ qua những thông tin tuyển nhân viên hành chính nhân sự tại Hà Nội và nhiều tỉnh thành khác trên Timviec365.vn vì bạn sẽ tìm được công việc ưng ý đúng với chuyên môn và chuyên ngành của mình. Chúc các bạn thành công.