Thư giới thiệu tiếng Anh là gì? Những lưu ý cần biết về thư giới thiệu

1. Thư giới thiệu tiếng Anh là gì? 

1.1. Khái niệm

Thư giới thiệu tiếng Anh là Recommendation Letter (hoặc Letter of Recommendation/ Reference Letter) - là thành phần không thể thiếu đối với những ai muốn xin học bổng, chương trình ngắn hạn hoặc internship. 

Thông thường khi nộp đơn xin học tại các trường đại học nước ngoài, bạn sẽ phải nộp 2-3 thư giới thiệu của những người có liên quan để phía nhà trường đánh giá được bạn ngoài điểm số. Từ đó có thể sàng lọc và lựa chọn các ứng viên phù hợp nhất.

Thư giới thiệu nghĩa là bạn sẽ được một người hoặc một tổ chức đề cử bạn với quỹ học bổng/chương trình công tác nào đó. Nhưng trên thực tế thì không phải ai cũng biết cách viết thư giới thiệu. Nếu đây là lần đầu bạn xin học bổng/chương trình công tác và không biết phải chuẩn bị gì thì bài viết này chính là dành cho bạn. 

Có hai đối tượng chính để bạn xin thư giới thiệu: nếu bạn ở độ tuổi học sinh thì có thể nhờ giáo viên, người hướng dẫn liên quan đến trường học; nếu bạn ở độ tuổi sinh viên trở lên thì có thể nhờ sếp, đồng nghiệp, dự án, đề án nào đó. Lưu ý rằng đối với những chương trình/ cấp bậc học bổng cao như du học thạc sĩ, tiến sĩ thì Reference Letter từ người có vị trí, tiếng tăm càng cao thì lá thư càng có giá trị.

1.2. Cấu trúc của thư giới thiệu tiếng Anh 

Cấu trúc của một bức thư giới thiệu bằng tiếng Anh không yêu cầu quá dài dòng nhưng phải đầy đủ chi tiết những nội dung cần thiết để thể hiện được điểm mạnh của người được giới thiệu và bày tỏ rõ ràng ý muốn tiến cử của người viết. Lưu ý rằng văn phong khi viết thư giới thiệu tiếng Anh cần đạt đến mức trang trọng cần thiết.

1.2.1. Những nội dung cần thiết của thư giới thiệu tiếng Anh 

Cấu trúc của một lá thư giới thiệu tiếng Anh tiêu chuẩn phải có các thành phần như sau:

- Date: Ngày tháng viết thư giới thiệu

- Salutation: Lời chào đầu thư, gửi đến những người liên quan hay hội đồng xét duyệt

- State who you are recommending and for what: Nội dung này yêu cầu người viết giới thiệu về người được tiến cử. Ở phần này không yêu cầu viết nhiều mà chỉ nên trình bày ngắn gọn và súc tích

- Describe the capacity in which you know them: Đây là phần miêu tả nghiệp vụ chuyên môn và năng lực mà người viết đánh giá thông qua quá trình làm việc chung với người được tiến cử. Từ những nội dung này, hội đồng kiểm duyệt sẽ biết được sự yếu tố liên quan đến thái độ và trình độ của bạn

- List their most applicable qualities: Nội dung này đề cập đến thế mạnh nổi bật của người được tiến cử. Như đã nói ở trên, mục này chỉ nên chọn những nét tính cách phù hợp với các tiêu chí và yêu cầu mà chương trình học bổng/nơi làm việc đề ra. Phần này rất quan trọng bởi vì người viết sẽ phải chọn lọc khéo léo những điểm chính để ghi vào trong bức thư. Để đạt được hiệu quả cao thì nên ghi kèm những dẫn chứng, ví dụ đi kèm chẳng hạn tên dự án/kế hoạch, chức vụ làm việc, thành tựu đạt được,...

- Conclude by confidently recommending them: Đây sẽ là phần người viết tái khẳng định để xác nhận rằng chương trình học bổng rất phù hợp với người được tiến cử về các khía cạnh bao gồm đức tính, trình độ chuyên môn cũng như định hướng sự nghiệp. Mục đích cuối cùng là kết luận rằng người được tiến cử sẽ tận dụng hết khả năng của chương trình học bổng này

- Signature: Người viết thư ký tên

1.2.2. Lưu ý

Một bức thư giới thiệu cần đáp ứng các yếu tố tiêu chuẩn giống như một bức thư trang trọng, như phần chào gửi ở đầu thư hoặc phần chữ ký ở cuối thư.

Có rất nhiều người bỏ qua những nội dung nhỏ này mà chỉ chăm chú và cẩn thận vào những nội dung quan trọng hơn. Nếu như không kỹ càng rất có thể bạn sẽ vụt mất cơ hội vào tay người khác đó. 

Khi nhờ người viết thư giới thiệu, bạn có thể can thiệp vào nội dung hoặc đưa ra một số gợi ý/hướng viết như: nêu rõ quan hệ của người viết với bạn (dự án làm chung, mối quan hệ quen biết bao lâu,...) cũng như những trình độ ngoại ngữ, kỹ năng của bạn. 

Một bức thư giới thiệu chỉ nên gói gọn trong một trang A4 và những gì được đề cập trong bức thư phải logic với phần còn lại của hồ sơ. Một lưu ý nhỏ là bạn nên sử dụng giấy có letterhead của trường hoặc công ty để viết thư giới thiệu, điều này sẽ tăng tính thẩm mỹ và chuyên nghiệp cho bức thư. 

Khi trình bày, bạn nên nêu rõ tên học bổng/chương trình mà bạn apply thay vì sử dụng những từ ngữ chung chung. Tất cả những chi tiết nhỏ này sẽ được phía nhà trường đánh giá cao hơn. 

Về phần chữ ký, để không mất nhiều thời gian cho việc đi xin chữ ký thì bạn có thể làm một loạt thư giới thiệu rồi xin chữ ký hoặc trình ký, tiếp đó là scan và lưu dưới dạng file ảnh. Sau này khi viết thư giới thiệu thì bạn chỉ cần chèn chữ ký vào file word rồi chuyển sang PDF và nộp thôi. 

2. Ví dụ về mẫu thư giới thiệu tiếng Anh 

Sau khi đã tham khảo những nội dung ở trên, chắc hẳn bạn đã nắm được những lưu ý quan trọng của một bức thư giới thiệu. Dưới đây là ví dụ về Letter of Recommendation mà bạn có thể tham khảo:

Dear Madam, 

This letter is to serve as my formal recommendation for Mrs. A. A has been an analyst for several months at my company on an internship program. She has been interested in obtaining a Master degree for some time now and I suggest that she would be an excellent candidate for your esteemed program. During her time at our company, A has consistently demonstrated a strong work ethic and a dedication to success. Based on good financial knowledge and a hard – working attitude, she always finishes our assignment better than the expectation. The judgment she gave about figures on the reports is highly appreciated. She works overtime as necessary in order to meet specific deadlines. Furthermore, A is skilled in working independently and is also a good communicator when explaining her own ideas. In our company, Mrs. A has an excellent rapport with people. In the end, she has great teamwork skills. She is an active member in the group and I feel her budding leadership abilities will become even more effective in a business school setting. For the contributions of A, I highly recommend A as a candidate for your postgraduate program. Should I have to give more information regarding A, please do not hesitate to contact me. 

Sincerely. 

Vậy là chúng ta đã cùng nhau tìm hiểu và giải đáp thắc mắc xung quanh vấn đề “thư giới thiệu tiếng Anh là gì”. Hy vọng qua những gì chúng tôi vừa chia sẻ sẽ giúp các bạn nắm bắt được nhiều thông tin bổ ích.