Thư xin việc là gì? Vai trò và chức năng của thư xin việc?

Công ty tuyển dụng việc làm

1. Thư xin việc là gì? 

Thư xin việc tùy vào mục đích sử dụng mà mỗi người lại có các định nghĩa khác nhau về thư xin việc. Vậy thư xin việc hay cover letter là gì. Bạn có thể hiểu thư xin việc với ý nghĩa như sau: Thư xin việc chính là một thành phần trong bộ hồ sơ xin việc mà nhà tuyển dụng cần  đến để có thể biết được các thông tin cơ bản mà về các ứng viên. 

Thư xin việc có thể coi là phần thông tin đầu tiên mà nhà tuyển dụng sẽ đọc để có thể thấy được các thông tin cơ bản của một ứng viên mà mình sẽ chọn. Có thể nói đây là một trong những phần thông tin không thể thiếu được trong bộ hồ sơ xin việc của bạn. Tuy nhiên, tùy từng nhà tuyển dụng mà họ sẽ có các yêu cầu khác nhau về việc có cần thư xin việc hoặc là motivation letter hay không. 

Xem thêm: Motivation letter là gì

2. Nội dung và độ dài trong thư xin việc cần đảm bảo những gì?

Cách viết thư xin việc chuẩn trong bộ hồ sơ xin việc có thể được chia làm 4 phần bao gồm các nội dung chính như sau:

Phần thứ nhất trong thư xin việc đó chính là tiêu đề của bức thư - tên của bạn và vị trí mà bạn muốn ứng tuyển, thông tin liên lạc. 

Phần thứ hai đó chính là mở bài: Kính thưa, ngôn ngữ sử dụng các kính ngữ để thể hiện sự tôn trọng đối với nhà tuyển dụng cũng như thái độ của bạn đối với nhà tuyển dụng. Giới thiệu khái quát và nêu rõ được lý do cũng như mục đích viết thư này.Tiếp đến là một đoạn văn giới thiệu ngắn gọn và đầy đủ thông tin về bản thân bạn. 

Phần thứ ba đó chính là phần thân bài - nội dung chính đưa thông tin  trong bức thư - phần này cần làm rõ hơn và là phần bổ sung ý cho phần nội dung trong phần mở bài vừa trình bày ở trên: nêu rõ các thông tin chính yếu của bức thư xin việc bao gồm trình độ học vấn, kinh nghiệm cũng như các kỹ năng làm việc để có thể thuyết phục nhà tuyển dụng thấy được khả năng của bạn.  

Phần kết thư: Bạn nên tóm tắt lại các nội dung đã được trình bày trong thư xin việc trước đó, và cho nhà tuyển dụng thấy được mong muốn của bạn được làm việc tại vị trí mà họ đang cần. Bạn cần đưa ra một lời cam đoan, hứa hẹn nếu được làm việc tại vị trí đó. 

Ở phần kết này, bạn cũng cần thực hiện một cách  chỉnh chu nhất, Ký và ghi rõ họ tên phần cuối thư như một sự xác nhận với nhà tuyển dụng rằng bạn chính là người thực hiện việc tạo ra bức thư xin việc trên và có trách nhiệm đối với những thông tin mà bạn vừa làm ra. 

Về độ dài của nội dung trong thư xin việc các bạn cần đảm bảo mọi thông tin đều được trình bày tóm gọn trong một trang giấy A4 mà vẫn đảm bảo được nội dung một cách đầy đủ.

Xem thêm: Thư xin việc ngân hàng

3. Thư xin việc đối với tình hình tuyển dụng hiện nay

Đối với tình hình tuyển dụng hiện nay các nhà tuyển dụng thường áp dụng các phương pháp đánh nhanh thắng thắng nhanh - tuyển nhanh và có được các ứng viên đạt tiêu chuẩn để phục vụ cho công ty. Vì thế mà giờ trong hồ sơ xin việc giao hàng nhanh hay hồ sơ xin việc lái xe thường thủ tục sẽ bớt rườm rà đối với ứng viên như không cần thư xin việc viết tay nữa.

Cụ thể là có nhà tuyển dụng chỉ cần bạn nộp CV xin việc và viết thư xin việc qua email để có thể biết được những thông tin khái quát nhất về bản thân bạn thay vì hiểu biết một cách chi tiết, và để có thể tiết kiệm được thời gian cho cả ứng viên và nhà tuyển dụng. 

Như vậy, chỉ bằng một bức thư xin việc trực tuyến - email cộng thêm CV là bạn rất có thể có được cơ hội phỏng vấn rồi, việc nộp hồ sơ đầy đủ lại là công việc sau đó, khi mà bạn có được cơ hội phỏng vấn tại công ty mà bạn đã gửi CV đính kèm cùng đơn xin việc trước đó. 

Đặc biệt hình thức tuyển dụng mù - blind hiring - một khái niệm khá mới mẻ tuy nhiên gần đây nó lại như trở thành một xu hướng đối với các nhà tuyển dụng. Hình thức tuyển dụng này lại không quan tâm quá nhiều đến kinh nghiệm làm việc của ứng viên mà thay vào đó chỉ quan tâm đến khả năng và tiềm năng làm việc của ứng viên đó. Chính vì vậy mà các thủ tục có trong hồ sơ cũng không còn trở nên quá quan trọng như trước nữa. 

Đối với các nhà tuyển dụng tại các công ty lớn thì việc tuyển chọn nhân viên theo một quy trình sẽ là điều kiện bắt buộc để có thể sàng lọc ra các thông tin và ứng viên có trình độ chuyên môn và cả kỹ năng làm việc cao. Không nói đâu xa ví dụ như tập đoàn Samsung của Hàn Quốc đầu tư phát triển tại Việt Nam - các ứng viên phải trải qua 6 vòng. Trong đó vòng nộp hồ sơ là điều kiện đầu tiên mà các ứng viên phải chuẩn bị thật kỹ càng thì mới có cơ hội được đi đến các vòng tiếp theo. 

Chính vì vậy mà việc chuẩn bị cho mình một bộ hồ sơ xin việc hoàn chỉnh, đặc biệt là một bức thư xin việc vẫn là một yêu cầu không thể thiếu được đối với tình hình hiện nay nếu bạn muốn có một vị trí làm việc tốt, một công việc như bạn mong đợi. Cụ thể là làm việc trong các công ty lớn, môi trường làm việc và các chế độ đãi ngộ cho nhân viên hấp dẫn. 

Vì vậy, nếu bạn ở xa không thể nộp hồ sơ trực tiếp được thì còn có một cách khác cho bạn đó chính là việc gửi email và scan tất cả các loại giấy tờ rồi gửi cho nhà tuyển dụng.

Việc làm telesales

4. Phân biệt thư xin việc và email xin việc - điểm giống và khác nhau

Dựa vào mục đích sử dụng và vai trò của thư xin việc và email xin việc mà chúng ta có thể phân biệt được các điểm giống và khác nhau giữa hai phần nội dung này.

4.1. Điểm giống nhau giữa thư xin việc và Email xin việc là gì? 

Cả hai loại thư này đều được sử dụng với mục đích xin việc với nội dung khái quát cũng giống nhau, đều nhằm giới thiệu bản thân và gây ấn tượng đối với nhà tuyển dụng. 

Như vậy, ta có thấy rằng cả hai loại thư này đều có chung mục đích và đối tượng được gửi đến, bên cạnh đó xét về mặt nội dung thì cả hai loại thư này cũng có những nét giống nhau. 

Thời gian cả hai loại thư này được gửi đi thông thường là trước các buổi phỏng vấn. 

Xem thêm: Thư xin việc tiếng Nhật

4.2. Điểm khác nhau giữa thư xin việc và Email xin việc 

Sự khác nhau về yêu cầu của nhà tuyển dụng: 

Thư xin việc là một thành phần/ bộ phận có trong bộ hồ sơ xin việc, thành phần này có thể có hoặc không tùy theo yêu cầu của nhà tuyển dụng. Còn đối với email xin việc thì thông thường sẽ là thành phần bắt buộc vì có những nhà tuyển dụng chỉ yêu cầu bạn gửi và CV về địa chỉ email của nhà tuyển dụng thì email lúc này lại trở thành yêu cầu bắt buộc đối với các ứng viên. 

Sự khác nhau về nội dung và độ dài chính bày: 

Thư xin việc sẽ được Trình bày gói gọn trong một trang giấy, với các nội dung được trình bày một cách đầy đủ và chi tiết. Còn đối với Email xin việc thì bạn có thể trình bày một cách khái quát và ngắn gọn hơn. Thông tin đính kèm trong Email xin việc thông thường chỉ là CV xin việc, ngược lại thư xin việc lại là một trong những thành phần trong số rất nhiều giấy tờ có trong bộ hồ sơ xin việc .

Về hình thức thực hiện và nộp thư xin việc: Email xin việc được nộp thông qua hình thức nộp trực tuyến và đánh máy hoặc có thể viết bằng điện thoại di động. Thư xin việc trong bộ hồ sơ xin việc được làm bằng cách viết tay, điền vào mẫu có sẵn, hoặc đánh máy và nộp trực tiếp tại công ty. 

Hình thức trình bày: Thư xin việc có thể được trình bày sao cho đẹp mắt và thu hút người nhìn, thêm vào đó các ứng viên có thể thêm ảnh cho phần nội dung của thư xin việc. Trong khi đó một Email xin việc không thể thiết kế và cho ảnh vào trong đó được mà chỉ có thể đính kèm ảnh chụp từ trước và lấy các file ảnh đó và gửi đi. 

Điểm tiện lợi của Email: Khi mà bạn gửi email - thư điện tử cho nhà tuyển dụng thì việc nhận được phản hồi cũng nhanh hơn nếu bạn đáp ứng đúng yêu cầu về hồ sơ dự tuyển của họ. Chính nhờ vậy mà khi bạn có bất kỳ thắc mắc gì bạn có thể gửi thư trực tuyến cho nhà tuyển dụng để có thể thắc mắc về vấn đề đó. Trong khi việc gửi thư xin việc trực tiếp tại công ty bạn sẽ phải chờ đợi cho đến khi nhà tuyển dụng chủ động liên lạc với bạn.

Mẫu cv online

5. Khi viết thư xin việc cần lưu ý những gì?

Từ việc nhận thức và phân biệt được các loại thư xin việc như trên mà trong phần nội dung này các bạn cần lưu ý được các vấn đề mà hiện nay rất nhiều các bạn trẻ đang gặp phải. Cụ thể là các lỗi lớn, nhỏ khác nhau khiến cho nhà tuyển dụng bặt vô âm tín, không hồi âm lại bạn. 

Lỗi chính tả  là điều cấm kỵ trong bất cứ bộ hồ sơ xin việc nào, đặc biệt là thư xin việc - lời chào thân thiện đầu tiên của bạn đến với nhà tuyển dụng. Chính vì thế đừng gây ấn tượng với nhà tuyển dụng bằng sự cẩu thả trong những lỗi sai chính tả các  bạn nhé!

Dùng ngôn ngữ trong các dạng tin nhắn hay theo phong cách ngôn ngữ mà bạn giao tiếp hằng ngày thay vì dùng kính ngữ, kính thưa, kính gửi trong thư xin việc. 

Trình bày những thông tin một cách dài dòng văn tự, không đi trực tiếp vào chủ đề chính hoặc trình bày một cách bất cẩn, cẩu thả trong thư xin việc. 

Không tìm hiểu kỹ các thông tin về công ty và vị trí tuyển dụng của công ty, hiểu sai vấn đề mà nhà tuyển dụng yêu cầu dẫn đến tình trạng trình bày phần nội dung bị lạc đề.

Không hoặc quyên đính kèm CV như nội dung đã trình bày trong Email. 

Đó là một số các lỗi và lưu ý cơ bản khi trình bày bất cứ một văn bản hồ sơ nào đặc biệt là trong thư xin việc - cần đảm bảo tính chính xác tuyệt đối, không thể để xảy ra bất kỳ sai sót nào.  Ngoài ra các bạn có thể tham khảo thêm 10 lưu ý giúp bạn viết lá thư xin việc hay nhất để có thể viết được lá thư xin việc vừa ý nhé.

Vậy bạn đã hiểu thư xin việc là gì chưa? Hy vọng bài viết này đã mang đến cho bạn những chia sẻ hữu ích nhất trong việc trình bày nội dung và các lỗi cần tránh khi tạo thư xin việc. Mong rằng sau bài viết này các bạn sẽ rút ra cho mình được những bài học kinh nghiệm quý giá để hoàn thiện bộ hồ sơ xin việc và sớm có được một công việc như bạn mong muốn.