Tổ chức bộ máy kế toán có nội dung, ưu nhược điểm ra sao?

1. Tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp có những tiêu chí nào?

Tổ chức bộ máy kế toán là công việc sắp xếp, phân công, bố trí công tác cho các kế toán viên trong bộ phận/ đơn vị phù hợp với bộ máy hoạt động cùng với những yêu cầu được quản lý đưa ra. Đồng thời cũng cần đảm bảo chỉ đạo và thực hiện tập trung, thống nhất và toàn diện, chuyên môn hóa, hoàn thành công tác kế toán đơn vị.

Do vậy, khi tổ chức bộ máy kế toán, cần phải có các cơ sở để làm căn cứ: đặc điểm, yêu cầu tổ chức công tác kế toán cho phù hợp. Và còn căn cứ cả biên chế, phân chia các bộ phận kế toán cách hợp lý… Trên thực tế thì tổ chức bộ máy kế toán cũng là khâu có vai trò vô cùng quan trọng đối với công tác kế toán (tổ chức thu thập, xử lý, kiểm tra và cung cấp). Trực tiếp tác động cũng như quyết định đến sự hiệu quả và chấ lượng trong công tác kế toán.

Tóm lại, các bạn cần hiểu rằng, việc tổ chức hoạt động bộ máy kế toán trong doanh nghiệp sẽ được dựa vào những tiêu chí:

- Lĩnh vực hoạt động  sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

- Đặc điểm của quy trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

- Quy mô hoạt động của đơn vị/ bộ phận.

- Mức độ phân cấp tài chính nội bộ, quản lý kinh tế.

- Trình độ trang thiết bị, áp dụng những phương tiện kỹ thuật tính toán tiên tiến, ví dụ như phần mềm kế toán.

- Trình độ nghiệp vụ chuyên môn trong công tác kế toán của đội ngũ kế toán viên.

2. Các hình thức tổ chức bộ máy kế toán trong các đơn vị sự nghiệp công lập có thu

Với những nội dung rõ ràng về tiêu chí nhu đã chia sẻ ở trên thì các bạn cũng đã quá rõ ràng đối về việc căn cứ mà các công tác kế toán có thể căn cứ vào. Và việc đưa ra những lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán cũng cần phải được dựa vào chính những tiêu chí như đã chia sẻ trên. Mô hình tổ chức hoạt động bộ máy kế toán cũng cần phải khoa học, hợp lý. Đồng thời cũng cần làm giảm bớt chi phí, rồi nâng cao hiệu quả cũng như chất lượng trong hoạt động công tác kế toán của đơn vị. Tức là mỗi mô hình cũng sẽ có những đặc điểm, ưu nhược điểm khác nhau, các doanh nghiệp sẽ dựa theo từng nội dung để áp dụng trong doanh nghiệp phù hợp nhất có thể. Dưới đây sẽ là nội dung cơ bản nhất của các mô hình tổ chức bộ máy kế toán các bạn nên tham khảo.

2.1. Hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung

Đúng như tên gọi, đơn vị sự nghiệp công lập áp dụng mô hình này sẽ chỉ lập một phòng kế toán chịu trách nhiệm thực hiện các công việc từ thu nhận, xử lý, phân tích và ghi sổ chứng từ kế toán vào hệ thống phần mềm, báo cáo tài chính của đơn vị. Hay nói một cách đơn giản thì phòng kế toán trung tâm này sẽ thực hiện toàn bộ công việc liên quan đến nghiệp vụ kế toán phát sinh trong doanh nghiệp. Tuy nhiên mô hình này cũng có ưu nhược điểm riêng. Khi các doanh nghiệp đã được lựa chọn mô hình tổ chức kế toán phù hợp với bộ máy của mình thì đương nhiên cũng đã suy xét nhiều đến vấn đề giữa ưu điểm và nhược điểm.

2.1.1. Ưu điểm của hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung

Đối với công tác kế toán mà nói thì việc tối ưu hóa được công việc nhưng vẫn đảm bảo được tính hiệu quả và chất lượng công việc thì đương nhiên hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung đã chiếm được nhiều ưu thế. Bởi vì nó giúp các kế toán viên có thể phân công công việc nhanh chóng và thuận tiện, cán bộ kế toán chuyên môn hóa hơn, tiết kiệm chi phí hạch toán. Bên cạnh đó việc kiểm tra, đảm bảo nghiệp vụ thì cũng sẽ được tập trung, thống nhất giữa các kế toán viên dưới sự quản lý của kế toán trưởng cũng như ban quản lý trong việc theo dõi, quản lý tài sản. Đồng thời vẫn đảm thực hiện đúng với nhiệm vụ và chức năng của tổ chức bộ máy kế toán.

2.1.2. Nhược điểm của hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung

Bên cạnh những ưu điểm kể trên thì hình thức tổ chức công tác kế toán này vẫn còn tồn tại một số hạn chế, nhất là đối với doanh nghiệp có quy mô hoạt động đơn vị rộng, nghiệp vụ xử lý, cung cấp thông tin chưa được nâng cao cùng với trình độ chuyên môn chưa đồng đều thì việc giám sát hoặc kiểm tra của kế toán trưởng sẽ không thực sự hiệu quả, và việc quản lý tài sản hay sử dụng kinh phí cũng hạn chế. Bởi khối lượng công việc kế toán rất nhiều, đơn vị sự nghiệp độc lập nên không có sự phân tán quyền lực quản lý.

Tuy nhiên nếu trình độ chuyên môn của các kế toán viên trong tổ chức công tác kế toán được đảm bảo thì đương nhiên nhược điểm này cũng không hề ảnh hưởng nhiều. Đồng thời cũng cần thường xuyên nâng cao trình độ chuyên môn của từng kế toán viên để đảm bảo được công tác kế toán.

2.2. Hình thức tổ chức công tác kế toán phân tán

Với hình thức này thì các doanh nghiệp sẽ tổ chức phòng kế toán trung tâm. Hay nói một cách đơn giản hơn thì các vấn đề về kinh tế nội bộ hay phân cấp quản lý tài chính đều có tổ chức kế toán riêng. Đồng thời các công việc của công tác kế toán bao gồm nhiều phần hành công việc kế toán phát sinh và công tác tài chính trong toàn đơn vị.

Quy trình thực hiện công việc của tổ chức bộ máy kế toán phân tác sẽ được thực hiện cụ thể như:

Đơn vị kế toán cấp cơ sở chịu trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra và giám sát công tác kế toán;

Các đơn vị cơ sở trực thuộc gửi thông tin, báo cáo kế toán cùng với các tài liệu, báo cáo kế toán cho đơn vị kế toán cấp trên để tiến hành thực hiện công tác lập báo cáo kế toán tổng hợp, và báo cáo tài chính với nội dung rõ ràng, riêng biệt của từng đơn vị kế toán;

Kế toán đơn vị trực thuộc sẽ chịu trách nhiệm thực hiện các nghiệp vụ phát sinh đơn vị kế toán cấp cơ sở. Đồng thời kết hợp công tác tổ chức thu nhận, xử lý, toàn bộ thông tin kế toán ở đơn vị mình. Sau khi đã hoàn thành nhiệm vụ thì sẽ tổ chức theo định kỳ hoặc kỳ kế toán để lập các báo cáo kế toán và gửi về phòng kế toán trung tâm.

2.2.1. Ưu điểm tổ chức công tác kế toán phân tán

Như đã chia sẻ thì bất cứ công tác kế toán nào cũng sẽ có những ưu nhược điểm khác nhau, và đối với hình thức tổ chức kế toán này cũng vậy. Các hình thức tổ chức công tác kế toán phân tán, cũng đã mang lại khá nhiều thuận lợi cho sự phát triển việc kiểm soát các nghiệp vụ phát sinh. Đồng thời việc hạch toán kinh tế nội bộ; phân cấp quản lý kinh tế, tài chính của bộ phận trực thuộc đều được phân công rõ ràng và được thực hiện nhanh chóng, kịp thời. Đảm bảo được chất lượng cũng như sự uy tín của bộ máy kế toán.

Tuy nhiên, khi áp dụng hình thức này thì các bạn cũng nên đánh giá cũng như xem xét rõ các vấn đề về loại hình và mô hình hoạt động của doanh nghiệp để không ảnh hưởng đến chất lượng cũng như hiệu quả của công tác kế toán. Trên thực tế thì hình thức này sẽ phù hợp đối với những doanh nghiệp có phạm vi hoạt động rộng,  phân tán, và các đơn vị trực thuộc của bộ phận kế toán hoạt động độc lập.

2.2.2. Nhược điểm tổ chức công tác kế toán phân tán

Bởi nhược điểm lớn của hình thức này chính là việc tổng hợp, thu thập cung cấp thông tin, số liệu còn hạn chế dẫn đến công tác lập báo cáo toàn đơn vị cũng bị ảnh hưởng và thường bị chậm. Tổ chức bộ máy còn nhiều phức tạp và hơi công kềnh khiến cho việc cơ giới hóa công tác kế toán bị hạn chế và kế toán trưởng chỉ đạo nghiệp vụ khó tập trung.

Tóm lại, các bạn có thể hiểu rằng, nhược điểm bị phát sinh chính là việc phân cấp kế toán sẽ cồng kềnh, vì phải phụ thuộc vào các đơn vị liên quan, ảnh hưởng đến việc thu thập, tiếp nhận, tổng hợp và xử lý thông tin kế toán cho toàn doanh nghiệp.

2.3. Hình thức tổ chức công tác kế toán vừa tập trung, vừa phân tán

Sau khi đã hiểu được tổ chức bộ máy kế toán là gì thì có lẽ các bạn cuunxg addax biết được rằng, không có hình thức tổ chức nào là hoàn hảo cả. Và hình thức cuối cùng này được kết hợp giữa phân tán và tập trung nhưng cũng có ưu điểm và nhược điểm riêng. Tuy nhiên các bạn cũng có thể thấy rằng khi các đơn vị kế toán vẫn lập phòng kế toán trung tâm. Còn cũng tùy thuộc vào từng quy mô của doanh nghiệp mà người ta sẽ có những đơn vị trực thuộc, đồng thời việc yêu cầu quản lý cũng như trình độ nghiệp vụ quản lý của hình thức này cũng có hoặc không tổ chức kế toán riêng. Quy trình thực hiện của tổ chức bộ máy kế toán cũng sẽ thực hiện theo nội dung như sau:

Các công tác nghiệp vụ kế toán phát sinh ở đơn vị chính hay trực thuộc đều được Phòng kế toán trung tâm chịu trách nhiệm thực hiện và quản lý; đồng thời thực hiện nghĩa vụ hướng dẫn và kiểm tra công tác kế toán ở các đơn vị;

Đối với các đơn vị trực thuộc có tổ chức hạch toán nghiệp vụ phát sinh kế toán riêng thì Phòng kế toán trung tâm cũng sẽ thu nhận, kiểm tra và lập các báo cáo kế toán tổng hợp cho toàn đơn vị;

Phòng kế toán trung tâm chủ động thực hiện công tác xây dựng và quản lý kế hoạch tài chính toàn đơn vị của bộ máy công tác kế toán.

Ngoài ra, các đơn vị kế toán phụ thuộc cũng sẽ chịu trách nhiệm trong việc thực hiện công tác kế toán cơ bản khác liên quan đến phần hành của mình, như hạch toán tài chính phát sinh và lập báo cáo kế toán theo định kỳ kế toán rồi gửi về phòng kế toán trung tâm.

2.3.1. Ưu điểm tổ chức công tác kế toán vừa tập trung, vừa phân tán

Với nội dung cơ bản về việc thực hiện của hình thức này thì các bạn cũng dễ dàng thấy được những ưu điểm của nó rồi đúng không, đây là hình thức khá phù hợp với các đơn vị hoạt động trên phạm vi địa bàn vừa phân tán, vừa tập trung, có nhiều đơn vị trực thuộc. Đồng thời mức độ phân cấp quản lý tài chính, cùng trình độ nghiệp vụ quản lý kinh tế, tài chính khác nhau. Như vậy việc ấp dụng cũng thể hiện được hết những đặc điểm cũng như lợi thế của hình thức này trong việc tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị sự nghiệp công lập.

Nhìn chung, ưu điểm của việc tổ chức hợp lý bộ máy kế toán cũng sẽ có nhiều hữu ích đối với sự phân công cũng như phân nhiệm vụ các đơn vị kế toán một cách cụ thể cũng như rõ ràng hơn. Đồng thời việc xác định mối quan hệ giữa kế toán viên với nhau cũng thuận tiện và tạo ra được nhiều mối quan hệ vững bền giữa bộ máy kế toán. Đó cũng chính là yếu tố sẽ quyết định được chất lượng cũng như tính hiệu quả của công tác kế toán của một đơn vị.

2.3.2. Nhược điểm tổ chức công tác kế toán vừa tập trung, vừa phân tán

Bên cạnh ưu điểm kể trên thì với hình thức này cũng không có nhược điểm gì nhiều, đó là mô hình tổ chức kế toán này sẽ công kềnh vì kết hợp cả 2 mô hình và cần bổ sung nhiều nhân lực để đảm nhận các vị trí khác nhau thì mới đáp ứng được hết những yêu cầu của tổ chức bộ máy.

Vậy nên trước khi các bạn lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán cho doanh nghiệp mình thì cũng cần phải đáp ứng được những điều kiện về quê mô, vị trí hoạt động và cả trình độ chuyên môn của công nhân viên kế toán để đảm bảo được hiệu quả và chất lượng của bộ máy kế toán.

Trên đây là những chia sẻ về tổ chức bộ máy kế toán, hy vọng đã mang lại nhiều thông tin hữu ích đến bạn!