Khám phá trách nhiệm và quyền hạn của nhân viên bán hàng

1. Trách nhiệm chính của nhân viên bán hàng

Nhân viên bán hàng có thể bị bạn nhầm lẫn với nhân viên kinh doanh, tuy nhiên mặc dù mục tiêu chính là giống nhau, đều là gia tăng doanh số, bán được hàng và đảm bảo doanh thu cho công ty. Trên thực tế, nhân viên bán hàng là một chức danh công việc sử dụng phổ biến hơn trong lĩnh vực bán lẻ hàng hóa. Về trách nhiệm và quyền hạn của nhân viên bán hàng tương đối nhiều, bởi sản phẩm họ bán có thể bao gồm từ nước ngọt, bánh kẹo, thiết bị văn phòng cho đến quần áo, giày dép,... Mỗi sản phẩm có đặc trưng, tính chất và yêu cầu bán buôn riêng. Nhưng nhìn chung, khi nói về trách nhiệm của một nhân viên bán hàng, sẽ bao gồm những trách nhiệm chính như sau:

1.1. Tiếp nhận và đảm bảo về số lượng, chất lượng đầu vào của hàng hóa

Đầu tiên trong quy trình trách nhiệm công việc của mình, các nhân viên bán hàng có nhiệm vụ tiếp nhận và đảm bảo về số lượng cũng như về chất lượng đầu vào của hàng hóa, sản phẩm. Thông thường, việc tiếp nhận này sẽ diễn ra khi tùy vào tình trạng số lượng sản phẩm trong kho hoặc cửa hàng đã gần hết. Các nhân viên bán hàng sẽ đề xuất nhập thêm hàng và cũng là cá nhân chịu trách nhiệm nhận hàng, kiểm hàng.

Tuy nhiên, việc kiểm kê hàng hóa không chỉ dừng lại ở việc đếm số lượng. Mà còn cần kiểm tra về chất lượng, bao bì, cách đóng gói, đặc biệt là những thông số như thời gian sản xuất và hạn sử dụng. Đồng thời, khi tiếp nhận hàng hóa, sản phẩm, nhân viên bán hàng cũng cần kiểm tra các giấy tờ, chứng từ, hóa đơn, đối chiếu các thông tin trong những tài liệu này với thực tế đơn hàng đã nhận được, xem đã tương ứng hay chưa tương ứng. Việc tiếp nhận, kiểm kê hàng hóa, sản phẩm không chỉ là một cá nhân thực hiện mà cả một đội ngũ nhân viên bán hàng.

Nhân viên bán hàng trong quá trình tiếp nhận hàng hóa, có trách nhiệm trong việc phát hiện kịp thời những vấn đề, lỗi phát sinh, xem xét lỗi đó do bên giao hàng hay bên nhận hàng, sau đó nhân viên bán hàng cần thống kê lại các vấn đề và báo cáo với cấp trên để đưa ra phương án xử lý.

1.2. Trực tiếp bán hàng, đảm bảo doanh số và doanh thu

Trực tiếp bán hàng, đảm bảo doanh số và doanh thu chính là một trong những trách nhiệm và quyền hạn của nhân viên bán hàng. Điều này là dĩ nhiên, bởi họ đóng vai trò như một lực lượng trung gian giữa doanh nghiệp và thị trường, họ được tuyển dụng để bán hàng, như đúng chức danh mà họ nhận được. Như đã nói từ ban đầu, lĩnh vực bán hàng bạn tham gia có thể là: đồ uống, thực phẩm, thiết bị,... chính vì vậy, tùy thuộc vào việc bạn bán cái gì để học cách bán cái đó.

Một doanh nghiệp có thể có hàng chục, thậm chí hàng trăm sản phẩm, nếu không am hiểu và trang bị những kiến thức về từng loại sản phẩm, công dụng của sản phẩm, đối tượng khách hàng sản phẩm hướng đến là ai, quá trình bán hàng của bạn có thể gặp khó khăn. Trong phạm vi trách nhiệm này, nhân viên bán hàng cần chủ động trong việc mở rộng mạng lưới khách hàng tiềm năng, đón tiếp họ và tư vấn sản phẩm đúng với mong muốn của khách hàng. Để làm được điều này hiệu quả, bạn cần biết lắng nghe nhu cầu của từng khách hàng, cũng như tìm hiểu về khả năng tài chính của từng đối tượng. Sau đó, giới thiệu cho họ những sản phẩm mà họ đang tìm kiếm, phù hợp với túi tiền cũng như thỏa mãn nhu cầu của họ nhất.

Ngoài việc trực tiếp bán hàng, nhân viên bán hàng còn có trách nhiệm trong quá trình đảm bảo doanh số cũng như doanh thu của công ty. Mặc dù điều này là tương đối áp lực, tuy nhiên nó cần được nghiêm túc tuân thủ để công ty có thể tồn tại và phát triển.

1.3. Bảo quản, giữ gìn hàng hóa sẵn có

Nhân viên bán hàng còn có trách nhiệm trong việc bảo quản và giữ gìn hàng hóa sẵn có. Bộ mặt cửa hàng hay sự sạch sẽ chi tiết trong từng sản phẩm có thể là một yếu tố quyết định để níu chân khách hàng và buộc họ phải quay trở lại. Trong thị trường bán lẻ đầy cạnh tranh, công ty sẽ bị thất thế nếu như họ có một đội ngũ nhân viên bán hàng lười biếng, không biết vệ sinh và giữ gìn hàng hóa, sản phẩm.

Không chỉ đảm bảo việc bảo quản hàng hóa, sản phẩm đặt đúng chỗ, đúng nơi quy định, nhân viên bán hàng còn phải thường xuyên kiểm tra chất lượng sản phẩm, kiểm tra xem bao bì có bị rách, hay bẩn,.... để thực hiện điều chỉnh, có biện pháp thay đổi. Ngoài sản phẩm và hàng hóa, họ cũng cần thực hiện hàng ngày việc lau dọn, vệ sinh sạch sẽ không gian cửa hàng, các kệ hàng hay quản lý và giám sát những cơ sở vật chất, thiết bị trong cửa hàng. Được xem là một trách nhiệm mà bất cứ nhân viên bán hàng nào cũng phải trải qua, họ cần nhận thức và có tính tự giác hơn trong phạm vi công việc này!

1.4. Trưng bày hàng hóa và thống kê hàng tồn

Để thực sự có tính thu hút, lôi kéo được tầm mắt của khách hàng vào sản phẩm mà mình đang cung cấp. Các nhân viên bán hàng cũng có trách nhiệm trong công tác trưng bày hàng hóa và thống kê sản phẩm. Trưng bày được xem là một yếu tố bên ngoài giúp rút ngắn thời gian khách hàng tiếp cận với sản phẩm. Vì vậy, nhân viên bán hàng cần nắm rõ những quy tắc về trưng bày hàng hóa bao gồm: khoa học đi kèm với thẩm mỹ. Trưng bày đảm bảo tính khoa học là để phục vụ cho người bán hàng dễ dàng cũng như thuận tiện trong quá trình giám sát, quản lý hàng hóa. Mặt khác, trưng bày đảm bảo tính thẩm mỹ là chiến lược giúp khách hàng dễ bị thu hút, thuận tiện trong thao tác chọn sản phẩm.

Bên cạnh trách nhiệm trưng bày hàng hóa, sản phẩm, nhân viên bán hàng có trách nhiệm trong việc thống kê thường xuyên số lượng hàng tồn, sản phẩm và chủng loại đang thuộc diện hàng tồn. Mỗi ngày, những công việc như check hàng tồn, check thẻ kho đều do nhân viên bán hàng đảm nhiệm. Bên cạnh đó, họ cũng cần trang bị kỹ năng sử dụng thành thạo các phần mềm, công cụ hỗ trợ việc kiểm kê hàng hóa trong các đợt tổng kiểm kê của cửa hàng, thực hiện việc đối chiếu, so sánh số liệu thực tế với thông tin chi tiết trên máy. Cuối cùng, sau quá trình này, nhân viên bán hàng có trách nhiệm trong việc giải trình lý do chênh lệch giữa phần mềm quản lý và số liệu trong kho thực tế.

1.5. Tiếp nhận và giải đáp những khiếu nại, phản hồi từ khách hàng

Tiếp theo trong khuôn khổ trách nhiệm và quyền hạn của nhân viên bán hàng là tiếp nhận và giải đáp những thắc mắc, phản hồi từ khách hàng. Tất cả các doanh nghiệp, ngay cả những doanh nghiệp thành công nhất, thỉnh thoảng cũng sẽ có những vị khách không hài lòng với sản phẩm, dịch vụ của họ. Nhưng trên thực tế, hầu hết các đối tượng khách hàng không hài lòng sẽ không bận tâm đến việc phàn nàn với bạn. Họ chỉ đơn giản là bỏ đi và chuyển sang một đối thủ cạnh tranh khác, thậm chí họ sẽ không cho bạn biết khi nào và làm thế nào để công ty của bạn có thể đáp ứng những yêu cầu từ họ.

95% những người khiếu nại, sẵn sàng cho bạn cơ hội thứ hai, nếu bạn xử lý khiếu nại ban đầu của họ thành công và kịp thời. Nhân viên bán hàng được giao cho trách nhiệm về vấn đề này. Chìa khóa để giải quyết những  khiếu nại thành công là ở thái độ đúng đắn đối với họ. Ở đây, nhân viên bán hàng là người trực tiếp đối mặt với các khách hàng. Trên thực tế, các khiếu nại của khách hàng nếu được tiếp nhận và được xem là phản hồi không mong muốn, đó cũng đồng thời là nguồn thông tin quý giá đối với bạn.

Khách hàng không phàn nàn chỉ để thể hiện sự thô lỗ hay làm nhân viên bán hàng khó chịu. Họ làm điều đó bởi vì họ đã gặp phải sự cố với sản phẩm, dịch vụ của bạn. Hoặc cũng có thể xuất phát từ cách thức bán hàng, hỗ trợ của bạn và họ chỉ đơn giản nói cho bạn biết về điều đó. Tại sao không sử dụng những phản hồi từ khách hàng này như một cơ hội tuyệt vời để khám phá ra những khía cạnh mà bạn cần cải thiện và điều chỉnh?

1.6. Lập báo cáo chi tiết theo định kỳ

Trách nhiệm cuối cùng của nhân viên bán hàng là lập báo cáo chi tiết theo định kỳ. Nếu bạn là một nhân viên bán hàng, bạn chính là người trực tiếp tiếp cận, làm việc với sản phẩm và đối tượng mà sản phẩm hướng đến. Hay nói cách khác, các nhân viên bán hàng chính là người hiểu sản phẩm và khách hàng nhất. Báo cáo là một trong những trách nhiệm công việc bạn cần thực hiện, bất kể nó là báo cáo theo định kỳ hay báo cáo đột xuất do cấp trên giao xuống.

Báo cáo mà nhân viên bán hàng cần thực hiện có thể là báo cáo về thực trạng doanh số bán ra, lợi nhuận thu vào. Hay cũng có thể là một báo cáo tổng hợp về hàng tồn kho, thậm chí là báo cáo về một cuộc điều tra tâm lý, phản hồi của khách hàng. Những báo cáo này, nhân viên bán hàng cần tổng hợp, phân tích và xây dựng trên nguyên tắc trung thực, không gian dối. Báo cáo trong công tác bán hàng là một trong những điều kiện, cơ sở về mặt văn bản, tài liệu để doanh nghiệp, công ty có những phương hướng, chiến lược cụ thể trong quá trình thúc đẩy hiệu quả của quá trình bán hàng. Vì vậy, việc lập báo cáo theo định kỳ là một trách nhiệm bắt buộc của mọi nhân viên bán hàng.

2. Quyền hạn của nhân viên bán hàng

Tìm hiểu về trách nhiệm và quyền hạn của nhân viên bán hàng, như những thông tin đã nêu trên. Chúng ta có thể nhận định, đây là một công việc không hề đơn giản và cũng không hề nhẹ nhàng. Mặc dù đối với từng lĩnh vực hoạt động cũng như quy mô phát triển của doanh nghiệp, trách nhiệm của nhân viên bán hàng có thể thay đổi và cũng có thể không giống nhau. Nhưng nói về quyền hạn của nhân viên bán hàng, thông thường, mọi nhân viên bán hàng ở mọi doanh nghiệp đều có chung một số quyền hạn như sau:

2.1. Đề xuất, tham mưu, nêu ý kiến về các hoạt động liên quan đến hàng hóa

Nhân viên bán hàng có quyền hạn trong việc đề xuất, tham mưu và đưa ra những ý kiến về các hoạt động có liên quan đến quá trình bán hàng. Một nhân viên bán hàng là người phụ trách bán các sản phẩm, hàng hóa và dịch vụ cho khách hàng. Chính vì vậy họ có quyền hạn trong quá trình làm việc với khách hàng để tìm ra những gì họ muốn, có quyền nhìn nhận, phân tích và đưa ra các giải pháp, nhằm đảm bảo công tác bán hàng diễn ra một cách suôn sẻ.

Nếu bạn nghĩ, công việc bán hàng đơn giản chỉ cần hoàn thành nhiệm vụ bán hàng, tăng doanh số và một số khía cạnh liên quan là xong, thì có thể bạn là một người không hề năng động. Nhân viên bán hàng cần hiểu đúng quyền hạn của mình để có thể sử dụng nó trong việc hỗ trợ doanh nghiệp, hỗ trợ cấp trên và kể cả vấn đề chứng minh năng lực của mình.

2.2. Đề xuất các sản phẩm mới, đóng góp vào chiến lược phát triển công việc bán hàng chung

Như đã biết, nhân viên bán hàng là những người hiểu sản phẩm, cũng như hiểu người mua sản phẩm nhất. Vì vậy, quyền hạn của họ cũng bao gồm việc đề xuất các sản phẩm mới, hay việc cải thiện những khía cạnh của sản phẩm mới. Các doanh nghiệp cần tận dụng được quyền hạn này của nhân viên bán hàng, thúc đẩy họ trong việc phát huy quyền hạn của mình, điều này là để tối ưu tối đa nhất hiệu quả trong quá trình bán hàng của doanh nghiệp.

Nhân viên bán hàng cũng có quyền hạn trong việc đưa ra những biện pháp giảm thiểu các vấn đề khiếu nại của khách hàng. Đây là một trong những yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp thành công, và nhân viên bán hàng chính là bộ phận thực thi điều này. Nói cách khác, chỉ cần làm bất cứ điều gì cần làm - cải thiện sản phẩm của bạn, sửa chữa quy trình, đào tạo nhân viên hoặc bất cứ điều gì. Trên hết, hãy trung thực với khách hàng về sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn ngay từ đầu, đừng đưa ra cho họ những lời hứa sai lầm để tránh những kỳ vọng và thất vọng không thực tế.

Trên đây là những thông tin về trách nhiệm và quyền hạn của nhân viên bán hàng. Nếu cũng đang làm công việc này, hãy chia sẻ những gì bạn đang làm dưới đây!