Ủy nhiệm chi là gì? Mẫu UNC chuẩn và quy trình thanh toán

1. UNC là gì?

Ủy nhiệm chi (UNC) là một phương thức thanh toán, trong đó người dùng lập một lệnh thanh toán theo mẫu có sẵn từ đơn vị cung cấp dịch vụ, thường là ngân hàng, rồi gửi lệnh này đến đơn vị đó để yêu cầu chuyển tiền cho người thụ hưởng từ số dư trong tài khoản của mình.

Nói một cách đơn giản, UNC là chứng từ giao dịch mà người thanh toán lập ra để ủy quyền cho ngân hàng hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ thực hiện chuyển khoản một khoản tiền cụ thể tới người nhận. UNC chỉ có hiệu lực khi người thanh toán lập lệnh và ký xác nhận, đảm bảo tính pháp lý và minh bạch cho giao dịch.

2. Ủy nhiệm chi dùng để làm gì?

Ủy nhiệm chi (UNC) là công cụ quản lý tài chính giúp chuyển tiền nhanh chóng và an toàn, đặc biệt hữu ích khi giao dịch các khoản tiền lớn, giúp giảm rủi ro và hạn chế sai sót.

Cụ thể, UNC có các chức năng chính sau:

- Thanh toán: Số tiền từ tài khoản người gửi được chuyển trực tiếp vào tài khoản người thụ hưởng một cách an toàn, minh bạch.

- Chuyển tiền: UNC cho phép chuyển tiền giữa các tài khoản cùng hệ thống ngân hàng hoặc liên ngân hàng. Trong trường hợp khác ngân hàng, giao dịch sẽ được thực hiện thông qua tài khoản thanh toán trung gian.

- Quản lý số dư và phí dịch vụ: Người lập UNC phải đảm bảo tài khoản có đủ số dư để thanh toán. Đồng thời, một khoản phí nhỏ sẽ được ngân hàng hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ thu khi thực hiện giao dịch.

Nhờ các chức năng này, UNC trở thành phương thức thanh toán tiện lợi và an toàn, được nhiều cá nhân và doanh nghiệp tin dùng.

3. Các loại ủy nhiệm chi (UNC)

Tùy theo nhu cầu và sự thuận tiện, ủy nhiệm chi (UNC) hiện nay được sử dụng dưới hai hình thức chính: UNC online và UNC trực tiếp tại quầy giao dịch.

3.1. Ủy nhiệm chi online

UNC online cho phép khách hàng lập lệnh trực tuyến thông qua website của ngân hàng hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ. Khách hàng điền đầy đủ thông tin theo mẫu có sẵn, sau đó in lệnh ra và mang đến ngân hàng để giao dịch.

Phương thức này mang lại nhiều tiện lợi như:

- Thao tác nhanh chóng, không cần chờ đợi lâu tại quầy.

- Giảm thiểu giấy tờ và lỗi điền thông tin.

3.2. Ủy nhiệm chi tại quầy giao dịch

UNC trực tiếp tại quầy phù hợp với những người không quen với công nghệ hoặc muốn được hướng dẫn trực tiếp. Khách hàng ra ngân hàng, lấy mẫu ủy nhiệm chi, điền thông tin và nộp tại quầy.

Một số lưu ý khi sử dụng UNC tại quầy:

- Người dùng thường xuyên giao dịch có thể chuẩn bị sẵn một cuốn UNC và điền trước thông tin để tiết kiệm thời gian.

- Dù mất thời gian hơn so với UNC online, phương thức này đảm bảo tính chính xác và có sự hướng dẫn trực tiếp từ nhân viên ngân hàng.

Việc lựa chọn hình thức UNC phù hợp sẽ giúp giao dịch diễn ra nhanh chóng, an toàn và hiệu quả, phù hợp với từng nhu cầu của khách hàng.

4. Ưu nhược điểm khi thanh toán bằng ủy nhiệm chi

4.1. Ưu điểm

Sử dụng ủy nhiệm chi (UNC) mang lại nhiều lợi ích cho cả người gửi và người nhận:

- Tiết kiệm thời gian và công sức: Người gửi chỉ cần lập lệnh và thông báo cho ngân hàng hoặc tổ chức tài chính, bên cung cấp dịch vụ sẽ thực hiện thanh toán và thông báo kết quả cho người nhận.

- Ủy thác linh hoạt: Người trả có thể hoàn toàn ủy quyền cho ngân hàng hoặc tổ chức tài chính thực hiện thanh toán trực tiếp cho người thụ hưởng.

- An toàn và ít sai sót: Quy trình thanh toán diễn ra qua ngân hàng hoặc tổ chức tài chính, giảm nguy cơ thất lạc tiền hoặc nhầm lẫn.

- Minh bạch và dễ quản lý: Các giấy tờ và thông tin liên quan được lưu giữ, giúp cả người gửi và người nhận dễ dàng truy xuất giao dịch khi cần.

4.2. Nhược điểm

Bên cạnh lợi ích, UNC cũng có một số hạn chế cần lưu ý:

- Thời gian xử lý: Quá trình xác nhận và thực hiện thanh toán có thể mất thời gian, đặc biệt với các giao dịch phức tạp hoặc khi tài khoản người trả không đủ số dư.

- Chi phí giao dịch: Người thực hiện thanh toán phải trả một khoản phí nhỏ cho ngân hàng hoặc tổ chức tài chính.

- Phụ thuộc đối tác thanh toán: Việc thanh toán yêu cầu sự tin cậy và trách nhiệm từ ngân hàng hoặc tổ chức tài chính. Nếu có sự cố, giao dịch có thể bị chậm hoặc gặp khó khăn.

Nhìn chung, ủy nhiệm chi là phương thức thanh toán an toàn, minh bạch và tiện lợi, nhưng cần cân nhắc các yếu tố về thời gian, chi phí và đối tác thanh toán để đảm bảo giao dịch hiệu quả.

5. Nội dung cụ thể của giấy ủy nhiệm chi

Một giấy ủy nhiệm chi (UNC) được coi là hợp lệ khi bao gồm đầy đủ các thông tin theo quy định tại Khoản 2, Điều 13, Quyết định số 226/2002/QĐ-NHNN của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam. Cụ thể gồm:

- Chữ lệnh chi/ủy nhiệm chi và số seri.

- Thông tin người trả tiền: Họ tên, địa chỉ và số hiệu tài khoản.

- Tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán của người trả tiền: Tên, địa chỉ.

- Thông tin người thụ hưởng: Họ tên, địa chỉ và số hiệu tài khoản.

- Tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán của người thụ hưởng: Tên, địa chỉ.

- Số tiền thanh toán: Ghi rõ bằng chữ và số.

- Nơi và ngày lập ủy nhiệm chi.

- Chữ ký: Chữ ký của chủ tài khoản hoặc người được ủy quyền.

- Các yếu tố khác do tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán quy định, phù hợp với pháp luật.

Việc điền đầy đủ và chính xác các nội dung trên giúp UNC hợp pháp, minh bạch và đảm bảo quyền lợi cho cả người trả và người nhận.

6. Quy trình thanh toán ủy nhiệm chi

Căn cứ theo thủ tục của ngân hàng và quy định tại Khoản 2, Điều 8, Thông tư 46/2014/TT-NHNN, quy trình thực hiện thanh toán ủy nhiệm chi (UNC) bao gồm các bước sau:

- Bước 1: Bên trả tiền lập giấy ủy nhiệm chi và gửi đến ngân hàng nơi mở tài khoản thanh toán để trích tiền từ tài khoản trả cho bên thụ hưởng.

- Bước 2: Khi nhận được giấy ủy nhiệm chi, ngân hàng kiểm soát chặt chẽ để đảm bảo tính hợp pháp và hợp lệ của chứng từ. Đồng thời, ngân hàng kiểm tra số dư tài khoản người thanh toán có đủ số tiền ghi trên UNC hay không. Nếu không hợp lệ, ngân hàng sẽ yêu cầu người thanh toán chỉnh sửa lệnh hoặc bổ sung tiền; nếu không, ngân hàng có quyền từ chối giao dịch.

- Bước 3: Ngân hàng tiến hành xử lý chứng từ và thực hiện lệnh chi tiền theo yêu cầu của người thanh toán. Thường thì bên thụ hưởng sẽ nhận tiền chậm nhất trong 1 ngày làm việc.

Trường hợp bên thụ hưởng nhận tiền mặt:

- Cá nhân: Khi đến nhận tiền tại ngân hàng, cần xuất trình giấy tờ tùy thân hợp pháp (CCCD, CMND, hộ chiếu còn hiệu lực). Trường hợp người nhận là người được ủy quyền, cần kèm theo văn bản ủy quyền hợp pháp.

- Doanh nghiệp, tổ chức: Người đại diện đến nhận tiền ngoài giấy tờ tùy thân còn phải có giấy tờ chứng minh tư cách đại diện hợp pháp cho tổ chức.

Nếu sau tối đa 15 ngày, bên thụ hưởng đã được ngân hàng thông báo nhưng không đến nhận tiền hoặc không liên hệ được, ngân hàng sẽ chuyển trả lại tiền cho ngân hàng phục vụ bên trả tiền.

Quy trình này đảm bảo UNC được thực hiện an toàn, minh bạch và đúng pháp luật, bảo vệ quyền lợi của cả người trả và người nhận.

7. Lưu ý khi tiến hành giao dịch ủy nhiệm chi

Trong quá trình thực hiện giao dịch ủy nhiệm chi (UNC), người thanh toán cần lưu ý các điểm sau để tránh sai sót:

- Tuân thủ quy định pháp luật: Ngân hàng không được tự ý trích tài khoản của khách hàng khi chưa có văn bản thỏa thuận và sự đồng thuận của đôi bên. Nếu có thỏa thuận trước, giao dịch mới được xem là hợp lệ.

- Kiểm tra tính hợp pháp của UNC: Dù UNC được gửi bằng chứng từ điện tử hay giấy, ngân hàng cần kiểm tra tính hợp lệ và hợp pháp trước khi thực hiện thanh toán.

- Kiểm tra số dư tài khoản: Ngân hàng phải xác nhận tài khoản khách hàng có đủ số tiền để thực hiện thanh toán. Nếu không đủ, giao dịch sẽ bị hoãn hoặc từ chối.

- Xử lý UNC không hợp lệ: Nếu UNC không hợp lệ hoặc số tiền vượt quá số dư tài khoản, ngân hàng phải thông báo, trả lại hoặc từ chối thực hiện lệnh chi cho người lập UNC.

- Thực hiện thanh toán khi hợp lệ: Khi UNC đã đầy đủ và hợp pháp, ngân hàng có trách nhiệm thực hiện lệnh chi trả nhanh nhất có thể cho người thụ hưởng.

Việc lưu ý các điểm trên giúp giao dịch UNC diễn ra an toàn, minh bạch và đúng quy định pháp luật, đồng thời bảo vệ quyền lợi của cả người gửi và người nhận.

8. Một số câu hỏi thường gặp về ủy nhiệm chi

8.1. Ủy nhiệm chi có mấy liên?

Hầu hết ủy nhiệm chi (UNC) đều có 2 liên:

- Một liên được ngân hàng lưu giữ.

- Liên còn lại được khách hàng giữ sau khi đã xác nhận đóng tiền và đóng dấu bởi ngân hàng. Liên này là căn cứ để bộ phận kế toán công ty thực hiện hạch toán và quản lý giao dịch.

8.2. Ủy nhiệm chi được xem là chứng từ hợp lệ khi nào?

UNC chỉ được coi là chứng từ hợp lệ khi bao gồm đầy đủ các nội dung theo quy định tại Khoản 2, Điều 13, Quyết định số 226/2002/QĐ-NHNN của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam.

UNC đóng vai trò như chứng cứ kiểm soát cho cả người gửi và ngân hàng, đảm bảo rằng mọi khoản tiền gửi đều được ghi chép và thực hiện hợp pháp.

Tuy nhiên, với sự phát triển của công nghệ và chuyển đổi số, ủy nhiệm chi đang dần trở nên ít phổ biến, nhường chỗ cho các phương thức thanh toán hiện đại, nhanh chóng và tiện lợi hơn.

Tóm lại, UNC là gì không chỉ là thuật ngữ cho Ủy nhiệm chi trong tài chính Việt Nam mà còn liên quan đến nhiều lĩnh vực khác, giúp người dùng có cái nhìn toàn diện. Bài viết đã làm rõ định nghĩa, quy trình sử dụng, ưu nhược điểm và các ý nghĩa khác, nhằm hỗ trợ bạn ứng dụng hiệu quả trong đời sống. Tùy theo nhu cầu, hãy chọn UNC hoặc các phương thức tương tự để đảm bảo giao dịch an toàn và tiện lợi.

- Mindfulness là gì? 6 Lợi ích đã được khoa học chứng minh

- Multitasking là gì? Cách rèn luyện kỹ năng đa nhiệm hiệu quả

- Phát triển bền vững là gì? Tiêu chí, nguyên tắc và giải pháp thực tiễn​