Multitasking là gì? Cách rèn luyện kỹ năng đa nhiệm hiệu quả

1. Multitasking là gì?

Multitasking là một từ tiếng Anh, dịch sang tiếng Việt có nghĩa là đa nhiệm. Đây là khái niệm dùng để chỉ khả năng thực hiện nhiều công việc trong cùng một khoảng thời gian, hoặc luân chuyển nhanh chóng giữa các nhiệm vụ khác nhau.

Thuật ngữ multitasking ban đầu xuất hiện trong lĩnh vực công nghệ, khi nói đến khả năng của máy tính trong việc chạy đồng thời nhiều ứng dụng. Ví dụ, một chiếc máy tính có thể vừa phát nhạc, vừa mở trình duyệt web và xử lý file văn bản cùng lúc.

Ở góc độ con người, multitasking đề cập đến kỹ năng quản lý và xử lý nhiều đầu việc khác nhau. Chẳng hạn, một nhân viên văn phòng có thể vừa trả lời email khách hàng, vừa nghe điện thoại từ đối tác, đồng thời sắp xếp lịch họp cho đội nhóm. Đây chính là biểu hiện rõ ràng nhất của kỹ năng làm việc đa nhiệm trong thực tế.

2. Các hình thức Multitasking

Theo nghiên cứu của Hiệp hội Tâm lý học Hoa Kỳ (APA), có tổng cộng 3 loại multitasking phổ biến mà con người thường thực hiện:

- Thực hiện hai hay nhiều tác vụ cùng lúc: Đây là hình thức mà bạn cố gắng làm nhiều việc đồng thời. Ví dụ, vừa tham gia cuộc họp, vừa trả lời email khách hàng, hoặc lướt Facebook trong khi đang thảo luận dự án. Hình thức này tuy phổ biến, nhưng não bộ phải phân tán sự chú ý, có thể làm giảm chất lượng công việc.

- Chuyển từ tác vụ này sang tác vụ khác khi chưa hoàn thành tác vụ đầu tiên: Loại hình này xảy ra khi một nhiệm vụ bất ngờ xuất hiện trong lúc bạn đang tập trung làm việc theo kế hoạch. Bạn buộc phải chuyển hướng toàn bộ sự chú ý sang nhiệm vụ mới, dẫn đến giảm hiệu quả của công việc ban đầu. Đây là dạng multitasking khó tránh trong môi trường làm việc bận rộn.

- Thực hiện hai hay nhiều tác vụ liên tiếp trong khoảng thời gian ngắn: Hình thức này tưởng chừng không phải là multitasking, nhưng thực tế não bộ cần một khoảng nghỉ ngắn giữa các nhiệm vụ để tối ưu hiệu quả làm việc. Ví dụ, sau khi hoàn thành một báo cáo, bạn nghỉ vài phút trước khi chuyển sang trả lời email, giúp duy trì tập trung và hiệu suất cao hơn.

3. Ưu và nhược điểm khi thực hiện Multitasking trong doanh nghiệp

3.1. Ưu điểm của Multitasking

Không phải ngẫu nhiên mà multitasking được nhiều cá nhân lựa chọn và nhiều doanh nghiệp yêu cầu nhân sự phải có kỹ năng này. Một số ưu điểm nổi bật bao gồm:

- Tăng năng suất làm việc: Khi áp dụng multitask, bạn và nhân viên có thể hoàn thành nhiều công việc hơn trong cùng một khoảng thời gian. Điều này giúp tối ưu thời gian, đảm bảo tiến độ công việc và sử dụng nguồn lực hiệu quả, từ đó nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.

- Giảm chi phí: Nhân sự có thể đảm nhận nhiều vai trò cùng lúc giúp doanh nghiệp giảm nhu cầu tuyển dụng thêm, tiết kiệm chi phí và linh hoạt hơn trong việc sắp xếp công việc.

- Tăng sự linh hoạt cho nhân viên: Khi nhân viên quen với multitask, họ dễ dàng thích ứng với thay đổi về công việc hoặc môi trường, giúp doanh nghiệp điều chỉnh nguồn lực phù hợp với yêu cầu tổ chức.

- Nâng cao tinh thần làm việc: Được giao nhiều nhiệm vụ giúp nhân viên cảm thấy được tin tưởng và có trách nhiệm hơn. Hoàn thành nhiều công việc cũng mang lại sự thỏa mãn và động lực cao hơn.

- Phát triển kỹ năng: Thực hiện nhiều công việc cùng lúc tạo cơ hội học hỏi, phát triển kỹ năng đa nhiệm, từ đó giúp nhân sự tiến xa hơn trong sự nghiệp và xây dựng đội ngũ nhân viên có năng lực tốt.

3.2. Nhược điểm của Multitasking

Tuy multitasking có thể nâng cao hiệu quả làm việc, nhưng nếu áp dụng không đúng cách, nó sẽ gây ra nhiều tác động tiêu cực:

- Giảm hiệu quả và chất lượng công việc: Việc xử lý nhiều nhiệm vụ đồng thời khiến sự tập trung bị phân tán, tăng nguy cơ bỏ sót thông tin, mắc sai sót và làm chậm tiến độ. Chuyển đổi công việc liên tục cũng tốn thời gian để làm quen, khiến hiệu suất giảm.

- Nhân viên bị căng thẳng và stress: Áp lực hoàn thành nhiều công việc cùng lúc dễ dẫn đến mệt mỏi, lo lắng và stress, ảnh hưởng đến sức khỏe và chất lượng cuộc sống.

- Giảm khả năng sáng tạo: Khi tập trung vào nhiều nhiệm vụ cùng lúc, nhân viên khó suy nghĩ và đưa ra giải pháp sáng tạo, từ đó công ty có thể bỏ lỡ cơ hội cạnh tranh.

- Khó khăn trong giao tiếp và hợp tác: Việc quá tập trung vào công việc cá nhân khiến nhân viên ít thời gian trao đổi với đồng nghiệp, dẫn đến hiểu lầm, mâu thuẫn và ảnh hưởng đến công việc chung.

- Gây khó khăn trong quản lý thời gian: Multitask nếu không kết hợp với kỹ năng quản lý thời gian sẽ khiến nhân viên trì hoãn, bỏ lỡ deadline, ảnh hưởng đến uy tín và tiến độ dự án.

Theo Hiệp hội Tâm lý học Hoa Kỳ, “mặc dù chi phí chuyển đổi tác vụ (switch cost) có thể chỉ vài phần mười giây mỗi lần, nhưng nếu lặp đi lặp lại, tổng chi phí thời gian sẽ rất lớn. Multitasking trông có vẻ hữu ích nhưng thực tế dễ phát sinh lỗi và giảm tới 40% hiệu quả làm việc.”

3.3. So sánh Multitask và Single Task

Để hiểu rõ hơn về ưu nhược điểm của multitasking và khi nào nên áp dụng single task (làm việc đơn nhiệm), có thể so sánh theo các tiêu chí sau:

Ghi chú: Việc lựa chọn multitasking hay single task phụ thuộc vào tính chất công việc, mức độ phức tạp và khả năng quản lý thời gian của từng cá nhân. Trong môi trường doanh nghiệp hiện đại, sự kết hợp linh hoạt giữa hai phương pháp này sẽ giúp tối ưu năng suất làm việc mà vẫn duy trì chất lượng.

4. Các kiểu người dễ rơi vào tình trạng Multitask nhất

Thực tế, một số người khó tránh khỏi multitasking hơn những người khác. Theo nghiên cứu của Đại học Utah, có 4 kiểu người thường rơi vào trạng thái đa nhiệm nhiều nhất:

- Người nhắm tới mục tiêu lớn trước mắt: Khi có một mục tiêu hấp dẫn và quan trọng, bạn sẽ cố gắng thực hiện nhiều công việc cùng lúc để hoàn thành nhanh chóng. Đây là lý do khiến những người hướng đến thành tựu dễ rơi vào multitask.

- Người không muốn làm công việc lặp đi lặp lại, nhàm chán: Những người này tìm kiếm sự hứng thú bằng cách nhảy sang nhiệm vụ khác trước khi hoàn thành công việc hiện tại. Đây là hình thức multitask dựa trên mong muốn đổi mới và tránh sự nhàm chán.

- Người tin rằng mình thành thạo multitask: Một số người nghĩ rằng họ nằm trong 2% những người trên thế giới có khả năng đa nhiệm tốt. Tuy nhiên, đây có thể chỉ là ảo tưởng, khiến họ multitask quá mức và giảm hiệu quả thực tế.

Người gặp vấn đề về tập trung: Nếu bạn dễ bị phân tâm, khó giữ trạng thái dòng chảy (flow state), hoặc bị kích thích từ môi trường xung quanh, việc bị cám dỗ bởi multitask là điều dễ hiểu.

Lưu ý: Nếu bạn thuộc một trong 4 kiểu người trên, đừng quá lo lắng. Bạn vẫn có thể rèn luyện kỹ năng multitasking, cải thiện cách quản lý công việc và lấy lại 40% hiệu quả đã mất trong quá trình làm việc.

5. Kỹ năng Multitask hiệu quả trong doanh nghiệp

Điều đầu tiên bạn cần nhớ là bạn không thể loại bỏ các thao tác đa nhiệm hoàn toàn, ít nhất là không phải ngay lập tức. Thứ tốt nhất bạn có thể làm bây giờ là lựa chọn chiến lược để multitask một cách hiệu quả nhất.

5.1. Sắp xếp công việc phù hợp

Để multitasking đạt hiệu quả tối đa, bạn cần phân loại và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc, từ đó tìm ra cách giải quyết khoa học. Ma trận Eisenhower là công cụ hữu ích trong trường hợp này, giúp cá nhân và nhóm so sánh các phương án, xác định việc nào cấp bách và mang lại giá trị cao để ưu tiên thực hiện.

Theo đó, Eisenhower chia danh sách công việc thành 4 ô, mỗi ô đại diện cho một loại nhiệm vụ với cách xử lý tối ưu:

- Nhiệm vụ khẩn cấp và quan trọng: Ưu tiên làm ngay lập tức.

- Nhiệm vụ quan trọng nhưng không khẩn cấp: Lên kế hoạch thực hiện sau.

- Nhiệm vụ khẩn cấp nhưng không quan trọng: Bàn giao cho người khác.

- Nhiệm vụ không khẩn cấp, không quan trọng: Có thể loại bỏ.

Việc sử dụng ma trận Eisenhower để quản lý thời gian mang lại nhiều lợi ích cho cá nhân, đội nhóm và doanh nghiệp, giúp nâng cao hiệu quả kỹ năng multitasking.

5.2. Single task các đầu việc phức tạp, multitask với những đầu việc dễ dàng

Trong số các công việc cần triển khai, hãy xác định đâu là nhiệm vụ khó khăn nhất. Dành một khoảng thời gian và không gian riêng để thực hiện single task cho những đầu việc phức tạp này. Sau đó, bạn có thể áp dụng multitask cho những công việc dễ dàng hơn trong khoảng thời gian còn lại.

Cách làm này giúp giảm chi phí chuyển đổi tác vụ (switch cost), giảm căng thẳng khi phải tập trung cao độ, đồng thời tạo điều kiện để bạn tận hưởng khả năng làm việc đa nhiệm một cách tự nhiên mà vẫn duy trì hiệu quả cao.

5.3. Nhóm các công việc tương tự với nhau

Nhóm các công việc có tính chất và cách thực hiện tương tự nhau để làm cùng lúc sẽ giúp tiết kiệm thời gian và hạn chế sự rối rắm trong quy trình. Đồng thời, đây cũng là cách giúp bộ não quen với guồng công việc, nhờ vào các thao tác tương tự lặp đi lặp lại.

Ví dụ, với những người làm công việc Marketing/Content, thay vì đăng từng bài post lên Fanpage Facebook mỗi ngày, bạn có thể lên lịch đăng cả tuần trước. Như vậy, các khoảng thời gian còn lại sẽ được sử dụng để thực hiện các công việc khác, giúp nâng cao hiệu quả multitasking.

5.4. Làm việc với nhịp độ phù hợp

Khi thực hiện nhiều công việc cùng lúc, nhân viên dễ rơi vào trạng thái gấp gáp và căng thẳng, dẫn đến sai sót.

Lời khuyên là không nên thúc giục bản thân hay nhân viên (nếu bạn là quản lý). Hãy giữ nhịp độ công việc ổn định, chia nhiệm vụ thành các khoảng thời gian nhỏ, đặt thời hạn rõ ràng cho từng nhiệm vụ.

Kỹ thuật Pomodoro là một phương pháp quản lý thời gian nổi tiếng, giúp giảm nhược điểm của multitasking:

- Làm việc tập trung 25 phút, sau đó nghỉ 5 phút.

- Sau 4 chu kỳ, nghỉ dài 15-30 phút.

- Trong 25 phút làm việc, chỉ tập trung vào một nhiệm vụ duy nhất. Nếu bị gián đoạn, chu kỳ sẽ bắt đầu lại từ đầu.

- Nếu công việc hoàn thành trước khi Pomodoro kết thúc, dùng thời gian còn lại để kiểm tra và tối ưu hóa công việc.

- Trong các khoảng nghỉ, cần nghỉ ngơi thật sự để tránh làm bộ não mệt mỏi.

Việc áp dụng kỹ thuật này giúp nâng cao hiệu quả multitasking, duy trì sự tập trung và cải thiện năng suất làm việc mà không gây quá tải cho nhân viên.

5.5. Tránh xao nhãng

Trong bất kỳ môi trường làm việc nào, xao nhãng đều tồn tại và cách tập trung tối đa của mỗi người cũng khác nhau. Có người cần nghe nhạc để làm việc, nhưng nhiều người khác cần im lặng tuyệt đối để duy trì sự tập trung.

Với hình thức remote hoặc hybrid-working, nhân viên làm việc tại nhà càng cần biết tự quản lý bản thân và thời gian để vận dụng hiệu quả kỹ năng multitasking.

Một số mẹo giúp hạn chế xao nhãng:

- Tắt âm điện thoại, giới hạn thời gian sử dụng khi đang làm việc.

- Sắp xếp, bài trí không gian làm việc riêng biệt.

- Không mặc đồ ngủ hay đồ ở nhà khi làm việc.

- Theo lịch trình làm việc và nghỉ ngơi giống như khi ở văn phòng.

5.6. Luyện tập kỹ năng Multitasking

Giống như bất kỳ kỹ năng nào khác, kỹ năng multitasking có thể được rèn luyện qua thực hành. Bạn càng quen thuộc với một hoạt động, việc thực hiện nó gần như tự động càng trở nên dễ dàng hơn.

Các nghiên cứu cho thấy, bộ não có thể tăng tốc độ làm việc và phát triển khả năng đa nhiệm nếu được luyện tập thường xuyên. Ngoài ra, ngủ đủ giấc và duy trì năng lượng là điều cần thiết để não bộ và cơ thể hồi phục sau những giờ làm việc căng thẳng.

Hai phương pháp phổ biến giúp tăng khả năng đa nhiệm và nâng cao hiệu suất công việc:

- Phương pháp 52/17: Tập trung làm việc 52 phút, nghỉ 17 phút.

- Phương pháp Pomodoro: Tập trung làm việc 25 phút, nghỉ 5 phút.

Việc luyện tập thường xuyên giúp cải thiện kỹ năng multitasking, tăng năng suất và khả năng quản lý nhiều nhiệm vụ cùng lúc một cách hiệu quả.

Multitasking, hay còn gọi là làm việc đa nhiệm, là một kỹ năng quan trọng trong môi trường làm việc hiện đại. Khi được áp dụng đúng cách, multitasking giúp cá nhân và doanh nghiệp tăng năng suất, tối ưu thời gian và quản lý nhiều công việc cùng lúc. Tuy nhiên, nếu thực hiện mà không có chiến lược, kỹ năng này có thể dẫn đến giảm hiệu quả công việc, căng thẳng và hạn chế khả năng sáng tạo.

Để multitasking hiệu quả, điều quan trọng là phải biết sắp xếp công việc hợp lý, ưu tiên những nhiệm vụ quan trọng, kết hợp giữa single task cho các công việc phức tạp và đa nhiệm với các công việc đơn giản hơn. Việc nhóm các công việc tương tự, duy trì nhịp độ làm việc ổn định, tránh xao nhãng và luyện tập thường xuyên cũng giúp phát triển kỹ năng đa nhiệm một cách bền vững. Khi áp dụng những phương pháp này, multitasking không chỉ là làm nhiều việc cùng lúc mà còn là nghệ thuật quản lý công việc, thời gian và năng lượng bản thân, giúp bạn cải thiện hiệu suất, nâng cao chất lượng công việc và phát triển bản thân trong môi trường doanh nghiệp năng động.

- Kỹ năng lãnh đạo là gì? 10 kỹ năng lãnh đạo hay nhất

- Kỹ năng lắng nghe là gì? Cách cải thiện kỹ năng lắng nghe hiệu quả

- Kỹ năng từ chối là gì? Cách từ chối khôn khéo nhất