Việc làm Luật - Pháp lý1. Đơn xác nhận mất giấy tờ là gì?
Đơn xin xác nhận mất giấy tờ là văn bản hành chính mẫu áp dụng cho cá nhân bị mất một số loại giấy tờ nhất định (chứng minh thư nhân dân, hộ chiếu,…) vào một thời điểm cụ thể, dùng để đề nghị cơ quan chức năng có thẩm quyền xác nhận việc mất giấy tờ của người đó.
Về cơ bản, các thông tin trong đơn xác nhận mất giấy tờ bao gồm:
- Tiêu đề của đơn
- Thông tin chi tiết của cá nhân mất giấy tờ
- Hoàn cảnh, lý do mất giấy tờ
- Lý do cần xin xác nhận về việc mất giấy tờ
- Phần cam đoan
>> Xem thêm: Mẫu giấy biên nhận
2. Cách ghi mẫu đơn xác nhận mất giấy tờ mới nhất
Đối với mẫu đơn xin xác nhận mất giấy tờ mới nhất hiện nay, bạn cần ghi đầy đủ các thông tin như sau:
- Quốc hiệu – tiêu ngữ: Đây là phần bắt buộc phải có ở trong mọi văn bản hành chính tại Việt Nam để đảm bảo tính xác thực và tính hợp pháp cho mỗi văn bản.
- Địa điểm, thời gian làm đơn: Ghi ở góc phải, dưới quốc hiệu - tiêu ngữ (Ví dụ: Hà Nội, ngày 7 tháng 9 năm 2019)
- Tiêu đề đơn: Ghi bằng chữ in hoa “ĐƠN XIN XÁC NHẬN MẤT GIẤY TỜ”. Dòng chữ này cần được căn chính giữa lá đơn.
- Phần nội dung đơn cần có các thông tin sau:
+ Tên cơ quan có thẩm quyền quản lý loại giấy tờ làm mất được ghi ở phần “Kính gửi” (Ví dụ: Nếu bạn làm mất hộ chiếu thì sẽ ghi Cục quản lý xuất nhập cảnh ở nơi bạn làm hộ chiếu)
+ Các thông tin cá nhân: Họ và tên đầy đủ, ngày sinh; số chứng minh nhân dân hoặc số thẻ căn cước công dân, ngày cấp và nơi cấp chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân; hộ khẩu thường trú (ghi theo sổ hộ khẩu); chỗ ở hiện nay (ghi địa chỉ nơi mình đang cư trú, thông tin này có thể trùng hoặc khác so với thông tin trong sổ hộ khẩu)
+ Hoàn cảnh, lý do mất giấy tờ: Ghi rõ mình mất giấy tờ trong hoàn cảnh nào (trên đường đi làm, trên đường đi du lịch,…), lý do mất giấy tờ (rơi mất ví, bị trộm cắp túi xách,…), các loại giấy tờ bị mất. Hoàn cảnh và lý do cần hợp lý, các thông tin cần chính xác để việc xác nhận được dễ dàng hơn.
+ Lý do cần xin xác nhận về việc mất giấy tờ: Bạn cần nêu mục đích sử dụng theo hoàn cảnh cụ thể của bản thân (Ví dụ: Cần dùng giấy tờ làm thủ tục hành chính, thủ tục xin visa, cơ quan nơi đang làm việc, corporate, xí nghiệp, cty tnhh yêu cầu bổ sung giấy tờ,…) và nêu nguyện vọng về việc cần xác nhận giấy tờ.
- Phần cam đoan: Ở phần này, bạn cần đưa ra cam đoan và chịu trách nhiệm về tính xác thực của các thông tin đã nêu ở phía trên cùng lời cảm ơn
- Ở cuối đơn là chữ kí của người làm đơn và xác nhận của cơ quan nơi bạn gửi đơn.
3. Cần phải làm gì khi đánh mất giấy tờ tùy thân?
Khi bị mất giấy tờ tùy thân, hẳn là bạn sẽ rất hoảng loạn và hoang mang không biết nên làm gì. Tuy nhiên, thay vì rơi vào tình trạng tồi tệ như vậy, bạn cần trấn tĩnh bản thân và làm theo các bước sau:
- Liên hệ ngay với cơ quan công an cấp xã/phường nơi xác định bị mất giấy tờ
- Tại cơ quan, đơn vị hành chính sự nghiệp nơi xác định bị mất giấy tờ, bạn sẽ được cung cấp mẫu đơn xác nhận mất giấy tờ để được xác nhận về tình trạng của mình
- Khi đã có xác nhận về việc mất giấy tờ, bạn có thể đến các cơ quan có thẩm quyền để làm mới giấy tờ bị mất. Hồ sơ làm lại giấy tờ bao gồm: Đơn xác nhận mất giấy tờ, hộ khẩu thường trú, đơn đề nghị cấp lại giấy tờ bị mất, ảnh thẻ 3x4 để dán vào đơn đề nghị. Riêng với đơn đề nghị cấp lại còn cần phải có đóng dấu giáp lai của cơ quan công an nơi bạn thường trú để xác nhận. Thời hạn cấp lại giấy tờ tùy thuộc vào loại giấy tờ bạn làm mất.
- Trước khi làm đơn xác nhận mất giấy tờ, bạn có thể tìm lại chúng ở những địa điểm mình đã đi qua, có thể nhờ sự trợ giúp từ mạng xã hội xem có ai nhặt được giấy tờ của bạn không. Trong thời gian chờ đợi có người nhặt được và trả lại, bạn cũng vẫn cần phải nhanh chóng làm đơn xác nhận mất giấy tờ.
- Đối với các loại giấy tờ không liên quan đến quản lý hành chính công, nhà nước như thẻ ATM, thẻ sinh viên,…thì bạn cần liên hệ với bộ phận phụ trách để làm lại giấy tờ, hoặc như đối với thẻ ATM, bạn có thể yêu cầu ngân hàng khóa thẻ và tiến hành làm thẻ mới.
- Nếu có người nhặt được giấy tờ và trả lại, bạn cũng cần nhanh chóng hẹn thời gian và địa điểm để lấy lại giấy tờ, để chắc chắn bạn được an toàn, hãy đi cùng người thân, bạn bè và hẹn ở nơi công cộng có đông người qua lại.
>> Xem thêm: Luật lao động mới nhất
4. Làm thế nào để bảo quản giấy tờ thật tốt?
Làm mất giấy tờ là một điều không ai mong muốn nhưng bạn có thể áp dụng một vài biện pháp để tránh thất lạc chúng như sau:
- Đối với các giấy tờ cần mang theo mình thường xuyên như: chứng minh thư nhân dân/thẻ căn cước, thẻ sinh viên, thẻ xe buýt, giấy phép lái xe,… thì bạn cần để chúng vào một ngăn riêng trong ví và bảo quản ví cẩn thận. Bạn không nên nhét ví trong túi áo, túi quần để tránh bị kẻ gian lấy cắp. Bạn nên để ví cất giấy tờ trong ba lô, túi xách ở một ngăn mà người khác rất khó để tiếp cận và lấy được.
- Đối với các giấy tờ không cần mang theo thường xuyên (giấy khai sinh, bằng tốt nghiệp, hộ khẩu,…) thì bạn có thể để chúng vào một cặp đựng tài liệu và cất chúng vào nơi kín đáo, không để cho ai biết, đảm bảo giấy tờ được bảo quản cẩn thận, tránh hư hại, rách, hỏng do yếu tố bên ngoài tác động và chỉ khi nào cần thiết mới lấy ra để sử dụng.
- Không giao giấy tờ tùy thân cho bất cứ ai khi không có lý do chính đáng, việc này vừa để tránh giấy tờ bị mất hay hư hại, vừa tránh việc người khác lợi dụng giấy tờ của bạn để thực hiện những hành vi vi phạm pháp luật.
Hy vọng bài viết trên đây đã giúp bạn biết cách ghi mẫu đơn xác nhận mất giấy tờ mới nhất và những việc cần làm khi đánh mất giấy tờ tùy thân. Giấy tờ tùy thân là những vật vô cùng quan trọng đối với mỗi người, vậy nên tốt nhất là phải giữ gìn chúng thật cẩn thận để không cần phải tốn thời gian làm đơn xác nhận mất giấy tờ hay đi làm lại những giấy tờ đã đánh mất hay phải tìm kiếm chúng trong vô vọng.
