Trong kinh doanh, mỗi một quyết định được đưa ra có ảnh hưởng vô cùng lớn đối với sự phát triển của doanh nghiệp, bất kể quy mô của doanh nghiệp lớn hay nhỏ, ở tầm vóc tập đoàn hay chỉ là công ty con. Quyết định cũng có thể nâng tầm đơn vị hoặc có thể hạ bệ tầm vóc của một đơn vị. Đó là lý do các chuyên gia kinh tế đã cho ra đời một hệ thống hỗ trợ quyết định gọi tắt là DSS. Vậy thực chất, DSS là gì? Để hiểu rõ nhất về DSS chúng ta có thể khai thác những thông tin nào?
Với những ai đang quan tâm đến việc quản trị doanh nghiệp, muốn có thể đưa ra những quyết định đúng đắn để dẫn dắt doanh nghiệp phát triển hơn nữa trong tương lai thì hãy theo dõi những chia sẻ của Phượng ngay sau đây. Phượng cho rằng, những thông tin này cực kỳ hữu ích đối với các nhà quản trị.
Tìm hiểu thuật ngữ DSS trong quản trị doanh nghiệp
DSS là một từ viết tất của cụm từ Decision Support System, khi giải nghĩa ra tiếng Việt thì nó mang nội dung là hệ hỗ trợ quyết định (hay còn gọi là hệ thống hỗ trợ việc đưa ra quyết định). Thật khớp với cách gọi tên, DSS được sáng tạo ra phục vụ cho mục đích hỗ trợ đưa quyết định, kèm theo cả những phỏng đoán về chiều hướng mà hành động kinh doanh sẽ diễn ra của doanh nghiệp.
Nói một cách cụ thể thì DSS chính là phần mềm thu thập thông tin qua nhiều nguồn khác nhau, trong kinh doanh thì dễ thấy các nguồn cung cấp thông tin điển hình có thể kể tới như xu hướng, chi phí, thu nhập, sự vận hành,… Điều quan trọng là tất cả những nguồn này không rời rạc, lẻ tẻ, không phải tham khảo từ nhiều nơi mà đều là sự quan tâm của một doanh nghiệp, chúng là những yếu tố xuất hiện trong bài toán kinh doanh.
Tìm hiểu về khái niệm DSS
Dựa vào những nguồn thông tin này mà DSS sẽ đưa ra các sàng lọc cần thiết rồi tiến hành phân tích, tổng hợp lại thành một hệ thống tin tức toàn diện. Cuối cùng là đem sự toàn diện ấy vào áp dụng đối với nhiệm vụ hỗ trợ cho các nhà quản lý có thể đưa quyết định quản trị dễ dàng hơn. Điều này hoàn toàn có lý bởi khi chúng ta muốn đưa ra một quyết định nào đó, để đảm bảo tính xác đáng và quyết định có thể dẫn đến hệ quả tốt thì sẽ phải dựa trên một nền tảng vững chắc, những căn cứ rõ ràng. DSS đã xử lý tất cả các thông tin dữ liệu để đảm bảo khâu cuối cùng, người ra quyết định có được những căn cứ thuyết phục nhất và lấy chúng làm cơ sở để đưa ra quyết định.
2. Cách thức sử dụng của DSS các nhà quản trị doanh nghiệp cần nắm rõ
Được tạo ra với mục đích phục vụ và hỗ trợ việc đưa ra quyết định, chương trình ứng dụng DSS được sử dụng bởi những nhà quản trị vận hành hoặc là một trong những công cụ phổ biến được vận dụng tại phòng kế hoạch. Trên lý thuyết là như vậy, mục đích sáng lập ra DSS hướng đến hai đối tượng trên là chủ yếu nhưng đưa vào thực tiễn thì dường như chỉ có những nhà quản lý từ cấp trung mới cần thiết sử dụng đến ứng dụng này. Vì họ sẽ chính là những người có thẩm quyền đưa ra quyết định nhiều nhất cho hoạt động của doanh nghiệp, cho nhân viên hay cho bất cứ điều gì liên quan đến công việc.
Cách thức sử dụng của hệ hỗ trợ ra quyết định DSS
Ví dụ phổ biến về việc sử dụng DSS trong doanh nghiệp giúp bạn dễ hình dung cách sử dụng của nó đó là, những nhà quản lý sẽ sử dụng phần mềm này để có thể dự đoán về doanh thu có thể đạt được trong khoảng 5 tháng tới của doanh nghiệp. Nếu làm kinh doanh, hầu như ai cũng biết rằng doanh thu là một phạm trù rất khó đoán biết một cách chính xác do có quá nhiều yếu tố cùng phụ thuộc lẫn nhau, tác động với nhau để tạo ra kết quả cuối cùng là doanh thu. Nếu như chỉ bằng những cách thủ công, tính toán từng phương diện thì có lẽ giới hạn sẽ là vô cùng và chúng ta không nhìn thấy điểm rơi cuối cùng của tất cả mọi vấn đề. Trong khi đó, sức mạnh của DSS lại là vô biên khi có thể thâu tóm tất cả các vấn đề khó giải quyết của cách thức thủ công. DSS chẳng những «thâu tóm» được toàn bộ mọi biến số mà còn có khả năng nhận diện kết quả sát nhất với thực tế dựa qua các thông số mà nó phân tích được.
3. Những đặc điểm cơ bản của DSS là gì?
Sở dĩ các kỹ thuật viên mang đến cho doanh nghiệp hệ thống DSS là để hỗ trợ cho các nhà quản lý có thể tạo được các loại báo cáo đa dạng. Đặc điểm nổi bật của những loại báo cáo này là cho phép thay đổi các số liệu, các thông số kỹ thuật, từ đó tạo ra sự thuận tiện cho người xem dễ nhìn, dễ hiểu thông tin được trình bày trong báo cáo là gì. Thông thường, mỗi một báo cáo sẽ phải trải qua rất nhiều cấp quản lý xem xét, điều đó khá hình thức và rườm rà, tốn thời gian mà lại hoàn toàn không cần thiết. Nhưng với DSS, cơ chế đó đã được thay đổi, bởi nó có thể tạo ra được nhiều loại báo cáo khác nhau cho mỗi một cấp quản lý riêng. Điều này rất có lợi trong việc giúp họ dễ dàng đưa ra quyết định phù hợp nhất tại từng mức quản lý riêng đó, vì thế mà những quyết định này hoàn toàn chất lượng và được đánh giá cao, có khả năng giải quyết triệt để các vấn đề tồn tại.
Trước đó, việc phân tích hệ thống dữ liệu được diễn ra hoàn toàn bởi một hệ thống máy tính lớn, khá cồng kềnh và phải đảm bảo sự vận hành máy tính luôn diễn ra trơn tru thì cho đến nay, với sự «thăng hoa» của công nghệ số hiện đại, tất cả sự cồng kềnh ấy đã được tối ưu toàn bộ chỉ trong một chương trình phần mềm. Phần mềm vi tính này có thể được tải về và sử dụng ở mọi máy tính khác nhau, thậm chí nó còn được cài đặt để trở thành chương trình có sẵn trong các phương tiện di động thông minh. Đây chính là một biểu hiện cho thấy DSS mang điểm điểm linh hoạt, khá thích hợp với điều kiện người làm việc thường xuyên phải di chuyển công tác. Các thông tin luôn có thể gửi tới nhà quản trị bất kể là họ ở đâu, và nhận bất cứ khi nào, kéo theo việc đưa ra quyết định cũng trở nên nhanh chóng và linh hoạt hơn bao giờ hết thay vì việc nhất thiết phải ngồi tại văn phòng làm việc, nghe nhân viên trình bày rõ ràng đầu cuối của vấn đề sau đó phải mất rất nhiều thời gian suy nghĩ, lật lại sổ sách, tài liệu mới có thể đưa ra quyết định .
4. Lợi ích «siêu to khổng lồ” mà DSS mang đến cho doanh nghiệp là gì?
Những phân tích trên đây đủ để giúp bạn hiểu được rõ bản chất DSS là gì, hơn hết là phần nào đó cũng mang đến cho bạn nhận diện được những giá trị lợi ích to lớn mà DSS tạo ra cho doanh nghiệp. Trong tất cả những lợi ích đó, có lẽ lợi ích lớn nhất mà DSS mang tới đó chính là đem tới cho những người quản trị doanh nghiệp nguồn thông tin hữu ích nhất để phục vụ hiệu quả cho hoạt động ra quyết định một cách chính xác nhất.
Lợi ích DSS mang đến cho doanh nghiệp
Không phải là một công cụ cồng kềnh mà đơn giản nó chỉ là phần mềm vi tính, chính vì thế mà DSS rất linh hoạt, tiện lợi trong quá trình sử dụng. Điều này mang đến lợi ích thứ hai đối với những nhà quản lý đó là khả năng cung cấp thông tin toàn diện ở mọi thời điểm, mọi không gian ngay khi hệ thống phân tích được từ nguồn dữ liệu của doanh nghiệp. Đồng thời, kết quả phân tích cho ra khá đa dạng, có thể tạo nhiều bản báo cáo nên DSS được cho là phù hợp để áp dụng cho từng mức độ quản lý khác nhau. Nói chung, tất cả những tiện ích đó đều sẽ mang đến những thông số, căn cứ sát thực để giúp cho công đoạn cuối cùng của nhà quản trị là có thể đưa ra được quyết định tốt nhất cuối cùng. Kết quả là có thể kiểm soát dễ dàng mọi vấn đề của doanh nghiệp.
Khi bàn về DSS, người ta vẫn thường nhắc tới cả thuật ngữ MIS như một định nghĩa đi kèm không thể tách rời. Tuy nhiên, quá trình sử dụng hai thuật ngữ này lại dễ bị nhầm lẫn với nhau, khiến cho nhà quản trị trở nên lúng túng trong việc đưa ra quyết định cũng như quản trị doanh nghiệp. Vậy thì có cách nào để giúp phân biệt được hai khái niệm này hay không? Phượng cũng đã từng tìm hiểu qua về MIS, hy vọng có thể giúp cho bạn nhận diện rõ nhất hai yếu tố này qua cách lý giải ở nội dung phía bên dưới của mình.
Muốn phân biệt rõ hai khái niệm này, tất nhiên, chúng ta sẽ phải hiểu rõ từng khái niệm, ở trên, Phượng cũng đã làm sáng tỏ DSS là gì, vậy thì giờ hãy cùng tôi khám phá sâu hơn một chút về MIS nhé. MIS là hệ thống thông tin quản lý, cũng là một dạng chương trình hỗ trợ nhưng là phục vụ cho hoạt động giao tiếp giữa những người quản lý làm việc trong các lĩnh vực, ngành nghề khác nhau nhưng cùng làm việc chung một hệ thống doanh nghiệp, tổ chức. Nói chung thì MIS đóng vai trò khá quan trọng đối với hoạt động giao tiếp của doanh nghiệp dành cho các cấp bậc quản lý.
Phân biệt DSS và MIS
Phạm vi quan tâm chủ yếu của MIS dồn vào lượng thông tin đã thu được từ nhiều khu vực khác nhau và lập kế hoạch để báo cáo đối với nhiều lĩnh vực thay vì báo cáo cho 1 lĩnh vực của doanh nghiệp. Dựa vào đó, MIS hướng đến mục đích cuối cùng giúp các nhà quản lý đưa ra mọi quyết định về tổ chức. Trong khi MIS có đặc trưng chủ yếu với đầu vào là luồng dữ liệu rất cao, đầu ra chính là các báo cáo tóm tắt thì DSS lại được đặc trưng bởi một lượng thông tin dữ liệu khá thấp, đầu ra vẫn là lượng thông tin đó nhưng đã được phân tích sâu.
Nếu như mô hình của MIS được xây dựng khá đơn giản thì mô hình của DSS là loại có thể tương tác, cần sự tương tác.
Mục đích của MIS khác hoàn toàn với mục đích đưa ra quyết định của DSS ở chỗ: DSS sẽ giúp các nhà quản trị dễ dàng đưa ra quyết định đúng đắn cho mọi hoạt động của doanh nghiệp, còn MIS chỉ định hướng các quyết định ở lĩnh vực kinh doanh mà cụ thể là hướng tới mục tiêu tăng lợi nhuận. Các báo cáo cuối cùng của MIS không linh hoạt bằng DSS.
Vì sao nên sử dụng DSS?
Nói chung, nhìn một cách tổng quan thì MIS là đại diện cho lý thuyết, còn DSS hướng đến việc phân tích và thực hành. Dể điều hành doanh nghiệp hiệu quả nhất thì người quản lý danh nghiệp nên vận dụng đồng thời cả hai phần mềm quản lý, hỗ trợ này.
Như vậy, dưới tác động bùng nổ mạnh mẽ của nền công nghệ 4.0 ngày này, những vấn đề tưởng như chỉ có thể thuộc về con người, do chính con người đưa ra quyết định bằng sự chủ quan thì cũng đã được sự hỗ trợ từ nền tảng của công nghệ thông minh. Đó chính là vấn đề ra quyết định. Với những lợi ích to lớn mà DSS mang lại, hy vọng các nhà quản trị sẽ dễ dàng hơn trong hoạt động quản trị doanh nghiệp của mình. Và nếu như bạn đang trên con đường phấn đấu để đứng vào vị trí này hoặc tìm việc làm ở vị trí này, tốt hơn hết, hãy dành thời gian để nghiên cứu, tìm hiểu DSS là gì và sử dụng những tính năng ưu việt đến từ timviec365.vn để hỗ trợ bạn tìm được một vị trí việc làm quản lý thích hợp nhất, phù hợp với năng lực và sở thích của bạn.
