Quay lại

Hướng dẫn cách kiểm tra chính tả trong powerpoint nhanh nhất

Tác giả: Nguyễn Tú Anh - 23/11/2021

Để trở thành nhân viên hành chính văn phòng chuyên nghiệp thì bạn cần thành thạo các kỹ năng tin học. Bài viết bên dưới sẽ chỉ dẫn cho bạn một kỹ năng cơ bản khi dùng powerpoint mà không phải ai cũng biết. Kỹ năng đó chính là kiểm tra chính tả trong powerpoint, cùng tìm hiểu bạn nhé.

1. Kiểm tra chính tả quan trọng như thế nào?

Từ trước đến nay sai chính tả luôn là điều mà bất kỳ ai cũng cần quan tâm trong quá trình học tập hay làm việc. Trong học tập học sinh cần chú ý để bài làm trở nên hoàn chỉnh. Với những người đã đi làm thì viết đúng tả thể hiện sự chuyên nghiệp trong công việc.

Tầm quan trọng của kiểm tra chính tả

Có những công việc không đòi hỏi quá nhiều về kỹ năng viết lách nhưng nó không đồng nghĩa với việc nhân viên có thể bỏ qua những lỗi chính tả. Đơn giản như khi nộp hồ sơ xin việc, nhiều ứng viên không kiểm tra lại hồ sơ của mình dẫn đến những sai sót về lỗi chính tả. Nhiều ứng viên sẽ bỏ qua vì nghĩ rằng những lỗi nhỏ như vậy không quan trọng. Nhưng trên thực tế nhà tuyển dụng sẽ đánh giá chất lượng làm việc của ứng viên thông qua những lỗi chính tả đấy nhé.

Lỗi chính tả quá nhiều là biểu hiện của việc không cẩn thận và tỉ mỉ trong công việc. Đặc biệt với đặc thù những công việc yêu cầu cao về khả năng viết lách, hành văn. Với những người làm công việc hành chính văn phòng thì những lỗi chính tả có thể ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.

Khi làm việc với các đối tác bạn sẽ phải sử dụng đến những văn bản như word, powerpoint để giao tiếp với khách hàng. Trong quá trình bạn trình bày những ý tưởng để thu hút khách hàng mà bản powerpoint của bạn bị mắc lỗi chính tả sẽ gây khó chịu cho khách hàng. Vậy là chỉ với một lỗi nhỏ mà bạn có thể không ký được hợp đồng gây ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.

Trong nội bộ doanh nghiệp khi bạn cần báo cáo công việc với cấp trên mà bản báo cáo của bạn sai chính tả, nhất là khi báo cáo bằng powerpoint rất nhiều người chú ý thì bản báo cáo của bạn có thể không đạt được hiệu quả như mong muốn. Đặc biệt là những lỗi chính tả gây ảnh hưởng đến thương hiệu doanh nghiệp thì đó là điều mà người quản trị không thể chấp nhận được.

Chính vì những lý do trên mà khi trình bày nội dung trong powerpoint bạn cần quan tâm đến các lỗi chính tả. Những lỗi chính tả dù vô cùng nhỏ nhưng có thể ảnh hưởng lớn đến hiệu quả công việc của bạn. Và để hỗ trợ người dùng thì powerpoint có chức năng kiểm tra lỗi chính tả. Cách thức để kiểm tra chính tả trong powerpoint sẽ được bật mí ngay trong nội dung tiếp theo.

2. Hướng dẫn cách kiểm tra chính tả trong powerpoint

2.1. Kích hoạt Powerpoint kiểm tra chính tả

2.1.1. Cách mở tính năng kiểm tra chính tả

Để có thể sử dụng tính năng kiểm tra chính tả trước hết bạn cần kích hoạt tính năng này trên Powerpoint. Đầu tiên bạn mở tập tin Powerpoint mà bạn đang cần kiểm tra lỗi chính tả. Trên giao diện màn hình bạn sẽ thấy thanh công cụ Ribbon. Bạn thực hiện chọn thẻ Review và tiếp tục ấn nút Spelling.

Cách mở tính năng kiểm tra chính tả

Lúc này bên góc phải màn hình cửa sổ Spelling sẽ xuất hiện. Tại đây bạn sẽ thấy những đề xuất chỉnh sửa mà Powerpoint hiển thị cho bạn. Sẽ có một hoặc nhiều lỗi chỉnh sửa hiện ra, để chỉnh sửa theo ý mình bạn lựa chọn một đề xuất phù hợp và bấm nút Change để sửa lỗi đó.

Mỗi slide, Powerpoint sẽ hiển thị từng lỗi chính tả cụ thể cho bạn. Công việc của bạn khi đó là nhìn vào các lỗi đã được đánh dấu và thao tác chỉnh sửa chính tả cho phù hợp. Sau khi kiểm tra hết các lỗi một hộp thoại sẽ xuất hiện, bạn bấm nút OK là hoàn thành việc kiểm tra rồi. Nếu như không có gợi ý chỉnh sửa nào đồng nghĩa với việc bạn không có lỗi chính tả nên không cần lo lắng rằng tính năng kiểm tra bị lỗi bạn nhé.

2.1.2. Powerpoint và tính năng tự động kiểm tra chính tả

Nếu như bạn chưa cài đặt tính năng kiểm tra lỗi chính tả trong Powerpoint thì bạn có thể hoàn toàn yên tâm bởi Powerpoint có thể tự động kiểm tra chính tả. Khi nội dung trong slide của bạn bị sai chính tả thì bạn sẽ thấy những gạch chân lượn sóng màu đỏ ở phía dưới những từ bị sai.

Powerpoint và tính năng tự động kiểm tra chính tả

Khi đó để tiến hành chỉnh sửa bạn nhấn trực tiếp vào từ được gạch chân. Một danh sách những từ ngữ liên quan sẽ hiện ra cho bạn lựa chọn. Bạn chỉ cần tìm trong danh sách từ ngữ bạn muốn để thực hiện sửa lỗi.

Từ ngữ vữa được bạn lựa chọn sẽ xuất hiện và thay thế từ ngữ sai trong slide. Đôi khi tính năng này cũng gạch chân một vài từ không sai chính tả, khi đó bạn chỉ cần ấn vào Ignore All để bỏ qua thao tác chỉnh sửa với từ ngữ này.

2.2. Những tùy chọn khác của kiểm tra chính tả trong powerpoint

2.2.1. Powerpoint tự động bỏ qua lỗi chính tả

Như đã nói ở trên thì không phải lúc nào tính năng kiểm tra chính tả cũng đúng. Nhất là khi trong những nội dung slide mà bạn sử dụng tên riêng. Lúc này hệ thống ghi nhận bạn đã viết sai chính tả nhưng trên thực tế thì bạn hoàn toàn viết đúng.

Powerpoint tự động bỏ qua lỗi chính tả

Khi đó bạn có thể thực hiện một trong ba thao tác sau để loại bỏ chức năng kiểm tra chính tả của từ đó. Đầu tiên bạn có thể nhấn vào từ gạch chân và chọn Ignore. Tính năng này cho phép bạn bỏ qua từ đó và không thay đổi chính tả.

Tuy nhiên nếu trong nội dung slide của bạn tần suất mà từ này xuất hiện khá nhiều thì bạn nên lựa chọn Ignore All. Khi đó tất cả những từ giống như thế sẽ được tự động bỏ qua việc kiểm tra chính tả. Trường hợp bạn muốn lần sau từ này xuất hiện sẽ không còn là lỗi chính tả nữa thì bạn có thể sử dụng tính năng Add để thêm từ đó vào từ điển. Lần sau khi bạn viết từ đó trong slide thì từ đó sẽ không còn bị gạch chân là lỗi nữa.

2.2.2. Khởi động tính năng kiểm tra lỗi ngữ pháp

Nhiều người dùng gặp khó khăn với ngữ pháp, vì thế Powerpoint cung cấp thêm tính năng kiểm tra lỗi ngữ pháp. Bạn thực hiện truy cập vào phần Menu trên Powerpoint. Ngay sau đó giao diện Backstage sẽ hiện ra. Để kích hoạt hộp thoại PowerPoint Options, ở cột bên trái bạn thực hiện chọn Options.

Khởi động tính năng kiểm tra lỗi ngữ pháp

Sau đó bạn tiếp tục chọn mục Proofing, tại khung bên phải bạn sẽ thấy tùy chọn Check grammar with spelling. Bạn chỉ cần nhấn vào đó và chọn OK là được. Sau khi quay trở lại cửa sổ Powerpoint, để chạy thử xem tính năng kiểm tra ngữ pháp đã hoạt động hay chưa bạn chọn thẻ Review và bấm vào nút Spelling. Khi đó những lỗi sai về ngữ pháp của bạn sẽ được hiển thị thành những đường lượn sóng màu đỏ phía dưới chân các từ.

2.2.3. Một vài lựa chọn kiểm tra lỗi khác trong powerpoint

Bên cạnh những tính năng kiểm tra chính tả hay kiểm tra lỗi ngữ pháp của Powerpoint thì bạn có thể tìm hiểu một số tính năng khác. Đầu tiên bạn truy cập vào menu File của Powerpoint, giao diện Backstage sẽ được hiển thị. Tại cột bên trái bạn bấm vào tùy chọn Options, hộp thoại PowerPoint Options sẽ xuất hiện.

Một vài lựa chọn kiểm tra lỗi khác trong Powerpoint

Sau đó bạn tiếp tục ấn vào mục Proofing ở cột bên trái. Khi đó sẽ có một vài tính năng chỉnh sửa lỗi mà bạn có thể lựa chọn như Check spelling as you type và Hide spelling and grammar errors. Với tính năng Check spelling as you type, Powerpoint sẽ tự động kiểm tra và hiển thị các lỗi chính tả khi bạn đang nhập nội dung văn bản trong slide.

Còn Hide spelling and grammar errors sẽ giúp bạn ẩn đi những chính tả và ngữ pháp. Tuy nhiên như vậy thì đôi khi bạn sẽ khó phát hiện các lỗi chính tả nhỏ bởi các đường lượn sóng màu đỏ lúc này sẽ không còn xuất hiện nữa. Ngoài ra nếu như văn bản bạn cần đọc để nhập nội dung cho slide quá dài bạn có thể tham khảo thêm những phần mềm chuyển văn bản thành giọng nói tiếng Việt để việc đọc nội dung nhanh chóng hơn.

Những thông tin trong bài viết đã hướng dẫn cách kiểm tra chính tả trong powerpoint. Hy vọng rằng bạn sẽ thành thạo thêm nhiều kỹ năng tin học văn phòng khác nữa. Chúc bạn sớm trở thành một nhân viên văn phòng chuyên nghiệp và đạt được những bước tiến trong sự nghiệp.

Cách bỏ gạch đỏ trong Word dễ nhất

Khi sử dụng Word đôi khi sẽ có những gạch đỏ dưới chân các từ. Nhiều người dùng không biết nguyên nhân do đâu và làm cách nào để loại bỏ những gạch đỏ đó. Cùng xem bài viết sau để biết cách bỏ gạch đỏ trong Word nhé.

Cách bỏ gạch đỏ trong Word

Từ khóa liên quan

Chuyên mục

Bí quyết viết CV- Tâm sự Nghề nghiệp- Cẩm Nang Tìm Việc- Kỹ Năng Tuyển Dụng- Cẩm nang khởi nghiệp- Kinh nghiệm ứng tuyển việc làm- Kỹ năng ứng xử văn phòng- Quyền lợi người lao động- Bí quyết đào tạo nhân lực- Bí quyết lãnh đạo- Bí quyết làm việc hiệu quả- Bí quyết viết đơn xin nghỉ phép- Bí quyết viết thư xin thôi việc- Cách viết đơn xin việc- Bí quyết thành công trong công việc- Bí quyết tăng lương- Bí quyết tìm việc dành cho sinh viên- Kỹ năng đàm phán lương- Kỹ năng phỏng vấn- Kỹ năng quản trị doanh nghiệp- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hà Nội- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Đà Nẵng- Mẹo viết hồ sơ xin việc- Mẹo viết thư xin việc- Chia sẻ kinh nghiệm ngành Kinh doanh - Bán hàng- Định hướng nghề nghiệp- Top việc làm hấp dẫn- Tư vấn nghề nghiệp lao động phổ thông- Tư vấn việc làm Hành chính văn phòng- Tư vấn việc làm ngành Báo chí- Tư vấn tìm việc làm thêm- Tư vấn việc làm ngành Bất động sản- Tư vấn việc làm ngành Công nghệ thông tin- Tư vấn việc làm ngành Du lịch- Tư vấn việc làm ngành Kế toán- Tư vấn việc làm ngành Kỹ thuật- Tư vấn việc làm ngành Sư phạm- Tư vấn việc làm ngành Luật- Tư vấn việc làm thẩm định- Tư vấn việc làm vị trí Content- Tư vấn việc làm ngành Nhà hàng - Khách sạn- Tư vấn việc làm quản lý- Kỹ năng văn phòng- Nghề truyền thống- Các vấn đề về lương- Tư vấn tìm việc làm thời vụ- Cách viết Sơ yếu lý lịch- Cách gửi hồ sơ xin việc- Biểu mẫu phục vụ công việc- Tin tức tổng hợp- Ý tưởng kinh doanh- Chia sẻ kinh nghiệm ngành Marketing- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Bình Dương- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hồ Chí Minh- Mẹo viết Thư cảm ơn- Góc Công Sở- Câu chuyện nghề nghiệp- Hoạt động đoàn thể- Tư vấn việc làm Biên - Phiên dịch- Tư vấn việc làm Ngành Nhân Sự- Tư vấn việc làm Ngành Xuất Nhập Khẩu - Logistics- Tư vấn việc làm Ngành Tài Chính - Ngân Hàng- Tư vấn việc làm Ngành Xây Dựng- Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Mỹ thuật- Tư vấn việc làm Ngành Vận tải - Lái xe- Quản trị nhân lực - Quản trị sản xuất- Cẩm nang kinh doanh- Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Nội thất- Mô tả công việc ngành Kinh doanh- Mô tả công việc ngành Bán hàng- Mô tả công việc Tư vấn - Chăm sóc khách hàng- Mô tả công việc ngành Tài chính - Ngân hàng- Mô tả công việc ngành Kế toán - Kiểm toán- Mô tả công việc ngành Marketing - PR- Mô tả công việc ngành Nhân sự- Mô tả công việc ngành IT - Công nghệ thông tin- Mô tả công việc ngành Sản xuất- Mô tả công việc ngành Giao nhận - Vận tải- Mô tả công việc Kho vận - Vật tư- Mô tả công việc ngành Xuất nhập khẩu – Logistics- Mô tả công việc ngành Du lịch - Nhà hàng - Khách sạn- Mô tả công việc ngành Hàng không- Mô tả công việc ngành Xây dựng- Mô tả công việc ngành Y tế - Dược- Mô tả công việc Lao động phổ thông- Mô tả công việc ngành Kỹ thuật- Mô tả công việc Nhà nghiên cứu- Mô tả công việc ngành Cơ khí - Chế tạo- Mô tả công việc bộ phận Quản lý hành chính- Mô tả công việc Biên - Phiên dịch- Mô tả công việc ngành Thiết kế- Mô tả công việc ngành Báo chí - Truyền hình- Mô tả công việc ngành Nghệ thuật - Điện ảnh- Mô tả công việc ngành Spa – Làm đẹp – Thể lực- Mô tả công việc ngành Giáo dục - Đào tạo- Mô tả công việc Thực tập sinh - Intern- Mô tả công việc ngành Freelancer- Mô tả công việc Công chức - Viên chức- Mô tả công việc ngành Luật - Pháp lý- Tư vấn việc làm Chăm Sóc Khách Hàng - Tư vấn việc làm Vật Tư - Kho Vận- Hồ sơ doanh nhân- Việc làm theo phường- Danh sách các hoàng đế nổi tiếng- Tài liệu gia sư- Vĩ Nhân Thời Xưa- Chấm Công- Danh mục văn thư lưu trữ- Tài Sản Doanh Nghiệp- KPI Năng Lực- Nội Bộ Công Ty - Văn Hóa Doanh Nghiệp- Quản Lý Quan Hệ Khách Hàng- Quản Lý Công Việc Nhân Viên- Chuyển văn bản thành giọng nói- Giới Thiệu App Phiên Dịch- Quản Lý Kênh Phân Phối-