Những thông tin chung về phần mềm quản lý tài sản bằng excel

Phần mềm quản lý tài sản bằng Excel là một trong những phần mềm quản lý vô cùng quan trọng đối với các Doanh nghiệp, công ty và tổ chức, Đồng thời được sử dụng vô cùng rộng rãi và phổ biến cho các đơn vị, cơ quan ban ngành trong việc giám sát các khoản thu chi trong Doanh nghiệp của mình.

Với thiết kế đơn giản, giao diện thân thiện với nhiều người dùng đã giúp cho rất nhiều nhà quản lý thực hiện công việc một cách đơn giản và nhanh chóng hơn. 

1. Phần mềm quản lý tài sản là gì?

Trước khi tìm hiểu về phần mềm quản lý tài sản, chúng ta cần phải nghiên cứu một cách triệt để Quản lý tài sản là gì để có một cái nhìn tường minh hơn về vấn đề này. Quản lý tài sản được hiểu theo nghĩa rộng chính là đề cập đến bất kỳ một hệ thống giám sát nào dừng để duy trì những thứ có giá trị vào chung một nhóm.       

Những loại tài sản có thể áp dụng trọng trường hợp này đó là tài sản hữu hình và tài sản vô hình. Những tài sản hữu hình có thể kể đến như những tòa nhà, văn phòng,.. còn những tài sản vô hình là những tài sản như vốn con người, sở hữu trí tuệ, hoặc các tài sản tài chính.

Quản lý tài sản là một quá trình không thể nào thiếu trong để vận hành , duy trì và nâng cấp, cũng như vứt bỏ tài sản một cách hợp lý và hiệu quả. Nếu như loại bỏ được những lỗi không đáng có của con người thì có thể hạn chế được những sai lầm không đáng có của Doanh nghiệp trong quá trình vận hành.

Từ những nhận định ban đầu về việc quản lý tài sản cho Doanh nghiệp có thể hiểu rằng phần mềm quản lý tài sản là hệ thống hỗ trợ các Doanh nghiệp giám sát và theo dõi hiệu suất hoạt động của tài sản. Từ đó mà việc vận hành, nâng cao, bảo trì hay vứt bỏ được diễn ra một cách vô cùng đơn giản và dễ dàng. 

Những ứng dụng quản lý tài sản tuyệt vời có thể giúp cho Doanh nghiệp của mình tiết kiệm được nguồn lực một cách có hiệu quả, từ những khâu về nhân sự phụ trách, chi phí vận hành đến quy trình sử dụng tất cả đều được tối ưu hóa. 

2. Những lợi ích của Doanh nghiệp khi sử dụng phần mềm quản lý tài sản

2.1. Giúp kiểm kê và quản lý tài sản trên một hệ thống duy nhất

Thay vì việc sử dụng nhiều hình thức kiểm kê truyền thống, phần mềm quản lý tài sản giúp cho các Doanh nghiệp có thể dễ dàng thống kê và quản lý tài sản của mình. Toàn bộ những thông tin và dữ liệu về tài sản, tất cả sẽ được lưu trữ trên hệ thống. Nhờ đó mà việc chia sẻ dữ liệu hoặc đối soát giữa các bộ phận cũng sẽ trở nên thuận tiện và dễ dàng hơn. 

2.2. Giúp vận hành một cách thuận tiện, trơn tru

Phần mềm quản lý tài sản chung sẽ giúp cho quá trình sử dụng cơ sở vật chất và thiết bị dễ dàng hơn. Mọi thành viên trong các tổ chức đều sẽ nắm được lịch trình sử dụng các phòng họp, thư viện,.. Từ đó có thể tránh được việc trồng chéo nhau trong quá trình sử dụng.

2.3. Giúp quản lý và theo dõi mọi lúc mọi nơi

Đa số hiện nay hầu hết các phần mềm quản lý tài sản đều được hoạt động trên một hệ thống trực tuyến, cũng bởi vì lẽ đó mà những người quản lý có thể vào theo dõi và truy cập mọi lúc, mọi nơi. Điều này sẽ giúp giảm tải sự phụ thuộc vào một số người hoặc những máy lưu trữ thông tin nhất định. Chính vì vậy mà quy trình giám sát và theo dõi sẽ trở nên minh bạch và rõ ràng hơn cả. 

2.4. Giúp theo dõi hiệu suất của các thiết bị khi sử dụng

Với những thiết bị giao cho nhân viên hoặc các thiết bị chung, các ứng dụng thống kê được thời gian, mức độ sử dụng của nó, từ đó mà những người phụ trách có thể nắm được hiệu suất hoạt động và có những phương án xử lý sao cho cho phù hợp. Vì vậy mà Doanh nghiệp sẽ tránh được những hao mòn không cần thiết. 

2.5. Giúp phân quyền truy cập và làm tăng độ bảo mật hơn

Lợi ích cuối cùng nhưng không thể không kể đến đó chính là giúp phân quyền truy cập và làm gia tăng độ bảo mật cho thông tin tài sản của Doanh nghiệp. Hiện nay, các phần mềm dường như đều có những tính năng phân quyền và giới hạn truy cập các dữ liệu quan trọng và cần thiết. Doanh nghiệp có thể đảm bảo được những người liên quan truy cập và xử lý thông tin. Bên cạnh đó, hệ thống vẫn hoạt động đồng bộ những nội dung có tính bảo mật cao.

Xem thêm: Quản lý tài sản bằng QR code

3. Phần mềm quản lý tài sản bằng Excel

Phần mềm quản lý tài sản bằng Excel là một phần mềm giúp quản lý các hoạt động liên quan đến tài sản có thể kể đến như quá trình giám sát và duy trì, đảm bảo cho các tài sản không bị mất mát và hao hụt, sử dụng một cách có hiệu quả và hiểu rõ được tình trạng khấu hao của chúng.

Việc này không chỉ tránh cho việc thất thoát mà còn giúp cho Doanh nghiệp có thể biết chính xác được chi phí giá vốn của từng loại tài sản. Bây giờ, chúng ta hãy cùng xem các bước để có thể quản lý tài sản bằng Excel như sau:

- Bước đầu tiên cần làm đó chính là chuẩn bị một file tài sản theo mẫu

- Tiếp sau đó, việc tiếp theo cần làm là cài đặt tài sản, chúng ta sẽ có bảng mô tả tính năng như sau:

Tính năng 1: Cài đặt nhóm tài sản

Mô tả: Cho phép Admin và người có quyền quản lý tất cả bao gồm các task như: Thêm mới, sửa, xóa các nhóm tài sản. 

Tính năng 2: Cài đặt vị trí tài sản 

Mô tả: Cho phép Admin và người có quyền quản lý tất cả bao gồm các task như: Thêm mới, sửa, xóa các nhóm tài sản.

Tính năng 3: Cài đặt đơn vị tài sản: 

Mô tả: Cho phép Admin và người có quyền quản lý tất cả bao gồm các task như: Thêm mới, sửa, xóa các nhóm tài sản.

Để có thể sử dụng, trước tiên, chúng ta sẽ ấn vào nút có 6 ô vuông nhỏ bên phía trái màn hình, sau đó, bên góc phải màn hình của trang chủ, chúng ta chọn phân hệ Tài sản Tại màn hình phân hệ Tài sản, sau đó ấn Cài đặt. 

Sau đó, bạn thực hiện cài đặt nhóm tài sản, vị trí tài sản và đơn vị tài sản: Các nhóm tài sản: hãy nhập tên nhóm tài sản và nhóm tài sản cha (nếu có) và click vào cập nhật để có thể lưu lại. 

- Bước thứ hai cần làm đó là tạo mới tài sản:

Có hai cách để có thể tạo mới tài sản, thứ nhất là tạo mới thông thường, bạn hãy click vào góc trái màn hình để có thể thêm mới tài sản. Tại màn hình tạo mới tài khoản đó, hãy nhập tất cả những thông tin liên quan đến tài sản vào nhé.

Cách thứ hai để có thể tạo mới tài sản đó là trong trường hợp dùng quá nhiều tài sản, bạn sẽ thực hiện import hàng loạt các tài sản để có thể tiết kiệm được thời gian và công sức.

Hãy chuẩn bị dữ liệu và nhập vào file excel bao gồm các trường thông tin của tài sản như màn hình tạo mới tài sản trong màn hình danh sách tài sản. Ở trong màn hình danh sách tài sản, bạn có thể chọn nút import ở góc phải màn hình, sau đấy chọn Import tài sản và tiến hành nhập những thông số liên quan. 

- Bước cuối cùng cần thực hiện là quản lý tài sản:

Sau khi đã tạo mới tài sản, trong chi tiết những thông tin chung liên quan đến tài sản, hãy thực hiện các tác vụ quản lý tài sản ở bên góc phải màn hình.

Trong tab lịch sử tồn kho sẽ thống kê lại những thông tin về tài sản tồn đầu kỳ, cuối kỳ và các tác vụ mà nhân viên đã thực hiện.

Vậy là hôm nay, chúng ta đã cùng nhau tìm hiểu về một chủ đề vô cùng thú vị liên quan đến phần mềm quản lý tài sản bằng excel, hy vọng bài viết sẽ đem đến những thông tin hữu ích cho không chỉ những cá nhân, mà còn cho các những tổ chức công ty, doanh nghiệp vận hành một hệ thống riêng trong tương lai.