3d 5s là gì? Bài học dành cho người “cầm cờ” doanh nghiệp

1. 3d 5s là gì?

3D 5S là khái niệm chắc chắn bất kỳ ai học tiếng Nhật hay làm việc tại các công ty Nhật Bản thường nhắc đến. Vậy 3d 5s là gì? Liệu bạn đã hiểu rõ về bí quyết thành công này?

1.1. 5S là gì?

5s là một trong những bước, những công thức làm việc được triển khai nhiều nhất, đây cũng được xem là nền tả của thành công, 5s là 5 bước Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu và Shitsuke. 5s là công thức đơn giản để tổ chức nơi làm việc của bạn hoạt động một cách quy củ, giàu thẩm mỹ, an toàn, khoa học nhằm mục đích nâng cao năng suất, hiệu quả quản lý trước quan và đảm bảo chất lượng công việc. Hiện nay, hầu hết các định nghĩa về 5s trên mạng internet đều tập trung rất nhiều nhiều vào tính thẩm mỹ và hiệu quả quả đạt được thông qua công thức 5s này. Tuy nhiên điều này cô tìm làm quên định giá trị thiết thực của 5s, chính là cách thực hoạt động tiêu chuẩn để đảm bảo cách làm việc hiệu quả, an toàn, khoa học, …

Ngoài những yếu tố công việc được tiêu chuẩn hóa nhằm cung cấp cho bạn nền tảng ổn định để xây dựng và cải tiến tất cả những yếu tố khác thì bạn cũng cần cung cấp một môi trường làm việc trực quan hỗ trợ tốt cho công thức 5s này. Vì lẽ, 5s là công cụ của một nhóm điều hành nên nó cần được thực hiện bởi những người cùng làm việc trong 1 khu vực, đồng thời nó không phải là công cụ để người ngoài khu vực, người quản lý từ xa áp dụng trong quá trình làm việc của mình không hiểu, nắm kỹ khu vực đó. 

1.1.1. Nguồn gốc của 5s là gì?

5S được phát triển tại Nhật Bản và được xác định là một trong những kỹ thuật cho phép sản xuất Just in Time. 5S là một phương pháp đã ra đời từ các kỹ thuật trong bảo trì năng suất toàn diện (TPM) và từ hệ thống sản xuất tại nhà máy của Toyota (TPS).

Hai khuôn khổ chính để hiểu và áp dụng 5S vào môi trường kinh doanh đã phát sinh, một là do Osada đề xuất, một là của Hiroyuki Hirano. Hirano cung cấp một cấu trúc để cải thiện các chương trình với một loạt các bước có thể xác định được, mỗi tòa nhà trên tiền thân của nó. Theo ghi nhận của John Bicheno, việc áp dụng phương pháp Hirano của Toyota gọi là "4S", sau đó bổ sung và kết hợp thêm Seiton.

Tìm việc làm online

1.1.2. Khái niệm 5s là gì?

5S là công cụ quản lý giúp chuẩn bị mặt bằng và môi trường làm việc. 5S là một phương pháp nhằm mục đích để tổ chức nơi làm việc và thực tiễn làm việc của bạn cũng như là một triết lý và cách làm việc tổng thể. Nó được chia thành 5 giai đoạn, mỗi giai đoạn được đặt tên theo một thuật ngữ tiếng Nhật khác nhau bắt đầu bằng chữ cái S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke) do đó tên 5S.

- 5S Seiri : Sắp xếp, loại bỏ, phân loại

- 5S Seiton : Làm thẳng, đơn giản hóa, thiết lập theo thứ tự, cấu hình

- 5S Seiso : dọn dẹp, làm sạch, kiểm tra.

- 5S Seiketsu : Chuẩn hóa, ổn định, phù hợp

- 5S Shitsuke : Bền vững, kỷ luật tự giác, tập quán và thực hành

Và để hoàn thiện, một số công ty đã bổ sung «Safety » là  an toàn vào thứ 6 (6S).

1.1.3. Chi tiết hóa về Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke

* Seiri : Sắp xếp, loại bỏ, phân loại

5S Seiri hoặc sắp xếp, loại bỏ, phân loại là bước đầu tiên trong 5S, nó đề cập đến việc sắp xếp lộn xộn từ các mục khác trong khu vực làm việc thực sự cần thiết. Giai đoạn này yêu cầu nhóm loại bỏ tất cả các mục rõ ràng không thuộc về khu vực làm việc và chỉ để lại những mục cần thiết cho các quy trình được đề cập. Trong giai đoạn đầu tiên này bạn sẽ phân loại tất các các sản phẩm, các mục,… vào trong một vị trí nhất định và loại bỏ những thứ không liên quan.

Mục đích của điều này đó là :

- Giảm thời gian tìm kiếm một mặt hàng bằng cách sắp xếp lại tần xuất tìm kiếm mặt hàng đó.

- Giảm nguy cơ gây mất tập trung, phân tâm bởi những sản phẩm đó.

- Đơn giản hóa việc kiểm tra.

- Tăng số lượng không gian có sẵn, hữu ích.

- Tăng sự an toàn bằng cách loại bỏ chướng ngại vật.

Cách thức thực hiện:

- Kiểm tra tất cả các mục trong một vị trí và đánh giá xem sự hiện diện của chúng tại vị trí đó có hữu ích hay cần thiết hay không.

- Loại bỏ các mặt hàng không cần thiết càng sớm càng tốt. Đặt những thứ không thể xóa ngay lập tức trong 'vùng thẻ đỏ' để chúng dễ dàng được gỡ bỏ sau này.

- Giữ cho sàn làm việc không có vật liệu trừ những vật liệu đang được sử dụng để sản xuất.

* Seiton hoặc Straighten: Đặt theo thứ tự

 5S Seiton hoặc Straighten là quá trình lấy các sản phẩm cần thiết còn lại sau khi loại bỏ sự lộn xộn và sắp xếp chúng một cách hiệu quả thông qua việc sử dụng các nguyên tắc khoa học này nhằm đảm bảo rằng mọi vật phẩm đều có một vị trí và mọi thứ đều ở đúng vị trí của nó. Đặt tất cả vật dụng cần thiết vào vị trí tối ưu nhất để chúng dễ dàng thực hiện các chức năng khi làm việc của mình.

Mục đích:

- Làm cho tiến độ công việc dễ dàng, trôi chảy khoa học hơn.

Cách thức thực hiện:

- Sắp xếp các trạm làm việc sao cho tất cả các dụng cụ, thiết bị đều ở gần nhau, ở vị trí dễ tiếp cận và theo thứ tự hợp lý phù hợp với công việc được thực hiện. Đặt các thành phần theo mục đích sử dụng của chúng, với các thành phần được sử dụng thường xuyên gần nơi làm việc nhất.

- Sắp xếp tất cả các mục cần thiết để có thể dễ dàng lựa chọn để sử dụng. Làm cho nó dễ dàng để tìm và chọn các mặt hàng cần thiết.

- Chỉ định vị trí cố định cho các mục. Sử dụng nhãn rõ ràng, nhãn hiệu hoặc gợi ý để các mục dễ dàng trở về đúng vị trí và để dễ dàng phát hiện các mục bị thiếu.

Người tìm việc

* Seiso: Quét dọn, làm mới tất cả.

Seiso là việc dọn dẹp kỹ lưỡng khu vực, dụng cụ, máy móc và các thiết bị khác để đảm bảo mọi thứ được trả về trạng thái gần như mới. Điều này sẽ đảm bảo rằng bất kỳ sự không phù hợp nào nổi bật, chẳng hạn như rò rỉ dầu từ máy lên sàn sạch, mới được sơn. Đồng thời cũng cần quét dọn kiểm tra nơi làm việc, dụng cụ máy móc một cách thường xuyên.

Mục tiêu:

- Cải thiện không gian nhằm đem lại hiệu quả và an toàn quá trình sản xuất, giảm chất thải, ngăn ngừa lỗi và những điểm không mong muốn.

- Giữ an toàn nơi làm việc và dễ dàng để làm việc trong.

- Giữ nơi làm việc sạch sẽ và sự hài lòng để làm việc.

- Phát hiện sự bất thường ngay lập tức.

Thực hiện:

- Làm sạch nơi làm việc và thiết bị hàng ngày.

- Kiểm tra nơi làm việc và trang thiết bị trong khi làm sạch.

* Chuẩn hóa (Seiketsu)

Seiketsu là để chuẩn hóa các quy trình được sử dụng để sắp xếp, đặt hàng và làm sạch nơi làm việc. Đây là quá trình được hiểu đơn giản là quá trình nhằm đảm bảo rằng những gì đã thực hiện trong ba gia doạn đầu của 5s trở thành tiêu chuẩn hóa đồng thời là tiêu chuẩn chung cho quá trình làm việc.

Mục tiêu:

- Thiết lập các thủ tục và lịch trình để đảm bảo sự lặp lại của ba thực hành 'S' đầu tiên.

Thực hiện:

- Phát triển một cấu trúc công việc sẽ hỗ trợ các thực tiễn mới và biến nó thành một phần của thói quen hàng ngày.

- Đảm bảo mọi người đều biết trách nhiệm của mình trong việc thực hiện việc phân loại, tổ chức và làm sạch.

- Sử dụng hình ảnh và điều khiển trực quan để giúp giữ mọi thứ cần thiết.

- Xem xét tình trạng thực hiện 5S thường xuyên bằng cách sử dụng danh sách kiểm tra.

* Bền vững, kỷ luật: Shitsuke

Shitsuke hoặc duy trì các quy trình phát triển bằng cách tự kỷ luật của người lao động. Giai đoạn cuối cùng là 5S Shitsuke hoặc duy trì, đảm bảo rằng công ty tiếp tục cải tiến liên tục bằng cách sử dụng các giai đoạn trước của 5S, duy trì vệ sinh và tiến hành kiểm toán, … 5S nên trở thành một phần của văn hóa doanh nghiệp và trách nhiệm của mọi người trong tổ chức.

Mục tiêu:

- Đảm bảo rằng phương pháp 5S được tuân thủ.

Thực hiện:

- Tổ chức các buổi đào tạo.

- Thực hiện kiểm toán thường xuyên để đảm bảo rằng tất cả các tiêu chuẩn được xác định đang được thực hiện và tuân theo.

- Thực hiện cải tiến bất cứ khi nào có thể. Đầu vào công nhân có thể rất có giá trị để xác định cải tiến.

- Khi vấn đề phát sinh, xác định nguyên nhân của chúng và thực hiện các thay đổi cần thiết để tránh tái phát.

1.2. 3D là gì?

3D được hiểu là bộ ba nguyên tắc mà một người lãnh đạo nên áp dụng và tuân thủ, đó là: Directing (chỉ đạo) – Discussing (thảo luận) – Delegating (ủy thác).

1.2.1. Directing: phong cách chỉ đạo

Người lãnh đạo nói với những nhân viên của mình như sau:

- Phải làm gì

- Làm thế nào nó được thực hiện

- Khi nào nó hoàn thành

Người lãnh đạo phân công vai trò và trách nhiệm, đặt ra các tiêu chuẩn và xác định kỳ vọng. Phong cách chỉ đạo là phù hợp khi nhân viên thiếu kinh nghiệm và không biết phải làm gì. Điều này cũng phù hợp khi có sự ủy nhiệm, trao quyền từ quản lý cấp cao và từ cả những mô tả về những gì phải được thực hiện và cách thực hiện. Phong cách chỉ đạo cũng thích hợp trong các tình huống khẩn cấp.

Các nhà quản lý nói cho mọi người biết phải làm gì, làm như thế nào và khi nào hoàn thành. Họ phân công vai trò và trách nhiệm, đặt ra các tiêu chuẩn và xác định kỳ vọng.

Truyền thông: Người lãnh đạo nói, nhân viên lắng nghe và thực hiện hay phản ứng lại. Những nhà lãnh đạo cũng chính là người cung cấp hướng dẫn chi tiết để nhân viên biết chính xác phải làm gì. Khả năng giao tiếp một cách rõ ràng, súc tích và đầy đủ là rất quan trọng trong trường hợp này để cơ bản diễn đạt cho cấp dưới hiểu được những mong muốn mà nhà lãnh đạo đề ra. Nhà lãnh đạo sẽ phản hồi lại yêu cầu rằng: Bạn có hiểu những gì cần phải làm hay không không?

Thiết lập mục tiêu: Ví dụ, mục tiêu của bạn là bán 15 chiếc xe mỗi tháng. Nhà lãnh đạo sẽ thiết lập các mục tiêu ngắn hạn và định hình những mục tiêu dài hạn trong tương lai. Khi mục tiêu được cụ thể và giới hạn thời gian, nhân viên sẽ dễ dàng hiểu được những gì mà nhà lãnh đạo mong muốn ở họ.

Ra quyết định: Là một nhà lãnh đạo, gần như bạn sẽ phải đưa ra hầu hết các quyết định đặc biệt là các quyết định quan trọng. Khi có vấn đề phát sinh, người quản lý sẽ đánh giá các lựa chọn, đưa ra quyết định và hướng dẫn nhân viên xem họ nên làm gì.

Giám sát hiệu suất và đánh giá: Người quản lý thiết lập các điểm kiểm soát cụ thể để giám sát hiệu suất làm việc cũng như cung cấp những phản hồi và đánh giá thường xuyên bao gồm các hướng dẫn cụ thể về cách cải thiện hiệu suất.

Phần thưởng và sự công nhận: Điều gì làm cho nhân viên hài lòng ở nhà lãnh đạo của mình? Đó chính là sự công nhận và phần thưởng đi kèm. Khi mọi người làm theo yêu cầu và hướng dẫn của bạn, công việc thành công thì đương nhiên phần thưởng công nhận là điều nên có.

Phong cách chỉ đạo là phù hợp khi có một nhiệm vụ từ cấp cao hơn về những công việc phải thực hiện. Và người lãnh đạo sẽ là người chỉ huy cấp dưới thực hiện những yêu cầu đó. Phong cách chỉ đạo cũng phù hợp khi nhân viên có kinh nghiệm hạn chế hoặc thiếu các kỹ năng cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ.

Việc làm quản lý hành chính

1.2.2. Discussing: Phong cách thảo luận

Các nhà quản lý sử dụng phong cách này cần có thời gian để thảo luận về các vấn đề kinh doanh có liên quan. Mọi người trình bày ý tưởng, đặt câu hỏi, lắng nghe, cung cấp thông tin phản hồi, giả định thách thức và cách giải quyết khi cần thiết. Điều quan trọng là đảm bảo các ý tưởng được thảo luận và tranh luận đầy đủ. Các nhà quản lý thường thực hiện vai trò của người điều phối, đảm bảo cuộc thảo luận sẽ đi đúng hướng và mọi người đều có cơ hội đóng góp.

- Giao tiếp hai chiều là chuẩn mực đem lại sự thảo luận thành công. Bạn hãy đi xung quanh bàn và cho mọi người cơ hội thảo luận về ý tưởng của mình. Sếp của tôi dành nhiều thời gian để đặt câu hỏi và lắng nghe khi nhân viên của ngài nói và chia sẻ ý tưởng của mình.

- Thiết lập mục tiêu: Sau khi thảo luận đầy đủ, các mục tiêu sẽ được thiết lập. Thiết lập mục tiêu cùng phong cách thảo luận giúp gia tăng cam kết của nhân viên để đạt được mục tiêu của họ.

- Ra quyết định: Cả nhà quản lý và nhân viên đều đóng vai trò tích cực trong việc xác định vấn đề, đánh giá các lựa chọn và đưa ra quyết định.

- Giám sát hiệu suất và cung cấp phản hồi: Nhà lãnh đạo và nhân viên giám sát hiệu suất và thảo luận về những hành động cần thực hiện.

Phong cách thảo luận phù hợp khi có cơ hội tác động đến câu trả lời cho các câu hỏi như, mục tiêu của chúng tôi là gì? Cần đáp ứng những tiêu chuẩn chất lượng nào? Phong cách thảo luận có hiệu quả khi nhân viên có ý tưởng và tự tin để lên tiếng. Sự tham gia trong việc xác định những gì phải được thực hiện và làm thế nào nó sẽ được thực hiện làm tăng cam kết của nhân viên để làm cho nó xảy ra.

1.2.3. Delegating: Phong cách ủy thác

Các nhà quản lý sử dụng phong cách này thường giao trách nhiệm và quyền hạn được trao cho nhân viên để hoàn thành công việc. Họ sẽ là người nghiệm thu và đánh giá cuối cùng.

Phong cách ủy thác sẽ phù hợp khi mọi người có kiến ​​thức, kỹ năng và động lực để hoàn thành công việc. Những người có kinh nghiệm không cần một người quản lý nói cho họ biết phải làm gì. Họ muốn tự do lựa chọn làm thế nào để hoàn thành công việc. Phong cách này giúp các nhà quản lý có nhiều thời gian hơn để dành cho các nhiệm vụ khác như nghiên cứu, tư duy chiến lược và lập kế hoạch.

Mỗi phong cách (chỉ đạo, thảo luận và ủy quyền) đều là cách thức thực hiện các chức năng và nhiệm vụ của một nhà quản lý. Đặc biệt, những nhà điều hành cao cấp thường sử dụng phong cách chỉ đạo kết hợp, đó là kết hợp ba phong cách lãnh đạo trên với nhau, chính là 3D.

Theo trường phái này nhà quản lý theo chỉ nêu ra công việc cần hoàn thành và cần hoàn thành khi nào. Việc làm như thế nào tuỳ thuộc vào nhân viên.

- Quan hệ giữa nhà quản lý và nhân viên - Mối quan hệ có thể là một chiều trong phạm vi đưa ra những công việc cần hoàn thành.

- Thiết lập mục tiêu – Các mục tiêu cụ thể có thể được thiết lập bởi nhà quản lý hoặc được rút ra sau khi nhà quản lý và nhân viên thảo luận với nhau.

- Ra quyết định – Các quyết định liên quan đến việc hoàn thành công việc như thế nào là do nhân viên tự quyết. Nhân viên có quyền thực hiện những hoạt động phù hợp nhằm đạt được kết quả mong muốn.

- Kiểm soát quá trình thực hiện và đưa ra ý kiến phản hồi: Nhà quản lý quyết định việc kiểm soát ở mức độ nào là cần thiết. Độ chặt của quá trình kiểm soát phụ thuộc vào mức độ ưu tiên của công việc và người thực hiện công việc đó. Nhân viên có trách nhiệm đưa ra các ý kiến phản hồi đồng thời báo cáo lại cho nhà quản lý diễn biến công việc, đặc biệt khi kế hoạch đề ra vượt ra ngoài khả năng kiểm soát.

- Thưởng phạt và ghi nhận kết quả - Nhà quản lý biểu dương thành tích và khen thưởng những người thể hiện được năng lực làm việc độc lập, biết đưa ra những quyết định hợp lý và hoàn thành tốt công việc.

Nguyên tắc uỷ thác phù hợp trong trường hợp người được giao việc có kiến thức, kỹ năng và động lực để hoàn thành công việc. Trường phái này giúp cho nhà quản lý có thêm nhiều thời gian để thực hiện những công việc quản lý khác như đưa ra các tiêu chuẩn, suy nghĩ chiến lược và lập kế hoạch.

Việc làm quản lý nhân sự

1.3. Vậy 3D 5S là gì?

Từ tất cả những thông tin trên bạn đã nắm rõ 3d 5s là gì? Đó chính là Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke (dọn dẹp, sắp xếp, làm mới, tiêu chuẩn hóa và duy trì ) và Directing (chỉ đạo) – Discussing (thảo luận) – Delegating (ủy thác).

Đây được xem là bí quyết lãnh đạo cũng như bí quyết thành công trong công việc của nhà lãnh đạo. Các bí quyết lãnh đạo Directing (chỉ đạo) – Discussing (thảo luận) – Delegating (ủy thác) sẽ được phát huy hiệu quả tối đã cũng như đem lại thành công khi bạn áp dụng tốt 5S là Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke (dọn dẹp, sắp xếp, làm mới, tiêu chuẩn hóa và duy trì).

2. 3D 5S - bài học kinh nghiệm dành cho những nhà lãnh đạo

3D 5S là một trong những bài học kinh nghiệm ý nghĩa mà mỗi nhà lãnh đạo nên học tập và rút ra cho mình. Rất nhiều nhà lãnh đạo đã nghiên cứu và ứng dụng thành công bài học kinh nghiệm này vào quá trình làm việc của mình.

Không chỉ với nhà lãnh đạo, là một nhân viên, nắm kỹ những bài học này sẽ giúp bạn thực hiện tốt công việc của mình cũng như định hướng phát triển. Giống như một kiếm khách, nếu tay nắm quá chặt đốc kiếm sẽ không thể mua kiếm như gió thổi mưa bay, tuyết rơi vần vũ, nhưng nếu cầm quá lỏng đốc kiếm mà múa thì kiếm sẽ văng ra khỏi tay.

Vạn vật tùy duyên, tùy cơ ứng biến. Thiên biến vạn hóa, lúc tĩnh lúc động, động khắc tĩnh, tĩnh chế động. Khi nào nên làm gì và không nên làm gì ; vận dụng sáng tạo Nguyên tắc 3D trong quản trị kinh doanh, quản lý điều hành doanh nghiệp. Đó chính nhờ tài năng của Nhà cầm quân (CEO)

Hy vọng rằng thông qua bài viết này hy vọng rằng bạn đã nắm rõ 3d 5s là gì? Cùng những kiến thức liên quan đến nó.