Vai trò just in time là gì trong ngành quản trị sản xuất

1. Khám phá định nghĩa của just in time

Just in time (JIT) là một thuật ngữ chuyên ngành trong môi trường sản xuất hiện đại, áp dụng nhiều công nghệ tiên tiến như hiện nay. Just in time còn được hiểu là: sản xuất đúng sản phẩm, sản phẩm ấy phải vừa đủ số lượng, đáp ứng được nhu cầu cần thiết và sản xuất đúng lúc. Đây là một phương pháp được nhiều công ty, doanh nghiệp áp dụng trong quy trình sản xuất cho các nhà máy để làm giảm thời gian sản xuất và đáp ứng kịp thời nhu cầu của các nhà cung cấp và khách hàng. Just in time bắt đầu xuất hiện trong những năm 60, 70 ở Nhật Bản, cụ thể hơn là Toyota.

Ngoài ra, sản xuất chỉ trong thời gian có hạn (just in time) là một chiến lược quản lý, sắp xếp các đơn đặt hàng nguyên liệu theo lịch trình sản xuất từ các nhà cung cấp trực tiếp. Các công ty sử dụng chiến lược tồn kho này để vừa tăng hiệu quả sản xuất, vừa giảm chất thải thông qua kế hoạch chỉ nhận mỗi hàng hóa hay nguyên liệu khi họ thực sự cần chúng cho quá trình sản xuất. Điều này có thể giảm bớt gánh nặng về các chi phí tồn kho. Just in time có tính chất quản lý ngược hơn so với các chiến lược khác. Nếu như những chiến lược khác đều ra sức nghĩ cách bán hàng, tiêu thụ sản phẩm thì just in time chủ yếu nắm giữ hàng tồn kho để cung cấp đủ số lượng sản phẩm và hấp thụ tối đa nhu cầu của thị trường.

Việc làm sản xuất - vận hành sản xuất tại Hà Nội

2. Vai trò chính của just in time là gì?

Sản xuất chỉ trong thời gian có hạn (JIT) còn được gọi là Hệ thống sản xuất Toyota (TPS) vì nhà sản xuất ô tô Toyota đã áp dụng chiến lược này vào những năm 1970. Toyota được biết đến là tập đoàn hàng đầu về triết lý quản trị chất lượng trong sản xuất kinh doanh. Doanh nghiệp sản xuất ô tô này đã áp dụng rất thành công các công cụ kiểm soát chất lượng trong quản trị hoạt động kinh doanh, ngoài just in time còn phải kể đến kaizen, tiêu chuẩn 5S, TQM, balanced scorecard... cùng hệ thống nguyên tắc quản lý được xây dựng lấy con người làm gốc.

Kanban là một hệ thống lập lịch thường được sử dụng cùng với JIT để tránh tình trạng quá tải công việc trong quá trình. Thành công của quy trình sản xuất just in time chủ yếu phụ thuộc vào quy trình sản xuất ổn định, tay nghề chất lượng cao, không có sự cố nào về máy móc và nhà cung cấp uy tín, có thể tin cậy được Cách thức hoạt động đúng lúc JIT đã giúp các nhà máy, công ty, doanh nghiệp hạn chế các trường hợp sản xuất quá tải, sản xuất sản phẩm với số lượng lớn, dẫn đến tình trạng thừa thãi, khó tiêu thụ hết. Sản xuất chỉ trong thời gian có hạn JIT cắt giảm chi phí tồn kho vì các nhà sản xuất không phải trả chi phí lưu trữ. Các nhà sản xuất cũng không phải để lại hàng tồn kho không mong muốn nếu nhận được một order “khó nhằn”.

Một ví dụ về vai trò của phương pháp just in time (JIT) là quá trình sản xuất xe ô tô của một công ty nọ. Một nhà sản xuất ô tô hoạt động với mức tồn kho thấp nhưng chủ yếu dựa vào chuỗi cung ứng của mình để cung cấp các bộ phận cần thiết để chế tạo ô tô, trên cơ sở khi cần thiết. Do đó, sau khi nhận được đơn đặt hàng, nhà sản xuất ô tô này chỉ đặt hàng vừa đủ các bộ phận cần thiết để lắp ráp xe.

3. Nhược điểm của just in time

Những nhược điểm của just in time đều liên quan đến sự gián đoạn tiềm ẩn trong chuỗi cung ứng. Nếu một nhà cung cấp nguyên liệu thô có sự cố và không thể giao hàng kịp thời, điều này có thể làm trì hoãn toàn bộ quá trình sản xuất. Một đơn đặt hàng bất ngờ cho hàng hóa có thể trì hoãn việc giao thành phẩm cho khách hàng cuối cùng.

Do đó, cần có sự cân nhắc đặc biệt để giải quyết nhược điểm này. Một trong những phương hướng giải quyết được đề ra là: “Lập kế hoạch Kanban just in time”. Kanban là một hệ thống lập kế hoạch của Nhật Bản thường được sử dụng cùng với sản xuất tinh gọn và just in time. Hệ thống làm nổi bật các khu vực có vấn đề bằng cách đo thời gian dẫn và chu kỳ trong toàn bộ quy trình sản xuất, giúp xác định các giới hạn trên đối với hàng tồn kho trong quá trình làm việc, để tránh tình trạng dư thừa.

Dưới đây là một ví dụ về nhược điểm của just in time:

Nổi tiếng với hệ thống kiểm kê just in time, vì vậy, Tập đoàn ô tô Toyota chỉ đặt hàng các bộ phận khi nhận được đơn đặt hàng xe mới. Mặc dù công ty đã tiến hành áp dụng phương pháp này vào những năm 1970, nhưng phải mất 15 năm để hoàn thiện nó. Đáng buồn thay, hệ thống kiểm kê just in time của Toyota suýt khiến công ty phải dừng hoạt động vào tháng 2 năm 1997, sau vụ hỏa hoạn tại nhà cung cấp phụ tùng ô tô thuộc sở hữu của Nhật Bản Aisin. Vụ hỏa hoạn đã làm suy giảm khả năng sản xuất van P cho xe của Toyota. Bởi vì Aisin là nhà cung cấp duy nhất của bộ phận này, việc ngừng hoạt động trong nhiều tuần đã khiến Toyota phải ngừng sản xuất trong vài ngày. Điều này gây ra hiệu ứng dây truyền, trong đó các nhà cung cấp phụ tùng khác của Toyota cũng phải tạm thời đóng cửa vì nhà sản xuất ô tô không có nhu cầu về các bộ phận của họ trong khoảng thời gian đó. Do đó, vụ cháy này đã tiêu tốn của Toyota 160 tỷ yên doanh thu.

Việc làm quản lý sản xuất

4. Một số thuật ngữ hay được sử dụng trong chiến lược just in time

Housekeeping: tổ chức thể chất và kỷ luật.

Make it right the first time: Làm đúng ngay từ lần đầu tiên - loại bỏ các khiếm khuyết.

Setup reduction: Giảm cài đặt - phương pháp thay đổi linh hoạt.

Lot sizes of one: Một sản phẩm nhưng có nhiều kích thước - mức giới hạn kích thước cuối cùng của sản phẩm và tính linh hoạt.

Uniform plant load: Tải trọng đồng đều của nhà máy - san lấp như một cơ chế kiểm soát.

Balanced flow: Lưu lượng cân bằng - tổ chức thông lượng lập lịch lưu lượng.

Skill diversification: Đa dạng hóa kỹ năng - công nhân đa chức năng.

Control by visibility: Kiểm soát bằng tầm nhìn - phương tiện truyền thông cho hoạt động.

Preventive maintenance: Bảo trì phòng ngừa - chạy hoàn hảo, không có khuyết điểm.

Fitness for use: Phù hợp nhu cầu sử dụng - sản xuất, thiết kế cho quá trình.

Compact plant layout: Bố trí nhà máy nhỏ gọn - thiết kế hướng sản phẩm.

Streamlining movements: Chuyển động tinh giản - xử lý vật liệu làm mịn.

Supplier networks: Mạng lưới nhà cung cấp - phần mở rộng của nhà máy.

Worker involvement: Sự tham gia của công nhân - các hoạt động cải tiến nhóm nhỏ.

Cellular manufacturing: Sản xuất tế bào - phương pháp sản xuất cho dòng chảy.

Pull system: Hệ thống kéo - tín hiệu [kanban] hệ thống bổ sung/cung cấp lại.

5. Mục tiêu và lợi ích sản xuất của just in time

Mục tiêu và lợi ích của sản xuất của just in time có thể được nêu theo hai cách chính:

- Cách thứ nhất: xét về mặt cụ thể và định lượng, thông qua các nghiên cứu trường hợp được công bố.

- Cách thứ hai: xét về danh sách chung và thảo luận.

Một bản tóm tắt nghiên cứu các trường hợp xảy ra với sản phẩm Daman năm 1999 đã liệt kê các lợi ích như sau: just in time đã giúp giảm thời gian chu kỳ 97%, thời gian thiết lập 50%, thời gian thực hiện từ 4 đến 8 tuần xuống còn 5 đến 10 ngày, khoảng cách chảy 90% - đạt được thông qua bốn lần tập trung (di động) các nhà máy, lập kế hoạch kéo, kanban, quản lý trực quan và trao quyền cho nhân viên.

Người tìm việc

Một nghiên cứu khác từ NCR (Dundee Scotland) vào năm 1998, một nhà sản xuất máy rút tiền tự động đặt hàng, bao gồm một số lợi ích tương tự trong khi tập trung vào phương pháp quản lý just in time. Chuyển sang tác dụng tiếp theo của just in time, vào cuối năm 1998, just in time đã giúp loại bỏ hàng tồn kho đệm, giảm hàng tồn kho từ 47 ngày xuống còn 5 ngày, thời gian lưu chuyển từ 15 ngày xuống còn 2 ngày, 60% các bộ phận đã mua được tăng lên đến 77% sau khi áp dụng just in time, và các nhà cung cấp giảm từ 480 xuống 165. 

Hewlett Packard, một trong những người thực hiện just in time sớm nhất của ngành công nghiệp phương Tây, cung cấp một bộ bốn nghiên cứu trường hợp từ bốn bộ phận giữa những năm 1980. Bốn bộ phận ấy bao gồm: Greeley, Fort Collins, Hệ thống máy tính và Vancouver. Tuy nhên, Hewlett Packard chỉ sử dụng một số bộ chứ không phải tất cả các bộ phận. Vào thời điểm đó, khoảng một nửa trong số 52 sư đoàn của Hewlett Packard đã thông qua just in time.

6. Rủi ro tiềm tàng của just in time

Theo Williams, điều cần thiết là tìm các nhà cung cấp ở gần hoặc có thể cung cấp nguyên liệu nhanh chóng với thông báo trước hạn chế. Tuy nhiên, khi đặt hàng nguyên liệu với số lượng nhỏ, chính sách đặt hàng tối thiểu của các nhà cung cấp có thể gây ra một số vấn đề. 

Nhân viên có nguy cơ làm việc bấp bênh khi được tuyển dụng bởi các nhà máy sử dụng các kỹ thuật sản xuất linh hoạt và kịp thời. Một nghiên cứu dài hạn về công nhân Hoa Kỳ từ năm 1970 cho thấy các chủ lao động đang tìm cách dễ dàng điều chỉnh lực lượng lao động của họ để đáp ứng với các điều kiện cung và cầu đáp ứng bằng cách tạo ra nhiều thỏa thuận công việc không chuẩn, như hợp đồng và công việc tạm thời. 

Thảm họa tự nhiên và nhân tạo sẽ làm gián đoạn dòng chảy của năng lượng, hàng hóa và dịch vụ. Đến lượt, những khách hàng hạ lưu của những hàng hóa và dịch vụ đó sẽ không thể sản xuất sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ của họ vì họ đang tính đến việc giao hàng đến "đúng lúc" và do đó có rất ít hoặc không có hàng tồn kho để làm việc. Sự gián đoạn đối với hệ thống kinh tế sẽ xếp tầng ở một mức độ nào đó tùy thuộc vào tính chất và mức độ nghiêm trọng của thảm họa ban đầu. Thảm họa càng lớn thì ảnh hưởng xấu đến những thất bại đúng lúc. Năng lượng điện là ví dụ cuối cùng của việc giao hàng đúng lúc. Một cơn bão địa từ nghiêm trọng có thể làm gián đoạn việc cung cấp năng lượng điện trong nhiều giờ đến nhiều năm, tại địa phương hoặc thậm chí trên toàn cầu. Thiếu nguồn cung cấp trong tay để sửa chữa hệ thống điện sẽ có những hậu quả thảm khốc.

Đại dịch COVID-19 đã gây ra sự gián đoạn trong thực tiễn khi sử dụng just in time. Với nhiều hạn chế kiểm dịch đối với hoạt động thương mại và thương mại quốc tế nói chung, đại dịch đã làm gián đoạn nguồn cung trong khi thiếu dự trữ để xử lý sự cố. Bên cạnh đó, nhu cầu gia tăng đối với các vật tư y tế như PPE (Thiết bị bảo vệ cá nhân) và máy thở đã gây ra tình trạng thiếu nguyên liệu sản xuất hay cung cấp sản phẩm. Nếu tiếp tục sử dụng just in time trong trường hợp này, những tình huống xấu chắc chắn còn diễn ra. Tình trạng mua nhiều tích trữ cũng xảy ra ở những sản phẩm sản xuất trong nước (như mua giấy vệ sinh, khẩu trang, mỳ tôm,...). Điều này đã dẫn đến những gợi ý rằng dự trữ và đa dạng hóa nhà cung cấp nên được tập trung nhiều hơn.

Việc làm giám đốc sản xuất

Tóm lại, just in time tuy có nhiều vai trò và tác dụng, lợi ích nhưng cũng không thiếu những hạn chế, sai sót và rủi ro tiềm tàng. Vì vậy, nếu bạn làm quản lý trong ngành quản trị sản xuất thì hãy lưu ý đến những vấn đề xấu có thể xảy đến và chuẩn bị trước các phương pháp đối phó kịp thời.