Trao quyền là gì? Những thông tin quan trọng cần biết về trao quyền

1. Khái quát về trao quyền là gì?

1.1. Khái niệm trao quyền là gì?

Trong cuộc sống chúng ta gặp rất nhiều vấn đề, trong đó có những vấn đề nan giải buộc chúng ta phải lựa chọn cách trao quyền cho người khác. Vậy, Tại sao mình lại trao quyền cho người khác, và thậm chí còn tạo điều kiện để họ có nhiều quyền hơn trong khi bản thân mình cũng muốn được tán dương và thừa nhận? Tại sao người khác lại có thể gặt hái được thành quả trong khi lẽ ra điều đó phải là của mình?

Rất nhiều câu hỏi đặt ra trong đầu khiến chúng ta cảm thấy khó hiểu và muốn có được câu lý giải thích đáng. Để giải đáp những vấn đề đang xoay quanh đầu thì các bạn cần hiểu trao quyền là gì và đi phân tích các vấn đề liên quan. Theo Lee Thomas, trong cuốn “Trao quyền hiệu quả” có định nghĩa rằng: “Trao quyền là để những người khác làm công việc vốn thuộc của mình, dưới sự giám sát”.

Từ đó chúng ta có thể tựu chung lại về trao quyền như sau:

Trao quyền là một hoạt động giao phó cho người khác làm việc gì đó thay mình. Trao quyền mang tính chất chỉ định người nào đó làm đại diện cho một người khác để phân chia nhiệm vụ và quyền hạn của người trao quyền cho người được trao quyền.

Hay hiểu cụ thể hơn thì “Trao quyền chính là sự chuyển giao quyền hạn và trách nhiệm được lập kế hoạch trước đó và tiến hành một cách cẩn trọng nhằm thực hiện các công việc trong một giới hạn đã được thỏa thuận giữa người trao quyền và người được trao quyền”.

Trách nhiệm ở đây chính là công việc hoặc là nhiệm vụ được trao quyền. Quyền hạn là quyền lực để có thể đưa ra những quyết định và thi hành các quyết định quản trị bao gồm việc xác định rõ những kết quả đang mong đợi, giao việc cho những người dưới quyền và trao cho họ quyền hạn để thực hiện được nhiệm vụ.

Vai trò, lợi ích của trao quyền là gì?

Trao quyền có ý nghĩa là ủy quyền cho người khác thực hiện một công việc mà ban đầu mình phải làm, đồng thời giúp họ có khả năng tự quyết định trong mọi vấn đề liên quan đến công việc.

Trao quyền không đơn thuần chỉ là trao sức mạnh nội tại cho một ai đó mà còn trao cho họ thẩm quyền để làm việc. Theo đó, quyền lực được trao phụ thuộc nhiều vào yếu tố thuộc về cá nhân và vị trí của người được thừa nhận hiện tại của cá nhân đó.

1.2. Lợi ích của trao quyền là gì

Các nhà quản lý luôn trong tình trạng phải giám sát một số lượng lớn các nhân viên, những kế hoạch làm việc, chiến lược và quy trình hoạt động của công ty. Chính vì thế, họ không thể có thời gian để quản lý tất cả. Trao quyền lúc này thực sự phát huy tác dụng tuyệt vời, bản thân của trao quyền sẽ đem lại lợi ích cho tất cả những người có liên quan, nếu như việc trao quyền đó được thực hiện đúng đắn.Sự trao quyền sẽ giúp cho các nhà quản lý giảm bớt khối lượng công việc của mình, đồng thời giúp cho các nhân viên có được cơ hội làm những công việc mới.

Khi bạn có quá nhiều công việc cần phải hoàn thành, lúc này bạn cần phải đưa ra quyết trao quyền các công việc cho ai đáng tin cậy? Trao quyền chỉ nên được thực hiện khi có những công việc quan trọng cần được giải quyết sớm như việc chi tiêu ngân sách, phải nằm trong sự quản lý điều hành của những người có thể ra quyết định. Hãy xem xét các công việc hiện tại của bạn và xác định những công việc nào bạn có thể trao quyền.

Công việc sẽ không tự hoàn thành sau khi bạn trao quyền. Hãy luôn quan sát và nhắc nhở để kiểm tra nhân viên của mình, xem xét tiến trình hoàn thành công việc. Và đừng quên nói lời cảm ơn đến các nhân viên đã giúp bạn hoàn thành các công việc trong thời gian qua. Nếu bạn thực sự ấn tượng với các công việc mà họ đã hoàn tất, hãy nói cho họ biết điều đó.

Lợi ích rõ ràng của việc trao quyền thông qua ví dụ về trao quyền cho nhân viên trên đây đó là giúp cho các giám đốc điều hành có nhiều thời gian tập trung vào các kế hoạch và chiến lược dài hạn và quan trọng. Tuy nhiên, điều đó không tìm không có nghĩa là các nhân viên không hưởng lợi gì từ việc được ủy quyền. Các nhiệm vụ mà nhân viên được trao sẽ giúp rất nhiều cho họ trong việc phát triển các kỹ năng mới và tích lũy nhiều kiến thức mới hơn. Đồng thời qua đó cũng làm tăng mức độ gắn kết của nhân viên, góp phần vào sự thành công của tổ chức.

Việc làm quản lý điều hành tại Hồ Chí Minh

1.3. Những mặt hạn chế của trao quyền là gì?

Tại sao đa số nhân viên cảm thấy họ bị cô lập khỏi công việc chung, không được tham gia và không thể phát triển bản thân? Tại sao các nhà quản lý lại không sẵn sàng trao quyền cho cấp dưới của mình?

+ Thái độ với cấp dưới: Tôi sẵn lòng trao quyền cho nhân viên, nhưng họ không chấp nhận phải gắn với trách nhiệm. Đây là mặt hạn chế đầu tiên mà các bạn cần nắm được. Một khi đã chấp nhận trao quyền thì không nên yêu cầu họ phải chịu trách nhiệm với kết quả đã đạt được. Và từ đó nảy sinh nhiều vấn đề trong mối quan hệ giữa các đồng nghiệp, giữa cấp trên và cấp dưới.

+ Thiếu tự tin vào bản thân: Trao quyền thể hiện sự thiếu tự tin vào bản thân của người trao quyền. Nếu bạn nói bạn sẵn sàng trao quyền lực cho nhân viên, nhưng khi bạn làm điều đó, họ hoặc là làm rối tung mọi việc lên, hoặc là cố giành hết mọi thành quả về mình. Khi đó, bạn sẽ thực sự không biết bản thân bạn có thực sự làm được thành quả đó hay không, hay hoàn toàn do người được trao quyền tạo ra kết quả tốt đẹp đó.

+ Nhu cầu kiểm soát: Trao quyền còn nảy sinh về sự kiểm soát các nhân viên mà lẽ ra không có điều này xảy ra khi chính bản thân người trao quyền có thể giải quyết vấn đề mà không cần phải trao quyền. Nhưng khi đã trao quyền thì sẽ nảy sinh các vấn đề phức tạp và rắc rối, họ phải lo lắng nhiều hơn.

2. Nhân tố quyết định tới việc trao quyền hiệu quả là gì?

Có 5 nhân tố quyết định tới trao quyền như sau:

• Từ lực: Người được trao quyền sẽ chịu trách nhiệm với những kết quả đạt được.
• Tự quyết: Cá nhân được trao quyền có tính tự quyết cao.
• Vị thế cá nhân: Cá nhân được trao quyền đủ khả năng để thực hiện công việc được trao quyền.
• Ý nghĩa công việc: Công việc đó mang tính chất quan trọng
• Niềm tin: Tin rằng người được trao quyền sẽ hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.

Việc làm giám đốc điều hành

3. Nguyên tắc trao quyền cho người khác

Có 9 nguyên tắc trao quyền hiệu quả đó là:

• Khơi dậy cảm xúc Tầm nhìn và mục tiêu
• Cung cấp nguồn lực
• Bồi dưỡng kinh nghiệm
• cá nhân
• Tạo lập mô hình về cách
• xử lý thành công
• Cung cấp thông tin
• Các hình thức hỗ trợ Kết nối thành quả
• Kiến tạo lòng tin

Bên cạnh đó, các bạn cần chú ý tới 2 vấn đề quan trọng khác:

Cân bằng giữa “quyền hạn và trách nhiệm” Trao quyền theo “kết quả mong đợi” Những nguyên tắc trao quyền hiệu quả Quyền lực được trao đủ để đảm bảo nhiệm vụ có thể hoàn thành đúng yêu cầu đặt ra

Nguyên tắc "đồng nhất trong mệnh lệnh" người được ủy quyền chỉ chịu trách nhiệm Điều khoản ủy quyền hiệu quả đặt trước người ủy quyền Người duy nhất có thẩm quyền ra quyết định

4. Kỹ năng trao quyền cho người khác

4.1. Trao quyền công khai

Trao quyền công khai trước tập thể khiến cho những tập thể và cá nhân có liên quan đến người được giao nhiệm vụ nắm được tình hình, người quản lý trao cho ai quyền gì, tầm hạn quản trị đến đâu…, từ đó tránh được mâu thuẫn trong xử lý công việc hoặc những đơn vị và cá nhân khác không hợp tác. Trao quyền cho ai đó trước tập thể sẽ giúp cho người được trao quyền cảm thấy mình có giá trị đối với tập thể và thấy bản thân mình được tôn trọng, nhận thức rõ được trách nhiệm của bản thân để từ đó sẽ có thái độ tích cực hơn, chủ động hơn và làm việc có hiệu quả hơn.

Việc làm quản lý nhân sự

4.2. Việc trao quyền cho người khác phải có căn cứ

Khi bạn thực hiện việc trao quyền cho người khác thì bạn cần phải có căn cứ, vì vậy cách tốt nhất mà bạn cần làm lúc này chính là áp dụng các phương pháp trao quyền bằng quyết định văn bản. Trao quyền bằng quyết định văn bản có các hình thức như thư tay, bản ghi nhớ, thư ủy quyền, công văn… Trao quyền bằng văn bản có ba ưu điểm sau:

Một là, khi có người không phục sẽ lấy đó làm căn cứ; hai là, sau khi xác định rõ phạm vi quyền hạn đã trao thì vừa có thể khống chế việc cấp dưới làm những việc vượt quá quyền hạn của mình, vừa có thể tránh hiện tượng “trao quyền ngược” từ phía cấp dưới; ba là, có thể tránh trường hợp người lãnh đạo đã trao quyền rồi nhưng lại tự mình đi xử lý những việc đã phân công cho người khác.

4.3. Không nên tùy tiện thu hồi quyền lực đã trao

Nếu như hôm nay trao quyền, ngày mai lại thay đổi thì sẽ gây ra ba điều bất lợi: Một là, làm như vậy chẳng khác gì tuyên bố với người khác rằng mình đã sai lầm trong việc trao quyền, cần phải sửa sai; hai là, sau khi thu hồi lại quyền lực, tự mình phụ trách công việc đó thì sẽ càng khó khăn, gây ra sai sót tiếp; ba là, sẽ khiến nhân viên cấp dưới có cảm giác lãnh đạo trao quyền nhưng không yên tâm, họ sẽ tự cho rằng bản thân không nhận được sự tín nhiệm từ đó dễ sinh ra bất mãn với lãnh đạo.

Chính vì vậy, sau khi thực hiện trao quyền, cấp trên cần có sự chuẩn bị tâm lý cho những sai sót của cấp dưới, cho dù người được trao quyền mắc phải sai sót như thế nào đi chăng nữa thì cấp trên cũng cần dành thời gian cho họ sửa sai bằng cách tạo điều kiện thuận lợi cho họ để họ sửa sai, rút kinh nghiệm, chứ không phải là thu lại quyền lực đã trao.

5. Quy trình trao quyền

+ Giai đoạn 1: Áp dụng với trường hợp người trao quyền có đầy đủ kiến thức và kỹ năng, trong khi đó người được trao quyền có rất ít kiến thức, kỹ năng

+ Giai đoạn 2: Ở giai đoạn này bắt đầu có sự tham gia của người được trao quyền–người đó chỉ đơn giản làm một số việc dưới sự chỉ dẫn của bạn.

+ Giai đoạn 3: Giai đoạn này, có sự phân quyền nhiệm vụ không ngừng cho người được trao quyền. Bạn sẽ đặt câu hỏi, chủ yếu là loại câu hỏi mở và người được trao quyền sẽ báo cáo cho bạn những việc họ làm.

+ Giai đoạn 4: Bạn không ngừng đặt ra câu hỏi và yêu cầu người được trao quyền báo cáo. Họ sẽ kiểm soát việc báo cáo của bạn và thực hiện việc mà họ muốn làm.

+ Giai đoạn 5: Trao quyền hoàn toàn khi các nhiệm vụ trực tiếp cho người được trao quyền, những người trao quyền sẽ có quyền kiểm tra vì họ có bổn phận đối với công việc.

Trao quyền có ý nghĩa đối với cả nhà quản lý và các nhân viên. Có thể nói, một nhà quản trị nếu không biết trao quyền như thế nào, kết cục là sẽ mệt mỏi đến chết; nếu không biết trao quyền vào lúc nào, sẽ bực bội đến chết; và nếu không biết trao quyền cho ai, chắc chắn sẽ bận rộn và khó lòng có thể giải quyết hết các công việc.

Thông qua những thông tin trên đây, chắc chắn các bạn đã biết được trao quyền là gì và hi vọng các bạn sẽ nhanh chóng nắm bắt và thực hiện tốt việc trao quyền