Admin executive là gì? Mô tả công việc admin executive đầy đủ

1. Định nghĩa chuẩn admin executive là gì?

Danh từ admin executive được hiểu là là trợ lý điều hành của giám đốc điều hành CEO - người trực tiếp điều hành, quản lý điều hành một nhóm nhân viên. Họ được đánh giá cao hơn các thư ký giám đốc, họ thực hiện những nhiệm vụ hành chính, duy trì bảo mật, quản lý doanh nghiệp trong cấp điều hành của tổ chức cũng như những cấp khác. Vị trí admin executive có mặt trong hầu hết các doanh nghiệp từ vừa đến lớn, ở hầu hết các ngành nghề hiện nay.

Hiểu một cách đơn giản thì vị trí admin executive gần như một phó giám đốc điều hành, học dưới một người và trên nhiều người, tuy nhiên họ lại bị giới hạn quyền lực bởi những giám đốc bộ phận khác như CFO, CTO, … Một admin executive sẽ thực hiện rất nhiều nhiệm vụ khác nhau, xen kẽ nhau bao gồm cả những nhiệm vụ quản lý doanh nghiệp, kinh doanh, trợ giúp cá nhân cho giám đốc điều hành và những nhiệm vụ khác. Họ hỗ trợ giám đốc điều hành từ những công việc quan trọng như đề xuất phương án, hoạch định chiến lược cho đến những nhiệm vụ cá nhân như sắp xếp lịch họp, đặt vé máy bay, … 

Các admin executive được xem là “người gác cổng” của doanh nghiệp, họ làm việc như một trợ lý hành chính nhưng cũng đồi thời làm việc như một giám đốc cấp cao của tổ chức. Admin executive cũng giám sát nhân viên, đánh giá hiệu suất và hoạch định ra những chiến lược nhân sự khác nhau. 

Admin executive là gì? Nhìn chung, công việc - vị trí admin executive được hiểu là một trợ lý điều hành, cũng được hiểu như môt phó giám đốc điều hành, người vừa thực hiện nhiệm vụ chuyên môn vừa thực hiện các nhiệm vụ hành chính và quản lý trong doanh nghiệp. 

Xem ngay: Việc làm trợ lý giám đốc

2. Các admin executive sẽ cần thực hiện những công việc gì?

Như đã nói ngay phần đầu, các trợ lý điều hành phải thực hiện rất nhiều các công việc và nhiệm vụ khác nhau. Họ vừa hỗ trợ hoạt động hành chính nhưng cũng đồng thời tham gia vào công tác quản lý doanh nghiệp. Một admin executive sẽ là người chịu trách nhiệm chính trong việc đưa ra những hỗ trợ hành chính được cá nhân hóa nhằm đảm bảo sự kịp thời và chuyên nghiệp nhất. Họ làm việc trực tiếp với các giám đốc bộ phận và giám đốc điều hành để giải quyết các vấn đề khác nhau của doanh nghiệp. Chính vì vậy, khi tuyển dụng vị trí này, nhà tuyển dụng không chỉ đòi hỏi ứng viên kinh nghiệm, trình độ, kỹ năng quản lý mà còn đòi hỏi rất cao khả năng linh hoạt, kỹ năng tổ chức hoàn hảo và rất nhiều năng lực khác.

Mục đích của tất cả những yêu cầu này là để admin executive đáp ứng những nhiệm vụ công việc mà họ thực hiện như sau:

- Trợ lý điều hành đảm nhiệm vai trò liên hệ giữa các khách hàng với giám đốc điều hành hay giữa khách hàng với nội bộ doanh nghiệp. 

- Cập nhật và bảo trì nhật ký công việc hàng ngày của anh/chị Giám đốc điều hành, tổ chức các cuộc họp cấp cao, cuộc gặp với đối tác và thông báo lịch làm việc khi cần. Một admin executive cũng thực hiện duy trì những sự kiện, lịch và cả ngày nghỉ lễ của tất các công ty.

- Admin executive cũng cập nhật - xử lý - phản hồi những truy vấn, những yêu cầu một cách nhanh chóng, hiệu quả và chuyên nghiệp. 

- Kiểm tra các biên bản cuộc họp của công ty. 

- Duy trì, phát triển mối quan hệ giữa các nhà cung cấp nguyên nhiên liệu, nhà phân phối, … lưu trữ các dữ liệu về giá mua - bán để có những định giá tốt nhất cho vật tư và dịch vụ doanh nghiệp. 

- Soạn thảo, tạo các báo cáo hành chính một cách tóm tắt những đầy đủ nhất để giám đốc điều hành nắm bắt. 

- Phát triển hệ thống tài liệu, hồ sơ lưu trữ hiệu quả bằng cả hồ sơ điện tử và hồ sơ giấy truyền thống.

- Giao công việc, nhiệm vụ cụ thể cho các thành viên khác trong nhóm.

- Hai năm kinh nghiệm hành chính đã được chứng minh tốt nhất là trong một lĩnh vực dịch vụ chuyên môn.

- Trải nghiệm dịch vụ tuyến trước (khách / điện thoại) đã được chứng minh

- Đã được chứng minh khả năng làm việc hiệu quả theo đúng thời hạn

- Có kinh nghiệm và sử dụng thường xuyên các ứng dụng Microsoft Office và Internet bao gồm Word, Excel, Outlook và PowerPoint, ít nhất là trình độ Trung cấp

- Kinh nghiệm xử lý số liệu và thống kê.

- Kinh nghiệm nhập và truy xuất dữ liệu từ hệ thống hồ sơ dựa trên CNTT-TT

- Nghiên cứu, truy xuất và đối chiếu thông tin bằng hệ thống dựa trên internet web.

Ngoài những nhiệm vụ nổi bật nêu trên, các admin executive còn phải thực hiện rất nhiều nghiệp vụ mang tính nghề nghiệp khác nhau. Ví dụ như:

- Duy trì bảo mật: Các trợ lý điều hành có trách nhiệm giữ kín các bí mật mang tính bảo mật cao giữa bộ phận điều hành cùng những bộ phận khác. Duy trì sự bảo mật là nhiệm vụ ưu tiên hàng đầu mà họ phải thực hiện. Những bảo mật này không chỉ là thông tin trong nội bộ doanh nghiệp qua các cuộc họp, bảo mật về các dự án, … mà còn là các cuộc gọi, thư điện tử, các cuộc trao đổi với giám đốc điều hành. 

- Chuẩn bị tài liệu quan trọng hợp ban điều hành: họ cũng chuẩn bị các tài liệu cho các cuộc họp cấp cao của tổ chức, cuộc họp liên quan đến cộng đồng, phải ghi chép chi tiết từng biên bản, nội dung của họp. Họ am hiểu, thành thạo các cách ghi chép khác nhau, các dạng văn bản hành chính, các kỹ thuật tốc ký, ghi chép, … Sau đó, admin executive sẽ phải chuyển đổi những ghi chép của mình sang dạng văn bản dễ đọc để gửi giám đốc điều hành cùng những bộ phận khác.

- Khả năng quản lý thời gian: Tùy thuộc vào đặc điểm của doanh nghiệp mà các admin executive cũng tham gia vào quản lý thời gian, họ chịu trách nhiệm lập các lịch trình hằng ngày cho các thành viên trong nhóm, đưa ra các kpis công việc, các công cụ theo dõi để giám đốc điều hành nắm được trọn vẹn thông tin cũng như để đi đúng hướng. Họ thiết lập các lịch trình làm việc cho nhà quản lý cấp cao của mình cũng như có nhiệm vụ thông báo lịch trình một ngày, sửa đổi lịch trình khi có việc đột xuất diễn ra.

- Quản lý truyền thông: một trong những vai trò quan trọng khác của các admin executive đó là quản lý truyền thông hay điều phối thông tin liên lạc cho văn phòng. Điều này diễn ra từ nhiều nguồn thông tin khác nhau, bao gồm thông tin qua thư thoại, thư điện tử, cuộc gọi, tin nhắn, fax, … Đôi khi họ còn trực tiếp soạn thảo các tin nhắn, fax, … để liên hệ với các đối tác, nhân viên văn phòng khác.

Xem thêm: Việc làm trợ lý kinh doanh

3. Những yêu cầu tuyển dụng admin executive cần đáp ứng

Vị trí admin executive được đánh giá là một công việc hấp dẫn, thu hút. Công việc này đem lại nhiều phúc lợi cho người lao động, ước tính trung bình một admin executive được trả lương 24 đô la cho một giờ làm việc của mình tại các công ty nước ngoài, công ty FDI. Tại Việt Nam, vị trí này có mức lương hạn chế hơn nhưng vẫn thuộc top ngành có lương cao nhất hiện nay với con số ước tính trung bình từ 50 triệu đồng một tháng trở lên. 

Mức lương của admin executive chịu tác động rất nhiều bởi quy mô doanh nghiệp, và đương nhiên khi bạn làm việc trong những tập đoàn lớn mức lương của bạn sẽ cao hơn, bạn làm việc trong các doanh nghiệp nhỏ mức lương sẽ thấp hơn. Nhưng nhìn chung, đây vẫn được xem là công việc vô cùng hấp dẫn. 

Chính mức độ hấp dẫn này, kèm theo đó là nhu cầu tuyển dụng vị trí admin executive vô cùng hạn chế, trung bình một doanh nghiệp có từ 0 đến 2 người admin executive. Bởi thế nên cạnh tranh nghề nghiệp là vô cùng gay gắt. Và để trở thành ứng cử viên sáng giá cho vị trí admin executive bạn sẽ cần đáp ứng những yêu cầu tuyển dụng tối thiểu như sau:

- Trình độ chuyên môn: thông thường các trợ lý điều hành sẽ cần tốt nghiệp trình độ đại học trở lên. Ngoài ra, học còn có thể bắt buộc tốt nghiệp chuyên ngành về hành chính nhân sự, kinh tế tài chính, tài chính ngân hàng, luật, quản trị rủi ro, … tùy vào ngành kinh doanh của doanh nghiệp cùng những yêu cầu tuyển dụng khác nhau. 

- Khả năng sử dụng thành thạo tin học văn phòng: thực hiện nhiều nhiệm vụ hành chính khác nhau đặc biệt là nhiệm vụ ghi chép đã đòi hỏi các admin executive cần trang bị cho mình kỹ năng tin học văn phòng tốt. Đây được xem là yêu cầu tuyển dụng quan trọng, là nhân tố hữu hiệu để ứng viên có thể hoàn thành tốt các công việc quan trọng của mình.

- Khả năng giao tiếp: việc trở thành cầu nối trung gian giữa lãnh đạo cấp cao và các bộ phận khác, với đối tác, với khách hàng đặt ra yêu cầu về khả năng giao tiếp tốt mà các ứng viên cần có. Với những doanh nghiệp thường xuyên phải làm việc với các đối tác nước ngoài, ứng viên còn phải có khả năng sử dụng thành thạo tiếng Anh, Trung, Nhật, Hàn để giao tiếp và trao đổi các thông tin cần thiết. 

- Khả năng linh hoạt: như đã nói ngay từ đầu, các admin executive cần linh hoạt thời gian để phù hợp nhất với giám đốc điều hành cũng như để đem lại các hiệu quả cao nhất của công việc. Chính vì vậy một ứng viên khi ứng tuyển vị trí này cũng cần phải trang bị cho mình khả năng linh hoạt để dễ dàng linh động, đối phó với những tình huống kinh doanh quan trọng.

- Khả năng giao tiếp các vấn đề phức tạp một cách hiệu quả qua điện thoại, bằng văn bản, email và gặp trực tiếp

- Khả năng xử lý những tình huống khó khăn và đôi khi cảm xúc với khách hàng 

- Cách tiếp cận công việc có phương pháp và có tổ chức, chú ý đến từng chi tiết

- Tính kiên nhẫn dưới áp lực và ưu tiên các yếu tố cạnh tranh một cách hiệu quả 

- Sáng kiến, linh hoạt và khả năng xử lý thay đổi

- Khả năng đưa ra các bản tóm tắt chính xác về các cuộc họp, sự kiện và cuộc trò chuyện 

- Có khả năng đi làm thường xuyên và đúng giờ.

- Kỹ năng giải quyết vấn đề tốt và khả năng sử dụng sáng kiến

Tuyển dụng admin executive

- Kỹ năng gây ảnh hưởng và đàm phán tốt với khả năng thu hút người khác một cách tích cực và đảm bảo cam kết và thời gian

Ngoài ra ứng viên còn phải trang bị cho mình những chứng chỉ chuyên ngành, các kinh nghiệm làm việc (từ 3 - 5 năm) và rất nhiều những kỹ năng khác để đáp ứng yêu cầu tuyển dụng khắt khe của doanh nghiệp. 

Trên đây là trọn bộ thông tin về admin executive bao gồm khái niệm, công việc kỹ năng, … mà ứng viên cần nắm rõ. Hy vọng rằng, thông qua bài viết này bạn đã nắm rõ những thông tin liên quan cũng như tự trả lời cho mình câu hỏi admin executive là gì? Đừng quên truy cập trang web thường xuyên để ứng tuyển công việc admin executive nhanh chóng cho mình bạn nhé.