Những điều cần biết về bảng chấm công theo tuần và cách sử dụng

1. Chấm công được hiểu là gì?

Chấm công được hiểu là một hình thức khai báo về sự hiện diện, xuất hiện của bản thân tại chỗ làm,thời điểm đến làm, lúc về khi tan ca. Dựa vào kết quả chấm công hàng ngày, chủ doanh nghiệp cũng như cán bộ thuộc các bộ phận hành chính nhân sự hay kế toán có thể nắm chi tiết được thời gian làm việc, số ngày làm và ngày nghỉ của từng nhân viên

Sau đó, từng bộ phận sẽ có những quyết định đưa ra để phát lương, tăng lương hay thưởng hoặc phạt nhân viên đó. Nhờ vậy mà hình thức chấm công này đã làm việc quản lý nhân viên sẽ dễ dàng thuận tiện hơn. Ngoài ra, nhân viên cũng sẽ có ý thức tự giác kỷ luật hơn đối với công việc và có trách nhiệm hơn đối với mọi người và tập thể nói chung.

2. Bảng chấm công theo tuần có tác dụng như thế nào?

Bảng chấm công theo tuần được sử dụng vào việc quản lý người chấm công, người đi lao động làm việc từng các bộ phận, phòng ban hay tổ nhóm theo từng tuần. 

Tính ra mỗi tháng sẽ có khoảng 4 bản chấm công cho nhân viên theo từng tuần với đầy đủ chi tiết rõ ràng theo dõi số giờ làm việc thông thường. Số giờ làm việc thêm hay số ngày nghỉ được hưởng lương, những ngày nghỉ không lương hoặc nghỉ phép để quản lý và làm cơ sở tính lương cho từng nhân viên

Mẫu bảng chấm công theo tuần này được sử dụng khá ít và không phổ biến. Tuy vậy, bảng chấm công hàng tuần này phù hợp với doanh nghiệp cần báo cáo tiến độ định kỳ liên tục và thường xuyên. Hoặc có thể công ty hay doanh nghiệp áp dụng chế độ trả lương theo tuần cho nhân viên.

Có tính năng lưu trữ và xác suất: Khi có bất cứ vấn đề gì xảy ra cần truy xuất dữ liệu về nhân viên, bạn có thể từ bảng chấm công để đưa ra được những thông tin cần thiết. Ngoài ra, hiện nay trên thị trường đã xuất hiện rất nhiều phần mềm chấm công trực tuyến online giúp bạn lưu trữ và trích xuất dữ liệu một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Tính minh bạch thông tin: Bảng chấm công theo tuần được thực hiện dựa trên thỏa thuận giữa doanh nghiệp và người làm lao động. Đối với trường hợp có bất kỳ một sự nghi ngờ nào phát sinh thì đây sẽ trở thành một  căn cứ xác thực tốt nhất để đối chiếu.

 3. Mẫu bảng chấm công theo tuần gồm những phần nào?

Bảng chấm công theo tuần mẫu chuẩn gồm những thông tin như: Tên của công ty, tên bộ phận thực hiện chấm công, thông tin về tuần, tháng, năm chấm công.

 Bảng thông tin gồm có mã nhân viên, họ tên của nhân viên, các ngày nằm trong tuần chấm công (từ thứ hai đến chủ nhật và gồm ngày tháng cụ thể).Tính tổng (số giờ làm việc chính thức tại công ty, số giờ làm thêm ngoài, số ngày nghỉ đươc hưởng lương hay ngày nghỉ không lương hoặc nghỉ phép)

Chữ ký xác nhận của người thực hiện chấm công( nhân viên), Chữ ký trưởng bộ phận/phòng ban và chữ ký  người duyệt bảng chấm công.Đến cuối cùng là ghi chú của các ký hiệu sử dụng nằm trong bảng chấm công.

4. Cách làm mẫu bảng chấm công theo tuần chi tiết

Tính đến tại điểm hiện tại, đã có rất nhiều phương thức để chấm công hiện đại ví dụ như chấm công bằng thẻ. Chấm công bằng vân tay hoặc có thể chấm công trực tuyến hỗ trợ nhà quản lý rất nhiều trong việc quản lý nhân viên.

Đối với việc kết hợp quản lý chấm công bằng các hình thức mới và file Excel đã mang đến hiệu quả cao hơn đem lại cho doanh nghiệp. 

Bước 1: Bố cục các sheet

Mô hình gồm 13 sheet và khi bắt đầu làm ta chỉ cần làm 2 sheet: 1 sheet gọi là Danh sách nhân viên viết tắt là DSNV và 1 sheet là tháng đầu tiên (làm hoàn chỉnh cho đầy đủ 1 tháng, các tháng tiếp sau đó có thể copy sheet này rồi sau đó đổi tên)

Bước 2: Sheet danh sách nhân viên

Bước này gồm nội dung chủ yếu trong sheet là tên và mã của nhân viên.Điều cần thiết cần tạo mã nhân viên vì có thể xảy ra trường hợp trùng tên. Vì vậy khi quản lý theo mã sẽ tránh trường hợp bị trùng.

Ngoài ra cũng có những thông tin khác về nhân viên như ngày tháng năm sinh, quê quán, số CMT, ngày bắt đầu làm việc...

Cột E (hiển thị ngày sinh),người dùng tiến hành click bôi đen cả cột bằng cách đưa con trỏ chuột vào vị trí ngay trên cùng của cột-chữ E, rồi bấm chọn cả cột). Sau đó bạn click định dạng Format cell-Number-Custome và chọn dd-mm-yyyy.Việc chọn như vậy có tác dụng: Ngay sau khi bạn nhập bất kỳ một dữ liệu nào thì kiểu ngày tháng vào cột này nó sẽ ắt tự động đưa về dạng dd-mm-yyyy.

Sheet danh sách nhân viên hầu hết tất cả chỉ cần viết bằng tay nên se không gây cản trở phức tạp.

Chú ý rằng bạn chừa ra khoảng 2 đến 3 dòng ngay trên cùng để có thể tạo liên kết tới các sheet khác. Phía bên trái cách ra 1 cột để dự phòng rằng nếu cần thì có thể bổ sung một số cái khác.

Sheet tháng 1

Bước đầu tiên bạn hãy tạo khung cho bảng chấm công của mình bao gồm các nội dung như: tiêu đề và bảng chấm công, ngày tháng năm, tên của bộ phận chấm công, định mức các ngày công trong tháng. Bên cạnh đó có các cột gồm: tên mã nhân viên, tên nhân viên, các ngày trong 1 tháng (sẽ có 31 cột tương ứng với 31 ngày-số ngày lớn nhất của 1 tháng), còn 4-5 cột thì tính quy ra công, và 1 cột để ghi chú.

Ngoài ra ngay sau đó bạn tiến hành co độ rộng của các cột sao cho thật gọn và dễ nhìn. Các cột ngày nằm trong tháng có thể click co lại nhỏ thật vừa đủ để chấm công thôi. Còn cột quy ra công thì cũng tương đối  không cần rộng lắm. Chủ yếu quan trọng cột tên và mã nhân viên hiển thị đủ là hoàn thành.

Cách co độ rộng bạn đã biết chưa?. Người dùng tiến hành bôi đen các cột ngày trong tháng rồi tiếp tục quy ra công , tiếp theo sau đó co độ rộng ở cột E khoảng 30 pixels Tạo ngày tháng trong bảng chấm công

 Bước đầu tiên ta xác định năm cần sử dụng. Ở tại ô D1cần nhập giá trị của năm. Và tại ô B4 (xác định vào tháng chấm công), ta phải nhập hàm xác định ngày có công thức =date($D$1;1;1)

Có một số điều cần lưu ý về cách phân tách các thành phần trong hàm, có thể sử dụng dấu ";" hoặc dấu "," tùy thuộc vào cài đặt trên từng máy tính. Lấy ví dụ ở máy tính của tôi sử dụng dấu ;

Sau khi tiến hành nhập hàm xong, tại ô B4, chúng ta click chọn format cell- custom-nhập giá trị [“tháng “mm” năm “yyyy] vào trong ô Type nằm bên phải rồi ấn ok (dấu nháy kép + tháng + dấu cách + dấu nháy kép + mm + dấu nháy kép + năm + dấu cách + dấu nháy kép + yyyy)

Với nội dung hàm date cần xác định xem giá trị của ngày tháng theo giá trị xác định trong hàm Vì giá trị theo thứ tự là Năm, tháng, ngày. Còn trường hợp  hàm trên là năm thì sẽ = giá trị tại ô D1, Tháng = 1, Ngày = 1

Tóm gọn lại bảng chấm công theo tuần giúp ích rất nhiều cho các cơ sở doanh nghiệp. Hãy cập nhật thường xuyên để có thể biết thêm nhiều thông tin bổ ích