Tìm việc làm nhanh & Tuyển dụng hiệu quả
0Chat
Quay lại

Tìm hiểu về bảng chấm công theo tháng và toàn bộ những gì bạn cần biết

Tác giả: Trần Thùy Linh

Tạo CV online

1. Tìm hiểu về bảng chấm công theo tháng

Trên lý thuyết, bảng chấm công theo tháng không phải là một chứng từ bắt buộc, tuy nhiên đây lại là tài liệu cần phải có trong mỗi doanh nghiệp phục vụ cho việc thanh toán lương và thưởng, phạt cho nhân viên công ty và người lao động.

Tìm hiểu về bảng chấm công theo tháng
Tìm hiểu về bảng chấm công theo tháng

1.1. Sự cần thiết của bảng chấm công theo tháng

Trên bảng chấm công theo tháng sẽ thể hiện tất cả dữ liệu về những ngày công thực tế của mỗi nhân viên, những ngày nghỉ, những ngày tăng ca… Đây là căn cứ để bộ phận nhân sự tính lương cho mỗi nhân viên một cách chính xác nhất. Dữ liệu trong bảng chấm công cũng giúp người quản lý nhân sự theo dõi được thái độ làm việc của các nhân viên.

Dữ liệu chấm công hàng tháng cũng được lưu trữ lại để làm cơ sở tính toán phúc lợi cuối năm cho nhân viên.

Sự cần thiết của bảng chấm công theo tháng
Sự cần thiết của bảng chấm công theo tháng

1.2. Hướng dẫn tạo bảng chấm công theo tháng trên Excel

1.2.1. Bố cục bảng chấm công theo tháng trên Excel

Do đặc điểm của Excel đó là có chia sẵn các hàng và các cột, đồng thời người dùng có thể điều chỉnh, gộp, tách các hàng và các cột rất linh hoạt nên Excel thường được lựa chọn để tạo bảng chấm công theo tháng.

Về mô hình trong lý thuyết, bảng chấm công theo tháng trên Excel sẽ bao gồm 13 sheet (trang tính), trong đó sẽ bao gồm 1 trang đầu tiên liệt kê danh sách những nhân viên trong doanh nghiệp, và 12 sheet còn lại là 12 tháng tương ứng với mỗi tháng sẽ được thống kế trên 1 sheet.

Ban đầu bạn chỉ cần hoàn thiện sheet danh sách nhân viên và bảng chấm công cho tháng đầu tiên, các tháng tiếp theo bạn chỉ cần copy từ tháng đầu tiên là được, sau đó đổi tên các sheet để dễ phân biệt.

Tạo bảng chấm công theo tháng trên Excel
Tạo bảng chấm công theo tháng trên Excel

1.2.2. Trình bày sheet danh sách nhân viên

Trong sheet này chưa toàn bộ thông tin của các nhân viên, bao gồm Họ tên, ngày sinh, quê quán, số điện thoại, số CMND, ngày bắt đầu vào làm, và quan trọng nhất là mã nhân viên.

Mã nhân viên rất cần thiết vì ngắn gọn và thứ hai là trong trường hợp có một số nhân viên trùng tên nhau thì mã nhân viên sẽ giúp cho việc quản lý dễ dàng hơn.

Mỗi trường thông tin sẽ được chia thành 1 cột. Trong đó, cột ngày sinh bạn nên định dạng dữ liệu kiểu ngày tháng bằng tính năng Format Cells và chọn định dạng dd-mm-yyyy.

Sheet danh sách nhân viên là sheet đơn giản nhất và hầu hết các dữ liệu đều được nhập bằng tay. Bạn cũng nên chừa lại khoảng 2 – 3 hàng ở trên cùng để chỗ trống tạo liên kết tới các sheet khác, đồng thời để trống ra 1 cột ở bên trái để có khoảng trống bổ sung thêm thông tin nếu cần.

1.2.3. Trình bày phần khung cơ bản

Về cơ bản bảng chấm công theo tháng sẽ bao gồm các cột sau đây:

- Số thứ tự

- Mã nhân viên

- Họ và tên

- Các ngày trong tháng (31 cột tương ứng với 31 ngày)

- Quy ra công (nên để khoảng 4 – 5 cột)

- Ghi chú

Trình bày đầy đủ bộ khung bảng chấm công
Trình bày đầy đủ bộ khung bảng chấm công

Sau đó bạn căn chỉnh lại độ rộng của các cột sao cho dễ nhìn và hợp lý là được.

Cách điều chỉnh độ rộng của nhiều cột một lúc:

- Bôi đen các cột cần điều chỉnh độ rộng

- Điều chỉnh độ rộng ở cột đầu tiên; hoặc sau khi bôi đen bạn bấm chọn Column With và điền thông số phù hợp.

Như vậy là bạn đã hoàn thành khung cơ bản nhất của bảng chấm công theo tháng.

1.2.4. Tạo ngày tháng trong bảng chấm công theo tháng

Cách tạo ngày tháng năm trong bảng chấm công cũng không hề phức tạp, chỉ cần sử dụng một số hàm thích hợp. Cách làm như sau:

- Chọn một ô (thường sẽ là ô ở cột D) để nhập số năm.

- Tại ô B4 (ô xác định tháng chấm công), bạn sử dụng hàm date theo công thức sau:

=date($D$1;1;1)

Hàm date giúp xác định ngày tháng theo các giá trị xác định trong hàm. Các giá trị trong hàm date được ghi theo thứ tự lần lượt là năm, tháng, ngày.

Sau khi đã nhập xong hàm date, tại ô vừa nhập hàm, bạn sử dụng lệnh Format Cells và chọn “Tháng “mm” năm “yyyy trong ô Type, sau đó ấn ok.

- Tại ô ngày đầu tiên trong tháng (ví dụ ô E9), bạn nhập “=B4” để hiển thị ngày đầu tiên trong tháng.

- Tại ô tiếp theo, bạn nhập “=E9+1” để hiển thị ngày tiếp theo.

- Sau đó bạn chỉ cần copy công thức tại ô F9 sang các ô bên cạnh, cho đến ô ngày thứ 31.

- Bôi đen toàn bộ các ô hiển thị ngày, chọn Format Cells, trong ô Type bạn gõ “dd” rồi bấm ok, như vậy các ô này sẽ chỉ hiển thị số ngày.

- Tại ô E10 bạn nhập hàm =CHOOSE(WEEKDAY(E9);”Chủ nhật”;”T. Hai”;”T. Ba”;”T. Tư”;”T. Năm”;”T. Sáu”;”T. Bảy”)

Sau đó ấn Enter và hàm này sẽ trả về kết quả chính xác là các thứ trong tuần tương ứng với từng ngày.

- Copy công thức tại ô E10 sang các ô kế tiếp cho đến ô hiển thị ngày cuối cùng trong tháng.

Sử dụng các hàm giúp tạo bảng chấm công nhanh hơn
Sử dụng các hàm giúp tạo bảng chấm công nhanh hơn

2. Cách điền bảng chấm công theo tháng

Hàng ngày người có trách nhiệm chấm công sẽ điền dữ liệu chấm công cho từng nhân viên vào bảng chấm công theo đúng ngày tương ứng. Nguồn dữ liệu để điền vào bảng chấm công này dựa trên dữ liệu chấm công của các nhân viên được đồng bộ thông qua phần mềm chấm công tương ứng.

Thông thường nếu nhân viên làm việc đủ số thời gian quy định trong một ngày của doanh nghiệp thì sẽ nhận mức chấm công là 01 và ghi vào bảng chấm công bằng ký hiệu ngày công đầy đủ. Những trường hợp khác sẽ được ghi bằng ký hiệu tương ứng đã được quy định từ trước.

Đến cuối tháng người phụ trách công tác chấm công sẽ tiến hành tổng hợp kết quả chấm công của mỗi nhân viên trong tháng.

Trong đó bao gồm những trường thông tin sau đây:

- Tổng số công thực tế trong tháng

- Tổng số ngày nghỉ phép trong tháng

- Tổng số ngày nghỉ lễ trong tháng (nghỉ vẫn nhận lương)

- Tổng số ngày nghỉ ốm (nếu có)

- Tổng số ngày nghỉ hưởng chế độ

Sau đó người chấm công cần ký xác nhận và chuyển bảng chấm công cùng những giấy tờ kèm theo nếu có đến các bộ phận liên quan để kiểm tra đối chiếu lại một lần nữa.

Bảng chấm công cần được cập nhật dữ liệu kịp thời
Bảng chấm công cần được cập nhật dữ liệu kịp thời

Bộ phận Kế toán sau đó sẽ nhận bảng chấm công và gửi đến Giám đốc để được phê duyệt. Sau đó bảng chấm công sẽ được cắt ra theo dữ liệu của từng nhân viên và gửi đến từng nhân viên tương ứng để đối chiếu lại lần cuối cùng rồi mới chốt công trong tháng.

Trên đây là hướng dẫn cách tạo bảng chấm công theo tháng và những lưu ý khi tạo bảng chấm công theo tháng. Mô hình bảng chấm công được xây dựng trên nền tảng Excel được các doanh nghiệp sử dụng nhiều nhất bởi những sự ưu việt của phần mềm Excel. Bảng chấm công theo tháng là dữ liệu quan trọng để phục vụ cho việc trả lương cho nhân viên, vì vậy cần được kiểm tra thường xuyên và nhiều lần để tránh mọi sự nhầm lẫn.

Giải pháp chấm công

Tìm việc làm nhanh

Từ khóa liên quan

Chuyên mục

Bí quyết viết CV-Tâm sự Nghề nghiệp-Cẩm Nang Tìm Việc-Kỹ Năng Tuyển Dụng-Cẩm nang khởi nghiệp-Kinh nghiệm ứng tuyển việc làm-Kỹ năng ứng xử văn phòng-Quyền lợi người lao động-Bí quyết đào tạo nhân lực-Bí quyết lãnh đạo-Bí quyết làm việc hiệu quả-Bí quyết viết đơn xin nghỉ phép-Bí quyết viết thư xin thôi việc-Cách viết đơn xin việc-Bí quyết thành công trong công việc-Bí quyết tăng lương-Bí quyết tìm việc dành cho sinh viên-Kỹ năng đàm phán lương-Kỹ năng phỏng vấn-Kỹ năng quản trị doanh nghiệp-Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hà Nội-Kinh nghiệm tìm việc làm tại Đà Nẵng-Mẹo viết hồ sơ xin việc-Mẹo viết thư xin việc-Chia sẻ kinh nghiệm ngành Kinh doanh - Bán hàng-Định hướng nghề nghiệp-Top việc làm hấp dẫn-Tư vấn nghề nghiệp lao động phổ thông-Tư vấn việc làm Hành chính văn phòng-Tư vấn việc làm ngành Báo chí-Tư vấn tìm việc làm thêm-Tư vấn việc làm ngành Bất động sản-Tư vấn việc làm ngành Công nghệ thông tin-Tư vấn việc làm ngành Du lịch-Tư vấn việc làm ngành Kế toán-Tư vấn việc làm ngành Kỹ thuật-Tư vấn việc làm ngành Sư phạm-Tư vấn việc làm ngành Luật-Tư vấn việc làm thẩm định-Tư vấn việc làm vị trí Content-Tư vấn việc làm ngành Nhà hàng - Khách sạn-Tư vấn việc làm quản lý-Kỹ năng văn phòng-Nghề truyền thống-Các vấn đề về lương-Tư vấn tìm việc làm thời vụ-Cách viết Sơ yếu lý lịch-Cách gửi hồ sơ xin việc-Biểu mẫu phục vụ công việc-Tin tức tổng hợp-Ý tưởng kinh doanh-Chia sẻ kinh nghiệm ngành Marketing-Kinh nghiệm tìm việc làm tại Bình Dương-Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hồ Chí Minh-Mẹo viết Thư cảm ơn-Góc Công Sở-Câu chuyện nghề nghiệp-Hoạt động đoàn thể-Tư vấn việc làm Biên - Phiên dịch-Tư vấn việc làm Ngành Nhân Sự-Tư vấn việc làm Ngành Xuất Nhập Khẩu - Logistics-Tư vấn việc làm Ngành Tài Chính - Ngân Hàng-Tư vấn việc làm Ngành Xây Dựng-Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Mỹ thuật-Tư vấn việc làm Ngành Vận tải - Lái xe-Quản trị nhân lực -Quản trị sản xuất-Cẩm nang kinh doanh-Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Nội thất-Mô tả công việc ngành Kinh doanh-Mô tả công việc ngành Bán hàng-Mô tả công việc Tư vấn - Chăm sóc khách hàng-Mô tả công việc ngành Tài chính - Ngân hàng-Mô tả công việc ngành Kế toán - Kiểm toán-Mô tả công việc ngành Marketing - PR-Mô tả công việc ngành Nhân sự-Mô tả công việc ngành IT - Công nghệ thông tin-Mô tả công việc ngành Sản xuất-Mô tả công việc ngành Giao nhận - Vận tải-Mô tả công việc Kho vận - Vật tư-Mô tả công việc ngành Xuất nhập khẩu – Logistics-Mô tả công việc ngành Du lịch - Nhà hàng - Khách sạn-Mô tả công việc ngành Hàng không-Mô tả công việc ngành Xây dựng-Mô tả công việc ngành Y tế - Dược-Mô tả công việc Lao động phổ thông-Mô tả công việc ngành Kỹ thuật-Mô tả công việc Nhà nghiên cứu-Mô tả công việc ngành Cơ khí - Chế tạo-Mô tả công việc bộ phận Quản lý hành chính-Mô tả công việc Biên - Phiên dịch-Mô tả công việc ngành Thiết kế-Mô tả công việc ngành Báo chí - Truyền hình-Mô tả công việc ngành Nghệ thuật - Điện ảnh-Mô tả công việc ngành Spa – Làm đẹp – Thể lực-Mô tả công việc ngành Giáo dục - Đào tạo-Mô tả công việc Thực tập sinh - Intern-Mô tả công việc ngành Freelancer-Mô tả công việc Công chức - Viên chức-Mô tả công việc ngành Luật - Pháp lý-Tư vấn việc làm Chăm Sóc Khách Hàng -Tư vấn việc làm Vật Tư - Kho Vận-Hồ sơ doanh nhân-Việc làm theo phường-Danh sách các hoàng đế nổi tiếng-Tài liệu gia sư-Vĩ Nhân Thời Xưa-Chấm Công-Danh mục văn thư lưu trữ-Tài Sản Doanh Nghiệp-KPI Năng Lực-Nội Bộ Công Ty - Văn Hóa Doanh Nghiệp-Quản Lý Quan Hệ Khách Hàng-Quản Lý Công Việc Nhân Viên-Chuyển văn bản thành giọng nói-Giới Thiệu App Phiên Dịch-Quản Lý Kênh Phân Phối-Đánh giá nhân viên-Quản lý ngành xây dựng-Hóa đơn doanh nghiệp-Quản Lý Vận Tải-Kinh nghiệm Quản lý mua hàng-Danh thiếp cá nhân-Quản Lý Trường Học-Quản Lý Đầu Tư Xây Dựng-Kinh Nghiệm Quản Lý Tài Chính-Kinh nghiệm Quản lý kho hàng-Quản Lý Gara Ô Tô-Xem thêm gợi ý