Tìm hiểu về bảng chấm công theo tháng và toàn bộ những gì bạn cần biết

1. Tìm hiểu về bảng chấm công theo tháng

Trên lý thuyết, bảng chấm công theo tháng không phải là một chứng từ bắt buộc, tuy nhiên đây lại là tài liệu cần phải có trong mỗi doanh nghiệp phục vụ cho việc thanh toán lương và thưởng, phạt cho nhân viên công ty và người lao động.

1.1. Sự cần thiết của bảng chấm công theo tháng

Trên bảng chấm công theo tháng sẽ thể hiện tất cả dữ liệu về những ngày công thực tế của mỗi nhân viên, những ngày nghỉ, những ngày tăng ca… Đây là căn cứ để bộ phận nhân sự tính lương cho mỗi nhân viên một cách chính xác nhất. Dữ liệu trong bảng chấm công cũng giúp người quản lý nhân sự theo dõi được thái độ làm việc của các nhân viên.

Dữ liệu chấm công hàng tháng cũng được lưu trữ lại để làm cơ sở tính toán phúc lợi cuối năm cho nhân viên.

1.2. Hướng dẫn tạo bảng chấm công theo tháng trên Excel

1.2.1. Bố cục bảng chấm công theo tháng trên Excel

Một trong những ưu điểm của Excel là có sẵn các hàng và cột, người dùng có khả năng dễ dàng điều chỉnh, gộp, tách các hàng và cột một cách linh hoạt, do đó Excel thường được sử dụng để tạo bảng chấm công theo tháng.

Đối với việc thiết kế mô hình theo lý thuyết, bảng chấm công hàng tháng trên Excel sẽ chứa 13 sheet, trong đó có 1 sheet ban đầu để liệt kê danh sách nhân viên trong công ty, và 12 sheet còn lại sẽ tương ứng với 12 tháng và mỗi tháng sẽ được thống kê trên 1 sheet.

Ban đầu bạn chỉ cần hoàn thiện sheet danh sách nhân viên và bảng chấm công cho tháng đầu tiên, các tháng tiếp theo bạn chỉ cần copy từ tháng đầu tiên là được, sau đó đổi tên các sheet để dễ phân biệt.

1.2.2. Trình bày sheet danh sách nhân viên

Trong sheet này chưa toàn bộ thông tin của các nhân viên, bao gồm Họ tên, ngày sinh, quê quán, số điện thoại, số CMND, ngày bắt đầu vào làm, và quan trọng nhất là mã nhân viên.

Mã nhân viên rất cần thiết vì ngắn gọn và thứ hai là trong trường hợp có một số nhân viên trùng tên nhau thì mã nhân viên sẽ giúp cho việc quản lý dễ dàng hơn.

Mỗi trường thông tin sẽ được chia thành 1 cột. Trong đó, cột ngày sinh bạn nên định dạng dữ liệu kiểu ngày tháng bằng tính năng Format Cells và chọn định dạng dd-mm-yyyy.

Sheet danh sách nhân viên là sheet đơn giản nhất và hầu hết các dữ liệu đều được nhập bằng tay. Bạn cũng nên chừa lại khoảng 2 – 3 hàng ở trên cùng để chỗ trống tạo liên kết tới các sheet khác, đồng thời để trống ra 1 cột ở bên trái để có khoảng trống bổ sung thêm thông tin nếu cần.

1.2.3. Trình bày phần khung cơ bản

Về cơ bản bảng chấm công theo tháng sẽ bao gồm các cột sau đây:

- Số thứ tự

- Mã nhân viên

- Họ và tên

- Các ngày trong tháng (31 cột tương ứng với 31 ngày)

- Quy ra công (nên để khoảng 4 – 5 cột)

- Ghi chú

Sau đó bạn căn chỉnh lại độ rộng của các cột sao cho dễ nhìn và hợp lý là được.

Cách điều chỉnh độ rộng của nhiều cột một lúc:

- Bôi đen các cột cần điều chỉnh độ rộng

- Điều chỉnh độ rộng ở cột đầu tiên; hoặc sau khi bôi đen bạn bấm chọn Column With và điền thông số phù hợp.

Như vậy là bạn đã hoàn thành khung cơ bản nhất của bảng chấm công theo tháng.

1.2.4. Tạo ngày tháng trong bảng chấm công theo tháng

Cách tạo ngày tháng năm trong bảng chấm công cũng không hề phức tạp, chỉ cần sử dụng một số hàm thích hợp. Cách làm như sau:

- Chọn một ô (thường sẽ là ô ở cột D) để nhập số năm.

- Tại ô B4 (ô xác định tháng chấm công), bạn sử dụng hàm date theo công thức sau:

=date($D$1;1;1)

Hàm date giúp xác định ngày tháng theo các giá trị xác định trong hàm. Các giá trị trong hàm date được ghi theo thứ tự lần lượt là năm, tháng, ngày.

Sau khi đã nhập xong hàm date, tại ô vừa nhập hàm, bạn sử dụng lệnh Format Cells và chọn “Tháng “mm” năm “yyyy trong ô Type, sau đó ấn ok.

- Tại ô ngày đầu tiên trong tháng (ví dụ ô E9), bạn nhập “=B4” để hiển thị ngày đầu tiên trong tháng.

- Tại ô tiếp theo, bạn nhập “=E9+1” để hiển thị ngày tiếp theo.

- Sau đó bạn chỉ cần copy công thức tại ô F9 sang các ô bên cạnh, cho đến ô ngày thứ 31.

- Bôi đen toàn bộ các ô hiển thị ngày, chọn Format Cells, trong ô Type bạn gõ “dd” rồi bấm ok, như vậy các ô này sẽ chỉ hiển thị số ngày.

- Tại ô E10 bạn nhập hàm =CHOOSE(WEEKDAY(E9);”Chủ nhật”;”T. Hai”;”T. Ba”;”T. Tư”;”T. Năm”;”T. Sáu”;”T. Bảy”)

Sau đó ấn Enter và hàm này sẽ trả về kết quả chính xác là các thứ trong tuần tương ứng với từng ngày.

- Copy công thức tại ô E10 sang các ô kế tiếp cho đến ô hiển thị ngày cuối cùng trong tháng.

2. Cách điền bảng chấm công theo tháng

Hàng ngày người có trách nhiệm chấm công sẽ điền dữ liệu chấm công cho từng nhân viên vào bảng chấm công theo đúng ngày tương ứng. Nguồn dữ liệu để điền vào bảng chấm công này dựa trên dữ liệu chấm công của các nhân viên được đồng bộ thông qua phần mềm chấm công tương ứng.

Thông thường nếu nhân viên làm việc đủ số thời gian quy định trong một ngày của doanh nghiệp thì sẽ nhận mức chấm công là 01 và ghi vào bảng chấm công bằng ký hiệu ngày công đầy đủ. Những trường hợp khác sẽ được ghi bằng ký hiệu tương ứng đã được quy định từ trước.

Đến cuối tháng người phụ trách công tác chấm công sẽ tiến hành tổng hợp kết quả chấm công của mỗi nhân viên trong tháng.

Trong đó bao gồm những trường thông tin sau đây:

- Tổng số công thực tế trong tháng

- Tổng số ngày nghỉ phép trong tháng

- Tổng số ngày nghỉ lễ trong tháng (nghỉ vẫn nhận lương)

- Tổng số ngày nghỉ ốm (nếu có)

- Tổng số ngày nghỉ hưởng chế độ

Sau đó người chấm công cần ký xác nhận và chuyển bảng chấm công cùng những giấy tờ kèm theo nếu có đến các bộ phận liên quan để kiểm tra đối chiếu lại một lần nữa.

Bộ phận Kế toán sau đó sẽ nhận bảng chấm công và gửi đến Giám đốc để được phê duyệt. Sau đó bảng chấm công sẽ được cắt ra theo dữ liệu của từng nhân viên và gửi đến từng nhân viên tương ứng để đối chiếu lại lần cuối cùng rồi mới chốt công trong tháng.

Trên đây là hướng dẫn cách tạo bảng chấm công theo tháng và những lưu ý khi tạo bảng chấm công theo tháng. Mô hình bảng chấm công được xây dựng trên nền tảng Excel được các doanh nghiệp sử dụng nhiều nhất bởi những sự ưu việt của phần mềm Excel. Bảng chấm công theo tháng là dữ liệu quan trọng để phục vụ cho việc trả lương cho nhân viên, vì vậy cần được kiểm tra thường xuyên và nhiều lần để tránh mọi sự nhầm lẫn.