Bảng chấm công tiếng Trung là gì? Hướng dẫn và những lưu ý

1. Bảng chấm công tiếng Trung là gì?

Nếu làm việc trong môi trường nhiều người Trung Quốc hoặc các công ty có trụ sở tại Trung, được điều hành bởi người Trung Quốc, việc xây dựng, đọc hiểu bảng chấm công tiếng Trung là vô cùng cần thiết. 

Tương tự với các doanh nghiệp ở các nước khác hoặc trong những môi trường làm việc đa văn hóa, chấm công là tác vụ không thể thiếu để xác định kỷ luật và chất lượng làm việc của các cá nhân. Từ bảng chấm công này, nhân sự có thể tự ước lượng được mức lương, biết được mức thưởng của bản thân. Thêm vào đó, các ban lãnh đạo cũng sẽ kiểm soát được giờ rất đi làm - đi về; tần suất đi muộn, những sai phạm nhân sự mắc phải để từ đó đưa ra mức thưởng, phạt phù hợp để răn đe và khích lệ nhân viên. 

Hiện nay, tất cả các doanh nghiệp đều áp dụng phương pháp tính công, thống kê ngày công qua bảng chấm công Excel. Một số doanh nghiệp có thể sử dụng các phần mềm tính toán riêng và cấp quyền truy cập cho cá nhân nhân sự. Nhưng các bảng chấm công đều tuân theo quy luật gồm: 

- Họ tên/ thông tin xác định nhân viên: mã số nhân viên, số thứ tự, vị trí phòng ban

- Phần chấm công: các ngày trong tháng, giờ ra vào, ngày nghỉ, ngày đi muộn 

- Chốt công: số ngày công, giờ công mà nhân sự nhận được sau khi trừ đi ngày nghỉ, ngày đi muộn hoặc thưởng/ phạt theo quy định công ty 

2. Hướng dẫn lập bảng chấm công tiếng Trung

Với những thông tin tổng quan kể trên, các bạn có thể thấy bảng chấm công tiếng Trung cũng không có quá nhiều khác biệt so với bảng chấm công được lập bằng các loại tiếng khác. Tuy nhiên, để có một bảng chấm công chuyên nghiệp, không sai sót và đảm bảo tính công bằng cho các nhân viên, bộ phận nhân sự cần phải biết nắm vững những thông tin dưới đây. Cùng xem nhé!

2.1. Một số từ vựng cần biết khi lập bảng chấm công tiếng Trung

Như đã đề cập trong phần mở đầu của bài viết, bảng chấm công tiếng Trung cũng bao gồm các yếu tố tương tự với các bảng chấm công bằng những thứ tiếng khác. Nếu bạn là người thuộc phòng nhân sự, phải tự lập bảng chấm công bằng tiếng Trung chắc chắn bạn sẽ được cung cấp một số khuôn mẫu nhất định để có căn cứ tạo lập. 

Hơn nữa, nếu quý vị thuộc các phòng ban khác và có nhu cầu tra cứu thông tin, tìm hiểu về bảng chấm công tiếng Trung, quý vị sẽ cần phải am hiểu một số từ vựng thường thấy. Việc có sẵn kiến thức về mẫu bảng chấm công sẽ giúp bạn có thể dễ dàng đòi quyền lợi, khiếu nại hoặc thắc mắc khi lương/ thưởng không đúng với số ngày làm, mức cống hiến hoặc  phát sinh vấn đề, sai số khi chấm vân tay. 

Như các bạn đã thấy, đây là những từ vựng tiếng Trung thông dụng xoay quanh các thông tin trong bảng chấm công. Tuy nhiên, hiện cũng có rất nhiều doanh nghiệp sử dụng song ngữ: Trung - Việt, Anh - Trung trong bảng chấm công. Chính vì vậy bạn không cần quá lo lắng nhé. 

2.2. Cách lập bảng chấm công tiếng Trung

Nhằm giúp các bạn đọc thuộc bộ phận cơ sở có thêm tài liệu tham khảo các lập bảng chấm công, chúng tôi sẽ giới thiệu những cách lập bảng chấm công tiếng Trung đơn giản, cơ bản nhất trong phần tiếp theo của bài viết.

2.2.1. Lập bảng chấm công tiếng Trung thông qua file trích xuất từ máy chấm công

Các công ty hiện nay đều sử dụng máy chấm công để tối ưu hóa hoạt động kiểm soát nhân viên. Chính vì vậy phần lớn bảng chấm công đều được xuất ra và tối ưu sẵn từ máy chấm công. 

Thông thường, các bản chấm công sẽ được xuất sang bảng excel của từng phòng ban hoặc được lập cho từng cá nhân để tiện kiểm soát công việc của mình. Mặt khác, phần mềm chấm công, app chấm công sẽ được tích hợp sẵn trong máy chấm công để phục vụ việc xuất file dễ dàng hơn. 

Dữ liệu chấm công sẽ được lưu trong USB hoặc đọc qua các đường truyền TCP/ IP. Sau khi tải xuống thành file Excel, nhân sự phụ trách làm bảng công sẽ dựa vào hàng, cột để điền thêm các thông tin bằng tiếng Trung trước khi gửi cho từng cá nhân. 

Phần mềm chấm công phần lớn tích hợp sẵn tiếng Anh hoặc tiếng Việt, nhân sự chỉ cần dựa theo bảng ngữ nghĩa ở trên để thêm các từ tiếng Trung đồng nghĩa bên cạnh hoặc sao chép thành một bảng chấm công toàn bộ bằng tiếng Trung. 

2.2.2. Lập bảng chấm công tiếng Trung thông qua phần mềm chấm công

Để đảm bảo an toàn về thông tin liên quan đến lương thưởng, nhiều doanh nghiệp hiện nay sử dụng phần mềm chấm công độc lập tích hợp trên điện thoại thay vì sử dụng máy chấm công. 

Phần mềm chấm công trên điện thoại hoặc máy tính có thể giúp người sử dụng tiết kiệm thời gian chờ đợi mỗi giờ vào làm - tan làm. Nhân sự làm bảng chấm công sẽ được cung cấp quyền admin để truy xuất vào ID của các nhân viên kiểm tra ngày giờ chấm công có khớp với ngày giờ vào làm hay không. 

Tương tự với phương pháp xuất bảng chấm công thông qua máy chấm công bên trên, nhân sự làm bảng chấm công tiếng Trung cũng làm tương tự. Các phần mềm sẽ có hình thức thống kê khác nhau do đó người chịu trách nhiệm làm bảng lương phải có thời gian nghiên cứu và được đào tạo sử dụng. 

3. Những điểm cần lưu ý khi làm bảng chấm công tiếng Trung

Đối với cả doanh nghiệp lẫn nhân sự, bảng chấm công chính là minh chứng rõ nhất cho thấy tính kỷ luật, thái độ làm việc và cống hiến của một nhân viên dành cho doanh nghiệp.

Dù trong môi trường doanh nghiệp Việt Nam hay môi trường làm việc đa văn hóa với các nhân sự, lãnh đạo từ Trung Quốc, quy tắc trên cũng sẽ không thay đổi. Sau khi lập bảng chấm công tiếng Trung, đội ngũ nhân sự phụ trách lương có thể xin ý kiến từ các cấp lãnh đạo để xác định những yếu tố trong bảng chấm công đầy đủ hay chưa trước khi gửi cho các phòng ban rà soát.

Trong nhiều trường hợp, sự bất đồng ngôn ngữ có thể khiến các nhân sự nước bạn hoặc các lãnh đạo gặp khó khăn khi tiếp cận thắc mắc, khiếu nại về thông tin, những sai số trong bảng chấm công, đội ngũ nhân sự cần bổ sung kiến thức kịp thời để giải đáp các thắc mắc đó. 

Bất kể sử dụng phần mềm hay định dạng vào để xây dựng bảng chấm công tiếng Trung, các nhân sự cũng nên dành thời gian rà soát và lấy ý kiến của các nhân sự trong công ty, đặc biệt là nhân sự người Trung Quốc để bảng chấm công công bằng, đầy đủ nhất. 

Với những chia sẻ trên của timviec365.vn, mong rằng bạn đọc đã có thêm những thông tin bổ ích và giải đáp được câu hỏi “Bảng chấm công tiếng Trung là gì?” nhé. Hẹn gặp lại các bạn trong những bài viết tiếp theo.