Làm báo cáo nhập xuất tồn với file Excel đơn giản nhất

Mặc dù là văn bản báo cáo khá dễ thực hiện nhưng trong thực tế, không phải ai cũng có khả năng để lập nên một bản báo cáo hoàn chỉnh về việc nhập xuất tồn bằng file excel đâu nhé. Phượng đã chứng kiến nhiều kế toán tỏ ra khá lăn tăn khi được giao nhiệm vụ lập bản báo cáo này hoặc có lập thì họ cũng tạo ra những báo cáo nhập xuất tồn chưa hoàn chỉnh theo đúng biểu mẫu cơ bản nhất.

Vậy cho nên hãy theo dõi bài viết này để chắc chắn rằng, nghiệp vụ kế toán của bạn sẽ được củng cố thêm với kỹ năng lập báo cáo nhập xuất tồn được thực hiện hoàn chỉnh.

1. Làm báo cáo nhập xuất tồn bằng excel thông qua công cụ hỗ trợ

Lưu ý, bài viết này Phượng chỉ cho bạn cách lập bản báo cáo nhập xuất tồn trên excel thông qua một công cụ hỗ trợ, đó chính là Add in Tool.

1.1.  Đặt tên cho vùng dữ liệu cần lập báo cáo nhập xuất tồn

Bạn mở bảng danh mục các nguồn hàng hóa cần nhập – xuất tồn ra, bôi đen vùng dữ liệu cần nhập xuất tồn. Ở đây vùng dữ liệu mặc định bạn cần bôi đen sẽ bao gồm toàn bộ bảng danh mục, từ dòng đầu tiên cho tới cuối bảng. Tiếp theo sẽ di chuột vào mục “Formulas” nằm trên thanh công cụ của A-tools và lựa chọn “Define Name”.

Ở tại phần “Name”. bạn sẽ đặt tên cho bảng excel báo cáo của mình. Chẳng hạn bạn đang làm báo cáo nhập xuất tồn thì đặt tên bảng là BÁO CÁO NHẬP XUẤT TỒN kèm với chủ đề chi tiết. Cuối cùng chọn Ok để hoàn tất việc đặt tên cho bảng số liệu phục vụ báo cáo.

1.2. Cập nhật lại tên cho vùng dữ liệu

Để cập nhật tên cho vùng dữ liệu thì bạn cần thực hiện thao tác như sau: đóng và tiếp theo là mở lại tệp excel. Đây là thao tác hết sức đơn giản nhưng vẫn có những kế toán bỏ quên không thực hiện mà chuyển sang bước thứ 3 ngay. Khiến cho tốn thêm thời gian để quay trở lại để thực hiện bước thứ hai.

Việc làm kế toán - kiểm toán tại Hồ Chí Minh

1.3. Thực hiện phép tính toán cho tổng hợp nguồn hàng nhập

Đầu tiên bạn chọn vào sheet NHAP ở trong tool và đặt trỏ chuột vào ô A4. Tiếp theo đi đến menu A – Tools và nhấn vào SQL Builder. Tại đây bạn sẽ tìm và vào Curent Database để chọn Table. Mục đích của việc này là để tìm bảng KHO, khi tìm thấy bảng KHO, bạn kéo nó sang bên bảng Main. Cũng tại bảng KHO này, kích chuột vào tên cột gồm có: MA_VLSPHH, LOAI_PHIEU và SLG.

Trong đó, bạn lưu ý thiết lập 3 nội dung vừa nêu như sau:

- Ở trong thiết lập cua SLG chi tiết: bạn tìm đến cột nội dung Aggregate để sổ box combo ra, tìm chọn Sum nhé.

- Trong thiết lập của MA_VLSPHH chi tiết: chọn vào cột Grouping. Theo nguyên tắc cơ bản thì khi muốn tính tổng cột nào đó trong bảng tính excel, ví như cột SLG thì bạn cần đặt ra mục tiêu đối với việc cần nhóm các giá trị lại với nhau.

- Từ trong thiết lập cụ thể của LOAI_PHIẾU, hãy đặt các loại phiếu xuất hiện trong bảng tính bằng giá trị n ở bên trong cột Criteria, đồng thời loại bỏ tích chọn ở cột Output.

Sau khi đã thiết lập xong cài đặt cho 3 cột trên thì bạn chọn vào Run Query. Lệnh này sẽ giúp bạn chạy thử bản cài đặt vừa rồi với khả năng hiển thị số lượng nhập và bằng mã hàng hóa. Tuy vậy, ở trong cột nội dung hiển thị số lượng thì do chưa đặt tên ở trong 3 bước trên cho nên A – Tool sẽ tự tạo cho bạn một cái tên để biến các giá trị trở nên phù hợp, phục vụ cho việc chạy thử được diễn ra. Tuy nhiên, bạn vẫn cần phải đặt lại tên cho nó đúng với nội dung bảng tính báo cáo hàng xuất nhập tồn.

Để đặt lại tên bạn hãy thực hiện các thao tác như sau:

- Quay vào lại bảng thiết lập chi tiết của SQL Buider. Đến cột Alias ở dòng biểu thị nội dung số lượng để đặt lại tên.

- “Tiếp tục” là lệnh cần nhấn ngay sau đó, cũng là bước cuối cùng. Lúc này bạn cần click chuột vào ô nội dung kết quả có tên là Define Name, sau đó đặt cho bảng cái tên NHAP nhé.

- Lựa chọn vào lệnh “Hành động” thì kết quả đổi tên sẽ được hiển thị.

Bảng dữ liệu có tên là NHAP đã tồn tại chỉ sau những thao tác quá đỗi đơn giản, dễ dàng thực hiện, phục vụ hiệu quả cho mục đích báo cáo số lượng hàng nhập từ trong bảng KHO. Lập xong bảng NHAP thì bất kể khi nào dữ liệu có sự thay đổi, tăng hay giảm về các mã hàng thì việc điều chỉnh ở bảng tên cũng sẽ diễn ra tự đồng và trùng khớp mà con người sẽ không phải làm thao tác cộng, trừ hay thay đổi lại dữ liệu một cách thủ công nữa.

Việc làm nhân viên nhập liệu

1.4. Tính tổng hợp các hàng xuất

Làm báo cáo hàng xuất cũng tương tự thực hiện thao tác giống với báo cáo hàng nhập. Vậy nên để nhanh chóng, bạn hãy copy ngay các công thức đã áp dụng khi làm báo cáo hàng nhập sang bản báo cáo hàng xuất và thay đổi những giá trị thuộc về hàng xuất để đảm bảo đúng nội dung.

Việc copy nên thao tác và lưu ý như sau:

- Đặt trở chuột tại ô Phương pháp ở trong báo cáo của nguồn hàng nhập, nhấn tổ hợp phím Ctrl+C hoặc là nhấn phải chuột để chọn lệnh Copy.

- Chuyển sang bản báo cáo xuất, đưa trở chuột tới vị trí cần sao chép, nhấn phải chuột để chọn lệnh paste.

- Thực hiện sửa nội dung báo cáo để đưa về đúng giá trị bằng cách đặt trỏ chuột ở trong ô công thức rồi sau đó chọn tiếp vào SQL Builder.

- Khi cài đặt chi tiết cho từng mục, lưu ý một số vấn đề này để thay đổi đúng và đủ giá trị cần thay từ bản copy nhé:

+ Vào cột Alias, sửa lại dòng SLG bằng X;

+ Vào cột Criteria, sửa dòng LOAI_PHIEU bằng X

+ Chạy thử bản tạo mới bằng việc nhấn lệnh Run Query

+ Nhấn “Tiếp tục”

- Đặt lại tên cho bảng tính là XUAI

- Chọn lệnh Thực hiện và kết thúc việc tạo báo cáo hàng xuất

1.5. Tạo phương pháp tổng hợp cho báo cáo: Nhập – xuất – tồn

Bước thứ năm này thực chất chỉ nắm giữ vai trò là bước phụ của 4 bước trên và phụ thuộc vào kết quả đạt được sau khi đã tiến hành 4 bước. Ở bước thứ 5, bạn tiến hành các thao tác hoàn thiện gồm:

- Lưu file báo cáo, đóng – mở lại file báo cáo vừa lưu. Cần để ý ở bước này có những yếu tố, thao tác phát sinh như yêu cầu nhập tên bảng báo cáo. Nếu trường hợp xuất hiện yêu cầu này thì bạn hãy đóng lại toàn bộ file excel đó, mở lại file sẽ giúp cho A – Tool cập nhật lại được.

- Trong sheet NHAP-XUAT-TON, bạn đưa chuột đến ô A7, tiếp theo là vào trong mục A – Tool và chọn trong đó lệnh SQL Builder.

- Trong Tables, lựa chọn các bảng để kéo bao gồm bảng NHAP, bảng XUAT, bảng DMVLSPHH.

- Kéo thả nối ba bảng tính này vào với nhau theo trình tự:

+ Dòng MA_VLSPHH từ trong bảng VLSPHH kéo sang dòng MA_VLSPHH  của bảng NHAP.

+ Làm thao tác tương tự để tiếp tục kết nối bảng XUAT.

+ Tích chuột vào chọn những cột chứa thông tin mà bạn muốn chúng được hiển thị ra như “x”, “Dvi”, “N”, TEN”, “MA_VLSPHH”.

- Chọn vào lệnh Run Query để chạy thử bảng tính đã hoàn thiện thao tác.

- Nếu muốn tạo thêm một cột thể hiện giá trị TỒN thì bạn làm điều này nhé: hãy quay trở lại thao tác để chọn vào chế độ thiết kế. Sau đó, từ khu vực có sự cài đặt chi tiết thì đưa trở chuột đến một dòng trống ngay tiếp sau của cột “Expression”, gõ vào đó công thức N – X. Công thức này có tác dụng thu thập toàn bộ cột nhập và không bao gồm cột xuất.

Nhấn chọn vào lệnh “tiếp tục” và đồng thời bỏ dấu tích chọn ở phần “Bảng kết quả gồm dòng tiêu đề”, nhấn lệnh “Thực hiện” để lấy kết quả cuối cùng.

Chưa hết, hãy nhìn lại một lần nữa báo cáo của bạn để chắc chắn mọi thứ đã hoàn hảo, ngay cả vấn đề về định dạng cũng phải thu vào tầm mắt để có thể chắc chắn nộp lên cấp trên bản báo cáo nhập xuất tồn chuyên nghiệp nhất.

Đây chính là 5 bước cơ bản rất dễ dàng để thực hiện nếu bạn sử dụng sự hỗ trợ của công cụ Add-in A-Tool. Tuy nhiên, với một báo cáo nhập xuất tồn vừa được tạo ra từ Tool hỗ trợ này thì bạn cũng nên tận dụng thêm một số tính năng khác từ trong bản báo cáo đã hoàn thiện để vừa nâng cao nghiệp vụ nghề nghiệp của bản thân lại tạo được ấn tượng tốt trong mắt cấp trên vì có “tay nghề” tốt. Vậy thì hãy học hỏi thêm bí quyết nữa để bản báo cáo nhập xuất tồn trở nên hiệu quả hơn ở nội dung bên dưới nhé.

Việc làm nhân viên nhập liệu website

2. Một vài bí quyết khác để làm báo cáo xuất nhập tồn hiệu  quả

2.1. Sử dụng hàm Sumifs trong báo cáo nhập xuất tồn

Báo cáo nhập xuất tồn có yêu cầu thường là tính tổng. Có nghĩa rằng, thao tác tính toán ít nhiều liên quan tới hàm Sum (một hàm tính tổng phổ biến). Thêm nữa, làm báo cáo này còn phải đáp ứng có cùng điều kiện, tức là liên quan đến hàm điều kiện là if và có nhiều điều kiện trong cùng lúc, điều này lại liên quan tới hàm Ifs.

Qua phân tích đó và bạn khéo léo kết hợp các yếu tố liên quan lại với nhau thì tạo ra một hàm Sumifs

Tuyển dụng

2.2. Sử dụng Advanced Filter để làm báo cáo xuất nhập tồn

Nếu muốn báo cáo được xuất ra mang theo nội dung gì thì bản thân người lập báo cáo xuất nhập tồn cần phải chọn được các cột dữ liệu cụ thể cần sử dụng. Bạn cần phải chọn ra được cột nội dung: Ngày, Loại, Số lượng. Còn đối với tên của hàng hóa thì không cần phải lấy ra bởi vì với một báo cáo cụ thể, ví dụ như báo cáo NHAP, báo cáo XUAT, hay Báo cáo tổng hợp XUAT NHAP TON cũng đều đã được xác định một cách rõ ràng tên hàng.

Ở Advanced Filter, hãy thiết lập theo các thao tác:

- Phần Action: tích chọn mục “Copy to another location”

- List range: chọn “Sheet1!$A$1:$D$24.

List range là một vùng dữ liệu nằm trong sheet 1 và có giá trị từ ô A1 đến D24.

- Criteria Ranger: chọn “Sheet2!$E$2:$G$3

- Copy to: chọn “Sheet2!$A$6:$C$6

Kết thúc thao tác bằng việc nhấn chọn OK.

Nhìn chung, chúng ta hoàn toàn có thể tối giản quy trình làm việc của mình bằng các bí quyết. Với nhân viên kế toán thì việc sử dụng bí quyết cho công việc càng quan trọng, nhất là trong khâu làm báo cáo xuất nhập tồn, bạn sẽ vẫn đảm bảo có được hiệu quả chính xác mà còn còn rút ngắn quá trình làm việc, giảm bớt gánh nặng trong công việc.