Quy định và những lưu ý khi lập biên bản bàn giao hạng mục công trình

1. Tìm hiểu về biên bản bàn giao hạng mục công trình

1.1. Biên bản bàn giao hạng mục công trình được sử dụng khi nào?

Sau khi một hạng mục công trình xây dựng đã hoàn thành giai đoạn thi công thì sẽ được nghiệm thu và bàn giao lại cho chủ đầu tư. Toàn bộ những chi tiết liên quan đến tên hạng mục công trình, địa điểm xây dựng, thời gian bàn giao, nội dung bàn giao… Biên bản bàn giao hạng mục công trình cũng là bằng chứng cho việc nhà thầu bàn giao công trình thi công đã hoàn thành cho chủ đầu tư.

Những thông tin có trong biên bản bàn giao hạng mục công trình bao gồm: 

+ Tên công trình hoặc hạng mục công trình cần bàn giao.

+ Địa điểm xây dựng.

+ Thời gian và địa điểm bàn giao.

+ Những thành phần tham gia bàn giao (Bao gồm bên giao, bên nhận, cà các đơn vị khách mời).

+ Nội dung bàn giao.

+ Chữ ký của các bên tham gia bàn giao (Bao gồm bên giao, bên nhận, nhà thầu thi công và các đơn vị khách mời).

Nội dung bàn giao bao gồm các tài liệu được sử dụng để làm căn cứ bàn giao, quy mô và chất lượng của hạng mục công trình được bàn giao, ghi chép thông tin về các hồ sơ và thiết bị bàn giao.

1.2. Khi lập biên bản bàn giao hạng mục công trình cần lưu ý những gì?

1.2.1. Thông tin về hạng mục công trình

Các thông tin về hạng mục công trình trong biên bản bàn giao gồm có: tên hạng mục công trình, địa điểm xây dựng, cùng với thời gian và địa điểm bàn giao hạng mục đó.

Người lập biên bản cần phải ghi chi tiết và chính xác tất cả những thông tin trên. Tất cả nhưng thông tin về hạng mục công trình được bàn giao có thể được lưu trữ trong phần mềm quản lý đầu tư xây dựng, chẳng hạn như phần mềm quản lý đầu tư xây dựng 365.

Biên bản bàn giao hạng mục công trình sẽ được sử dụng để lưu hồ sơ và phục vụ cho công tác quản lý hồ sơ xây dựng. Ngoài ra, sau khi đưa vào sử dụng, nếu có bất cứ vấn đề gì phát sinh thì biên bản này sẽ có giá trị truy cứu và tham khảo thông tin để xử lý tất cả những vấn đề phát sinh trên.

1.2.2. Các thành phần tham dự lễ bàn giao

Trong biên bản bàn giao hạng mục công trình cần phải ghi chép thông tin chi tiết về các thành phần tham dự lễ bàn giao hạng mục công trình. Các thành phần tham dự bao gồm bên giao, bên nhận và khách mời, hay chính là bên chứng kiến bàn giao.

Bên giao là nhà thầu xây dựng sẽ bàn giao lại hạng mục công trình đã thi công hoàn rất cho bên nhận là chủ đầu tư. Bên chứng kiến bàn giao thông thường sẽ là đơn vị tư vấn thiết kế hoặc đơn vị tư vấn giám sát nếu có.

Tất cả các bên tham gia cần ký vào biên bản bàn giao hạng mục công trình sau khi quá trình bàn giao được hoàn thành. Điều này nhằm đảm bảo quyền lợi và trách nhiệm của các bên trong trường hợp có vấn đề gì đó phát sinh khi hạng mục công trình đó được đưa vào sử dụng.

1.2.3. Nội dung bàn giao

Nội dung bàn giao cần được liệt kê đầy đủ các thông tin như sau:

+ Các tài liệu làm căn cứ bàn giao (Bao gồm biên bản nghiệm thu hạng mục công trình, hồ sơ hoàn công, hồ sơ thiết kế bản vẽ thi công hạng mục công trình, giấy phép xây dựng, quyết định phê duyệt dự án đầu tư…).

+ Quy mô và chất lượng hạng mục công trình được bàn giao (Bao gồm những thông tin về quy mô, kết cấu của hạng mục công trình, nhận xét và đánh giá về chất lượng của hạng mục công trình).

+ Các hồ sơ và thiết bị bàn giao (Hồ sơ bao gồm: Hồ sơ thiết kế, bản vẽ hoàn công, quy định vận hành và bảo trì công trình).

Tất cả các nội dung bàn giao cần được đánh giá một cách chính xác, trung thực và đúng theo quy định của pháp luật.

1.2.4. Thỏa thuận về trách nhiệm của các bên tham gia

Đây là căn cứ để truy cứu trách nhiệm và yêu cầu các bên tham gia khắc phục hậu quả trong trường hợp hạng mục công trình sau khi bàn giao đưa vào sử dụng có phát sinh sự cố. Trách nhiệm của mỗi bên được thương lượng và ghi vào biên bản bàn giao sau khi đã thống nhất. Trách nhiệm của mỗi bên tham gia cần đúng theo chức năng công việc của mình.

Mặt khác, số lượng biên bản bàn giao hạng mục công trình được lập phải là 2 bản, bên giao sẽ giữ một bản và bên nhận cũng sẽ giữ một bản. Trên mỗi bản phải có chữ ký của các bên tham gia dưới sự chứng kiến của khách mời. Lưu ý rằng chỉ có biên bản gốc mới có giá trị pháp lý.

Xem thêm: Mẫu hồ sơ quyết toán khối lượng hoàn thành trong xây dựng

2. Một số quy định về bàn giao hạng mục công trình

Thông thường, tại các buổi lễ bàn giao thì đối tượng được bàn giao sẽ là tổng thể công trình. Tuy vậy, đối với những công trình lớn được thi công hoàn thành theo từng hạng mục thì nhà thầu vẫn có thể bàn giao mỗi hạng mục sau khi hoàn thành thi công. Nhìn chung, việc bàn giao hạng mục công trình sẽ áp dụng những quy định tương tự như khi bàn giao toàn bộ công trình.

- Hạng mục công trình xây dựng phải được nghiệm thu theo đúng quy định của pháp luật về nghiệm thu công trình xây dựng đã hoàn thành thi công. Hạng mục công trình nghiệm thu cần được kiểm tra chặt chẽ về các thông số  kỹ thuật, tiêu chuẩn xây dựng, quy định về quản lý vật liệu xây dựng… Việc nghiệm thu hạng mục công trình sẽ do chủ đầu tư chủ trì.

- Nhà đầu tư và chủ thầu cần đảm bảo an toàn tuyệt đối cho người sử dụng hạng mục công trình đã nghiệm thu. Các khía cạnh xét đến ngoài an toàn của người sử dụng thì còn phải xem xét thêm về ảnh hưởng đến môi trường.

- Hạ tầng kỹ thuật của hạng mục công trình được bàn giao phải được đồng bộ hoàn tất với hạ tầng kỹ thuật chung của khu vực xung quanh.

- Các bên liên quan bao gồm nhà thầu xây dựng, chủ đầu tư, chủ sở hữu hạng mục công trình (trong trường hợp chủ đầu tư không phải là chủ sở hữu hạng mục công trình) cần thực hiện đầy đủ trách nhiệm của mình khi thực hiện bàn giao hạng mục công trình. Biên bản bàn giao cần được làm thành nhiều bản, mỗi bên giữ một bản và trên mỗi bản đều phải có chữ ký tươi của các bên tham gia.

Như vậy là bài viết đã giới thiệu đến quý bạn đọc nội dung của biên bản bàn giao hạng mục công trình và những lưu ý trong quá trình bàn giao cũng như lập biên bản bàn giao. Các bên tham gia bàn giao cần thực hiện đầy đủ và đúng trách nhiệm của mình để buổi lễ bàn giao được diễn ra thuận lợi. Hy vọng những thông tin trong bài viết sẽ có giá trị tham khảo đối với bạn đọc.