Cách viết biên bản bàn giao vật tư tại công trình chuẩn nhất!

1. Biên bản bàn giao vật tư tại Công trình là gì? Cách lập văn bản bàn giao vật tư tại công trình

Trong đời sống xây dựng, bên cạnh những văn bản quen thuộc thường thấy lưu trữ trong tủ văn thư như các loại hợp đồng, biên lai thanh toán, các mẫu báo cáo định kỳ của từng bộ phận như thi công, cán bộ văn phòng và các loại tài liệu xác nhận về công nợ trong công trình, biên bản bàn giao vật tư cũng là một loại tài liệu quen thuộc. Nhắc đến bàn giao vật tư là bản tài liệu được lập ra bởi hai bên tham gia hợp đồng mua bán vật tư xây dựng khi hai bên tiến hành giao vật tư xây dựng tại các công trình xây dựng.

Cũng tương tự các biên bản hiện trường hay báo cáo giám sát, tư vấn xây dựng…biên bản này lập ra nhằm mục đích ghi lại và lưu trữ về số lượng, hiện trạng của vật tư ở thời điểm bàn giao, các bên tham gia bàn giao, nội dung bàn giao vật tư…một cách chặt chẽ để tránh trường hợp những phát sinh do thừa thiếu vật tư ảnh hưởng đến tiến độ và chất lượng của công trình.

Là tài liệu được lập ra theo sự thỏa thuận của các bên tham gia, nên phải được soạn ra ít nhất 2 bản. Trên cả hai bản này đều bắt buộc có chữ ký của đại diện từng bên tham gia và mỗi bên sẽ giữ ít nhất một bản để làm tài liệu lưu trữ. Với tính chất là biên bản ghi nhận, do đó nên lập công khai minh bạch và có sự thống nhất ý kiến của các bên tham gia vào hoạt động bàn giao vật tư tại công trình. 

Vậy mẫu biên bản bàn giao vật tư tại công trình gồm những nội dung gì và triển khai như thế nào? Chúng ta hãy cùng khám phá cụ thể trong thông tin dưới đây nhé.

Xem thêm bài viết: Hướng dẫn cách lập tiến độ thi công công trình bằng Excel

2. Hướng dẫn chi tiết cách viết biên bản bàn giao vật tự tại công trình 

2.1. Một số nội dung cơ bản bạn cần đảm bảo

Là một trong những tài liệu quen thuộc trong sổ văn thư của các công ty xây dựng nên về cơ bản, hình thức trong biên bản bàn giao vật tư công trình không khác nhiều so với loại tài liệu cùng loại hình. Bạn sẽ bắt đầu bằng quốc hiệu, tiêu ngữ, thời gian, địa điểm nơi lập văn bản, tiếp đến là tên biên bản, những căn cứ để lập biên bản bàn giao, thông tin cơ bản của bên bàn giao, thông tin các loại vật tư bàn giao, hình thức thanh toán và chữ ký các bên nhé.

2.2. Cách viết biên bản bàn giao vật tư tại công trình chi tiết

2.2.1. Cách viết như thế nào?

Viết biên bản bàn giao vật tư tại công trình được triển khai khai như sau:

Mở đầu, quốc hiệu tiêu ngữ được viết in đậm và căn giữa. Trong đó, Quốc hiệu được viết in hoa.

Tiếp đến sẽ là ngày tháng năm và tên địa chỉ diễn ra buổi bàn giao vật tư. Nội dung này sẽ được căn phải và viết in nghiêng.

Tên của biên bản, bạn sẽ ghi rõ bằng chữ in hoa bôi đậm như “ BIÊN BẢN BÀN GIAO VẬT TƯ CÔNG TRÌNH” và nêu rõ vụ việc bàn giao vật tư tại tên một công trình cụ thể. Bạn có thể viết như sau:

“BIÊN BẢN BÀN GIAO VẬT TƯ CÔNG TRÌNH”

V/v: Bàn giao vật tư tại công trình Tiến Bộ Plaza”

Ngay bên dưới tên là những căn cứ để lập ra biên bản. Trong căn cứ này bạn có thể xem xét một vài căn cứ nổi bật như Quy định của công ty, căn cứ vào số hợp đồng mua bán vật tư trước đó mà bộ phận nhân viên trong công trình đã lập, căn cứ vào sự thống nhất, thỏa thuận của hai bên giao và nhận vật tư. Mỗi căn cứ này bạn cần trình bày rõ ràng thành các gạch đầu dòng để người đọc có thể tiện theo dõi nhé.

Dưới những căn cứ là thông tin của bên giao và bên nhận. Tại đây, trình bày những thông tin cơ bản mà bạn phải đảm bảo bao gồm: Họ và tên người đại diện, chức vụ, tên công ty, địa chỉ, số điện thoại liên hệ. Bạn sẽ trình bày tên của bên giao vật tự trước nhé. Mỗi trường thông tin được liệt kê trên đây sẽ trình bày theo từng dòng riêng biệt nhé. Bạn có thể tham khảo cách viết như sau:

Bên bàn giao Bên A

Đại diện bên giao: Thái Bá Quý - Giám đốc công ty

Công ty TNHH Thái Linh vật liệu xây dựng

Địa chỉ: Số 1, Hai Bà Trưng, Hà Nội.

Số điện thoại liên hệ: 0356021456

Bên nhận B các trường thông tin cũng bắt buộc phải đảm bảo như trên, ngoài ra sau khi trình bày xong thông tin này, bạn cần kết bằng một câu để xác nhận sự việc bàn giao diễn ra tại công trình cụ thể như sau. “ Hôm nay, ngày 21 tháng 2 năm 2024, Bên A tiến hành bàn giao vật tư: Xi măng và thép cho bên B tại công trình Tiến bộ PLaza”. 

Sau khi đã trình bày xong các thông tin căn bản của hai bên, nội dung quan trọng mà bạn không thể bỏ qua trong biên bản bàn giao vật tư tại công trình chính là thông tin về vật tư. Có 3 nội dung lớn bắt buộc phải xuất hiện bên dưới bao gồm: Lý do bàn giao, tổng giá trị vật tư và hình thức thanh toán. 

Mục lý do bàn giao vật tư bạn có thể trình bày như sau:

“Ngày …/…./…. Bên A và Bên B đã ký Hợp đồng mua bán vật tư số:…/HĐMB-….. Theo thỏa thuận, Bên A cam kết giao đầy đủ số vật tư cho bên B tại Công trình…. vào ngày…./…./….

Hôm nay, đúng thời gian như các bên đã thống nhất, hai bên đều có mặt thực hiện bàn giao, nhận vật tư”.

Ngay bên sau khi trình bày lý do xong, bạn sẽ đi làm rõ nội dung tổng giá trị vật tư. Lưu ý giá trị vật tư đã liệt kê bên trên sẽ được quy ra thành tiền ngay ở bên dưới phần giá trị luôn nhé. Bạn có thể viết:
“ Tổng giá trị vật tư nêu trên là: VNĐ (Viết bằng chữ là:...)”

Tiếp theo là hình thức thanh toán vật tư. Tùy thuộc vào hình thức thanh toán của các bạn, mà nội dung này sẽ trình bày khác nhau. Bạn sẽ trình bày với đây đính kèm với số tiền cụ thể. Ở khía cạnh này bạn có thể trình bày cụ thể như sau: “ Bên B đã thanh toán cho bên B bằng hình thức chuyển khoản qua ngân hàng BIDV- chi nhánh Hà Đông lúc 10h30 ngay 22/02/2024. 

Bên A đã nhận đủ số tiền. 

Phần cuối văn bản sau khi đã xác nhận thanh toán, bạn cần trình bày cụ thể số lượng văn bản đã lập và số lượng văn bản mà các bên đã gửi. Sau đó, các bạn sẽ tiến hành xác nhận lại những nội dung trong văn bản, nếu đã chính xác thì sẽ tiến hành ký xác nhận. Chú ý, phần ký được thiết lập phải canh và lưu ý rằng cả người gửi và người nhận đều cần ký vào đó. 

Trên đây chính là những nội dung quan trọng và căn bản nhất cần xuất hiện trong một biên bản bàn giao vật tư tại công trình cũng như cách thức tạo lập và viết văn bản. Bạn đã nắm rõ rồi đúng không? 

2.2.2. Tải về mẫu biên bản bàn giao vật tư công trình chuẩn nhất

Bên cạnh những nội dung trên, bạn cũng có thể tham khảo thêm những mẫu biên bản chuẩn nhất ngay dưới đây nhé.

mau-bien-ban-ban-giao-vat-tu-tai-cong-trinh-1.docx

 mau-bien-ban-ban-giao-vat-tu-tai-cong-trinh.pdf

Hi vọng rằng, những thông tin trên đây hướng dẫn cách trình bày nội dung, cách viết mẫu biên bản bàn giao vật tư tại công trình sẽ thực sự hữu ích với tất cả các bạn. Ngoài ra, đừng quên truy cập vào đăng ký ngay các phần mềm về xây dựng trên timviec365.vn như Phần mềm quản lý công trình, phần mềm quản lý kho xây dựng,..để trải nghiệm hoàn toàn miễn phí nhé.