Hiểu rõ BOYD là gì? Cách thức kiểm soát BOYD cho doanh nghiệp

1. BYOD là gì? Tại sao BYOD lại trở thành xu hướng văn phòng hiện nay?

Những xu hướng mới của CNTT đã kéo theo những xu hướng phát triển khác và nổi bật trong đó là BYOD, BYIT, … Sự cạnh trong ngành CTTT đã đem đến những thay đổi liên tục trong công nghệ, cuộc đua này xuất hiện này càng nhiều những đối thủ mới, những mặt trận cạnh tranh mới và giữa cả các nhân viên với nhau dễ mang “thiết bị của riêng mình” truy cập dữ liệu công ty. Hàng loạt các thuật ngữ mới được ra đời như “mang theo thiết bị của riêng bạn” (BYOD) hay một số sáng kiến ​​khác như “mang công nghệ của riêng bạn” (BYOT), “mang điện thoại của riêng bạn” (BYOP) và “mang theo PC của riêng bạn” (BYOPC).

Là một phần nhỏ trong các xu hướng lớn hơn trong tiêu dùng công nghệ thông tin – nơi mà phần cứng và phần mềm của khách hàng được phép truy cập vào cơ sở của tổ chức – BYOD được xem là phong trào ảnh hưởng đến từng cá nhân trong doanh nghiệp, từ CEO đến nhân viên làm việc theo giờ. BOYD khuyến khích các nhân viên làm việc trên thiết bị của họ tại nơi làm việc, truy cập email của công ty hoặc xem tài liệu văn bản qua điện thoại và tab. Tuy nhiên, có một mặt tối đối với hiện tượng BYOD. Khi không hoàn toàn hiểu được, nó có thể đe dọa đến nền tảng của bảo mật CNTT và gây rủi ro cho hệ thống kinh doanh của một công ty. Hiểu rõ về BYOD là gì giúp bạn tận dụng được những ưu điểm và giảm thiểu tối đa những rủi ro mà nó đem lại. Vậy BOYT là gì?

1.1. Bạn đã biết BOYD là gì? Những nguy cơ tiềm ẩn nào với BOYD?

BYOD viết đầy đủ là Bring Your Own Device được hiểu là “mang theo thiết bị của riêng bạn” đây là một trong những xu hướng ngày càng tăng đối với các thiết bị thuộc sở hữu của nhân viên trong một doanh nghiệp. Điện thoại thông minh là ví dụ phổ biến nhất ngoài ra các nhân viên họ còn Bring Your Own Device bằng cách mang theo máy tính bảng , máy tính xách tay và ổ USB của riêng họ vào nơi làm việc.

Mang theo thiết bị của riêng bạn (BYOD) đề cập đến việc các nhân viên mang thiết bị công nghệ của riêng họ như máy tính, điện thoại để làm việc và sử dụng chúng ngoài thay vì các thiết bị do công ty cung cấp. Sự phổ biến của BYOD đang gia tăng khi mọi người ngày càng sở hữu các thiết bị điện toán di động cao cấp của riêng mình và ngày càng gắn bó hơn với một loại thiết bị hoặc hệ điều hành di động cụ thể. Đôi khi, trong mộ số trường hợp mang theo thiết bị của riêng bạn còn được gọi là mang theo công nghệ của riêng bạn (BYOT)

BYOD là một phần của xu hướng tiêu dùng CNTT lớn hơn, trong đó phần mềm và phần cứng tiêu dùng đang được đưa vào doanh nghiệp. BYOT (mang công nghệ của riêng bạn) đề cập đến việc sử dụng các thiết bị và ứng dụng tiêu dùng tại nơi làm việc. Các biến thể cụ thể hơn về thuật ngữ này bao gồm mang máy tính của riêng bạn (BYOC), mang máy tính xách tay của riêng bạn (BYOL), mang các ứng dụng của riêng bạn ( BYOA ) và mang theo PC của riêng bạn (BYOPC).

Các thiết bị thuộc sở hữu của nhân viên đôi khi bị công ty xử phạt và được hỗ trợ cùng với các thiết bị thuộc sở hữu của doanh nghiệp. Trong các trường hợp khác, các thiết bị thuộc sở hữu của nhân viên là một phần của hệ thống song song được gọi là CNTT bóng : phần cứng hoặc phần mềm trong một doanh nghiệp không được bộ phận CNTT trung tâm của tổ chức hỗ trợ.

Cho dù phần cứng và phần mềm thuộc sở hữu của nhân viên có được hỗ trợ hay không, chúng sẽ gây rủi ro bảo mật cho tổ chức nếu họ kết nối với mạng công ty hoặc truy cập dữ liệu của công ty. Để giảm thiểu rủi ro và thích ứng với các công nghệ tiêu dùng, nhiều doanh nghiệp đang thực hiện các chính sách BYOD.

BYOD là một phần của những gì thường được gọi là tiêu dùng CNTT, trong đó nhân viên ngày càng được tích hợp với các thiết bị di động của họ và hy vọng có thể sử dụng chúng để kết nối với mạng công ty. Bởi vì nhân viên hiện có thể sử dụng PC và thiết bị di động của riêng họ cho các nhiệm vụ liên quan đến công việc - cho dù chủ nhân của họ có hỗ trợ hay không - chính sách BYOD được thiết kế để kiểm soát việc sử dụng các thiết bị đó ngày càng trở nên quan trọng trong việc giảm thiểu rủi ro của BYOD.

Việc làm chuyên viên công nghệ thông tin

BYOD được cho là công cụ giúp tăng năng suất và tạo hứng khởi trong tinh thần nhân viên, nhưng nó đặt ra một số vấn đề về bảo mật doanh nghiệp. Vì các thiết bị BYOD không được kiểm soát chặt chẽ bởi một tổ chức, thông tin công ty có thể không an toàn, làm tăng nguy cơ vi phạm dữ liệu. Khắc phục sự cố cũng có thể là một vấn đề với BYOD, đặc biệt là khi nhân viên được phép sử dụng một loạt các thiết bị với các hệ điều hành khác nhau.

1.2. Tại sao BOYD lại trở thành xu hướng văn phòng hiện nay?

Bring Your Own Device là một trong những xu hướng hiện nay được rất nhiều người thực hiện, từ cấp nhân viên đến cấp quản lý của công ty. Vậy tại sao BYOD lại trở thành xu hướng như vậy? Và tại sao doanh nghiệp bạn nên chuyển sang BOYD (mang theo thiết bị của riêng bạn) cho mình?

Bring Your Own Device đem lại những lợi ích cụ thể sau đây:

1.2.1. Sự hài lòng của nhân viên

Khi bạn cho phép nhân viên mang theo thiết bị của riêng họ mà họ có thể đã đầu từ thay vì thiết bị mà bộ phận CNTT của doanh nghiệp lựa chọn sẽ đem đến mức độ hài lòng nhất định trong lòng nhân viên với doanh nghiệp. Và bạn biết đấy, khi nhân viên hài lòng với doanh nghiệp nó sẽ đem lại nhiều lợi ích như thế nào?

Nổi bật đặc biệt trong đó là điện thoại thông minh, có tới 60% người dùng coi điện thoại thông minh của họ quan trọng hơn cả tách café khi nghỉ ngơi hay làm việc.

Việc làm thực tập sinh công nghệ thông tin

1.2.2. Tiết kiệm chi phí

Cắt giảm chi phí là một cân nhắc lớn cho hầu hết các doanh nghiệp. Với chính sách BYOD được áp dụng, có sự thay đổi chi phí từ người sử dụng lao động sang người lao động, dẫn đến doanh nghiệp có thể tiết kiệm được khoản chi phí nhất định trong đầu tư thiết bị và cơ sở vật chất cho doanh nghiệp mình.

1.2.3. Tăng năng xuất và đổi mới liên tục

Có một mối tương quan tích cực giữa mức độ thoải mái của nhân viên và năng suất của họ. Với các thiết bị của riêng họ, nhân viên có thể thoải mái và làm chủ việc sử dụng của họ. Các thiết bị này thường được trang bị các công nghệ mới nhất, do đó chứng tỏ là có lợi cho doanh nghiệp. Ngoài ra, nhiều khả năng phần cứng sẽ được nâng cấp thường xuyên.

Sự đổi mới liên tục trong công nghệ và thiết bị nhân viên mang theo yêu cầu họ phải tự nhanh nhạy với những công nghệ mới. Điều này sẽ rất có lợi cho doanh nghiệp và công việc đặc biệt là những công việc thay đổi liên tục về công nghệ.

1.3. Những ưu và nhược điểm của chính sách Bring Your Own Device

Như đã đề cập ở trên, BYOD có một số lợi ích là:

- Đảm bảo sự hài lòng của nhân viên

- Giảm chi phí công nghệ

- Cải thiện sự tham gia của người dùng

- Tận dụng các thiết bị mới hơn và các tính năng tiên tiến của họ

Nhưng nó để lại không ít những nhược điểm, doanh nghiệp khi sử dụng chính sách BOYD sẽ cần quan tâm đến một số điểm sau:

1.3.1. Không hỗ trợ người dùng thống nhất

Bất kể tình huống hoặc bối cảnh nào sẽ luôn có những vấn đề phát sinh. Với BYOD, có thể không có hệ thống hỗ trợ thống nhất cho bất kỳ vấn đề nào có thể phát sinh, vì hầu hết nhân viên sẽ làm việc trên các loại và kiểu dáng thiết bị khác nhau. Chính vì vậy doanh nghiệp cần hiểu và nhận thức được điều này để đề ra các phương án giải quyết khi có vấn đề phát sinh.

1.3.2. Bảo mật

Bảo mật là mối quan tâm trên tất cả các nền tảng hiện nay và điều này cũng đúng với chính sách BYOD, nhưng thách thức này là rất khó đôi khi là không thể vượt qua. Tất cả những gì cần thực hiện đó là bộ phận CNTT luôn phải chuẩn bị những chương trình bảo mật. Các chương trình chống vi-rút và bảo vệ mật khẩu cần được cài đặt để tách các tầng công việc và ứng dụng khỏi thông tin cá nhân.

1.3.3. Lấy dữ liệu

Điều gì xảy ra với dữ liệu của công ty khi một nhân viên rời khỏi tổ chức? Ai sẽ ngừng truy cập vào dữ liệu công ty của bạn? Nếu khách hàng gọi trực tiếp tới doanh nghiệp thì sao?

Đối với một nhân viên trong môi trường bán hàng, việc lưu trữ dữ liệu là cực kỳ rủi ro và chính sách của BYOD cần giải quyết vấn đề này. Nếu không, một nhân viên cũ có thể đột nhiên biến thành đối thủ cạnh tranh với quyền truy cập dễ dàng vào thông tin khách hàng. Và việc lấy cắp dữ liệu sẽ là điều đơn giản.

2. Mẹo lập kế hoạch BOYD doanh nghiệp

Để phát huy hết những lợi ích mà BOYD đem lại doanh nghiệp cần chuẩn bị những kế hoạch thực hiện chính sách BOYD cũng như kế hoạch kiểm soát rủi ro mà BOYD có thể đem lại. Các bước thực hiện chính sách BOYD

2.1. Bước 1: Lập kế hoạch

Đầu tiên, doanh nghiệp cần tiến hành phân tích tài chính chi phí và lợi ích khi quyết định cách bạn sẽ kích hoạt điện thoại di động, thiết bị BOYD và đối tượng sẽ sử dụng nó. Nếu không có chính sách cụ thể, BYOD sẽ chỉ dẫn đến sự hỗn loạn. Độ sâu truy cập sẽ được phép cho từng phân khúc người dùng cần được quyết định. Ngoài ra, chính sách bảo mật và tài trợ thiết bị di động cho từng phân khúc cần phải được xác định, sau đó phải ước tính toàn bộ hỗ trợ CNTT.

2.2. Bước 2: Bảo mật và quản lý

71% các nhà quản lý CNTT và CEO an ninh nhà nước là một trong những thách thức doanh nghiệp di động quan trọng và hấp dẫn nhất của họ. Điều quan trọng là phải cẩn thận chọn các công nghệ để sử dụng cho việc quản lý và bảo mật các thiết bị di động để mọi thứ không bị sai lệch.

Việc làm quản lý điều hành tại Hà Nội

Chẳng hạn, một chiếc điện thoại thông minh có lượng dữ liệu nhạy cảm lớn có thể bị đánh cắp, đưa thông tin vào tay kẻ xấu và khiến công ty gặp rủi ro. Hệ thống doanh nghiệp sẽ được lên kế hoạch cần phải đủ linh hoạt để kiểm soát và giám sát các kết nối với số lượng thiết bị ngày càng tăng.

2.3. Bước 3: Truyền thông về chính sách BYOD

Khoảng 39% các tổ chức đã có vi phạm an ninh do mất thiết bị di động. Nhân viên có hiểu rủi ro không? Truyền thông rõ ràng, rõ ràng về các loại dữ liệu có thể được truy cập trên loại thiết bị nào cần được chia sẻ với tất cả nhân viên để đảm bảo triển khai liền mạch.

2.4. Bước 4: Hỗ trợ

Giống như bất kỳ chính sách mới được triển khai nào khác, việc lập BYOD gần như chắc chắn sẽ dẫn đến sự gia tăng ban đầu của các yêu cầu hỗ trợ - và câu trả lời cho những “tiếng kêu cứu” này sẽ mất nhiều thời gian hơn bình thường. Đây là nơi đầu tư trực tiếp để đạt được lợi ích lâu dài của việc cấp quyền truy cập cho nhân viên thông qua các thiết bị cá nhân trở nên quan trọng.

3. [BẬT MÍ] mẹo kiểm soát chính sách BYOD

Sự phát triển liên tục của CNTT đòi hỏi bạn phải thiết lập những chính sách kiểm soát bảo mật để đảm bảo BYOD không đi ngược lại những lợi ích đề ra ban đầu.

3.1. Chỉ định các thiết bị được phép

Ngày xưa, sẽ thật đơn giản để bạn quản lý doanh nghiệp nhưng ngày này, nhân viên được đa dạng với các chọn lựa với toàn bộ các thiết bị từ điện thoại di động dựa trên IOS đến điện thoại Android.

Điều quan trọng là bạn cần làm rõ những thiết bị nào được doanh nghiệp chấp nhận và những thiết bị nào nhân viên có thể sử dụng.

3.2. Thiết lập chính sách bảo mật nghiêm ngặt cho tất cả các thiết bị vào cơ sở

Khi điện thoại hay các thiết bị khác được kết nối với máy chủ công ty, rất nhiều thông tin nhạy cảm có thể bị truy cập. Nếu nhân viên muốn áp dụng BYOD, họ cần sẵn sàng định cấu hình thiết bị của họ bằng mật khẩu phức tạp để bảo vệ. Đó có thể là một mật khẩu với những chữ cái phức tạp chứ không phải mật khẩu với 4 chữ số thông thường.

Người tìm việc

3.3. Xác định chính sách dịch vụ rõ ràng cho các thiết bị theo tiêu chí BOYD

Có những ranh giới mà ban quản lý cần đặt ra khi giải quyết các vấn đề và câu hỏi về thiết bị cá nhân của nhân viên. Để có thể thực hiện điều này, các nhà hoạch định chính sách sẽ cần trả lời các câu hỏi sau: Hỗ trợ nào sẽ được cung cấp cho các thiết bị bị hỏng? Chính sách hỗ trợ cho các ứng dụng thuộc sở hữu cá nhân là gì? Bạn sẽ giới hạn Helpdesk trong các vấn đề bán vé với email, lịch và các ứng dụng loại quản lý thông tin cá nhân khác?

3.4. Rõ ràng về người sở hữu ứng dụng và dữ liệu

Mặc dù có vẻ rất hợp lý khi doanh nghiệp có quyền duy nhất với thông tin cá nhân trên máy chủ, cá vấn đề phát sinh sẽ bị xóa khi thiết bị bị đánh cắp. Tuy nhiên, khi một thiết bị bị xóa, tất cả các tệp tin trong thiết bị có thể cũng sẽ bị xóa trong đó bao gồm các dữ liệu cá nhân mà chủ sở hữu có thể đã phải trả tiền để mua chúng. Đôi khi những sản phẩm này là không thể thay thế.

Do đó, các câu hỏi phải được đặt ra là liệu chính sách BYOD được tạo sẽ cho phép xóa toàn bộ thiết bị được đưa vào mạng hay không. Nếu vậy, nhân viên cần được cung cấp hướng dẫn rõ ràng về cách họ có thể bảo mật thiết bị của mình và sao lưu thông tin để khôi phục thiết bị sau khi thiết bị được lấy hoặc thay thế.

3.5. Ứng dụng nào được phép và ứng dụng nào bị cấm?

Quy tắc này phải áp dụng cho bất kỳ thiết bị nào có thể kết nối với máy chủ tổ chức, công ty hoặc cá nhân. Các cân nhắc chính sẽ bao gồm ứng dụng cho các ứng dụng email thay thế, duyệt phương tiện truyền thông xã hội và VPN hoặc phần mềm truy cập từ xa khác.

Tuy nhiên, cũng phải chú ý về việc người dùng có thể tải xuống, cài đặt và sử dụng các ứng dụng có thể gây ra sự cố bảo mật hay rủi ro pháp lý trên thiết bị có quyền truy cập thông tin và dữ liệu doanh nghiệp hay không?

3.6. Tích hợp kế hoạch BYOD với chính sách sử dụng được chấp nhận

Hầu hết các công ty đều có điện thoại doanh nghiệp được hay máy tính để bàn, máy tính xách tay và các thiết bị khác trên mạng. Tuy nhiên, các câu hỏi về việc cho phép các thiết bị cá nhân kết nối với mạng sẽ đưa VPN ra các trang web có thể an toàn hay không. Thảo luận về chính sách sử dụng chấp nhận được có thể được yêu cầu.

3.7. Thiết lập chiến lược "thoát nhân viên" trong kiểm soát dữ liệu

Cuối cùng, hãy xem xét những gì sẽ xảy ra khi một nhân viên rời khỏi tổ chức với một thiết bị được phép theo chính sách BYOD. Quản lý sẽ thực thi loại bỏ tất cả mã thông báo truy cập, dữ liệu, quyền truy cập email và các thông tin và ứng dụng độc quyền khác như thế nào?

Nó không đơn giản. Nhân viên không thể trả lại điện thoại do công ty cấp. Nhiều công ty giải quyết vấn đề này bằng cách vô hiệu hóa quyền truy cập vào email của công ty hoặc truy cập đồng bộ hóa như một phần của cuộc phỏng vấn thoát và danh sách kiểm tra của HR. Tuy nhiên, những người có ý thức bảo mật cao có xu hướng thực hiện việc xóa bằng BYOD như một chiến lược thoát lệnh bắt buộc.

Kiếm việc làm

BYOD viết đầy đủ là Bring Your Own Device được hiểu là “mang theo thiết bị của riêng bạn” đây là một trong những xu hướng ngày càng tăng đối với các thiết bị thuộc sở hữu của nhân viên trong một doanh nghiệp. Hy vọng rằng thông qua bài viết này bạn đã nắm rõ được BYOD là gì cùng những thông tin quan trọng khác cho mình.