Quy chế là gì? Phân biệt quy chế, quy định, quy trình doanh nghiệp

1. Quy chế là gì?

Mỗi cơ quan, đơn vị từ tư nhân đến nhà nước đều cần có một quy chế để quy định mọi việc từ chế độ làm việc, nguyên tắc, công tác nhân sự, quy định công ty, quan hệ công tác… tất cả các quy chế này được quy định một cách rõ ràng và minh bạch, thường những quy chế thương mang yêu cầu cần đạt được và có tính định khung mang tính nguyên tắc. Giúp cho các công ty và doanh nghiệp lớn và doanh nghiệp vừa và nhỏ đảm bảo được tính kỷ luật, hài hòa trong cơ cấu hoạt động, đảm bảo đúng nguyên tắc đề ra. Để hiểu hơn về những quy chế trong doanh nghiệp chúng ta cùng tìm hiểu bài viết sau đây.

Hiểu một cách đơn giản về quy chế đó chính là một văn bản hoặc toàn thể các văn bản của một công ty, một doanh nghiệp nào đó có chưa quy phạm pháp luật hoặc những quy phạm xã hội do cơ quan, tổ chức, cá nhân những người có thẩm quyền, chức năng ban hành theo thủ tục, trình tự nhất định. Khi quy chế này ban hành thì mọi cá nhân trong công ty, doanh nghiệp đều có nghĩa vụ và trách nhiệm thực hiện theo.

Hiện nay ở các doanh nghiệp việc thực hiện và ra quy chế đều có một hệ thống nhất định và hệ thống doanh nghiệp hiện này đều có quy chế, quy định và quy trình. Nội dung của những quy chuẩn này sẽ phụ thuộc vào từng công ty, từng doanh nghiệp. Có thể nói việc ban hành quy chế này rất quan trọng với từng công ty, nó giúp việc rất lớn cho sự phát triển của doanh nghiệp, nó giúp người quản lý dễ dàng quản lý hơn. Nhưng để đề ra được một quy pháp hợp lý cần rất nhiều yếu tố. Nội dung bên dưới sẽ giúp bạn có được những quy phạm để có thể lập ra những quy chế phù hợp cho công ty mình.

Việc làm quản lý điều hành tại Hà Nội

2. Quy chế được ban hành phải đảm bảo các yếu tố

Để xây dựng và ban hành quy chế cần phải xét yếu tố phù hợp với các công ty, đảm bảo được tính khoa học và ứng dụng là điều không hề dễ đối với những người ban hành quy chế, chính vì vậy mà khi ban hành các quy chế phải đảm bảo các yếu tố sau đây.

- Tính hợp pháp: Phù hợp với  pháp luật, không trái pháp luật đây là yếu tố đầu tiên cần phải có khi đưa ra quy chế, không thể bắt nhân viên thực hiện quy chế mà những quy để đó trái pháp luật như vậy là phạm pháp. Chình vì vậy mà khi lập ra quy chế người lập quy chế cần phải dựa trên những quy định pháp luật để không gặp phải.

- Tính thực tiễn: Phù hợp với các quy định, phù hợp với các hoạt động của tổ chức trong từng lĩnh vực kinh doanh cụ thể. Với yếu tố này người lấy quy chế cần phải dựa vào tính hình thực tiễn của công ty để đưa ra những quy chế phù hợp. Có những quy chế phù hợp với công ty, doanh nghiệp này, nhưng cũng có những quy chế lại phù hợp với công ty doanh nghiệp kia, chính vì vậy mà yếu tố quy chế phụ thuộc rất nhiều đến từng doanh nghiệp.

- Tình hiệu quả: Khí đặt ra quy chế người đặt quy chế mong muốn quy chế đó mang lại hiệu quả cho công ty, doanh nghiệp của mình khi áp dụng quy chế. Vậy nên việc đặt quy chế rất quan tâm đến yếu tố hiệu quả để khi thực hiện quy chế mọi người đều tồn trọng và nghiêm túc thực hiện.

Khi xây dựng quy chế cần phải có những mục đích xác định, phạm vi đối tượng điều chỉnh cụ thể. Khi xác định như này giúp cho doanh nghiệp xác định được tên loại quy phạm ban hành, quy định và quy trình, quy chế là những thuật ngữ được sử dụng nhiều khi đưa ra những quy phạm nhưng ý nghĩa mỗi quy phạm là khác nhau chình vì vậy mà người lập quy phạm nên hiểu ý nghĩa của từng phần cụ thể để có được những quyết định đúng.

Việc làm giám đốc điều hành

3. Phân biệt những khái niệm liên quan

Để người ra quy chế cho một công ty, doanh nghiệp đúng những yêu cầu trên thì trước tiên người đặt ra quy chế cần hiểu và phân biệt được các quy phạm để có thể hiểu đúng và ra quyết định đúng.

Như chúng ta đã biết quy chế là những quy phạm liên quan đến chế độ chính sách của công ty, doanh nghiệp, công tác nhân sự, công tác tổ chức hoạt động, phân cấp nhiệm vụ, định mức, quyền hạn, đơn giá áp dụng. Khi đưa ra quy chế cần phải đưa ra yêu cầu cần đạt được và có tính định khung, mang tính nguyên tắc và bắt buộc những nhân viên, những người có liên quan thực hiện theo đúng quy chế đặt ra.

 - Đã có rất nhiều người nhầm lẫn giữa hai khái niệm quy chế và quy định. Với những người lập ra quy định, quy chế trong công ty, doanh nghiệp thì không nên nhầm lẫn giữa khái niệm, vậy quy định là quy phạm định ra những công việc, nhiệm vụ phải làm, không được làm hoặc hướng dẫn thực hiện quy định của quy phạm pháp luật, những điều quy chế của doanh nghiệp, những điều lệ của doanh nghiệp. Quy định chứa đựng những nội dung hướng dẫn cụ thể về chuyên môn, nghiệp vụ phục vụ cho công tác điều hành của doanh nghiệp.

- Ngoài quy chế, quy định thì khái niệm về quy trình cũng là một trong những khái niệm làm cho người ra quy phạm dễ nhầm lẫn, chính vì vậy bạn cần phải hiểu quy trình là gì? Quy trình được hiểu theo cách đơn giản đó chính là trình tự của các bước, công việc, nguồn lực được sử dụng, trách nhiệm của các quản lý để thực hiện một hoạt động hay một công việc nào đó.

Việc làm quản lý nhân sự

4. Một số ví dụ cụ thể về quy chế, quy định và quy trình

Một số ví dụ để giúp bạn hiểu hơn về những quy chế trong công ty để có những quy chế về cơ cấu tổ chức bộ máy điều hành. Quy chế này là do những người có nhiệm vụ trong công ty ban hành và đưa ra, cũng có thể đây là những quy chế do hội đồng quản trị ban hành. Để công ty hoạt động chuyên nghiệp thì công ty đó sẽ đề ra rất nhiều quy chế như quy chế lương, quy chế thưởng, quy chế bảo mật thông tin khách hàng, quy chế về tài chính… mỗi phòng ban trong công ty sẽ có những quy chế cụ thể, áp dụng cho từng đối tượng và vị trí. Và đặc biệt những quy chế này không được trái pháp luật là điều đầu tiên mà người lập quy chế cần phải quan tâm.

Còn quy định của công ty dưới đây là những quy định cụ thể của từng công ty. Ví dụ như công ty có quy định về thời gian làm việc, thời gian nghỉ ngơi, thời gian làm thêm giờ, tất cả những thông tin này đều là những thông tin về quy định mà trước khi bạn vào làm một công ty đều có những thông báo để nhân viên nắm bắt được tình hình để từ đó không mắc vào những quy định này.

Ví dụ: Công ty Cổ phần Thanh toán Hưng Hà Quy định về việc công ty bắt đầu làm việc từ 8h sáng nghỉ trưa lúc 11h30, buổi chiều làm việc từ 2h và kết thúc lúc 6h chiều đây là quy định cụ thể của công ty Hưng Hà, nhân viên trong công ty sẽ bắt đầu làm việc từ thứ 2 đến thứ 7 hàng tuần và nghỉ chủ nhật. Đây là quy định của công ty mà tất cả nhân viên cần phải tuân thủ.

Còn về quy trình bạn có thể hiểu qua ví dụ sau.

Ví dụ về quy trình trong công ty: Một ví dụ điển hình nhất về quy trình đó chính là quy trình tuyển dụng trong công ty.

Mỗi một công ty sẽ có một quy trình tuyển dụng riêng chính dưới đây là một quy trình tuyển dụng của một công ty.

–  Đầu tiên cần phải có kế hoạch tuyển dụng.

–  Sau khi có kế hoạch tuyển dụng, bộ phận tuyển dụng qua các kênh truyền thanh, truyền hình, các trang mạng điện tử…. những phương tiện thông tin đại chúng.

– Khi nhà tuyển dụng đăng tin, ứng viên sẽ gửi hồ sơ đến công ty và nhiệm vụ của nhà tuyển dụng là phân loại và chọn lọc hồ sơ.

– Với những hồ sơ đẹp, phù hợp với vị trí nhà tuyển dụng đang cần bạn có cần đặt lịch hẹn phỏng vấn ứng viên.

– Kiểm tra trình độ chuyên môn.

– Khi đã hoàn tất các yêu cầu về tuyển dụng, ứng viên được tập sự thử việc 02 tháng

– Quyết định tuyển dụng sau thử việc.

Ví dụ về quy chế  trong một công ty ngoài những quy định, quy trình thì quy chế cũng là những yếu tố được nhân viên quan tâm, những quy chế này là những yếu tố thiết thực với người nhân viên, nó ảnh hưởng đến trường hợp trực tiếp của nhân viên, ví dụ như quy chế về chế độ lương, quy chế về thưởng… Những quy chế này khi đưa ra cần phải đảm bảo yếu tố đúng pháp luật, đảm bảo được những quyền lợi của nhân viên.

Hy vọng với những chia sẻ trên sẽ giúp bạn có được những khái niệm, hiểu đúng về quy chế là gì?, nhưng hiểu biết đúng nhất về quy chế, để có thể đưa ra những quy chế đúng cho nhân viên, để áp dụng được quy chế trong quá trình làm việc.