Chi phí mua hàng là gì? Đặc điểm của chi phí mua hàng

1. Chi phí mua hàng là gì và đặc điểm của nó

1.1. Bạn hiểu gì về chi phí mua hàng?

Chi phí mua hàng hay còn gọi tên tiếng Anh là Purchase costs. Được hiểu là một số tiền mà cơ quan doanh nghiệp thương mại phải thanh toán, trả cho các đơn vị, nguồn cung cấp hàng hóa theo số lượng đã mua. Khoản tiền này phụ thuộc và cơ cấu và khối lượng hàng hóa đã mua kèm theo đơn giá của một đơn vị hàng mua.

Chi phí mua hàng là các chi phí trực tiếp liên quan tới quá trình mua hàng. Bao gồm một số chi phí như tiền thuê kho, chi phí bảo hiểm hàng hóa, chi phí vận chuyển, thuê bến bãi, bảo quản đưa hàng hóa, bốc xếp hàng từ nơi mua về cho đến kho cơ quan doanh nghiệp, những khoản bị hao hụt tự nhiên trong các định mức phát sinh trong quá trình mua hàng hóa. Chi phí mua hàng hóa sẽ nói lên và phản ảnh ra các chi phí phát sinh đến số hàng có liên quan khi nhập kho trong quá trình phân bổ chi phí mua hàng có hiện có trong kỳ cho khối lượng hàng bán trong ký cũng như cuối kỳ thực tế hàng tồn kho.

1.2. Đặc điểm phân bổ chi phí mua hàng

Dựa vào những hóa đơn chi phí có liên quan tới quá trình mua hàng thì kế toán sẽ phân bổ những chi phí vận chuyển khi mua hàng và chi phí có liên quan theo trị giá hàng mua và tiêu thức số lượng hàng mua. Chi phí mua hàng chính là một khoản chi lớn nhất trong hoạt động kinh doanh đối với doanh nghiệp thương mại, được hành thành từ khối lượng cơ cấu, khối lượng hàng hóa, là nguồn tiền để chi trả chi phí mua hàng, là vốn lưu động trong doanh nghiệp thương mại.

Bên cạnh vốn lưu động thì cần phải huy động thêm một phần khác đó là vốn ứng trước, vốn vay đối với đơn vị bạn hàng, nguồn hàng, khách hàng. Vấn đề chọn lựa một thị trường nguồn hàng cũng như đối tác mua hàng cần phải bảo đảm hàng mua phải được bán tại thị trường bán.

 Nếu phải chọn một mặt hàng cùng loại, cần lựa chọn sản phẩm tốt, chất lượng, thương hiệu nổi tiếng, có các ưu điểm về công dụng, tính năng, tiêu hao nhiên liệu, hiện đại, tiên tiến và phù hợp với mốt, thông qua hình thức mua trực tiếp từ hãng sản xuất. Quyết định mua hàng ở đây là đơn giá hàng mua kèm theo những chi phí có ước tính đối với thuế, chi phí lưu thông, lãi tiền vay ngân hàng đối với giá bán thị trường cần có lãi. Mức lãi thấp hay là cao sẽ phụ thuộc vào nhu cầu thị trường, số lượng hàng mua, nguồn cung ứng và giá bán hàng của những đối thủ đang cạnh tranh.

Tuy vậy thì giá mua hàng cũng sẽ bị phục thuốc khá nhiều đối với việc thương thảo, đàm phán cùng các mối quan hệ của hai bên mua bán, thị trường nguồn hàng, các phương thức giao nhận, thanh toán, vận chuyển mà hai bên đã thỏa thuận. Sợ thay đổi và biến động giá cả hàng mua trong cơ chế thị trường theo nhu cầu thị trường cũng như mức nguồn hàng khan hiếm. Do đó các doanh nghiệp thương mại sẽ cần theo dõi liên tục về động thái xu hướng, giá cả đối với nguồn hàng, chú ý thích đáng đa dạng nguồn hàng, sự phát triển đối với nguồn hàng mới.

Để cho cơ quan, doanh nghiệp thương mại có một nguồn hàng ổn định, tránh trường hợp tối đa về sự chông chênh, bất ổn của nguồn hàng và lực lượng dự trữ mỏng đối với cơ quan doanh nghiệp, thương mại. Lấy ví dụ về công ty kế toán Nguyễn Hồng thực hiện mua 500kg vật liệu A và 700Kg nguyên vật liệu B. Chi phí vận chuyển của 2 nguyên vật liệu A và B trị giá 2 triệu đồng. Công ty đã thực hiện phân bổ chi phí nguyên vật liệu theo số lượng của nguyên vật liệu A và B như sau:

Chi phí vận chuyển đối với nguyên vật liệu A = 500kg/1200kg * 2tr = 600.000 đ.

Chi phí vận chuyển đối với nguyên vật liệu B = 2tr – 0,6 tr = 1,4 tr.

Tính trên thực tế thì những chi phí mua hàng như chi phí vận chuyển sinh và có hóa đơn giá trị gia tăng, cách giải quyết ra sao để chi phí này được tính hợp lệ mời bạn cùng theo dõi.

Bên cạnh đó thì có một số trường hợp phức tạp, đặc biệt đó là khi những hàng hóa, dụng cụ, công cụ, tài sản cố định hay nguyên vật liệu đầu vào sử dụng kinh doanh sản xuất sản phẩm chịu thuế gia tăng tự nhiên và không chịu thuế sẽ vẫn phải chịu 1 chi phí vận chuyển. Thời điểm này thì bên cạnh việc phân bổ những chi phí vận chuyển ví dụ như kế toán còn phải thực hiện phân bổ thuế gia tăng tự nhiên đầu vào đối với chi phí này. Phần thuế gia tăng tự nhiên đầu vào chuyển tương ứng với nguyên vật liệu, hàng hóa, sử dụng cho sản phẩm không chịu thuế sẽ được hạch toán đối với những tài khoản tài sản cố định, hàng tồn kho tương ứng.

Kế toán viên sẽ liên tục gặp phải những tình huống cần phân bổ chi phí vận chuyển kèm theo chi phí mua hàng khác. Sẽ dễ bị sai sót nếu như chi phí vận chuyển cho nhiều loại tài sản, hàng hóa khác nhau. Bên cạnh đó thì có sư hỗ trợ của phần mềm quản lý mua hàng 365 có tính năng tự động phân bổ về chi phí mua hàng, tiết kiệm tược công tác tính toán thủ công đối với kế toán.

1.2.1. Theo tiêu thức giá trị mua

Chi phí mua hàng phân bổ cho hàng nhập kho bằng tổng chi phí mua hàng chi cho tổng giá trị mua hàng nhân với giá trị của mỗi mặt hàng. Hình thức phân bổ chi phí mua hàng theo như tiêu thức giá trị mua đem lại những giá trị có tính chính xác khá cao và thích hợp đối với hàng nhập có sự chênh lệch một giá trị lớn. Tuy vật thì số lượng hàng xuất nhập lớn thì sẽ càng phức tạp hơn trong việc tính toán.

1.2.2. Theo tiêu thức đối với số lượng hàng mua

Chi phí hàng mua phân bổ đối với hàng nhập kho bằng tổng chi phí mua hàng chia cho tổng số lượng hàng mua nhân với số lượng mỗi mặt hàng. Hình thức phân bổ chi phí mua hàng theo tiêu thức số lượng mua hàng sẽ bị phụ thuộc vào số lượng hàng nhập và có thêm ưu điểm là tính toán dễ dàng nhưng lại có nhược điểm là mang lại tính chất tương đối dành cho kết quả.

Xem thêm: Giấy đề nghị xuất mua hàng

2. Một số lưu ý về chi phí mua hàng

2.1.  Nguyên tắc hạch toán

Toàn bộ những chi phí mua hàng đều sẽ được hạch toán vào đúng giá gốc hàng mu. Nếu như trường hợp chi phí mua hàng có sự liên quan đến quá nhiều loại hàng mua thì lúc này kế toán cần phải phân bổ chi phí đó theo các tiêu thức phù hợp.

2.2. Điều kiện để chi phí mua hàng được cho là hợp lý

Về nội dung chi phí thì cần phục vụ hoạt động kinh doanh sản xuất của cơ quan doanh nghiệp.

Đối với chứng từ:

- Những khoản tiền chi phí mua hàng thì cần phải có chứng từ, hóa đơn đúng theo quy định: Các chi phí có giá trị lớn hơn 20 triệu đồng cần được chi trả, thanh toán qua ngân hàng, riêng hàng nhập khẩu thì phải có giấy tờ nộp tiền, tờ khai hải quan, đối với những loại lệ phí, thuế trong quy trình mua hàng phải có giấy nộp tiền vào NSNN.

- Toàn bộ khoản tiền chi phí mua hàng mà cơ quan, doanh nghiệp cần phải trả sẽ được tính toán theo giá gốc của hàng nhập kho.

- Những chi phí mua hàng này có hóa đơn giá trị gia tăng hợp pháp, phục vụ vào hoạt động kinh doanh sản xuất của cơ quan doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng đúng theo phương pháp khấu trừ sẽ được khấu trừ thuế đúng theo giá trị gia tăng đầu vào.

- Đối với những vị trí lưu kho, vận chuyển, chi phí cho nhân viên giao hàng thì có liên quan tới nhiều hóa đơn mua hàng sẽ phải phân bổ cho mỗi hóa đơn đúng theo quy định.

Trên đây là một số thông tin về chi phí mua hàng là gì cũng như đặc điểm của nó. Hy vọng rằng qua đây bạn đọc sẽ có cái nhìn tổng quát hơn về nội dung này, đừng quên ghé qua website timviec365.vn để tham khảo thêm nhiều thông tin hữu ích kế tiếp nhé.