Những thông tin cần quan tâm về phiếu yêu cầu mua hàng

1. Khái niệm và vai trò của phiếu yêu cầu mua hàng

1.1. Khái niệm phiếu yêu cầu khi mua hàng là gì?

Trong hoạt động mua bán hàng hóa tại các doanh nghiệp, sự xuất hiện của những phiếu yêu cầu mua hàng đã không còn quá xa lạ. Vậy khái niệm cụ thể về loại phiếu này là gì?

Phiếu yêu cầu mua hàng là một mẫu phiếu dùng để thể hiện yêu cầu về sử dụng, mua và bổ sung hàng hóa, vật tư được tạo lập để sử dụng trong quá trình mua hàng hóa trong doanh nghiệp. Mẫu phiếu này được thiết lập và gửi cho các cấp lãnh đạo để họ xét duyệt những yêu cầu mua, bổ sung hàng hóa.

Trong quá trình hoạt động vận hành, phiếu yêu cầu mua hàng là loại phiếu được sử dụng khá thường xuyên để có thể đáp ứng được những nhu cầu về hàng hóa của các bộ phận. Đồng thời, loại phiếu này cũng đóng góp trong quy trình quản lý mua bán hàng hóa của doanh nghiệp. Mang trong mình những chức năng và vai trò hết sức quan trọng. Vậy vai trò của phiếu yêu cầu mua hàng là gì?

1.2. Vai trò của phiếu yêu cầu mua hàng trong doanh nghiệp

1.2.1. Bổ sung hàng hóa cần thiết trong quá trình vận hành

Vai trò đầu tiên khi kể đến của loại phiếu này đó chính là thực hiện chức năng bổ sung những hàng hóa cần thiết trong hoạt động vận hành. Chúng ta có thể coi phiếu yêu cầu bổ sung hàng hóa như những giấy tờ thể hiện được mong muốn đề xuất những thiếu sót về thiết bị, vật chất, nguyên liệu sản xuất của các bộ phận trong doanh nghiệp đến với các cấp lãnh đạo để được xét duyệt và thông qua.

Đối với hoạt động vận hành, những yêu cầu của các phòng ban về việc bổ sung hàng hóa là một yêu cầu chính đáng và cần được đáp ứng kịp thời. Khác với phiếu đề xuất thì phiếu yêu cầu mua hàng sẽ thực hiện những chức năng bổ sung cấp thiết hơn về nhu cầu sử dụng hàng hóa, vật tư, thiết bị trong doanh nghiệp. Đáp ứng kịp thời những hàng hóa đang thiếu sót để công việc vận hành có thể diễn ra một cách trôi chảy, nhịp nhàng.

1.2.2. Thể hiện sự minh bạch và thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp

Phiếu yêu cầu mua hàng là một thành phần được công khai trong quy trình quản lý việc mua hàng hóa. Bởi vậy mà nó thể hiện được sự minh bạch trong các giao dịch thương mại mua hàng của doanh nghiệp đồng thời cũng là một chứng từ quan trọng trong việc kiểm soát và quản lý mua bán hàng hóa.

Mẫu phiếu này sẽ giúp các doanh nghiệp hạn chế được các tình huống như đặt mua hàng mà chưa được sự chấp thuận từ lãnh đạo, quản lý hoặc những trường hợp gian lận trong mua bán hàng hóa gây ảnh hưởng đến lợi ích chung của doanh nghiệp. Tất cả hàng hóa mà các phòng ban, bộ phận muốn mua đều cần được công khai và tổng hợp đầy đủ trong phiếu yêu cầu mua hàng. Mẫu phiếu này cũng giúp các doanh nghiệp có cơ sở để giải quyết các vấn đề liên quan đến danh mục hàng hóa trong quá trình mua, thực hiện chức năng kiểm soát, báo cáo một phần nhỏ của số liệu tài chính, góp phần quản lý hiệu quả và thúc đẩy sự phát triển lâu dài của doanh nghiệp.

Xem thêm: Hướng dẫn mua hàng trên Taobao cực đơn giản cho tín đồ shopping

2. Nội dung và quy trình sử dụng phiếu yêu cầu mua hàng

2.1. Nội dung của phiếu yêu cầu mua hàng

Là một dạng biểu mẫu thực hiện chức năng liệt kê các loại hàng hóa để thể hiện yêu cầu đặt hàng, phiếu yêu cầu mua hàng sẽ có những nội dung đầy đủ bao gồm thông tin về tên doanh nghiệp, tên phiếu, tên của các loại hàng hóa cùng thông tin về số lượng, đơn giá, chi phí, danh sách nhà cung cấp cùng một số thông tin khác.

Nội dung trên phiếu mua hàng cần đảm bảo cung cấp những thông tin chính xác để nhà quản lý bộ phận tài chính hoặc lãnh đạo nắm bắt được một cách rõ ràng. Thông qua những gì được thể hiện trên phiếu yêu cầu mua hàng mà họ có thể đưa ra xét duyệt và chấp thuận yêu cầu bổ sung hàng hóa. Vậy quy trình cụ thể khi sử dụng loại phiếu này là gì?

2.2. Quy trình tạo lập và thực hiện quản lý phiếu yêu cầu mua hàng

Như đã nhắc đến ở trên thì mẫu phiếu này là một thành phần giúp tạo dựng lên quy trình quản lý mua hàng. Trong các doanh nghiệp tùy thuộc vào mô hình kinh doanh, quy mô, hình thức thì mỗi loại phiếu yêu cầu mua hàng sẽ có những đặc điểm khác nhau. Tuy nhiên, nhìn chung thì việc tạo lập, quản lý loại phiếu này sẽ đều được thực hiện thông qua các bước đó là:

Bước 1: Thực hiện tạo lập phiếu yêu cầu mua hàng. Công việc này sẽ được thực hiện bởi bộ phận thu mua và quản lý hàng hóa trong một tổ chức, doanh nghiệp dựa trên những yêu cầu mua hàng từ các bộ phận khác. Vẫn là những yêu cầu về việc đảm bảo sự chính xác, cụ thể của các nội dung có trên phiếu mà những nhân viên thực hiện nhiệm vụ này cần hết sức lưu ý để tránh xảy ra những sai sót không đáng có.

Bước 2: Gửi phiếu yêu cầu lên ban lãnh đạo để họ thực hiện xem xét và phê chuẩn những yêu cầu mua sắm hàng hóa có trong phiếu. Đây là bước thứ hai trong quy trình quản lý mua hàng nói chung và quản lý phiếu yêu cầu bổ sung hàng hóa nói riêng. Đối với những nội dung được đưa lên lãnh đạo có trên phiếu này thì họ sẽ dựa vào tình hình tài chính thực tế cũng những lý do về độ cần thiết của từng loại hàng hóa để đưa ra quyết định mua hàng hợp lý.

Đối với trường hợp những hàng hóa yêu cầu được phê duyệt thì lãnh đạo sẽ ký và gửi nó cho bộ phận kế toán, tài chính. Còn đối với trường hợp yêu cầu chưa phù hợp và cần thay đổi thì họ sẽ gửi lại phiếu cho bộ phận thu mua tổng hợp và điều chỉnh lại.

Bước 3: Sau khi phiếu mua hàng được phê duyệt và gửi đến bộ phận kế toán, tài chính sẽ trở thành cơ sở để người tiếp nhận lập ra dự toán về chi phí và phê duyệt nhu cầu mua sắm có trong phiếu yêu cầu mua hàng. Dựa vào mẫu phiếu này mà nhà quản lý sẽ kiểm soát cũng như tính toán và tiến hành đặt hàng để kịp thời bổ sung.

Trong quá trình quản lý việc mua hàng tại các doanh nghiệp, để quy trình trở nên hiệu quả, dễ dàng thì chúng ta có thể sử dụng những phần mềm quản lý mua hàng mà trong đó tiêu biểu là phần mềm Quản lý mua hàng 365. Sản phẩm công nghệ miễn phí này sẽ hỗ trợ công việc của bạn một cách tối ưu trong đó có cung cấp cả những phiếu yêu cầu mua hàng online cực kỳ tiện lợi. Tất cả quy trình liên quan như tạo lập phiếu yêu cầu, gửi cho lãnh đạo,... cho đến khi hàng hóa được cung cấp đầy đủ sẽ đều được thực hiện trực tuyến vào bất cứ khi nào.

Dưới đây là những điều mà chúng tôi muốn chia sẻ với bạn về phiếu đặt hàng của bạn. Hy vọng qua bài viết, bạn đọc đã tìm thấy cho mình được thật nhiều thông tin cần thiết. Chúc bạn có nhiều sức khỏe, hạnh phúc và đừng quên thường xuyên theo dõi timviec365.vn để đón chờ những bài viết khác nhé!