Quay lại

Những thông tin cần quan tâm về phiếu yêu cầu mua hàng

Tác giả: Nguyễn Thị Thu Huyền - 22/01/2022

Hàng hóa, vật tư là những yếu tố không thể thiếu trong hoạt động vận hành. Để có thể xây dựng quy trình quản lý mua bán hàng hóa một cách hiệu quả thì chúng ta không thể bỏ qua sự xuất hiện của những loại giấy tờ cần thiết trong đó có phiếu yêu cầu mua hàng. Vậy phiếu yêu cầu mua hàng là gì? Vai trò, nội dung cũng như những quy trình trong việc quản lý sao cho hiệu quả mẫu phiếu này? Hãy cùng timviec365.vn tìm hiểu ngay câu trả lời chi tiết trong phạm vi bài viết dưới đây nhé!

1. Khái niệm và vai trò của phiếu yêu cầu mua hàng

1.1. Khái niệm phiếu yêu cầu khi mua hàng là gì?

Trong hoạt động mua bán hàng hóa tại các doanh nghiệp, sự xuất hiện của những phiếu yêu cầu mua hàng đã không còn quá xa lạ. Vậy khái niệm cụ thể về loại phiếu này là gì?

Phiếu yêu cầu mua hàng là một mẫu phiếu dùng để thể hiện yêu cầu về sử dụng, mua và bổ sung hàng hóa, vật tư được tạo lập để sử dụng trong quá trình mua hàng hóa trong doanh nghiệp. Mẫu phiếu này được thiết lập và gửi cho các cấp lãnh đạo để họ xét duyệt những yêu cầu mua, bổ sung hàng hóa.

Trong quá trình hoạt động vận hành, phiếu yêu cầu mua hàng là loại phiếu được sử dụng khá thường xuyên để có thể đáp ứng được những nhu cầu về hàng hóa của các bộ phận. Đồng thời, loại phiếu này cũng đóng góp trong quy trình quản lý mua bán hàng hóa của doanh nghiệp. Mang trong mình những chức năng và vai trò hết sức quan trọng. Vậy vai trò của phiếu yêu cầu mua hàng là gì?

 Khái niệm phiếu yêu cầu khi mua hàng
Khái niệm phiếu yêu cầu khi mua hàng

1.2. Vai trò của phiếu yêu cầu mua hàng trong doanh nghiệp

1.2.1. Bổ sung hàng hóa cần thiết trong quá trình vận hành

Vai trò đầu tiên khi kể đến của loại phiếu này đó chính là thực hiện chức năng bổ sung những hàng hóa cần thiết trong hoạt động vận hành. Chúng ta có thể coi phiếu yêu cầu bổ sung hàng hóa như những giấy tờ thể hiện được mong muốn đề xuất những thiếu sót về thiết bị, vật chất, nguyên liệu sản xuất của các bộ phận trong doanh nghiệp đến với các cấp lãnh đạo để được xét duyệt và thông qua.

Đối với hoạt động vận hành, những yêu cầu của các phòng ban về việc bổ sung hàng hóa là một yêu cầu chính đáng và cần được đáp ứng kịp thời. Khác với phiếu đề xuất thì phiếu yêu cầu mua hàng sẽ thực hiện những chức năng bổ sung cấp thiết hơn về nhu cầu sử dụng hàng hóa, vật tư, thiết bị trong doanh nghiệp. Đáp ứng kịp thời những hàng hóa đang thiếu sót để công việc vận hành có thể diễn ra một cách trôi chảy, nhịp nhàng.

Bổ sung hàng hóa cần thiết trong quá trình vận hành
Bổ sung hàng hóa cần thiết trong quá trình vận hành

1.2.2. Thể hiện sự minh bạch và thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp

Phiếu yêu cầu mua hàng là một thành phần được công khai trong quy trình quản lý việc mua hàng hóa. Bởi vậy mà nó thể hiện được sự minh bạch trong các giao dịch thương mại mua hàng của doanh nghiệp đồng thời cũng là một chứng từ quan trọng trong việc kiểm soát và quản lý mua bán hàng hóa.

Mẫu phiếu này sẽ giúp các doanh nghiệp hạn chế được các tình huống như đặt mua hàng mà chưa được sự chấp thuận từ lãnh đạo, quản lý hoặc những trường hợp gian lận trong mua bán hàng hóa gây ảnh hưởng đến lợi ích chung của doanh nghiệp. Tất cả hàng hóa mà các phòng ban, bộ phận muốn mua đều cần được công khai và tổng hợp đầy đủ trong phiếu yêu cầu mua hàng. Mẫu phiếu này cũng giúp các doanh nghiệp có cơ sở để giải quyết các vấn đề liên quan đến danh mục hàng hóa trong quá trình mua, thực hiện chức năng kiểm soát, báo cáo một phần nhỏ của số liệu tài chính, góp phần quản lý hiệu quả và thúc đẩy sự phát triển lâu dài của doanh nghiệp.

Thể hiện sự minh bạch và thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp
Thể hiện sự minh bạch và thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp

2. Nội dung và quy trình sử dụng phiếu yêu cầu mua hàng

2.1. Nội dung của phiếu yêu cầu mua hàng

Là một dạng biểu mẫu thực hiện chức năng liệt kê các loại hàng hóa để thể hiện yêu cầu đặt hàng, phiếu yêu cầu mua hàng sẽ có những nội dung đầy đủ bao gồm thông tin về tên doanh nghiệp, tên phiếu, tên của các loại hàng hóa cùng thông tin về số lượng, đơn giá, chi phí, danh sách nhà cung cấp cùng một số thông tin khác.

Nội dung trên phiếu mua hàng cần đảm bảo cung cấp những thông tin chính xác để nhà quản lý bộ phận tài chính hoặc lãnh đạo nắm bắt được một cách rõ ràng. Thông qua những gì được thể hiện trên phiếu yêu cầu mua hàng mà họ có thể đưa ra xét duyệt và chấp thuận yêu cầu bổ sung hàng hóa. Vậy quy trình cụ thể khi sử dụng loại phiếu này là gì?

Nội dung của phiếu yêu cầu mua hàng
Nội dung của phiếu yêu cầu mua hàng

2.2. Quy trình tạo lập và thực hiện quản lý phiếu yêu cầu mua hàng

Như đã nhắc đến ở trên thì mẫu phiếu này là một thành phần giúp tạo dựng lên quy trình quản lý mua hàng. Trong các doanh nghiệp tùy thuộc vào mô hình kinh doanh, quy mô, hình thức thì mỗi loại phiếu yêu cầu mua hàng sẽ có những đặc điểm khác nhau. Tuy nhiên, nhìn chung thì việc tạo lập, quản lý loại phiếu này sẽ đều được thực hiện thông qua các bước đó là:

Bước 1: Thực hiện tạo lập phiếu yêu cầu mua hàng. Công việc này sẽ được thực hiện bởi bộ phận thu mua và quản lý hàng hóa trong một tổ chức, doanh nghiệp dựa trên những yêu cầu mua hàng từ các bộ phận khác. Vẫn là những yêu cầu về việc đảm bảo sự chính xác, cụ thể của các nội dung có trên phiếu mà những nhân viên thực hiện nhiệm vụ này cần hết sức lưu ý để tránh xảy ra những sai sót không đáng có.

Quy trình tạo lập và thực hiện quản lý phiếu yêu cầu mua hàng
Quy trình tạo lập và thực hiện quản lý phiếu yêu cầu mua hàng

Bước 2: Gửi phiếu yêu cầu lên ban lãnh đạo để họ thực hiện xem xét và phê chuẩn những yêu cầu mua sắm hàng hóa có trong phiếu. Đây là bước thứ hai trong quy trình quản lý mua hàng nói chung và quản lý phiếu yêu cầu bổ sung hàng hóa nói riêng. Đối với những nội dung được đưa lên lãnh đạo có trên phiếu này thì họ sẽ dựa vào tình hình tài chính thực tế cũng những lý do về độ cần thiết của từng loại hàng hóa để đưa ra quyết định mua hàng hợp lý.

Đối với trường hợp những hàng hóa yêu cầu được phê duyệt thì lãnh đạo sẽ ký và gửi nó cho bộ phận kế toán, tài chính. Còn đối với trường hợp yêu cầu chưa phù hợp và cần thay đổi thì họ sẽ gửi lại phiếu cho bộ phận thu mua tổng hợp và điều chỉnh lại.

Bước 3: Sau khi phiếu mua hàng được phê duyệt và gửi đến bộ phận kế toán, tài chính sẽ trở thành cơ sở để người tiếp nhận lập ra dự toán về chi phí và phê duyệt nhu cầu mua sắm có trong phiếu yêu cầu mua hàng. Dựa vào mẫu phiếu này mà nhà quản lý sẽ kiểm soát cũng như tính toán và tiến hành đặt hàng để kịp thời bổ sung.

Trong quá trình quản lý việc mua hàng tại các doanh nghiệp, để quy trình trở nên hiệu quả, dễ dàng thì chúng ta có thể sử dụng những phần mềm quản lý mua hàng mà trong đó tiêu biểu là phần mềm Quản lý mua hàng 365. Sản phẩm công nghệ miễn phí này sẽ hỗ trợ công việc của bạn một cách tối ưu trong đó có cung cấp cả những phiếu yêu cầu mua hàng online cực kỳ tiện lợi. Tất cả quy trình liên quan như tạo lập phiếu yêu cầu, gửi cho lãnh đạo,... cho đến khi hàng hóa được cung cấp đầy đủ sẽ đều được thực hiện trực tuyến vào bất cứ khi nào.

 phần mềm quản lý mua hàng
Phần mềm quản lý mua hàng

Trên đây là những chia sẻ của chúng tôi về phiếu yêu cầu mua hàng dành cho bạn. Hy vọng qua bài viết, bạn đọc đã tìm thấy cho mình được thật nhiều thông tin cần thiết. Chúc bạn có nhiều sức khỏe, hạnh phúc và đừng quên thường xuyên theo dõi timviec365.vn để đón chờ những bài viết khác nhé!

Ưu và nhược điểm của các hình thức thanh toán hiện nay

Bạn đang muốn tìm hiểu về các hình thức thanh toán hiện nay? Bạn muốn biết được những ưu và nhược điểm để lựa chọn sử dụng những hình thức cho phù hợp? Đọc ngay bài viết sau để có được lời giải đáp chất như nước cất cho mình nhé!

Các hình thức thanh toán

Chia sẻ:

Từ khóa liên quan

Chuyên mục

Bí quyết viết CV- Tâm sự Nghề nghiệp- Cẩm Nang Tìm Việc- Kỹ Năng Tuyển Dụng- Cẩm nang khởi nghiệp- Kinh nghiệm ứng tuyển việc làm- Kỹ năng ứng xử văn phòng- Quyền lợi người lao động- Bí quyết đào tạo nhân lực- Bí quyết lãnh đạo- Bí quyết làm việc hiệu quả- Bí quyết viết đơn xin nghỉ phép- Bí quyết viết thư xin thôi việc- Cách viết đơn xin việc- Bí quyết thành công trong công việc- Bí quyết tăng lương- Bí quyết tìm việc dành cho sinh viên- Kỹ năng đàm phán lương- Kỹ năng phỏng vấn- Kỹ năng quản trị doanh nghiệp- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hà Nội- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Đà Nẵng- Mẹo viết hồ sơ xin việc- Mẹo viết thư xin việc- Chia sẻ kinh nghiệm ngành Kinh doanh - Bán hàng- Định hướng nghề nghiệp- Top việc làm hấp dẫn- Tư vấn nghề nghiệp lao động phổ thông- Tư vấn việc làm Hành chính văn phòng- Tư vấn việc làm ngành Báo chí- Tư vấn tìm việc làm thêm- Tư vấn việc làm ngành Bất động sản- Tư vấn việc làm ngành Công nghệ thông tin- Tư vấn việc làm ngành Du lịch- Tư vấn việc làm ngành Kế toán- Tư vấn việc làm ngành Kỹ thuật- Tư vấn việc làm ngành Sư phạm- Tư vấn việc làm ngành Luật- Tư vấn việc làm thẩm định- Tư vấn việc làm vị trí Content- Tư vấn việc làm ngành Nhà hàng - Khách sạn- Tư vấn việc làm quản lý- Kỹ năng văn phòng- Nghề truyền thống- Các vấn đề về lương- Tư vấn tìm việc làm thời vụ- Cách viết Sơ yếu lý lịch- Cách gửi hồ sơ xin việc- Biểu mẫu phục vụ công việc- Tin tức tổng hợp- Ý tưởng kinh doanh- Chia sẻ kinh nghiệm ngành Marketing- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Bình Dương- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hồ Chí Minh- Mẹo viết Thư cảm ơn- Góc Công Sở- Câu chuyện nghề nghiệp- Hoạt động đoàn thể- Tư vấn việc làm Biên - Phiên dịch- Tư vấn việc làm Ngành Nhân Sự- Tư vấn việc làm Ngành Xuất Nhập Khẩu - Logistics- Tư vấn việc làm Ngành Tài Chính - Ngân Hàng- Tư vấn việc làm Ngành Xây Dựng- Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Mỹ thuật- Tư vấn việc làm Ngành Vận tải - Lái xe- Quản trị nhân lực - Quản trị sản xuất- Cẩm nang kinh doanh- Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Nội thất- Mô tả công việc ngành Kinh doanh- Mô tả công việc ngành Bán hàng- Mô tả công việc Tư vấn - Chăm sóc khách hàng- Mô tả công việc ngành Tài chính - Ngân hàng- Mô tả công việc ngành Kế toán - Kiểm toán- Mô tả công việc ngành Marketing - PR- Mô tả công việc ngành Nhân sự- Mô tả công việc ngành IT - Công nghệ thông tin- Mô tả công việc ngành Sản xuất- Mô tả công việc ngành Giao nhận - Vận tải- Mô tả công việc Kho vận - Vật tư- Mô tả công việc ngành Xuất nhập khẩu – Logistics- Mô tả công việc ngành Du lịch - Nhà hàng - Khách sạn- Mô tả công việc ngành Hàng không- Mô tả công việc ngành Xây dựng- Mô tả công việc ngành Y tế - Dược- Mô tả công việc Lao động phổ thông- Mô tả công việc ngành Kỹ thuật- Mô tả công việc Nhà nghiên cứu- Mô tả công việc ngành Cơ khí - Chế tạo- Mô tả công việc bộ phận Quản lý hành chính- Mô tả công việc Biên - Phiên dịch- Mô tả công việc ngành Thiết kế- Mô tả công việc ngành Báo chí - Truyền hình- Mô tả công việc ngành Nghệ thuật - Điện ảnh- Mô tả công việc ngành Spa – Làm đẹp – Thể lực- Mô tả công việc ngành Giáo dục - Đào tạo- Mô tả công việc Thực tập sinh - Intern- Mô tả công việc ngành Freelancer- Mô tả công việc Công chức - Viên chức- Mô tả công việc ngành Luật - Pháp lý- Tư vấn việc làm Chăm Sóc Khách Hàng - Tư vấn việc làm Vật Tư - Kho Vận- Hồ sơ doanh nhân- Việc làm theo phường- Danh sách các hoàng đế nổi tiếng- Tài liệu gia sư- Vĩ Nhân Thời Xưa- Chấm Công- Danh mục văn thư lưu trữ- Tài Sản Doanh Nghiệp- KPI Năng Lực- Nội Bộ Công Ty - Văn Hóa Doanh Nghiệp- Quản Lý Quan Hệ Khách Hàng- Quản Lý Công Việc Nhân Viên- Chuyển văn bản thành giọng nói- Giới Thiệu App Phiên Dịch- Quản Lý Kênh Phân Phối- Đánh giá nhân viên- Quản lý ngành xây dựng- Hóa đơn doanh nghiệp- Quản Lý Vận Tải- Kinh nghiệm Quản lý mua hàng- Danh thiếp cá nhân- Quản Lý Trường Học- Quản Lý Đầu Tư Xây Dựng- Kinh Nghiệm Quản Lý Tài Chính- Kinh nghiệm Quản lý kho hàng- Quản Lý Gara Ô Tô- Xem thêm gợi ý Xem thêm gợi ý
Hãy chat với chúng tôi
Chào bạn, Tìm việc 365 có thể hỗ trợ gì cho
bạn!
Liên hệ qua zalo Liên hệ qua skype