Hướng dẫn cách viết hóa đơn theo hợp đồng hot nhất

Sự cần thiết của hóa đơn theo hợp đồng

Hóa đơn theo hợp đồng là gì?

Trên thực tế chúng ta thường gặp rất nhiều các loại hóa đơn khác nhau, những công việc bán hàng hay ngành nghề xây dựng, khách sạn đều cần sử dụng hóa đơn để thanh toán. Có thể hiểu hoá đơn là một loại giấy tờ trên đó phục vụ thanh toán, chi trả các mặt hàng với số lượng nhất định do nhu cầu sử dụng của khách hàng và giá tiền sử dụng mỗi loại dịch vụ.

Hóa đơn theo hợp đồng được hiểu là những khoản chi phí mà bên mua phải trả trong các bản hợp đồng theo hai bên ký kết với tư cách là một bên bán và một bên mua. Bao gồm hợp đồng trong các lĩnh vực ngành nghề khác nhau cũng có thể do bên bán phát hành hoặc bên giữa hai bên thương lượng với nhau. Sau khi bên mua thực hiện các quy trình về thủ tục thanh toán, bên bán sẽ xác nhận vào hóa đơn theo hợp đồng chẳng hạn như đóng dấu để có thể chứng nhận đã trả tiền.

Hóa đơn theo hợp đồng có thể về hình thức là một trong những giấy tờ lưu giữ làm giấy chứng nhận hoặc biên lai. Giúp bên bán và bên mua được trao đổi với nhau một cách tốt hơn.

Các dạng tồn tại của hóa đơn có thể dưới các hình thức như: Giấy chứng nhận xuất khẩu hàng hóa, giấy cấp phép, giấy chứng nhận xuất xứ, biên nhận tiền,...

Cách viết hóa đơn theo hợp đồng có thể nói là đơn giản nhưng cũng khó đối với người không biết cách viết, viết hóa đơn nhằm phục vụ cho quá trình tính toán các chi phí của hai bên được trở nên dễ dàng hơn. Tuy nhiên với những mẫu hóa đơn này không phải ai cũng biết cách để viết. Một mẫu hóa đơn theo hợp đồng đúng chuẩn bao giờ cũng được viết một cách trang trọng và khác hẳn với những hóa đơn bán hàng thông thường khác. Viết hóa đơn được đưa vào danh sách những kỹ năng mà người tìm việc kế toán cần có.

Tại sao cần có hóa đơn theo hợp đồng?

Như chúng ta đã tìm hiểu hoá đơn là được coi là một trong những các giấy tờ, chứng từ biểu hiện rõ nét các quan hệ mua bán, trao đổi các sản phẩm trong quá trình thương mại giữa hai bên có nhu cầu trao đổi hàng hóa. Do vậy cần phải có một giấy tờ chứng nhận những quá trình này để nếu có những sai sót nhất định sẽ có bản hóa đơn nhằm xác minh sự chính xác trong các quá trình mua bán chi trả.

Việc lập hóa đơn theo hợp đồng mang ý nghĩa rất quan trọng trong mối quan hệ giữa người bán và người mua, là bằng chứng quan trọng trong quá trình vận chuyển, thương lượng và chuyển nhượng quyền sở hữu hàng hoá giữa hai bên.

Hiện nay, khi đất nước ngày càng phát triển thì những giấy tờ như những bản hóa đơn ngày càng cần thiết và trở nên đa dạng và phổ biến hơn. Do vậy những cách viết hóa đơn theo hợp đồng cũng đa dạng theo từng trường hợp cụ thể.

Một số ngân hàng có thể dùng những bản hóa đơn trong các hợp đồng mua bán dựa vào hoá đơn để làm chứng từ gốc trong kế toán, hay trong lĩnh vực kinh doanh hóa đơn là một trong những chứng từ quan trọng thể hiện sự mua bán, có những căn cứ xác định để thu thuế kinh doanh. Khi thực hiện giao dịch thương mại với đối tác quốc tế, hóa đơn trở thành bằng chứng cho dịch vụ mua bán toàn cầu. Sự cần thiết của hóa đơn là vô cùng nhiều và to lớn, nếu bạn không tự biết những cách viết hóa đơn theo hợp đồng sẽ vô tình làm mình bị lùi lại so với sự phát triển của đất nước.

Những bản hóa đơn theo hợp đồng cũng thường có giá trị pháp lý đối với doanh nghiệp. Khi người mua chưa hài lòng hay có những tranh cãi bất đồng xảy ra về giá trị của tài sản hay dịch vụ mà họ đang sử dụng, có thể lấy những tờ hóa đơn đã ký kết với họ làm tài liệu để thực hiện giải quyết tranh chấp giữa hai bên một cách ổn thỏa nhất.

Chính vì vậy hóa đơn rất quan trọng khi làm bất kỳ một việc gì đó liên quan đến việc trao đổi và buôn bán hàng hóa. Hãy giữ lại chúng biết đâu sau này sẽ cần đến thì sao.

 Xem thêm: Những thông tin liên quan đến hóa đơn trong quá trình mua bán hàng phi mậu dịch với các công ty, doanh nghiệp nước ngoài sẽ được đề cập tới khi bạn click  mậu dịch là gì ngay để tìm hiểu.

Cách viết hóa đơn theo hợp đồng trong một số lĩnh vực

Bố cục của một hóa đơn theo hợp đồng

Cũng giống như những hóa đơn khác, trong một bản hóa đơn theo hợp đồng cũng cần có những bố cục nhất định. Cũng giống như các giấy tờ khác bản hóa đơn bao giờ cũng có những nội dung như sau:

Trước hết về phần bên bán bao gồm các mục cần phải điền như sau:

Thời điểm lập hóa đơn

Tên đơn vị

Mã số của đơn vị hay có thể gọi là mã số thuế

Địa chỉ đơn vị kinh doanh

Số thứ tự các loại hàng hóa

Tên hàng hóa dịch vụ đã sử dụng

Đơn giá, số lượng và sau đó là mục thành tiền

Người có thẩm quyền lập hóa đơn ký tên và người chủ quản của đơn vị

Về phía khách hàng phần phải ghi thường ít hơn. Thông thường nội dung của người ghi chỉ là xem lại những thông tin mà người lập hóa đơn đã ghi, sau đó ký và ghi rõ họ tên của mình vào trong bản hóa đơn theo hợp đồng đã nêu đó. Tiếp đến là hãy giữ lấy một bản lưu lại đề phòng những trường hợp sai lệch thông tin để đối chiếu.

Xem thêm: Chia sẻ một số mẫu hợp đồng thuê nhà không thể thiếu hiện nay

Cách viết hóa đơn theo hợp đồng xây dựng

Đối với những công ty xây dựng thời điểm viết hóa đơn theo hợp đồng là lúc đã chuyển giao sản phẩm hàng hóa của công ty mình cho khách hàng. Tuy nhiên, một số công ty có thể không tuân thủ theo những cách này mà có thể thay vào đó là những bản giấy tờ khác. Nếu như công ty không tuân thủ những cách viết hóa đơn theo hợp đồng rất có thể một số quyền lợi giữa hai bên sẽ bị ảnh hưởng.

Các quy định với bản hóa đơn theo hợp đồng xây dựng cần tuân thủ những nguyên tắc về việc viết hay lập một hóa đơn như sau:

Hóa đơn bắt buộc phải được lập vào thời điểm nghiệm thu sau khi công trình đã hoàn tất, hóa đơn được bên xây dựng đưa cho người nhận và  bàn giao công trình, hạng mục công trình, đồng thời, khi đưa hóa đơn không phân biệt đã thu tiền hay chưa

Các trường hợp khi công trình đã được hoàn thành, nếu nó được hoàn thành theo hình thức hạng mục thi công thì người xây dựng phải tiến hành lập hoá đơn cho khối lượng dịch vụ đã được sử dụng trong quá trình thi công công trình để nhà thầu được biết.

Cách viết hóa đơn theo hợp đồng có thể tùy vào từng hàng mục hay tùy vào từng giai đoạn mà viết một cách chính xác hơn.

Trước hết hóa đơn cần viết đúng ngày tháng năm hoàn thành công trình, địa chỉ của doanh nghiệp bên bán và bên mua. Ghi đúng và chính xác mã số thuế của khách hàng khi đến bàn giao lại công trình cho họ. Cách viết hóa đơn theo hợp đồng cần đảm bảo đúng chính xác những nội dung mà hai bên đã thương lượng.

Hình thức thanh toán: Để viết những cách thức thanh toán như thế nào bạn có thể ghi rõ khách hàng thanh toán  bằng hình thức gì? Chuyển khoản hay chuyển tiền mặt hay thanh toán bằng thẻ tín dụng,... Nên chú ý là bất kể họ thanh toán theo hình thức nào thì bạn cũng cần ghi hình thức mà họ đã thanh toán để tránh trường hợp bị sai sót hoặc thiếu thông tin như mong muốn.

Mỗi danh mục của hóa đơn phải được ghi một số thứ tự riêng. Ví dụ trong lĩnh vực này bạn phải ghi rõ tiền thi công công trình là bao nhiêu? Khối lượng nguyên vật liệu đã sử dụng trong quá trình xây dựng,... để từ đó có những minh chứng cho công việc mình đang làm.

Ghi rõ số lượng, đơn giá phải trả, và tổng số tiền trong tờ hóa đơn. Đặc biệt phần đơn giá phải ghi rõ đơn giá là USD hay VNĐ để bản hóa đơn được rõ ràng. Rất nhiều trường hợp không ghi rõ dẫn đến những sự nhầm lẫn.

Nếu giám đốc đi vắng người ghi hóa đơn sẽ có thể đóng dấu treo vào liên 2 để giao cho khách hàng . Khi giám đốc đi vắng không được ký thay vào phần của giám đốc. Vì rất dễ bị sai thẩm quyền và không phải ai cũng biết cách đóng dấu treo đúng. Có trường hợp người cấp dưới có giấy ủy quyền công ty được giám đốc cấp có thể ký thay giám đốc được.

Xem thêm:  Mẫu bảng cân đối kế toán ngân hàng mới nhất hiện nay

Cách viết hóa đơn bán hàng thông thường

Đối với những bản hóa đơn theo hợp đồng thường có tính chính xác và yêu cầu cao hơn, cũng khó hơn so với các bản hóa đơn bán hàng bình thường. Nếu bạn đang làm nhân viên bán hàng cho một nhà hàng bạn cũng có thể học cách viết hóa đơn theo hợp đồng của một nhân viên bán hàng để nếu có việc cần dùng đến bán sẽ không bị khó khăn.

Trước hết cũng cần phải xác định thời điểm để lập hóa đơn. Bằng cách thiết lập ngày tháng năm. Đối với người bán hàng đây là thời điểm trao hàng hóa cho người sử dụng, là thời gian bán đi những mặt hàng mình cung cấp cho khách. Do vậy nếu bạn đã bán được hàng hóa nào trong ngày hôm nay thì cần ghi đúng mục ngày tháng năm là ngày đó.

Trước hết tại góc phải của hóa đơn thu tiền cần ghi phần mẫu số: Đây là mục ghi rõ hóa đơn làm theo mẫu số bao nhiêu.

Sau đó là tên của hóa đơn: Có thể là hóa đơn thanh toán tiền nước, hoặc hóa đơn giá trị gia tăng,... tùy thuộc vào lĩnh vực công việc bạn đang thực hiện để ghi rõ.

Bạn cần ghi rõ đây là hóa đơn liên mấy, số ký hiệu , ngày lập hóa đơn.

Sau đó ghi một số thông tin về đơn vị của mình bán hàng như: tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại hoặc số tài khoản để khách hàng có thể chuyển khoản nếu áp dụng hình thức này.

Phần khách hàng: ghi rõ họ tên người mua hàng, tên đơn vị, mã số thuế và địa chỉ của họ. Hình thức thanh toán đối với họ như thế nào. Sau đó bạn ghi tổng số hàng hóa của khách hàng đã mua rồi cộng thành tiền và bàn giao, trao gửi lại cho khách hàng. Trước đó cũng yêu cầu khách hàng ký rõ họ tên đầy đủ.Đồng thời bạn cũng cần ghi rõ họ tên của mình vào đó để hoàn tất các thủ tục cho việc viết một hóa đơn bán hàng chính xác nhất và hài lòng với khách hàng hơn.

Hóa đơn theo hợp đồng thuộc lĩnh vực xây dựng này có thể tiến hành lập theo từng giai đoạn. Trong quá trình thi công, không chỉ cần lập một lần mà nhà thầu có thể xuất hóa đơn theo từng giai đoạn. Sau khi lập biên bản xác nhận khối lượng công việc cần thực hiện thì tiến hành xuất hóa đơn GTGT cac giai đoạn tiếp theo. Thông thường trong quá trình thi công sẽ xuất theo 3 giai đoạn.

Khi khách hàng muốn mua nhà hoặc các dự án từ chủ đầu tư và chỉ đặt cọc bằng số tiền tạm ứng để giữ chỗ, công ty sẽ không phát hành hóa đơn cho giao dịch đó. Đợi đến sau khi họ mua nhà xong tiến hành lập hóa đơn bàn giao nhà để hoàn tất các thủ tục đúng quy định.

 Xem thêm: Bạn cũng có thể xem xét việc làm Bắc Kạn để tham khảo ngay những thông tin tuyển dụng mới nhất tại đây.

Cách ghi hóa đơn đỏ cho nhà hàng nhanh chóng

Nếu bạn đang làm trong lĩnh vực nhà hàng mà khi thực hiện các thủ tục thanh toán cho khách bạn không biết nên làm sao. Hãy tìm hiểu cách viết dưới đây để giải quyết mối lo lắng nhé.

Để ghi hóa đơn đỏ đúng cách thì bạn cần hiểu rõ về hóa đơn đỏ là gì và những vấn đề liên quan. Cách viết cũng được thực hiện tương tự như những hóa đơn khác, bạn cần lưu ý các thông tin về:

- Cách viết thông tin về ngày tháng năm: Trong phần này bạn cần lưu ý là ngày lập hóa đơn phải trùng với ngày khách hàng thanh toán. Trong trường hợp đặc biệt việc lập hóa đơn chậm nhất không quá 7 ngày. Nếu lập hóa đơn sai hoặc không đúng với quy định sẽ bị phát tùy theo từng hình thức kỷ luật của công t y hay doanh nghiệp đó. Đồng thời khi khách hàng khiếu nại bạn cũng không thể biết chính xác họ đúng hay sai khi không có hóa đơn.

- Thông tin người bán hàng:  Hiện nay thông tin về nơi bán hàng rất nhiều các doanh nghiệp đã in sẵn một hóa đơn có đầy đủ những thông tin của mình để nhân viên không phải viết và không mất nhiều thời gian khi làm việc hơn. Đặc biệt tiện lợi và đẹp mắt hơn cách viết hóa đơn theo hợp đồng khi những bản được in sẵn với những bố cục mạch lạc và rõ ràng.

- Thông tin người mua hàng: Chắc chắn bạn cũng cần ghi rõ họ tên của khách hàng rồi. Tuy nhiên một số trường hợp không nhận hóa đơn hay không cung cấp địa chỉ thì bạn cũng vẫn phải lập hóa đơn để không bị nhầm lẫn.

- Kê khai chi tiết hàng hóa bán ra: Khách hàng mua hay dùng những dịch vụ gì thì hãy ghi rõ vào trong phần số lượng cũng như tên sản phẩm để thanh toán.

- Cộng tổng số tiền: Bạn cần thanh toán đúng với số tiền khách hàng đã tiêu thụ các sản phẩm của bên mình. Cần thực hiện chính xác để không gây nhầm lẫn với những hậu quả không mong muốn.

Một số nguyên tắc khi lập hóa đơn theo hợp đồng

Người bán với tư cách là người nên lập hóa đơn lúc bán hàng, thanh toán các khoản tiền liên quan đến dịch vụ phải thực hiện các công đoạn một cách chính xác nhất, nhanh chóng nhất và đặc biệt là không được nhầm lẫn vô lý những thông tin về giá tiền cũng như các thông tin liên quan đến người sử dụng dịch vụ, thanh toán khi tiêu dùng.

Việc trình bày hóa đơn theo hợp đồng cần được sạch sẽ, khoa học và bắt mắt. nếu hóa đơn nhàu, nát có thể đổi tờ khác. Không được dùng những tờ hóa đơn không đạt yêu cầu vì như vậy sẽ làm khách hàng cảm thấy họ không được tôn trọng và không có cảm tình với nơi mình đã từng sử dụng dịch vụ.

Nội dung trên hóa đơn khi ghi cần đúng nội dung về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh; đặc biệt nên lưu ý ko đc tẩy xóa, sửa chữa; Cũng chỉ cần sử dụng một màu mực chung nhất định. Không được dùng mực đỏ, không được xóa hay viết chằng chịt nội dung và không được viết ẩu.

Nếu hóa đơn được hình thành dưới dạng in trên máy khi viết bạn cũng cần chú ý đến nội dung và các lỗi chính tả. Vì với cách viết hóa đơn theo hợp đồng khi in ra nếu sai bạn sẽ phải sửa lại những thông tin cần thiết. Rất mất thời gian và khách hàng cũng phải đợi chờ bạn.

Hoá đơn phổ biến chỉ được tạo một lần và in sao lưu lại cho khách hàng một bản. Nội dung l trên hóa đơn khi lập cần phải thống nhất và giống với bản chính để làm bằng chứng cho những lần thực hiện giao dịch.

Ngoài ra, cách ghi hóa đơn theo hợp đồng bạn có thể viết theo thứ tự hàng hóa từ khối lượng nhỏ đến khối lượng lớn. Khi tính tiền bạn sẽ dễ cộng hơn thay vì viết linh tinh các loại sản phẩm nhiều ít lẫn lộn sẽ rất dễ bị rối mắt.

Trong trường hợp khách hàng là người tiêu dùng không hài lòng và có ý trả lại hàng trong trường hợp bạn đã lập hóa đơn cho họ, thì có thể dựa vào bản hợp đồng đã ký kết hoặc những thương lượng từ hai bên là bên mua và bên bán. Đồng thời cá nhân cũng phải chịu trách nhiệm về việc không tuân thủ hợp đồng và phải chịu những khoản thuế giá trị gia tăng về hàng hóa. Khi viết hóa đơn nếu sai bạn có thể khắc phục bằng cách thay một tờ hóa đơn khác vào cho khách hàng để họ hài lòng hơn.

Cách viết hóa đơn theo hợp đồng rất dễ nếu bạn biết nó những nội dung của bản hóa đơn là gì. Nắm chắc kiến thức và trình bày nội dung một cách khoa học là những điều bạn cần nhớ để tạo được một hóa đơn hoàn chỉnh. Hy vọng, với các kiến thức bổ ích trên nếu bạn đang tìm việc làm kế toán tại Hồ Chí Minh hay các tỉnh thành khác sẽ giúp ích cho bạn trông công việc của mình hiệu quả hơn, tốt hơn. 

Xem thêm: ACCA là gì? Định hướng sự nghiệp nên học ACCA hay CIMA.