Checklist là gì? Những điều bạn cần biết về Checklist

1. Checklist là gì? Khái niệm của Checklist

Checklist là cụm từ khá nhiều người thấy và được sử dụng trong vô vàn ngành nghề nhưng không nhiều người thực sự hiểu Checklist là gì. Đây là cụm từ được sử dụng khá nhiều và phổ biến hiện nay và Checklist là cụm từ được chỉ những danh sách công việc cụ thể cần thực hiện. Checklist là dạng văn bản dưới dạng danh sách cụ thể, liệt kê công việc thực hiện để theo dõi công việc cũng như tiến độ thực hiện để hướng tới mục tiêu đã được đề ra. Checklist giúp cho việc thực hiện công việc đầy đủ, đảm bảo không bị bỏ sót và kiểm soát được tình hình thực hiện công việc từ lớn tới nhỏ.

Checklist hiện nay được sử dụng rộng rãi trong vô số ngành nghề cũng như dùng cho nhiều lĩnh vực, từ nhà hàng khách sạn đến sử dụng trong ứng dụng công nghệ code. Dù được áp dụng bởi bất cứ ngành nghề nào thì mục tiêu sử dụng Checklist nhằm kiểm soát danh sách công việc cần thực hiện không bị bỏ sót, giúp cho người thực hiện nắm bao quát tổng thể quá trình thực hiện công việc.

Checklist công việc là một trong những chức năng cần thiết và được các nhà quản lý, người thực hiện công việc cho rằng vô cùng cần thiết và cần được đưa vào quá trình làm việc hằng ngày để giám sát hoạt động của doanh nghiệp, kiểm soát quá trình làm việc, nắm bao quát tổng thể cả quá trình thực hiện.

Ngoài ra ta có thể hiểu Checklist là một loại công cụ trong việc sử dụng để làm giảm sự thất bại bằng cách phân chia cho giới hạn thực hiện công việc của con người, giúp cong người có thể tác động đến việc nhớ và sự chú ý trong quá trình thực hiện công việc, nó giúp đảm bảo tính nhất quán và đầy đủ trong việc thực hiện một nhiệm vụ. Một ví dụ cơ bản là "danh sách việc cần làm". Một danh sách kiểm tra nâng cao sẽ mang lại lợi ích thực tế hơn sẽ là một lịch trình với các nội dung lan man, trong đó đưa ra các nhiệm vụ phải được thực hiện theo thời gian trong ngày hoặc các yếu tố khác. Một nhiệm vụ chính trong danh sách kiểm tra là tài liệu của nhiệm vụ và kiểm toán đối với tài liệu này.

Checklist thường được trình bày dưới dạng danh sách với các hộp kiểm nhỏ ở phía bên trái của trang. Một đánh dấu nhỏ hoặc dấu kiểm được rút ra trong hộp sau khi các mục đã được hoàn thành.

Các định dạng khác đôi khi cũng được sử dụng. Danh sách kiểm tra hàng không thường bao gồm một hệ thống và một hành động chia cho một đường đứt nét và thiếu một hộp kiểm vì chúng thường được đọc to và thường được sử dụng lại.

Xem thêm: Check out là gì

2. Ứng dụng của Checklist trong các mảng ngành nghề công việc

Checklist được sử dụng trong vô số ngành nghề và đa dạng, vì vậy không phải tự nhiên mà Checklist được sử dụng rộng rãi đến như vậy mà bởi vì Checklist mang lại nhiều lợi ích cho người sử dụng cũng như áp dụng đối với nhiều ngành nghề. Một số ứng dụng của Checklist đang được sử dụng đối với nhiều ngành nghề như:

- Danh sách kiểm tra trước chuyến bay hỗ trợ an toàn hàng không để đảm bảo rằng các mặt hàng quan trọng không bị bỏ qua.

- Được sử dụng để đảm bảo chất lượng của công nghệ phần mềm , để kiểm tra tuân thủ quy trình, tiêu chuẩn hóa mã và ngăn ngừa lỗi và các công cụ khác.

- Thường được sử dụng trong công nghiệp trong các thủ tục hoạt động.

- Trong tố tụng dân sự để đối phó với sự phức tạp của khám phá và thực hành chuyển động. Một ví dụ là danh sách kiểm tra kiện tụng nguồn mở.

- Có thể hỗ trợ giảm nhẹ khiếu nại về sơ suất trong yêu cầu trách nhiệm công cộng bằng cách cung cấp bằng chứng về hệ thống quản lý rủi ro đang được áp dụng.

- Được sử dụng bởi một số nhà đầu tư như là một phần quan trọng của quá trình đầu tư của họ.

- Một danh sách kiểm tra loài chim ưng ( Danh mục: Danh sách kiểm tra loài chim), một danh sách các loài chim có tên tiêu chuẩn giúp các nhà nghiên cứu chim ưng giao tiếp với công chúng mà không cần sử dụng tên khoa học trong tiếng Latin.

- Một công cụ phổ biến để theo dõi bộ sưu tập thẻ thể thao. Được chèn ngẫu nhiên trong các gói, thẻ danh sách kiểm tra cung cấp thông tin về nội dung của bộ thẻ thể thao.

Việc tạo ra các bộ dụng cụ sinh tồn khẩn cấp.

- Trong lặn chuyên nghiệp , danh sách kiểm tra được sử dụng trong việc chuẩn bị thiết bị cho chuyến lặn, và để đảm bảo rằng các thợ lặn và hệ thống hỗ trợ sự sống được chuẩn bị đầy đủ trước khi chúng xuống nước. Ở mức độ thấp hơn, danh sách kiểm tra được sử dụng bởi một số ít các thợ lặn giải trí và bởi một tỷ lệ lớn hơn các thợ lặn kỹ thuật trong các lần kiểm tra trước khi lặn. Các nghiên cứu đã cho thấy danh sách kiểm tra có hiệu quả trong việc giảm số lượng lỗi và hậu quả.

3. Mục đích sử dụng Checklist để làm gì?

Mỗi ngày mỗi người đều cần phải thực hiện vô vàn công việc, việc kiểm soát các công việc để nắm rõ tiến độ đã thực hiện và chưa thực hiện luôn là câu hỏi khó, nhiều người cảm thấy luôn đau đầu với việc kiểm soát tình trạng tiến độ thực hiện công việc cũng như luôn cảm thấy thiếu giời gian, công việc luôn bị trì trệ và dẫn tới stress mặc dù có thể công việc đã được thực hiện hơn phân nửa. Vì vậy checklist ra đời nhằm giải quyết vấn đề này.

3.1. Mục đích sử dụng Checklist trong nhà hàng, khách sạn

Checklist là một từ được sử dụng khá rộng rãi trong ngành khách sạn - nhà hàng, tuy nhiên không phải tự nhiên mà Checklist trong nhà hàng, khách sạn được sử dụng rộng rãi đến như vậy mà bởi vì Checklist mang lại nhiều lợi ích cho người sử dụng. Tùy từng mục đích sử dụng mà Checklist có lợi ích khác nhau trong từng trường hợp. Cùng tìm hiểu một với mục đích của Checklist trong nhà hàng, khách sạn gồm:

- Đối với nhân sự làm việc trong các bộ phận trong nhà hàng, khách sạn từ front office đến backoffice thì Checklist có mục đích nhằm giúp nhân viên ghi nhớ nội dung công việc cần thực hiện, kiểm soát sát sao thời gian, phân chia thời gian thực hiện công việc hợp lý cho từng mục công việc trong danh sách cần thực hiện để sắp xếp công việc sao cho hợp lý về trình tự thực hiện công việc cũng như thứ tự phân công để dễ dàng hơn trong việc hoàn thành lượng lớn công việc với thời gian tối ưu nhất. Không chỉ vậy, Checklist của mỗi bộ phận trong khách sạn, nhà hàng sẽ có danh sách khác nhau, mỗi Checklist của mỗi bộ phận sẽ thể hiện sự chuyên nghiệp, đảm bảo được tiến độ công việc, dựa vào tiến độ này sẽ thực hiện hóa quy trình cung cấp dịch vụ, các bộ phận sẽ phối hợp các giai đoạn với nhau dễ dàng hơn, đảm bảo tiến độ mà còn duy trì tiêu chuẩn của nhà hàng, khách sạn, mang đến khách hàng những dịch vụ với chất lượng tốt nhất và khách hàng sẽ có được sự hài lòng từ đơn vị cung cấp dịch vụ.

- Checklist vô cùng quan trọng với các cấp quản lý: những nhà quản lý sẽ dựa vào Checklist để phân biệt được khối lượng công việc của từng mục, phân bố thời gian hợp lý cho từng bộ phận cho từng công việc, dựa vào Checklist những nhà quản lý sẽ hợp lý hóa hơn quy trình giao việc cho từng bộ phận, phân biệt việc nào cần dành thời gian, việc nào cần tập trung thực hiện để định hướng nhân sự thuộc bộ phận mình quản lý. Checklist là công cụ hỗ trợ đắc lực cho những nhà quản lý trong quá trình làm việc, giúp họ phát hiện ra những sai sót để có thể khắc phục kịp thời và tìm hướng sửa chữa. Checklist còn là công cụ đánh giá năng lực của các nhân sự, đánh giá khách quan nhất về năng lực làm việc, tiến độ thực hiện công việc của nhân viên.

Mục đích sử dụng của Checklist vô cùng đa dạng trong khối ngành nhà hàng, khách sạn cũng như mang lại nhiều lợi ích, vì vậy Checklist được coi là công cụ hỗ trợ đắc lực trong quá trình làm việc của các nhân viên trong nhà hàng, khách sạn. Với những mục đích sử dụng Checklist cụ thể sẽ giúp người sử dụng tối ưu hóa được các công việc cần thực hiện một cách chuyên nghiệp, thông minh.

3.2. Mục đích sử dụng Checklist trong công nghệ code

Checklist không chỉ được sử dụng ở nhà hàng, khách sạn mà còn được sử dụng ở vô số ngành khác và điển hình đó là trong việc kiểm thử các code. Với ngành này thì Checklist được hiểu như một danh sách các đầu mục chức năng mà người làm cần kiểm tra theo thủ tục quy định trong quá trình thực hiện theo quy định nhất định và tác dụng lớn nhất của Checklist trong trường hợp này là giúp cho nhân viên kiểm thử nắm được tổng thể chức năng và đánh giá được các mức độ thành công hoặc lỗi của đoạn code đó.

Với công nghệ code thì Checklist tuy hướng tới việc kiểm soát công việc thực hiện nhưng sẽ có mục đích sử dụng hoàn toàn khác so với trong khối ngành nhà hàng, khách sạn. Một số mục đích sử dụng của Checklist trong việc kiểm thử đang được người dùng thực hiện như:

- Checklist là công cụ giúp người dùng đảm bảo các yêu cầu của client được đảm bảo trong quy trình kiểm thử, giúp người dùng kiểm soát được các yêu cầu được đảm bảo thực hiện mà không xảy ra lỗi.

- Checklist được sử dụng như việc đảm bảo rằng phần mềm đang hoạt động được kiểm tra với mức độ bao phủ cần thiết theo quy định, đảm bảo rằng phần mềm kiểm tra được rà soát thực hiện với mật độ cần thiết.

- Checklist sẽ giúp cho công việc của các tester đỡ phần nào áp lực trong việc rà soát và bỏ quên lỗi rà soát trong quá trình thực hiện công việc.

- Checklist là công cụ giúp người dùng kiểm soát được các việc thực hiện các công việc kiểm thử đảm bảo bộ chính xác, đầy đủ cho phần mềm mà không bỏ qua các lỗi hay các việc cần thực hiện rà soát.

Đây là một số mục đích nhỏ của Checklist được sử dụng trong việc kiểm thử các code đang hoạt động tại các doanh nghiệp. Tuy mang mục đích thực hiện công việc khác nhưng Checklist vẫn có vai trò chính trong việc kiểm soát công việc thực hiện, giúp người dùng dễ dàng rà soát, kiểm soát tiến độ, tiến độ thực hiện công việc.

3.3. Mục đích sử dụng Checklist trong chăm sóc sức khỏe

Checklist đã được sử dụng trong thực hành chăm sóc sức khỏe để đảm bảo rằng các hướng dẫn thực hành lâm sàng được tuân thủ. Một ví dụ là Danh sách kiểm tra an toàn phẫu thuật của WHO được phát triển cho Tổ chức Y tế thế giới và được phát hiện có tác dụng lớn trong việc cải thiện sự an toàn của bệnh nhân và sau đó được phát hiện là có hiệu lực trong một nhóm bệnh viện ở tỉnh Ontario, Canada.

Theo phân tích tổng hợp sau khi giới thiệu tỉ lệ tử vong trong danh sách kiểm tra giảm 23% và tất cả các biến chứng giảm 40%, các nghiên cứu chất lượng cao hơn được yêu cầu để phân tích tổng hợp mạnh mẽ hơn.

Tuy nhiên, việc sử dụng danh sách kiểm tra trong chăm sóc sức khỏe không phải lúc nào cũng đạt được thành công và khả năng chuyển đổi giữa các cài đặt đã bị nghi ngờ. Ở Anh, một nghiên cứu về việc thực hiện danh sách kiểm tra cung cấp dịch vụ chăm sóc y tế cho bệnh nhân cao tuổi nhập viện cho thấy danh sách kiểm tra nêu rõ những hạn chế với đánh giá yếu trong chăm sóc cấp tính và các nhóm thúc đẩy để xem xét các thói quen thường xuyên, nhưng công việc đó là cần thiết để hiểu liệu và làm thế nào danh sách kiểm tra có thể được nhúng trong chăm sóc đa ngành phức tạp.

4. Ưu, nhược điểm của Checklist mà người dùng cần biết

Từ những ứng dụng cũng như mục đích sử dụng checklist trong các ngành nghề điển hình thì  ta có thể thấy ưu điểm vượt trội của checklist trong việc hỗ trợ công việc của người dùng, checklist là công cụ không thể thiếu trong việc đảm bảo các hoạt động diễn ra suôn sẻ, hiệu quả cũng như mang tính chuyên nghiệp cho các quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Việc xây dựng checklist sẽ giúp cho những nhà quản lý doanh nghiệp kiểm soát tối đa và sử dụng nhân lực hiệu quả tối đa. Mỗi nhà quản lý nên xây dựng bản checklist dựa trên cơ sở công việc, quy mô làm việc thực tế, để đưa ra danh sách thực hiện sát nhất, ngoài ra khi tạo dựng checklist cần phải dựa trên tiêu chuẩn nhất định thì checklist mới mang lại hiệu quả tối đa cho người sử dụng.

Tuy nhiên checklist cũng có những mặt hạn chế nhất định mà chúng ta không thể xóa bỏ đó là sự phụ thuộc quá mức vào checklist có thể cản trở hiệu suất khi xử lý tình huống quan trọng về thời gian , ví dụ như trường hợp khẩn cấp y tế hoặc trường hợp khẩn cấp trên chuyến bay. Danh sách kiểm tra không nên được sử dụng như là một thay thế cho ý nghĩa thông thường. Đào tạo chuyên sâu bao gồm học vẹt các danh sách kiểm tra có thể giúp tích hợp sử dụng danh sách kiểm tra với các kỹ thuật giải quyết vấn đề linh hoạt và thích ứng hơn.

Bài viết đã cung cấp các thông tin để tìm câu trả lời cho câu hỏi checklist là gì? Mong rằng những thông tin mà chúng tôi cung cấp về khái niệm, ứng dụng của Checklist trong các mảng ngành nghề công việc, mục đích sử dụng Checklist trong các ngành nghề cũng như ưu, nhược điểm của Checklist mà người dùng cần biết sẽ hữu ích với bạn đọc. Thân ái!