Backoffice là gì? Những điều cần biết về Backoffice ngân hàng

1. Khái niệm Backoffice là gì?

Thông thường một doanh nghiệp sẽ có nhiều bộ phận với từng phòng ban mang nhiệm vụ khác nhau và mỗi bộ phận này sẽ được phân biệt bởi nội dung công việc cũng như những mục tiêu trong bộ phận khác nhau. Tuy nhiên ta có thể chia các phòng ban cũng như các phòng chức năng cụ thể cũng như những công việc không tên ra hai loại là back office và front office. Vậy trong doanh nghiệp thì hai khái niệm back office và front office là gì?

1.1. Back office và Front office là gì?

Sự phát triển của các doanh nghiệp kéo theo sự xuất hiện của hai khái niệm mới là Back office và Front office. Đây là hai khái niệm để chỉ các phòng ban trong doanh nghiệp mang những chức năng khác nhau và được gọi chung bằng 2 tên này. Dựa trên tính chất công việc mà thông thường người ta sẽ xếp loại các loại phòng ban làm 2 loại vị trí là Back office và Front office.

- Back office có viết tắt là BO, đây là khái niệm chỉ chung các phòng ban thực hiện các công việc nội bộ, các công việc liên quan trực tiếp đến các bộ phận trong doanh nghiệp, đây thường là các công việc nội bộ. Thông thường các phòng ban trong BO thường chỉ làm việc với các phòng ban trong nội bộ công ty mà không liên hệ hay làm việc với các đối tác hay khách hàng bên ngoài. Các bộ phận thường được sắp xếp vào khối bộ phận Back office thường là các bộ phận như bộ phận hành chính nhân sự, bộ phận kế toán và bộ phận IT, bộ phận kỹ thuật của công ty. Những bộ phận này sẽ thực hiện các công việc nội bộ theo yêu cầu của cấp trên. Đây là những bộ phận không trực tiếp làm ra doanh số nhưng lại có sự quan trọng không nhỏ trong việc vận hành doanh nghiệp.

- Front office hay được viết tắt là FO, đây là khái niệm chỉ các bộ phận bán hàng hoặc các bộ phận có nội dung công việc cần tiếp xúc trực tiếp với khách hàng. Bộ phận FO gần như là mũi nhọn của doanh nghiệp bởi đây là các bộ phận mang lại doanh thu thực tế cho doanh nghiệp như Sales hay chăm sóc khách hàng, tiếp tân, receptionist,... Những bộ phận FO sẽ có nhiệm vụ chung làm mũi nhọn, phụ trách xung trận, làm việc trực tiếp với khách hàng để tạo ra các nguồn thu.

1.2. Bộ phận back office trong ngân hàng là gì?

Khái niệm Back office và Front office xuất phát đầu tiên để chỉ những bộ phận mặt tiền, những phận là gương mặt của doanh nghiệp như nhà hàng khách sạn và những bộ phận đứng sau điều hành hoạt động của nhà hàng khách sạn... Tuy nhiên ngày nay với sự phát triển như vũ bão của các doanh nghiệp thì hai khái niệm này được sử dụng ngày càng rộng rãi và ngành được sử dụng điển hình là ngành tài chính - ngân hàng. Vậy bộ phận Back trong ngân hàng là gì?

Bộ phận Back Office trong ngân hàng là những vị trí xử lý công việc nội bộ trong ngân hàng, họ làm ở nhiều vị trí khác nhau trong ngân hàng và họ có những công việc cụ thể khác với những bộ phận BO trong các ngành khác.

Trong các ngành khác, bộ phận BO thường đảm nhiệm những công việc không tên để hỗ trợ việc vận hàng của doanh nghiệp, những công việc mà không có bộ phận nào làm như gọi thợ sửa điện, gọi nước, chuẩn bị phòng họp,... là những công việc không tên của bộ phận BO trong các ngành khác. Tuy nhiên trong khối ngành tài chính - ngân hàng thì bộ phận BO được phân công những công việc, nhân viên có những vị trí làm việc được gọi mặt đặt tên cụ thể. Mặc dù ở ngân hàng thì bộ phận BO cũng vẫn chuyên xử lý các công việc nội bộ nhưng mang tính chất chuyên môn cao hơn.

Xem ngay: Danh sách việc làm giao dịch viên ngân hàng mới nhất

1.3. Bộ phận Front office trong ngân hàng là gì?

Khái niệm Front office được xuất hiện đầu tiên trong ngành nhà hàng - khách sạn để chỉ bộ mặt của nhà hàng, khách sạn. Tuy nhiên đối với ngành tài chính ngân hàng thì Front office được coi là bộ phận mũi nhọn, là bộ phận tiếp xúc với khách hàng và đem lại lợi nhuận cho ngân hàng. Bộ phận Front office trong ngân hàng là các bộ phận quan trọng trong quá trình để phát triển ngân hàng, nó có sự yêu cầu nhất định đối với những nhân viên làm việc trong bộ phận này.

Bộ phận Front office trong ngân hàng thường có chức năng tương tự về việc mang lại doanh số như những bộ phận Front office khác trong các doanh nghiệp khác nhũng trong ngân hàng thì có những công việc mang tính chất đặc trưng và đòi hỏi chuyên môn hơn.

Việc làm Tài Chính

2. Một số bộ phận trong hệ thống back office bao gồm trong ngân hàng

Tuy biết rằng các bộ phận Back office trong ngân hàng có được phân công những công việc, nhân viên có những vị trí làm việc được gọi mặt đặt tên cụ thể có tính chuyên môn khác với bộ phận BO trong các doanh nghiệp khác, tuy nhiều người vẫn thắc những công, vị trí hay hệ thống Back office bao gồm những bộ phận và công việc nào trong ngân hàng. Cùng tìm hiểu một số bộ phận trong hệ thống Back office trong ngân hàng hiện nay.

2.1. Vị trí ngân quỹ trong hệ thống Back office trong ngân hàng

Đây là một trong nhiều vị trí trong hệ thống Back office trong ngân hàng, ở vị trí này thì những nhân viên cần có nghiệp vụ về ngân quỹ cơ bản. Những nội dung về nghiệp vụ ngân quỹ mà nhân viên cần nắm được trong một tổ chức tín dụng như ngân hàng bao gồm các nghiệp vụ chuyên môn như nghiệp vụ thu, chi cũng như nghiệp vụ về việc điều chuyển tiền mặt.

Dựa vào quy mô hoạt động của ngân hàng mà ngân quỹ tiền mặt ở mỗi doanh nghiệp hay ngân sàng sẽ khác nhau và được bộ phận ngân quỹ thực hiện kiểm soát giao dịch việc thu chi và bảo quản.

Người làm ở vị trí này còn phải kiểm soát sổ sách, chứng từ, tài khoản cũng như hóa đơn và sổ sách sử dụng liên quan đến tiền quỹ, việc ký quỹ tại ngân hàng.

>> Xem thêm: CV f&b manager

2.2. Vị trí hỗ trợ tín dụng trong hệ thống Back office trong ngân hàng

Nhân viên hỗ trợ tín dụng được chia nhỏ ra làm vị trí thẩm định tín dụng và vị trí định giá tín dụng trong hệ thống Back Office trong ngân hàng.

- Vị trí thẩm định: Ở vị trí này nhân viên ngân hàng cần đánh giá mức độ tin cậy cũng như mức độ rủi ro thông qua các công cụ và các kỹ thuật của phương án, hồ sơ của khách hàng để các bộ phận đưa ra quyết định chính xác về tín dụng. Người nhân viên trong bộ phận thẩm định tín dụng cần phân tích tín dụng trước khi đưa ra quyết định tín dụng và họ sẽ làm việc sau khi đã lập hồ sơ vay vốn. Nhân viên sẽ dựa vào hồ sơ sau đó phân tích để xác định khả năng chi trả, vay vốn của doanh nghiệp nào đó trong hiện tại và cả tương lai trong việc sử dụng vốn và tỷ lệ hoàn trả vốn cho ngân hàng, đây cũng là một phần công việc của nhân viên hỗ trợ tín dụng.

- Vị trí định giá tín dụng: Đây là vị trí hỗ trợ cho nhân viên tín dụng thực hiện nghiệp vụ cho vay tín dụng, vì vậy nhân viên hỗ trợ tín dụng không hẳn là nhân viên tín dụng, bởi họ chỉ là bộ phận hỗ trợ.

Công việc cũng như nhiệm vụ chủ yếu của nhân viên hỗ trợ tín dụng là định giá và thẩm định tài sản đảm bảo của doanh nghiệp được liệt kê trong hồ sơ vay vốn hay còn gọi là tài sản thế chấp của khách hàng. Nhân viên hỗ trợ tín dụng nhằm nâng cao hoạt động tín dụng, tránh tối đa các mức độ rủi ro mà ngân hàng có thể gặp phải cũng như đảm bảo hoạt động tín dụng của ngân hàng minh bạch và mang tính chất an toàn.

 Việc làm nhân viên hỗ trợ tín dụng

2.3. Vị trí kiểm soát chất lượng dịch vụ trong hệ thống Back office trong ngân hàng

Ở vị trí này nhân viên kiểm soát chất lượng dịch vụ nội bộ trong chính ngân hàng mà mình đang công tác, để đảm bảo rằng các hoạt động và dịch vụ của ngân hàng đang trong trạng thái tốt nhất để phục vụ khách hàng.

Công việc của nhân viên kiểm soát chất lượng dịch vụ nội bộ ngân hàng thông thường là kiểm tra các hoạt động giao dịch xảy tại quầy trực tiếp hoặc thông qua camera tại chi nhánh để đưa ra đánh giá khách quan, kiểm tra tình trạng ATM thực địa theo công việc được cấp trên phân công, thông qua điện thoại khảo sát chất lượng dịch vụ mà ngân hàng cung cấp,..

Xem ngay: Việc làm kiểm soát chất lượng

2.4. Vị trí hậu kiểm và kế toán dịch vụ trong hệ thống Back office trong ngân hàng

Ở vị trí công việc này lại chia nhỏ ra việc kiểm soát hậu kiểm và kiểm soát báo cáo thuế. Mội vị trí lại có công việc cụ thể khác nhau.

- Công việc kiểm soát hậu kiểm dịch vụ bao gồm những công việc như quản lý chứng từ KTCT, nhận bàn giao chứng từ và đảm bảo việc bàn giao đầy đủ, sau khi nhận cần kiểm tra rà soát lại tính chính xác của các chứng từ,...cùng nhiều công việc liên quan đến công việc hậu kiểm không tên theo sự phân công.

- Công việc kiểm soát thuế bao gồm việc kê khai, lập báo cáo thuế, theo dõi việc nộp tiền khai thuế từ các chi nhánh, đối chiếu sổ sách với các cơ quan liên quan, tư vấn chính sách thuế cho các bộ phận nội bộ ngân hàng,...cùng những công việc khác liên quan đến thuế.

Người làm ở vị trí này cần có chuyên môn nghiệp vụ về thuế và hậu kiểm kiểm ở trình độ nhất định.

>> Tìm hiểu thêm: CV r&d

2.5. Một số vị trí khác trong hệ thống Back office trong ngân hàng

Trong hệ thống Back office hiện nay của ngân hàng còn khá nhiều vị tri như: kiểm soát trước định giá, định giá, khai thác sản phẩm tài trợ thương mại, điều tra gian lận, phân tích và quản trị kinh doanh. Ngoài ra bạn có thể tham khảo vị trí như back office manager và vị trí back office operations trong ngân hàng.

Trong ngân hàng thì back office operations chính là bộ phận BO như ở các công ty hay doanh nghiệp thông thường. Back office operations được hiểu là hoạt động văn phòng, ở vị trí này nhân viên sẽ làm các công việc hỗ trợ hoạt động của văn phòng như cung cấp những hoạt động không chủ chốt của công ty, quản trị văn phòng và các công việc hỗ trợ kỹ thuật.

Ngoài ra còn có vị trí back office manager, đây là chỉ vị trí quản lý chung của bộ phận BO. Thông thường người làm vị trí này thường sẽ là trưởng phòng hoặc trưởng nhóm. Nhiệm vụ chính của họ sẽ sắp xếp công việc và phân công cho các nhân viên trong hệ thống back office trong ngân hàng.

3. Những áp lực trong bộ phận Backoffice trong ngân hàng

Tuy bộ phận Back Office là một trong những bộ phận tuyển dụng với lượng nhân sự lớn và liên tục tuyển dụng trong ngân hàng. Nhưng những áp lực mà công việc trong bộ phận Back Office thì vô cùng lớn. Cùng điểm qua một vài áp lực mà nhân viên trong bộ phận Back Office gặp phải:

- Áp lực về chuyên môn: để thực hiện được khối lượng công việc từ nhiều bộ phận gửi về thì nhân viên trong bộ phận Back Office phải có trình độ chuyên môn nhất định. Trình độ chuyên môn không chỉ riêng một lĩnh vực nào đó mà gần như dàn trải ở nhiều lĩnh vực từ kế toán, kiểm toán đến kiểm định, thẩm định, đánh giá,...Người làm trong Back Office cần phải có kiến thức vững vàng và một khả năng chịu áp lực bởi khối lượng công việc thường bị áp xuống khá lớn.

- Áp lực về thời hạn: đây gần như là áp lực của mọi ngành nghề, tuy nhiên với riêng ngành nhân hàng thì bộ phận Back Office trong ngân hàng chịu áp lực này rất lớn và thường những áp lực về thời gian cho khối lượng công việc lại là những công việc được giao đột xuất. Khi sếp tin tưởng và giao bạn quá nhiều công việc thì việc bạn bị quá tải là khá thường xuyên và dẫn đến phải làm cả ngày nghỉ để kịp nộp trước deadline.

Nhân viên trong bộ phận Back Office chịu không ít áp lực, họ không đơn thuần chỉ bị áp lực bởi những lý do trên mà còn bị áp lực nhiều trong quá trình làm việc, từ môi trường làm việc và nhiều vấn đề khác nảy sinh như: sức khỏe ngồi một chỗ trong 8-10h 1 ngày, áp lực về thu nhập cũng như cơ hội thăng tiến chưa thực sự rõ ràng, áp lực về đồng nghiệp nơi công sở và áp lực từ chính những ông sếp. Đây chỉ là một vài áp lực mà bạn có thể gặp phải trong quá trình làm việc, tuy nhiên không phải ai cũng gặp và thường sau một thời gian làm quen với công việc bạn sẽ giảm được áp lực xuống.

Nếu bạn đang quan tâm tới các vị trí Back Office trong ngân hàng thì đừng ngần ngại tìm kiếm thông tin tuyển dụng trên Timviec365.vn và thử sức. Đừng bỏ lỡ cơ hội chỉ vì một vài áp lực nhỏ.

Bà viết đã cung cấp cho bạn các thông tin về Back Office, chắc hẳn bạn đã có cái nhìn tổng quát hơn về bộ phận Back Office trong ngân hàng và tìm được câu trả lời cho câu hỏi Backoffice là gì rồi đúng không nào? Mong rằng những thông tin mà chúng tôi cung cấp sẽ hữu ích với bạn đọc và là những thông tin mà bạn đang tìm kiếm. Thân ái!