Closing time là gì? Những điều cần biết trong ngành Logistics

1. Closing time là gì 

1.1. Giải nghĩa tên gọi và những từ đồng nghĩa khác của closing time

Closing time còn có nhiều từ đồng nghĩa khác như cut-off time, closing date, … Đây là một thuật ngữ dành riêng đối với ngành xuất nhập khẩu logistics. 

Được sử dụng để nói về 2 vấn đề: thời hạn gửi chi tiết vận đơn, và thời hạn thanh lý vào sổ tàu.

Ví dụ:

Closing time SI 4:00 14 Feb (SI: shipping instruction: chi tiết vận đơn): là trước 4:00 14/2 shipper phải gửi SI cho hãng tàu.

Closing time CY 15:00 14 Feb: là trước 15:00 14/2 shipper phải hạ container  (ở cảng) và thanh lý vào sổ tàu xong.

Những thông báo này luôn phải được thực hiện báo cho shipper cả 2 vấn đề khi được hỏi "tàu này closing time/cut off khi nào"

Áp dụng cho hàng hóa nói chung. Closing time (Closing date) là thời hạn giao hàng đến cảng được chỉ định bởi chủ tàu, nơi sẽ được xếp hàng. Việc tuân thủ thời hạn đã thỏa thuận cho phép tải hàng hóa lên tàu đúng giờ, theo đặt chỗ. 

Xem thêm: Last mile là gì? Last mile quan trọng thế nào trong chuỗi cung ứng

1.2. Những đối tượng liên đới đến closing time 

Vận chuyển là một phần không thể thiếu và quan trọng của thương mại quốc tế. Thành công của một giao dịch thương mại quốc tế thường không phụ thuộc vào cách người ta quản lý toàn bộ quá trình vận chuyển.

Người nhập khẩu: Người nhập khẩu là người mua. Ông xác định nhu cầu về một sản phẩm (hàng hóa) tại một địa điểm cụ thể, tìm kiếm nhà cung cấp tốt nhất - trên toàn cầu và đặt hàng để mua.

Nhà xuất khẩu: Nhà xuất khẩu là người bán. Ông sản xuất hoặc mua các sản phẩm theo yêu cầu của người mua.

Ngân hàng: Ngân hàng đóng nhiều vai trò trong thương mại quốc tế. Họ đóng vai trò là nhà tài chính, người đàm phán hợp đồng thương mại và người giám sát hàng hóa / chứng từ.

Công ty bảo hiểm: Bảo hiểm là một phần quan trọng của quá trình vận chuyển. Các công ty bảo hiểm giúp trang trải các rủi ro liên quan đến vận tải.

Giao nhận vận tải: Giao nhận vận tải là đại lý phối hợp với những người tham gia khác trong quá trình vận chuyển thay mặt cho nhà nhập khẩu / nhà xuất khẩu.

CHA: Đại lý của Cơ quan Hải quan hỗ trợ các nhà xuất khẩu và nhập khẩu trong việc nhận thông quan từ các cơ quan tùy chỉnh.

Công ty vận chuyển: Công ty sở hữu hãng vận tải (tàu) chuyên chở hàng hóa từ cảng bốc hàng qua trung gian đến cảng đích.

Hải quan: Trong bất kỳ thương mại quốc tế nào, các cơ quan tùy chỉnh của ít nhất hai quốc gia - nước xuất khẩu và nước nhập khẩu - đều tham gia. Cơ quan hải quan cung cấp thông quan cho hàng hóa rời khỏi nước xuất khẩu và nhập cảnh vào nước nhập khẩu.

Cảng vụ: Giống như hải quan, chính quyền cảng của ít nhất hai quốc gia có liên quan đến quá trình vận chuyển. Các nhà chức trách cảng tại nước xuất khẩu cung cấp giải phóng mặt bằng cho hàng hóa được chất lên tàu. Các cảng vụ tại nước nhập khẩu cung cấp thông quan cho hàng hóa nhập vào nước nhập khẩu.

Nhà cung cấp vận tải đa phương thức: Nhà cung cấp vận tải đường sắt / đường bộ cũng là một phần quan trọng của quá trình vận chuyển. Chúng tạo điều kiện cho việc di chuyển hàng hóa từ nhà máy / kho đến cảng bốc hàng và sự di chuyển hàng hóa từ cảng đích đến đích cuối cùng.

2. Phân loại closing time

Bạn luôn muốn biết về thời gian giới hạn cho các lô hàng của mình để bạn có thể làm việc trong giới hạn đó và tránh phải trả thêm phí. Trong khi mọi tình huống hơi khác nhau, dưới đây là một số hướng dẫn cần ghi nhớ.

2.1. Thời gian

Closing time sẽ có sự khác nhau về thời gian trì hoãn đối với từng loại hàng. Cụ thể trong xuất nhập khẩu sẽ có 2 loại là hàng nguyên container được viết tắt theo ký hiệu quốc tế là FCL (Full Container Load) và hàng lẻ được viết tắt là LCL (Less than Container Load). Bởi lẽ bản chất của FCL là trữ lượng hàng rất lớn nhưng lại độc quyền của một doanh nghiệp cho nên closing time sẽ luôn nhanh gọn trong khoảng từ 1 - 2 ngày. Tuy nhiên với các tuyến hàng ở xa hơn sẽ được dôi thời gian tàu chạy dài hơn, có thể lên đến 3 ngày trước khi tàu chạy. Mỗi hàng tàu sẽ có quy định cụ thể về thời gian dôi này. Ngược lại hàng LCL thì có số lượng hàng của 1 doanh nghiệp không đủ 1 container nên bắt buộc phải ghép container với các doanh nghiệp khác. Vì thế loại hàng này mất khá nhiều thời gian cho việc gom hàng và làm thủ tục hải quan cho từng loại. Nhờ vậy mà bên tàu có sự ưu tiên về thời gian closing time lâu hơn closing time của FCL. 

Tuyển dụng chuyên viên Logistics

2.2. Mức giá 

Để có được mức giá tốt nhất và sẵn có, điều quan trọng là phải thông báo càng nhiều cho booking càng tốt. Tuy nhiên, có tối thiểu 2 giờ thông báo để đặt một lô hàng LCL. Đối với các lô hàng FCL, thông báo 1 tuần là tốt nhất nhưng không thực sự cần thiết. Để đảm bảo an toàn, đặc biệt là trong thời gian cao điểm, chúng ta thường cần ít nhất 2-3 ngày. Ngoài ra, bạn thường sẽ cần một consol nhận ít nhất 2 giờ. So với sử dụng vận chuyển hàng không (air freight) thì cảng biển rẻ hơn nhiều.

Trạm vận chuyển hàng hóa container (CFS) thường cung cấp 5 ngày miễn phí. Thiết bị đầu cuối cảng / container thường cung cấp 3-5 ngày miễn phí tùy thuộc vào đường biển được sử dụng. Rail thường cung cấp 2-3 ngày miễn phí khi đến nơi. Các sân bay thường cung cấp 3 ngày miễn phí nhập kho sân bay. Sau thời gian quy định, bạn sẽ bắt đầu tích lũy phí lưu kho và phí chịu đựng. Do đó, điều quan trọng là phải có sự sắp xếp tại chỗ cho khung thời gian đó.

Việc làm Logistic tại Hồ Chí Minh

3. Phải làm gì khi không kịp closing time 

3.1. Mối quan hệ tốt

Dù là trong bất kỳ trường hợp nào, muốn khắc phục một sự cố nào một cách trơn tru nhất chắc chắn không thể thiếu những mối quan hệ. Đối với công việc về xuất nhập khẩu cũng vậy, các bạn rất cần những mối quan hệ với các hàng tàu hay vận chuyển để có được sự uy tiên của họ khi xảy ra trễ closing time. Tuy nhiên điều đó có vẻ như khó hơn rất nhiều nếu các bạn có thể tìm kiếm mối quan hệ với forwarder. Đây là những người sẽ trực tiếp tiếp nhận các đơn hàng của bạn, sau đó họ sẽ tìm kiếm các hãng tàu, ngày giờ phù hợp để chuyển đơn hàng. Vì vậy họ là những người có khả năng điều khiến hoặc tác động mạnh mẽ đối với bên hãng tàu. Đối với trường hợp bị trễ closing time, khi có quan hệ với các forwarder, họ có thể sẽ xin thêm thời gian hạn chót cho các bạn từ 3-6 tiếng. 

3.2. Thủ tục để trì hoãn closing time

Quá trình xin kéo dài closing time của forwarder như sau. Họ sẽ có cách để  liên lạc với bộ phận kinh doanh của hãng tàu, bộ phận này sẽ thông báo với bộ phận OPS ở cảng để lưu ý về lô hàng của bạn. Tuy nhiên muốn vậy, các bạn cần phải làm các thủ tục quan trọng như: xin mẫu đơn lùi kéo dài closing time của hãng tàu, xong đó viết đơn và xin chữ ký hoặc dấu đóng của hãng tàu đó. Tiếp đó lá đơn của bạn sẽ được đưa đến bộ phận terminal ở cảng để đóng xác nhận. Bộ phận này sẽ xem xét nếu thuận lợi sẽ note lại trong sổ tàu. Trong trường hợp không kịp thời gian thì họ có thể sẽ lùi đơn hàng của bạn sang chuyến khác và thông báo với bạn về tình trạng này để bạn đồng ý book hoặc không book nữa. Mặc dù các tàu rất tạo điều kiện cho các công ty nếu chẳng may bị trễ closing time song điều này tốt nhất nên hạn chế xảy ra nhất có thể vì nó vừa ảnh hưởng đến tiến độ chung của cả dây chuyền lẫn việc đảm bảo thời gian cập bến của container đó. Cùng với đó thì forwarder và các hãng tàu cũng có những giới hạn nhất định về việc tiếp nhận khắc phục trễ closing time.

Xem thêm: CO CQ là gì? - Kiến thức Logistics không thể bỏ qua!

Việc làm Xuất - Nhập khẩu tại Hà Nội

4. Quá trình giao nhận container diễn ra xung quanh closing time

Quy trình vận chuyển quốc tế không bắt đầu khi lô hàng được xếp lên tàu, nó bắt đầu khi nhà nhập khẩu xác định nhu cầu về một sản phẩm cụ thể và thực hiện một cuộc điều tra - trên toàn cầu, để mua các sản phẩm đó. Quá trình vận chuyển liên quan đến dòng hàng hóa và tài liệu từ nơi xuất xứ đến nơi đến. Để quá trình được hoàn thành thành công, việc chuyển giao hàng hóa và chứng từ từ bên này sang bên khác phải diễn ra đồng bộ hóa. 

Bước 1: Yêu cầu báo giá và booking

Làm rõ chi tiết về lô hàng, bao gồm ngày giao hàng, nguồn gốc chi tiết và địa chỉ đích và kích thước vận chuyển hàng hóa của bạn. Một khi điều này được thực hiện, bạn nên bắt đầu nhận được báo giá từ các nhà giao nhận. Bạn có thể làm điều này bằng cách gọi điện, gửi email cho các nhà giao nhận; chờ đợi vài ngày để báo giá để trở lại để so sánh.

Bước 2: Chuẩn bị các tài liệu cần thiết cho quá trình vận chuyển

• Bảng kê hàng hóa
• Hóa đơn thương mại
• Các tài liệu khác theo yêu cầu của người giao nhận của bạn (ví dụ: chứng nhận xuất xứ)

Bước 3: Xác nhận chi tiết lô hàng trên đội tàu

Bước 4: Đặt cước vận chuyển của bạn trên đội tàu

Bước 3 và Bước 4 được áp dụng nếu bạn đặt lô hàng của mình trên nền tảng đội tàu. Ngoại trừ hải quan, tất cả các chi phí khác sẽ được trình bày để bạn xem xét trước khi bạn đặt hàng. Điều này đảm bảo rằng bạn sẽ không nhận được bất kỳ khoản phí bất ngờ nào. 

Bước 5: Theo dõi và quản lý lô hàng của bạn trực tuyến, 24/7

Bước 6: Lô hàng đi qua kiểm tra hải quan tại cảng nhập cảnh

Bước 7: Nhận và thanh toán hóa đơn cho thuế hải quan và thuế

Bước 8: Nhận lô hàng

Tìm việc

Hy vọng rằng bài viết trên đã cung cấp đầy đủ cho bạn những thông tin về closing time là gì cũng như quy trình giao nhận hàng tại cảng thật chi tiết. Đây là những kiến thức mà bất kỳ ai làm trong lĩnh vực logistics cần phải biết và là cẩm nang kinh nghiệm để đi xin việc dành cho các ứng viên ngành xuất nhập khẩu.