5 bước trong quy trình đào tạo định hướng cho nhân viên mới

1. Quy trình đào tạo định hướng cho nhân viên mới 

1.1. Tổng quan

Bất kỳ nhân viên làm việc tại ngành nghề nào cũng vậy, dù có hay chưa có kinh nghiệm thì khi mới bước chân vào một môi trường đều gặp nhiều bỡ ngỡ. Vì vậy việc đào tạo bài bản, lên kế hoạch định hướng cho nhân viên mới là điều vô cùng cần thiết mà bất cứ đơn vị nào cũng cần thực hiện. 

Hơn hết, một nhà tuyển dụng khi xây dựng được cho mình kế hoạch đào tạo nhân viên mới thì sẽ dễ dàng trong việc nắm bắt và phát huy tối đa năng lực của đội ngũ. Từ đó nâng cao hiệu quả làm việc, tạo được nhiều giá trị tích cực cho công ty nói chung và từng nhân viên nói riêng.

1.2. Bật mí 5 bước của quy trình đào tạo định hướng cho nhân viên mới

Khi một ứng viên trúng tuyển và chính thức trở thành nhân viên, bộ phận nhân sự sẽ có trách nhiệm gửi email thông báo tới ứng viên đó bao gồm ngày giờ và địa chỉ làm việc cũng như một số yêu cầu khác nếu có. 

1.2.1. Chuẩn bị không gian làm việc 

Đây là điều cần thiết không thể thiếu vì nếu không có không gian hoặc chỗ ngồi thì làm sao nhân viên có thể làm được. Ở một số nơi khi có nhân viên mới vào làm cũng là lúc có nhân viên cũ nghỉ việc, lúc này nhân viên mới sẽ thế chỗ làm việc của nhân viên cũ luôn. Còn nếu công ty tuyển thêm nhân viên vào làm thì sẽ có trách nhiệm setup chỗ ngồi hợp lý đúng với khu vực, phòng ban tương ứng để các bộ phận hỗ trợ và giúp nhau giải quyết các vấn đề trong công việc. Ngoài ra đối với từng quy mô và chức vụ mà công ty sẽ cung cấp vật dụng cần thiết cho nhân viên như là máy tính, văn phòng phẩm,…

Dù là trường hợp nào thì cũng cần đảm bảo rằng không gian làm việc của nhân viên mới sẽ gọn gàng, ngăn nắp và sạch sẽ. Đây không chỉ hành động ghi điểm trong mắt nhân viên mà nó còn là bộ mặt, thể hiện phong cách và thái độ làm việc của công ty. Nếu ngay từ cái nhìn đầu tiên đã tạo cho nhân viên ấn tượng không tốt thì làm sao họ xây dựng được niềm tin và sự trung thành với công ty? 

1.2.2. Chào đón và giới thiệu nhân viên 

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ trang thiết bị và không gian làm việc, bây giờ chúng ta đã có thể sẵn sàng chào đón thành viên mới chính thức gia nhập “ngôi nhà chung". 

Có rất nhiều hình thức khác nhau, có thể sắp xếp nhân sự để chào đón nhân viên mới để tránh trường hợp bỡ ngỡ, không tìm được đúng phòng ban làm việc của bản thân. Khi đã về đúng “gia đình" của mình thì một buổi tiệc nhẹ để nhân viên cũ và nhân viên mới làm quen với nhau là một ý tưởng không tồi. Lưu ý là nên tổ chức ngoài giờ hành chính để tránh làm ảnh hưởng đến công việc của các phòng ban khác nha. 

1.2.3. Giới thiệu về các chương trình đào tạo thông tin chung

Sau khi nhân viên đã nhận giao công việc và làm quen với các thành viên thì trưởng phòng hoặc quản lý có trách nhiệm hướng dẫn và giới thiệu tổng quan về văn hoá công ty để nhân viên nắm bắt rõ hơn. Chỉ khi hiểu rõ về môi trường làm việc thì nhân viên mới có thể phát huy tối đa năng lực của bản thân, vậy nên bước này rất quan trọng không thể bỏ qua. 

Các thông tin cần cung cấp có thể bao gồm: lịch sử thành lập, mục tiêu hoạt động, bộ máy tổ chức, hệ thống quản lý, quy trình làm việc,... đặc biệt là những quy định - phạt thưởng của công ty. Do mỗi đơn vị sẽ có những chế độ, nội quy khác nhau bởi thế cần cung cấp rõ thông tin để nhân viên nắm được và tránh mắc sai lầm. 

1.2.4. Đào tạo kỹ năng chuyên môn 

Không chỉ được hướng dẫn chi tiết, tỉ mỉ công việc từ phía quản lý/ trưởng nhóm mà nhân viên mới sẽ được trải qua những đợt đào tạo kỹ năng chuyên môn tuỳ thuộc vào từng vị trí và lĩnh vực làm việc. 

Ngoài những kiến thức thuộc phạm vi công việc thì nhân viên mới còn được đào tạo thêm các kỹ năng cơ bản của các bộ phận khác có liên quan. Điều này sẽ tạo điều kiện cho nhân viên được tiếp cận nhiều luồng thông tin hơn, giúp họ dễ dàng định hướng phát triển bản thân trong tương lai. 

Trong quá trình đào tạo, nhà tuyển dụng hoặc người giám sát nên ghi chép lại kết quả làm việc của nhân viên thông qua các phần mềm và công cụ đánh giá năng lực nhân viên để biết được chính xác những ưu - khuyết điểm của họ mà phát huy hoặc sửa chữa kịp thời.

1.2.5. Đánh giá nhân viên 

Sau khi kết thúc quá trình đào tạo định hướng, nhà tuyển dụng cần sắp xếp một buổi nói chuyện để lắng nghe và tiếp thu những chia sẻ, cảm nhận của nhân viên về văn hoá, tác phong cũng như môi trường làm việc ở công ty. 

Việc đánh giá này sẽ giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quát về năng lực làm việc cũng như tầm nhìn của nhân viên để từ đó xây dựng và phát triển nghề nghiệp, lên kế hoạch để đào tạo họ trở thành nhân viên xuất sắc trong tương lai. 

Xem thêm: Thái độ làm việc của người Nhật và điều nên học hỏi

2. Những lưu ý và lợi ích khi thực hiện quy trình đào tạo nhân viên mới 

2.1. Lưu ý 

Để có thể cung cấp những thông tin về chính sách, quy định nội bộ một cách chính xác đến nhân viên thì trước đó phía doanh nghiệp cần chuẩn bị một cách chu đáo, chuyên nghiệp. 

Cần thể hiện giá trị và tinh thần văn hoá doanh nghiệp để tạo ấn tượng tốt với nhân viên mới để họ có động lực cũng như hứng thú phát triển công việc.

Người hướng dẫn, quản lý nhân viên mới phải là những người dày dặn kinh nghiệm và năng lực chuyên môn để đào tạo kỹ năng đồng thời đảm đương trọng trách là cầu nối để giúp gắn kết các thành viên trong phòng ban.

2.2. Lợi ích của việc xây dựng quy trình 

Về phía người lao động, nhân viên sẽ được định hướng công việc tốt hơn, việc hòa nhập cũng dễ dàng và nhanh chóng hơn. Nhân viên cũng sẽ tiếp thu và học hỏi được nhiều kinh nghiệm và kỹ năng để áp dụng làm việc.

Về phía doanh nghiệp, quá trình này sẽ rút ngắn thời gian hướng dẫn cho bộ phận quản lý để tăng thời gian đào tạo, giúp đỡ nhân viên trong quá trình thực hiện công việc. Có thể nói “một mũi tên trúng hai đích" - một lộ trình được vạch ra nhưng cả phía nhân viên và đơn vị đều có lợi. 

Như vậy trên đây chúng tôi đã chia sẻ đến bạn 5 bước trong quá trình đào tạo định hướng cho nhân viên mới. Hy vọng với những chia sẻ trên sẽ giúp ích cho công việc của bạn dù là ở vị trí nhân viên hay vị trí tuyển dụng. Đừng quên truy cập timviec365.vn thường xuyên để biết thêm nhiều kiến thức mới lạ nhé.