Executive Summary là gì? Công thức viết Executive Summary hiệu quả

1. Bạn hiểu Executive Summary là gì?

Chẳng hạn một công ty thực hiện phân tích đối thủ cạnh tranh trước khi quyết định có nến chuyển hướng sang một chiến lược khác hay không? Lúc này, một kế hoạch kinh doanh sẽ được kết hợp để đưa ra kết quả và phác thảo các bước tiếp theo đó. Trước khi mở ra một bản kế hoạch kinh doanh, bạn sẽ nhìn thấy một Executive Summary.

1.1. Khái niệm Executive Summary

Vậy Executive Summary là gì? Executive Summary được hiểu nôm na là một bản tóm tắt của một tài liệu kinh doanh (kế hoạch kinh doanh, đề xuất dự án hay các báo cáo tài chính). Executive Summary được sử dụng để cung cấp cho người độc một cái nhìn tổng quan hơn về một kế hoạch, dự án lớn hơn. Nói cách khác, nó tóm tắt một báo cáo để các giám đốc điều hành không phải đọc toàn bộ báo cáo nhưng vẫn hiểu được mục đích của báo cáo đó. 

Executive Summary là một tuyên bố ngắn giải quyết vấn đề hay đề xuất chi tiết trong các tài liệu đính kèm, có thông tin cơ bản, phân tích ngắn gọn và cuối cùng là kết luận. Một bản tóm tắt Executive Summary được thiết kế để giúp các giám đốc điều hành quyết định có nên đưa ra đề xuất hay không, làm cho nó trở nên cực kỳ quan trọng. 

Executive Summary là gì? Một Executive Summary thông thường phải rõ ràng và súc tích (thường dài từ một đến hai trang giấy), nó trình bày những điểm chính nhất của một kế hoạch bằng một giọng điệu trang trọng. Mục đích của một Executive Summary là để khơi gợi sự tò mò của người đọc bằng cách trình bày tóm gọn các sự kiện lớn hơn từ nội dung chính của một bản kế hoạch mà nó đang tóm tắt. 

1.2. Tầm quan trọng của Executive Summary

Bạn tò mò vì sao Executive Summary lại quan trọng và lợi ích mang lại từ việc viết Executive Summary là gì ư? Một Executive Summary được lên kế hoạch tốt, được viết tốt là một công cụ có giá trị vì nó ưu tiên thời gian của người đọc và giảm những nỗ lực cần thiết để tìm hiểu các khía cạnh quan trọng của nội dung. Executive Summary có thể truyền đạt được mục đích của kế hoạch kinh doanh, đề xuất dự án, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ,... để đối tượng hướng đến có thể đọc thêm, đọc chi tiết nội dung trong bản kế hoạch lớn, từ đó họ có thể quyết định hành động vì bạn.

Việc làm kinh doanh bất động sản

Ngay cả khi người đọc chỉ kịp đọc mỗi Executive Summary của bạn, thì Executive Summary mạnh mẽ cũng tạo ra được những giá trị cho người đọc như một ấn tượng ban đầu. Sử dụng Executive Summary để làm trong một trường hợp kinh doanh, hỗ trợ cho một dự án,... Người đọc nên biết chủ đề của nội dung bạn tác động đến họ như thế nào, có lợi cho công việc của họ, công ty của họ hay dự án của họ sau khi đọc bản Executive Summary.

Các ngành công nghiệp khác nhau sử dụng Executive Summary như một công cụ truyền thông, bao gồm chăm sóc sức khỏe, giáo dục, công nghệ, bất động sản, tài chính, luật pháp,... Một trong những lợi ích của Executive Summary là nó không dành riêng cho một loại truyền thông. Executive Summary xuất hiện trong một loạt các trường hợp sử dụng, bao gồm: 

• Kế hoạch kinh doanh
• Tóm tắt pháp lý
• Kế hoạch ra mắt sản phẩm
• Báo cáo nghiên cứu thị trường
• Nghiên cứu môi trường
• Đề xuất dự án
• Đánh giá dự án
• ...

1.3. Có phải lúc nào cũng cần viết Executive Summary?

Có phải mọi bản kế hoạch kinh doanh đều cần viết Executive Summary không? Điều này là không cần thiết. Đối với những bản kế hoạch kinh doanh mang tính lưu hành nội bộ, bạn không cần chuẩn bị Executive Summary. Mặt khác, không phải Executive Summary đều thích hợp để viết cho mọi bản kế hoạch, mặc dù nó là một thuật ngữ định nghĩa chung và lợi ích của nó mang lại chúng ta đều cũng đã nhận ra. Tuy nhiên, đối với những bản kế hoạch kinh doanh, đề xuất dự án lớn, mà đối tượng hướng đến là các đối tác kinh doanh là doanh nghiệp, khách hàng hay các nhà đầu tư thì mới nên để Executive Summary xuất hiện. 

2. Công thức 4 đoạn cho một bản Executive Summary hiệu quả

Bạn nghĩ đề cương cho một Executive Summary là gì? Mặc dù không có định dạng được thiết lập cho một kế hoạch kinh doanh, nhưng có những hướng dẫn để thực hiện công việc dễ dàng hơn. Một số thành phần chính sau là những vấn đề cần được giải quyết trong một bản Executive Summary, bao gồm:

2.1. Đoạn 1: Cung cấp cái nhìn tổng quan về doanh nghiệp của bạn

Khi viết Executive Summary cho các đối tượng bên ngoài đọc, hãy cung cấp cái nhìn tổng quan về doanh nghiệp của bạn. Bao gồm: tên công ty của bạn, mô tả về nhiệm vụ hoặc mục đích của bạn, thông tin liên hệ, địa điểm và quy mô nhân viên và quy mô hoạt động của bạn. rong một số trường hợp, bản tóm tắt giới thiệu những người sáng lập, nhà đầu tư và lãnh đạo công ty. Nó có thể bao gồm thông tin cơ bản của từng thông tin về kinh nghiệm khởi nghiệp, kinh nghiệm mở công ty riêng hoặc ngành công nghiệp trước đây hoặc bối cảnh lịch sử về tình trạng hiện tại của công ty. Khi được sử dụng trong báo cáo nghiên cứu hoặc báo cáo, hãy giới thiệu nhóm trình bày hoặc chịu trách nhiệm về kết quả của báo cáo.

Mô tả sản phẩm và dịch vụ: một hoặc hai đoạn trong Executive Summary cần đi sâu vào chi tiết hơn các sản phẩm, dịch vụ của công ty, cách họ thỏa mãn nhu cầu khách hàng, lợi thế cạnh tranh của họ là gì và tại sao họ lại cần những mục tiêu kinh doanh mới.

Người tìm việc

2.2. Đoạn 2: Thảo luận về thị trường mục tiêu, cạnh tranh và chiến lược tiếp thị

Đoạn thứ hai của Executive Summary, bạn nên bao gồm một định nghĩa rõ ràng và súc tích về thị trường mục tiêu của bạn, và nhu cầu hoặc điểm mấu chốt mà doanh nghiệp của bạn sẽ nhắm đến để giải quyết. Xem xét trả lời các câu hỏi như: Có kế hoạch năm năm cho thị trường này không? Làm thế nào để bạn dự đoán tăng trưởng cơ sở khách hàng và cải thiện thị phần? Điều gì nổi bật từ nghiên cứu của bạn về khách hàng của bạn mà người đọc nên biết?

Tiếp theo, phác thảo bối cảnh cạnh tranh của ngành công nghiệp của bạn và lợi thế cạnh tranh mà doanh nghiệp cụ thể của bạn sở hữu. Phần này sẽ bao gồm câu trả lời cho các câu hỏi sau: Lợi thế cạnh tranh của giải pháp hoặc sản phẩm được đề xuất của bạn là gì và bạn hoặc ai cạnh tranh với thị trường này?, Các cơ hội bây giờ và trong tương lai là gì?, Những rủi ro kinh doanh trong thị trường là gì?, Bạn có kinh nghiệm liên quan với các đối thủ cạnh tranh lớn?, Các kế hoạch tương lai cho tăng trưởng là gì và những trở ngại nào bạn dự kiến ​​sẽ giải quyết?

Chiến lược tiếp thị nên xoay quanh ba cách chính mà bạn dự định tiếp cận thị trường mục tiêu của mình. Chỉ tập trung vào ba điểm mạnh nhất trong chiến lược tiếp thị của bạn sẽ duy trì độ chính xác và khiến độc giả của bạn hào hứng khám phá phần còn lại của kế hoạch.

2.3. Đoạn 3: Thông tin về các hoạt động nổi bật

Vì phần này có nghĩa là tập trung vào các điểm nổi bật, hãy chắc chắn và tiết lộ tốc độ tăng trưởng doanh thu, tốc độ tăng trưởng khách hàng và bất kỳ cột mốc liên quan nào nói lên thành công đang lên của công ty. Cung cấp các điểm nổi bật về hoạt động như nơi đặt văn phòng công ty của bạn, cho dù bạn sẽ hợp nhất hay vẫn là chủ sở hữu duy nhất.

2.4. Đoạn 4: Hiển thị các dự báo và chi tiết nhu cầu đầu tư của bạn

Ở đây bạn nên thực hiện dự báo bán hàng trong một và hai năm sau khi kế hoạch kinh doanh của bạn được thực hiện. Các dự báo trong tương lai bao gồm các vấn đề cần giải quyết như: doanh nghiệp đang đứng ở đâu? Họ có những kế hoạch gì để mở rộng hay duy trì phát triển? Doanh nghiệp sẽ trông như thế nào trong 3 - 5 năm tới? Tất cả những điều này nên được giải quyết trong đoạn cuối hay gần cuối trong bản Executive Summary.

Việc làm bán hàng

Nếu doanh nghiệp của bạn yêu cầu tài chính, đây là lúc bạn nên đi vào chi tiết về nhu cầu đầu tư của doanh nghiệp. Nếu mục đích là để đảm bảo tài trợ, bao gồm số tiền cụ thể bạn đang yêu cầu. Hãy chắc chắn cung cấp ngữ cảnh cho dữ liệu tài chính hoặc bất kỳ số nào bạn nêu bật trong bản Executive Summary. Phần này là một cách tuyệt vời để làm nổi bật sự tăng trưởng hoặc sử dụng các số liệu để cung cấp quan điểm về công ty.

Khi kết thúc một bản tóm tắt điều hành, người đọc cần có ý thức tốt về loại hình kinh doanh được mô tả, mức độ thành công của nó cho đến nay và loại tiền nào là cần thiết để công ty tăng tốc phát triển và mở rộng.

3. Những lưu ý khi viết Executive Summary  

3.1. Ngôn ngữ phù hợp

Ngôn ngữ được sử dụng phải phù hợp với đối tượng mục tiêu. Một trong những điều quan trọng nhất cần biết trước khi bạn viết một cách chuyên nghiệp là hiểu bạn đang nói đến ai. Nếu bạn đang viết cho một nhóm kỹ sư, ngôn ngữ bạn sẽ sử dụng sẽ khác rất nhiều so với cách bạn viết cho một nhóm các nhà phân tích tài chính. Điều đó nói rằng, bất kể mục tiêu của bản tóm tắt Executive Summary của bạn là gì, bạn muốn tránh bị dài dòng, hãy giữ đoạn văn của bạn ngắn và súc tích. Hãy nhớ rằng, đó là một bản tóm tắt và mọi người sẽ đọc nó để nhanh chóng và dễ dàng lấy ra các mục chính.

3.2. Viết Executive Summary sau cùng

Nghiên cứu chỉ thực sự có giá trị khi nó có thể thông báo các quyết định quản lý và chiến lược kinh doanh. Phác thảo bản tóm tắt Executive Summary kế hoạch kinh doanh của bạn sau mỗi phần khác của báo cáo là cách thực hành tốt nhất. Điều này đảm bảo rằng bạn có thể xây dựng một bản tóm tắt đại diện cho phần còn lại của kế hoạch một cách chính xác nhất có thể. Bởi lúc này, bạn đã có một cái nhìn tổng quan nhất, mấu chốt nhất về mọi nội dung trong bản kế hoạch kinh doanh để chiết lọc vào bản tóm tắt Executive Summary của bạn. 

3.3. Thu hút sự chú ý

Mặc dù bản tóm tắt Executive Summary cần có nhiều thông tin, nhưng nó cũng cần thu hút sự chú ý của khán giả ngay lập tức để họ có động lực đọc phần còn lại của tài liệu. Việc trình bày khách quan các kết quả nghiên cứu của bạn và hướng đề xuất mà doanh nghiệp của bạn nên hướng tới sẽ truyền cảm hứng cho khán giả của bạn! Vào cuối bản tóm tắt Executive Summary của bạn, khán giả của bạn - cho dù họ là nhà đầu tư, chủ ngân hàng, cố vấn hay giám đốc điều hành, nên  biết cách tạo sựu hấp dẫn để họ háo hức đọc tiếp phần còn lại. Tóm tắt Executive Summary của bạn nên được trình bày kỹ lưỡng, nhưng nó không nên tiết lộ tất cả mọi thứ. Đối tượng hướng đến nên được khuyến khích bởi bản tóm tắt để đọc phần còn lại của báo cáo nếu họ muốn theo dõi toàn bộ câu chuyện.

Tìm việc làm

3.4. Đầy đủ nhưng ngắn gọn

Một trong những khía cạnh thiết yếu nhất của một bản tóm tắt Executive Summary là sự cô đọng. Bạn nên cô đọng bản tóm tắt Executive Summary của mình càng nhiều càng tốt, với mục tiêu đưa tất cả thông tin quan trọng của bạn lên một trang, hoặc tối đa là hai trang giấy. Bạn càng cô đọng, thông điệp của bạn sẽ càng rõ ràng và người đọc sẽ càng tin tưởng vào kế hoạch của bạn. 

3.5. Sắp xếp theo thứ tự và lưu lại Executive Summary 

Lưu ý cuối cùng cho một Executive Summary là gì? Bao giờ cũng thế, hãy cho người đọc nhìn thấy những điều quan trọng, những ý chính chủ đạo nhất trong nội dung mà bạn muốn hướng tới. Hãy đặt chúng lên phần đầu tiên của Executive Summary, sau đó lần lượt là những chi tiết quan trọng theo thứ tự giảm dần. Lưu lại Executive Summary của bạn. Thông thường những nhà đầu tư lớn hay các doanh nghiệp lớn sẽ yêu cầu các công ty vừa mới khởi nghiệp, hay các công ty trẻ gửi bản Executive Summary trước khi gửi bản kế hoạch hoàn chỉnh. Vì vậy hãy lưu lại Executive Summary của mình để sử dụng nó khi cần nhé!

Executive Summary luôn cần thiết trong mọi bản kế hoạch, báo cáo kinh doanh. Executive Summary là gì? Bây giờ bạn đã hiểu về nó rồi đúng không nào? Hãy bắt đầu với bản Executive Summary cho chính kế hoạch kinh doanh của mình nhé!