Tìm việc làm nhanh & Tuyển dụng hiệu quả
0Chat
Quay lại

Freight Invoice là gì? Một vài phương pháp kiểm toán Freight Invoice

Tác giả: Timviec365.vn

Lần cập nhật gần nhất: ngày 14 tháng 08 năm 2024

Theo dõi timviec365 tại google new

Freight Invoice là chứng từ có giá trị quan trọng đối với công tác kế toán, kiểm toán trong tất cả các doanh nghiệp hiện nay. Bất kể doanh nghiệp loại nào và hoạt động trong lĩnh vực nào thì Freight Invoice cũng cần được quản lý chặt chẽ. Vậy Freight Invoice là gì? Freight Invoice có tầm quan trọng như thế nào đối với mỗi doanh nghiệp? Cùng tìm hiểu chi tiết hơn về loại hóa đơn này trong bài viết ngay sau đây nhé!

1. Tìm hiểu về Freight Invoice

1.1. Freight Invoice là gì?

Freight Invoice là một thuật ngữ tiếng Anh được sử dụng rất nhiều trong lĩnh vực thương mại hoặc vận chuyển hàng hóa. Freight Invoice có thể được hiểu tương đương với thuật ngữ “Hóa đơn cước vận chuyển hàng hóa” trong tiếng Việt.

Freight Invoice, hay Hóa đơn cước vận chuyển hàng hóa, là chứng từ do đơn vị vận chuyển phát hành. Nó có chứa các thông tin về mô tả cước phí, xuất xứ hàng hóa, tên người gửi hàng, trọng lượng của lô hàng, các khoản phí được áp dụng và hơn thế nữa.

Tìm hiểu về Freight Invoice
Tìm hiểu về Freight Invoice

Thông thường, các nhà quản lý công tác Logistics và Kế toán doanh nghiệp thường xuyên phụ trách giải quyết việc xử lý Freight Invoice. Hóa đơn hợp lệ là hóa đơn có giá trị khớp với báo giá ban đầu. Hóa đơn không hợp lệ sẽ gây ra hậu quả là những người phụ trách xử lý hóa đơn sẽ rất tốn nhiều công sức theo dõi để tìm lại các hóa đơn đã chỉnh sửa.

1.2. Hậu quả của việc không kiểm soát chặt chẽ Freight Invoice

Trên thực tế, có khá nhiều trường hợp hóa đơn vận chuyển hàng hóa không khớp với báo giá cuối cùng. Trong số đó, lại có nhiều trường hợp sự chênh lệch này không được kiểm soát và dẫn đến những hậu quả như sau:

1.2.1. Thanh toán trùng lặp

Đôi khi người vận chuyển hoặc người giao nhận của có thể mắc lỗi khi lập hóa đơn cho cùng một chuyến hàng hai lần. Điều này dẫn đến hậu quả là các khoản thanh toán trùng lặp cho cùng một chuyến hàng. Đặc biệt là khi bạn không có một hệ thống hiệu quả để thực hiện xử lý hóa đơn, thì khả năng bạn sẽ bị tính phí gấp đôi cho cùng một lô hàng là rất cao.

Thanh toán trùng lặp diễn ra khi hóa đơn được lập 2 lần
Thanh toán trùng lặp diễn ra khi hóa đơn được lập 2 lần

1.2.2. Sự khác biệt về tỷ lệ chiết khấu

Khi Freight Invoice không được khớp chính xác với báo giá ban đầu thì không có cách nào để bạn chắc chắn rằng các mức chiết khấu thống nhất từ trước đã được áp dụng một cách chính xác hay chưa.

Có một phương pháp giúp hạn chế điều này đó là giữ nguyên giá chiết khấu và kiểm tra kỹ lưỡng các hóa đơn vận chuyển hàng hóa. Điều này sẽ giúp đảm bảo rằng các khoản chiết khấu chắc chắn sẽ được áp dụng khi tình toán các khoản phí cuối cùng và bạn sẽ không phải trả quá nhiều cho một đơn đặt hàng.

1.2.3. Địa chỉ giao hàng không chính xác

Bạn cần phải kiểm tra lại địa chỉ giao hàng trên hóa đơn. Phí giao hàng cho các khu dân cư, khu vực tiếp cận hạn chế và các vị trí thương mại đều là khác nhau và bạn cần đảm bảo áp dụng đúng quy định để tránh những bất lợi cho bản thân.

Ngoài ra, nếu địa chỉ nhận hàng không được viết đúng cú pháp có thể gây ra tình trạng giao hàng muộn hoặc bị vô tình bỏ qua. Một số tổ chức thậm chí còn tính thêm phí nếu phải giao hàng đến địa điểm giao hàng thuộc vùng có địa hình khó khăn hoặc địa chỉ không chính xác.

Cần đảm bảo ghi đúng địa chỉ giao hàng trên hóa đơn
Cần đảm bảo ghi đúng địa chỉ giao hàng trên hóa đơn

1.2.4. Thanh toán vượt hạn mức

Sự không nhất quán giữa hóa đơn vận chuyển hàng hóa và báo giá ban đầu do nhà cung cấp đưa ra có thể gây ra hậu quả là phạm vi thanh toán quá mức.

Trong trường hợp không xác minh được liệu tất cả các khoản phí đã được đề cập chính xác hay chưa, bạn có thể phải trả nhiều hơn những gì đã được quyết định ban đầu trong báo giá ban đầu.

Tuy nhiên, với sự trợ giúp của công nghệ tự động hóa, đã đến lúc bạn “tạm biệt” những vấn đề này và chủ động đảm bảo việc xử lý hóa đơn chính xác và hiệu quả, xét riêng về khía cạnh chi phí.

2. Một vài phương pháp kiểm toán Freight Invoice

Trong Freight Invoice có chứa các thông tin về mô tả nhận dạng về hàng hóa, tên của người gửi hàng, xuất xứ của lô hàng, trọng lượng và số tiền cước vận chuyển.

Tìm hiểu những phương pháp kiểm toán Freight Invoice
Tìm hiểu những phương pháp kiểm toán Freight Invoice

Các nhà quản lý Logistics, nhân viên và nhân viên kiểm soát kinh doanh là những người chịu trách nhiệm về việc lập Hóa đơn cước vận chuyển hàng hóa một cách rất thường xuyên. Một hóa đơn vận chuyển hàng hóa có thể “mượt mà”, hoặc cũng có thể khiến nhiều người đau đầu. Đôi khi tất cả các khoản thanh toán đều diễn ra suôn sẻ, nhưng những ngày lại không được suôn sẻ như vậy. Chi phí thẩm định không chính xác và hóa đơn không khớp vì bất kỳ một lý do nào đó đều là bài toán khó có thể tìm ra lời giải ngay được.

Vậy, làm thế nào để xử lý “mượt mà” Freight Invoice?

2.1. Thuê ngoài kiểm toán hàng hóa

Ngày nay, có rất nhiều các doanh nghiệp kiểm toán và công việc của họ đang giúp các doanh nghiệp khác cắt giảm rất nhiều chi phí vận chuyển hàng hóa.

Cho dù Nhà bán lẻ, công ty thương mại điện tử, nhà sản xuất đến các tổ chức y tế và dược phẩm… đều bắt buộc phải áp dụng nhiều biện pháp nhằm cắt giảm chi phí vận chuyển. Hóa đơn vận chuyển hàng hóa đóng một vai trò quan trọng trong việc này. Nguyên nhân chủ yếu là do sự phức tạp trong lĩnh vực Logistics đang thúc đẩy nhu cầu cần có người phụ trách công tác kiểm tra vận tải hàng hóa.

Thuê ngoài kiểm toán hàng hóa là phương án thường được sử dụng
Thuê ngoài kiểm toán hàng hóa là phương án thường được sử dụng

Do chi phí vận chuyển hàng hóa tăng cao, nhiều doanh nghiệp ngày càng chủ động hơn trong việc quản lý hóa đơn vận chuyển hàng hóa và do đó họ chọn cách sử dụng dịch vụ của các doanh nghiệp kiểm toán hàng hóa.

Thông thường, một trong những lý do để các doanh nghiệp thuê ngoài kiểm toán hàng hóa đó là đối với nhiều công ty, thuê ngoài có thể được coi là cách “kinh tế” nhất để xử lý hóa đơn vận chuyển hàng hóa.

2.2. Hợp nhất hóa đơn vận chuyển hàng hóa

Bất kể hồ sơ hoặc loại hình vận chuyển nào, việc hợp nhất hóa đơn vận chuyển hàng hóa là điều cần thiết trong quy trình làm việc nội bộ từng doanh nghiệp. Việc hợp nhất các hóa đơn vận chuyển hàng hóa của doanh nghiệp thành một hóa đơn vận chuyển hàng hóa là câu trả lời hiệu quả cho tất cả các hóa đơn (giấy hoặc điện tử) khác nhau mà bộ phận kế toán của doanh nghiệp nhận được hàng tuần.

2.3. Tận dụng dữ liệu thanh toán cước phí

Dữ liệu thanh toán cước phí là “tấm vé vàng” giúp cho việc phân tích cước phí diễn ra suôn sẻ hơn.

Doanh nghiệp cần phải biết tận dụng dữ liệu thanh toán cước phí
Doanh nghiệp cần phải biết tận dụng dữ liệu thanh toán cước phí

Dữ liệu được trích xuất từ Freight Invoice, các tệp hỗ trợ về lô hàng và các hồ sơ khác chính là nguồn cung cấp dữ liệu về cước phí vận chuyển hàng hóa của một doanh nghiệp.

Đối với các nhà quản lý vận tải và hậu cần, dữ liệu này chính là cơ sở tham khảo quan trọng, từ đó đưa ra những quyết định chiến lược, đánh giá điểm benchmark cho từng hãng vận chuyển, hỗ trợ công tác đấu thầu và tiết kiệm chi phí hậu cần.

Trên thực tế, thông tin chi tiết về lô hàng và số tiền được lập hóa đơn thực tế nhiều khi không thống nhất với nhau vì chúng không được quản lý thông qua cùng một nền tảng. Một công ty cung cấp dịch vụ kiểm toán hàng hóa sẽ đóng vai trò là người nối hai nguồn dữ liệu này.

Hy vọng qua những thông tin được chia sẻ trong bài viết bạn đã tìm ra được câu trả lời cho câu hỏi Freight Invoice là gì. Freight Invoice cần phải được kiểm soát chặt chẽ nếu không sẽ gây ra nhiều hệ quả nghiêm trọng ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Thuê ngoài kiểm toán đang được coi là phương án cứu cánh tốt nhất hiện nay giúp các doanh nghiệp cắt giảm được chi phí vận chuyển hàng hóa.

Quy định về hóa đơn điện tử

Tìm hiểu ngay những quy định mới nhất về hóa đơn điện tử và những thay đổi trong quy định về hóa đơn điện tử được chia sẻ rất chi tiết qua bài viết sau đây nhé!

Quy định về hóa đơn điện tử

Từ khóa liên quan

Chuyên mục

Bí quyết viết CV-Tâm sự Nghề nghiệp-Cẩm Nang Tìm Việc-Kỹ Năng Tuyển Dụng-Cẩm nang khởi nghiệp-Kinh nghiệm ứng tuyển việc làm-Kỹ năng ứng xử văn phòng-Quyền lợi người lao động-Bí quyết đào tạo nhân lực-Bí quyết lãnh đạo-Bí quyết làm việc hiệu quả-Bí quyết viết đơn xin nghỉ phép-Bí quyết viết thư xin thôi việc-Cách viết đơn xin việc-Bí quyết thành công trong công việc-Bí quyết tăng lương-Bí quyết tìm việc dành cho sinh viên-Kỹ năng đàm phán lương-Kỹ năng phỏng vấn-Kỹ năng quản trị doanh nghiệp-Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hà Nội-Kinh nghiệm tìm việc làm tại Đà Nẵng-Mẹo viết hồ sơ xin việc-Mẹo viết thư xin việc-Chia sẻ kinh nghiệm ngành Kinh doanh - Bán hàng-Định hướng nghề nghiệp-Top việc làm hấp dẫn-Tư vấn nghề nghiệp lao động phổ thông-Tư vấn việc làm Hành chính văn phòng-Tư vấn việc làm ngành Báo chí-Tư vấn tìm việc làm thêm-Tư vấn việc làm ngành Bất động sản-Tư vấn việc làm ngành Công nghệ thông tin-Tư vấn việc làm ngành Du lịch-Tư vấn việc làm ngành Kế toán-Tư vấn việc làm ngành Kỹ thuật-Tư vấn việc làm ngành Sư phạm-Tư vấn việc làm ngành Luật-Tư vấn việc làm thẩm định-Tư vấn việc làm vị trí Content-Tư vấn việc làm ngành Nhà hàng - Khách sạn-Tư vấn việc làm quản lý-Kỹ năng văn phòng-Nghề truyền thống-Các vấn đề về lương-Tư vấn tìm việc làm thời vụ-Cách viết Sơ yếu lý lịch-Cách gửi hồ sơ xin việc-Biểu mẫu phục vụ công việc-Tin tức tổng hợp-Ý tưởng kinh doanh-Chia sẻ kinh nghiệm ngành Marketing-Kinh nghiệm tìm việc làm tại Bình Dương-Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hồ Chí Minh-Mẹo viết Thư cảm ơn-Góc Công Sở-Câu chuyện nghề nghiệp-Hoạt động đoàn thể-Tư vấn việc làm Biên - Phiên dịch-Tư vấn việc làm Ngành Nhân Sự-Tư vấn việc làm Ngành Xuất Nhập Khẩu - Logistics-Tư vấn việc làm Ngành Tài Chính - Ngân Hàng-Tư vấn việc làm Ngành Xây Dựng-Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Mỹ thuật-Tư vấn việc làm Ngành Vận tải - Lái xe-Quản trị nhân lực -Quản trị sản xuất-Cẩm nang kinh doanh-Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Nội thất-Mô tả công việc ngành Kinh doanh-Mô tả công việc ngành Bán hàng-Mô tả công việc Tư vấn - Chăm sóc khách hàng-Mô tả công việc ngành Tài chính - Ngân hàng-Mô tả công việc ngành Kế toán - Kiểm toán-Mô tả công việc ngành Marketing - PR-Mô tả công việc ngành Nhân sự-Mô tả công việc ngành IT - Công nghệ thông tin-Mô tả công việc ngành Sản xuất-Mô tả công việc ngành Giao nhận - Vận tải-Mô tả công việc Kho vận - Vật tư-Mô tả công việc ngành Xuất nhập khẩu – Logistics-Mô tả công việc ngành Du lịch - Nhà hàng - Khách sạn-Mô tả công việc ngành Hàng không-Mô tả công việc ngành Xây dựng-Mô tả công việc ngành Y tế - Dược-Mô tả công việc Lao động phổ thông-Mô tả công việc ngành Kỹ thuật-Mô tả công việc Nhà nghiên cứu-Mô tả công việc ngành Cơ khí - Chế tạo-Mô tả công việc bộ phận Quản lý hành chính-Mô tả công việc Biên - Phiên dịch-Mô tả công việc ngành Thiết kế-Mô tả công việc ngành Báo chí - Truyền hình-Mô tả công việc ngành Nghệ thuật - Điện ảnh-Mô tả công việc ngành Spa – Làm đẹp – Thể lực-Mô tả công việc ngành Giáo dục - Đào tạo-Mô tả công việc Thực tập sinh - Intern-Mô tả công việc ngành Freelancer-Mô tả công việc Công chức - Viên chức-Mô tả công việc ngành Luật - Pháp lý-Tư vấn việc làm Chăm Sóc Khách Hàng -Tư vấn việc làm Vật Tư - Kho Vận-Hồ sơ doanh nhân-Việc làm theo phường-Danh sách các hoàng đế nổi tiếng-Tài liệu gia sư-Vĩ Nhân Thời Xưa-Chấm Công-Danh mục văn thư lưu trữ-Tài Sản Doanh Nghiệp-KPI Năng Lực-Nội Bộ Công Ty - Văn Hóa Doanh Nghiệp-Quản Lý Quan Hệ Khách Hàng-Quản Lý Công Việc Nhân Viên-Chuyển văn bản thành giọng nói-Giới Thiệu App Phiên Dịch-Quản Lý Kênh Phân Phối-Đánh giá nhân viên-Quản lý ngành xây dựng-Hóa đơn doanh nghiệp-Quản Lý Vận Tải-Kinh nghiệm Quản lý mua hàng-Danh thiếp cá nhân-Quản Lý Trường Học-Quản Lý Đầu Tư Xây Dựng-Kinh Nghiệm Quản Lý Tài Chính-Kinh nghiệm Quản lý kho hàng-Quản Lý Gara Ô Tô-Xem thêm gợi ý
;