Freight Invoice là gì? Một vài phương pháp kiểm toán Freight Invoice

1. Tìm hiểu về Freight Invoice

1.1. Freight Invoice là gì?

Freight Invoice là một thuật ngữ tiếng Anh được sử dụng rất nhiều trong lĩnh vực thương mại hoặc vận chuyển hàng hóa. Freight Invoice có thể được hiểu tương đương với thuật ngữ “Hóa đơn cước vận chuyển hàng hóa” trong tiếng Việt.

Freight Invoice, hay Hóa đơn cước vận chuyển hàng hóa, là chứng từ do đơn vị vận chuyển phát hành. Nó có chứa các thông tin về mô tả cước phí, xuất xứ hàng hóa, tên người gửi hàng, trọng lượng của lô hàng, các khoản phí được áp dụng và hơn thế nữa.

Thông thường, các nhà quản lý công tác Logistics và Kế toán doanh nghiệp thường xuyên phụ trách giải quyết việc xử lý Freight Invoice. Hóa đơn hợp lệ là hóa đơn có giá trị khớp với báo giá ban đầu. Hóa đơn không hợp lệ sẽ gây ra hậu quả là những người phụ trách xử lý hóa đơn sẽ rất tốn nhiều công sức theo dõi để tìm lại các hóa đơn đã chỉnh sửa.

1.2. Hậu quả của việc không kiểm soát chặt chẽ Freight Invoice

Trên thực tế, có khá nhiều trường hợp hóa đơn vận chuyển hàng hóa không khớp với báo giá cuối cùng. Trong số đó, lại có nhiều trường hợp sự chênh lệch này không được kiểm soát và dẫn đến những hậu quả như sau:

1.2.1. Thanh toán trùng lặp

Đôi khi người vận chuyển hoặc người giao nhận của có thể mắc lỗi khi lập hóa đơn cho cùng một chuyến hàng hai lần. Điều này dẫn đến hậu quả là các khoản thanh toán trùng lặp cho cùng một chuyến hàng. Đặc biệt là khi bạn không có một hệ thống hiệu quả để thực hiện xử lý hóa đơn, thì khả năng bạn sẽ bị tính phí gấp đôi cho cùng một lô hàng là rất cao.

1.2.2. Sự khác biệt về tỷ lệ chiết khấu

Khi Freight Invoice không được khớp chính xác với báo giá ban đầu thì không có cách nào để bạn chắc chắn rằng các mức chiết khấu thống nhất từ trước đã được áp dụng một cách chính xác hay chưa.

Có một phương pháp giúp hạn chế điều này đó là giữ nguyên giá chiết khấu và kiểm tra kỹ lưỡng các hóa đơn vận chuyển hàng hóa. Điều này sẽ giúp đảm bảo rằng các khoản chiết khấu chắc chắn sẽ được áp dụng khi tình toán các khoản phí cuối cùng và bạn sẽ không phải trả quá nhiều cho một đơn đặt hàng.

1.2.3. Địa chỉ giao hàng không chính xác

Bạn cần phải kiểm tra lại địa chỉ giao hàng trên hóa đơn. Phí giao hàng cho các khu dân cư, khu vực tiếp cận hạn chế và các vị trí thương mại đều là khác nhau và bạn cần đảm bảo áp dụng đúng quy định để tránh những bất lợi cho bản thân.

Bên cạnh đó, nếu địa chỉ nhận hàng không được ghi chính xác có thể dẫn đến việc lô hàng bị chậm hay có khả năng bị bỏ sót. Một số tổ chức thậm chí còn tính thêm phí nếu phải giao hàng đến địa điểm giao hàng thuộc vùng có địa hình khó khăn hoặc địa chỉ không chính xác.

1.2.4. Thanh toán vượt hạn mức

Sự không nhất quán giữa hóa đơn vận chuyển hàng hóa và báo giá ban đầu do nhà cung cấp đưa ra có thể gây ra hậu quả là phạm vi thanh toán quá mức.

Trong trường hợp không xác minh được liệu tất cả các khoản phí đã được đề cập chính xác hay chưa, bạn có thể phải trả nhiều hơn những gì đã được quyết định ban đầu trong báo giá ban đầu.

Tuy nhiên, với sự trợ giúp của công nghệ tự động hóa, đã đến lúc bạn “tạm biệt” những vấn đề này và chủ động đảm bảo việc xử lý hóa đơn chính xác và hiệu quả, xét riêng về khía cạnh chi phí.

2. Một vài phương pháp kiểm toán Freight Invoice

Trong Freight Invoice có chứa các thông tin về mô tả nhận dạng về hàng hóa, tên của người gửi hàng, xuất xứ của lô hàng, trọng lượng và số tiền cước vận chuyển.

Các nhà quản lý Logistics, nhân viên và nhân viên kiểm soát kinh doanh là những người chịu trách nhiệm về việc lập Hóa đơn cước vận chuyển hàng hóa một cách rất thường xuyên. Một hóa đơn vận chuyển hàng hóa có thể “mượt mà”, hoặc cũng có thể khiến nhiều người đau đầu. Đôi khi tất cả các khoản thanh toán đều diễn ra suôn sẻ, nhưng những ngày lại không được suôn sẻ như vậy. Chi phí thẩm định không chính xác và hóa đơn không khớp vì bất kỳ một lý do nào đó đều là bài toán khó có thể tìm ra lời giải ngay được.

Vậy, làm thế nào để xử lý “mượt mà” Freight Invoice?

2.1. Thuê ngoài kiểm toán hàng hóa

Ngày nay, có rất nhiều các doanh nghiệp kiểm toán và công việc của họ đang giúp các doanh nghiệp khác cắt giảm rất nhiều chi phí vận chuyển hàng hóa.

Cho dù Nhà bán lẻ, công ty thương mại điện tử, nhà sản xuất đến các tổ chức y tế và dược phẩm… đều bắt buộc phải áp dụng nhiều biện pháp nhằm cắt giảm chi phí vận chuyển. Hóa đơn vận chuyển hàng hóa đóng một vai trò quan trọng trong việc này. Nguyên nhân chủ yếu là do sự phức tạp trong lĩnh vực Logistics đang thúc đẩy nhu cầu cần có người phụ trách công tác kiểm tra vận tải hàng hóa.

Do chi phí vận chuyển hàng hóa tăng cao, nhiều doanh nghiệp ngày càng chủ động hơn trong việc quản lý hóa đơn vận chuyển hàng hóa và do đó họ chọn cách sử dụng dịch vụ của các doanh nghiệp kiểm toán hàng hóa.

Thông thường, một trong những lý do để các doanh nghiệp thuê ngoài kiểm toán hàng hóa đó là đối với nhiều công ty, thuê ngoài có thể được coi là cách “kinh tế” nhất để xử lý hóa đơn vận chuyển hàng hóa.

2.2. Hợp nhất hóa đơn vận chuyển hàng hóa

Bất kể hồ sơ hoặc loại hình vận chuyển nào, việc hợp nhất hóa đơn vận chuyển hàng hóa là điều cần thiết trong quy trình làm việc nội bộ từng doanh nghiệp. Việc hợp nhất các hóa đơn vận chuyển hàng hóa của doanh nghiệp thành một hóa đơn vận chuyển hàng hóa là câu trả lời hiệu quả cho tất cả các hóa đơn (giấy hoặc điện tử) khác nhau mà bộ phận kế toán của doanh nghiệp nhận được hàng tuần.

2.3. Tận dụng dữ liệu thanh toán cước phí

Dữ liệu thanh toán cước phí là “tấm vé vàng” giúp cho việc phân tích cước phí diễn ra suôn sẻ hơn.

Dữ liệu được trích xuất từ Freight Invoice, các tệp hỗ trợ về lô hàng và các hồ sơ khác chính là nguồn cung cấp dữ liệu về cước phí vận chuyển hàng hóa của một doanh nghiệp.

Đối với các nhà quản lý vận tải và hậu cần, dữ liệu này chính là cơ sở tham khảo quan trọng, từ đó đưa ra những quyết định chiến lược, đánh giá điểm benchmark cho từng hãng vận chuyển, hỗ trợ công tác đấu thầu và tiết kiệm chi phí hậu cần.

Trên thực tế, thông tin chi tiết về lô hàng và số tiền được lập hóa đơn thực tế nhiều khi không thống nhất với nhau vì chúng không được quản lý thông qua cùng một nền tảng. Một nhà cung cấp dịch vụ kiểm toán hàng hóa sẽ là người kết nối hai nguồn dữ liệu này.

Hy vọng qua những thông tin được chia sẻ trong bài viết bạn đã tìm ra được câu trả lời cho câu hỏi Freight Invoice là gì. Freight Invoice cần phải được kiểm soát chặt chẽ nếu không sẽ gây ra nhiều hệ quả nghiêm trọng ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Thuê ngoài kiểm toán đang được coi là phương án cứu cánh tốt nhất hiện nay giúp các doanh nghiệp cắt giảm được chi phí vận chuyển hàng hóa.