HCNS là gì? Những thông tin xoay quanh hành chính nhân sự

1. Giải đáp HCNS là gì?

HCNS là thuật ngữ viết tắt của hành chính nhân sự, là một bộ phận giúp cấu thành nên một doanh nghiệp, tổ chức hoàn chỉnh và chuyên nghiệp. Có thể dễ dàng nhận thấy rằng, sự thành bại của một cơ quan làm việc phụ thuộc phần lớn vào chính nguồn lực con người. Cho dù bạn sở hữu một công ty với sự tài trợ vốn rất nhiều, có những đối tác tin cậy sẵn sàng giúp đỡ, nhưng nếu có những nhân viên thiếu chất lượng, thì cũng khó có thể nên việc.

Điều này cho thấy được tầm ảnh hưởng to lớn của bộ phận hành chính nhân sự đối với một bất kỳ doanh nghiệp lớn nhỏ nào. Nguyên nhân ở đây chính là do họ sẽ là người trực tiếp tuyển dụng, quản lý nguồn nhân lực. Bộ phận này cần sát sao từ khâu tuyển nhân viên cho đến chuẩn bị hợp đồng lao động, hay sau đó có thể là hỗ trợ đào tạo nhân viên, kiểm soát tình hình công việc theo yêu cầu của công ty,...

Đó là sơ qua về mảng nhân sự, mảng hành chính cũng đóng một vai trò tuyệt đối quan trọng. Bộ phận sẽ cần quản lý, sắp xếp những hồ sơ, giấy tờ, kiểm soát các thông tin quan trọng, thư từ của công ty.

2. Nhiệm vụ và trách nhiệm của cán bộ HCNS là gì?

Nhân viên hành chính, hoặc cán bộ quản trị, chịu trách nhiệm cung cấp hỗ trợ hành chính cho một tổ chức. Nhiệm vụ của họ bao gồm tổ chức hồ sơ công ty, giám sát ngân sách bộ phận và duy trì tồn kho vật tư văn phòng. Nhân viên Hành chính thường làm việc cho các tổ chức trong các ngành để giám sát các trưởng bộ phận và đảm bảo tổ chức duy trì các hoạt động hành chính và văn thư xuất sắc. Họ làm việc chặt chẽ với quản lý cấp trên để xem xét hoạt động của công ty và tìm cách tối đa hóa các quy trình nội bộ. Công việc hành chính nhân sự là xem xét luật doanh nghiệp và các quy định khác áp dụng cho ngành kinh doanh của họ, để đảm bảo công ty thực hiện chúng trong thực tiễn hàng ngày. Họ cũng có thể chịu trách nhiệm tuyển dụng và đào tạo nhân viên cho các bộ phận khác nhau.

Nhân viên hành chính quản lý các công việc hàng ngày của một công ty hoặc tổ chức bằng cách hỗ trợ hành chính và văn thư. Các nhiệm vụ và trách nhiệm mà nhân viên HCNS cần đảm nhận thường bao gồm: 

- Chào hỏi và hướng dẫn bên liên lạc như ứng viên, đối tác, giải đáp, xử lý các vướng mắc, khiếu nại của bên kia qua điện thoại một cách lịch sự, chuyên nghiệp.

- Đảm bảo các nguồn cung cấp trong văn phòng được duy trì, bao gồm kiểm tra hàng tồn kho, liên lạc với bên cung cấp để được hỗ trợ, cấp ứng sản phẩm theo yêu cầu nhanh chóng.

- Thỉnh thoảng di chuyển ra ngoài địa điểm để gửi báo cáo hoặc tệp cho các bộ phận khác.

- Đảm bảo tính bảo mật và an toàn của các tệp và hệ thống lưu trữ.

- Theo dõi và điều chỉnh lịch trình cho các công việc chung, cuộc họp, phân phối các giấy tờ ghi nhớ cũng như báo cáo và bảo đảm rằng từng nhân sự sẽ đều được cập nhật tin tức, thông tin cần thiết, quan trọng của công ty một cách nhanh chóng nhất.

Xem thêm: Chức năng và nhiệm vụ của phòng nhân sự trong doanh nghiệp

3. Kỹ năng và trình độ yêu cầu đối với cán bộ HCNS là gì?

3.1. Kỹ năng đặc biệt cần có đối với nhân viên HCNS là gì?

Một nhân viên hành chính nhân sự cần có các kỹ năng và trình độ sau để thành công trong công việc, nhiệm vụ của họ:

- Kỹ năng tổ chức, quản lý thời gian, tạo lập lịch trình khoa học, logic.

- Kinh nghiệm kế toán cơ bản, đặc biệt là trong các khoản phải trả / phải thu.

- Thành thạo sử dụng phần mềm quản lý văn phòng, đánh máy nhanh, chuẩn xác, bao gồm phần mềm xử lý văn bản và bảng tính.

- Kỹ năng giao tiếp tốt kết hợp với sự đa năng, linh hoạt làm nhiều việc cùng lúc.

3.2. Trình độ giáo dục, học vấn của cán bộ HCNS là gì?

Yêu cầu về giáo dục và đào tạo đối với nhân viên hành chính nhân sự bao gồm tối thiểu phải có bằng tốt nghiệp cao đẳng, đại học liên quan, tốt nhất là trong kinh doanh, hành chính công,... Nếu có thêm các chứng nhận, bằng chuyên nghiệp về quản lý văn phòng, thì sẽ là một điểm cộng.

3.3. Yêu cầu về kinh nghiệm của nhân viên HCNS là gì?

Hầu hết nhà tuyển dụng sẽ ưu tiên những ứng viên đã có kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực hành chính nhân sự. Bởi kỹ năng quản lý, tính cẩn thận, nhanh nhẹn khó có thể rèn luyện trong một sớm một chiều. Dĩ nhiên, đối với những công ty có điều kiện, họ sẽ vẫn nhận những người mới ra trường để vừa kết hợp đào tạo lẫn làm việc.

Xem thêm: Kỹ năng hành chính văn phòng là gì? Bài học “vỡ lòng” của công sở

4. Những phẩm chất nào tạo nên một nhân viên hành chính nhân sự giỏi?

Có nhiều kỹ năng và trình độ khác nhau để tạo nên một nhân viên hành chính giỏi. Một số lĩnh vực chính giúp cán bộ hành chính thực hiện tốt nhiệm vụ công việc của mình bao gồm:

- Giao tiếp giữa các cá nhân: Là cầu nối, giúp nhân viên cấp dưới có thể giao tiếp hiệu quả với ban giám đốc hoặc ban giám đốc cấp trên. Ví dụ, một nhân viên hành chính có thể có một cuộc họp vào buổi sáng để tìm hiểu về việc cắt giảm ngân sách từ hội đồng quản trị, sau đó, truyền đạt thông tin đó cho các trưởng bộ phận cấp dưới vào buổi chiều.

- Thái độ tư duy cầu tiến: Điều này sẽ cho bậc lãnh đạo thấy rằng bạn là người có khả năng, đam mê với công việc, và quan trọng nhất chính là khao khát đóng góp cho công ty. Ví dụ, nhân viên hành chính tìm hiểu về các phần mềm quản lý hành chính nhân sự tiên tiến, hiện đại, giới thiệu đến cho công ty để năng suất lao động cải thiện hơn.

Hy vọng, lời giải đáp cho câu hỏi “HCNS là gì?” của timviec365.vn có thể giúp các bạn hiểu rõ hơn về lĩnh vực, cũng như có bí quyết để làm tốt công việc này nhé!

Xem thêm: Việc làm nhân viên hành chính nhân sự