Công việc hành chính nhân sự là gì? Có nên “cắt giảm” bộ phận này?

1. Hành chính nhân sự - chuyện “từ làm dâu trăm họ đến bà mẹ chồng khó tính”

Bất kể một doanh nghiệp lớn hay doanh nghiệp nhỏ đều cần và rất cần hai nguồn nhân lực chính đó là nhân lực về tài chính và vật chất, thứ hai là nhân tố con người. Với nhân nguồn nhân lực con người, bất kỳ ai, ở bất kỳ vị trí nào đều được tuyển dụng bởi phòng hành chính nhân sự. Vậy ngoài công việc tuyển dụng, công việc của một nhân viên hành chính nhân sự là gì?

Theo bảng mô tả công việc hành chính nhân sự, cv trưởng phòng hành chính nhân sự cũng như theo định nghĩa mới nhất từ câu hỏi hành chính nhân sự là gì? Công việc của nhân viên hành chính nhân sự là những người thực hiện các chức năng công việc liên quan đến con người như tuyển dụng nhân viên, điều phối nhân viên hay làm các mẫu quyết định sa thải, mẫu biên bản họp xử lý kỷ luật sa thải,... các nhân việc không đáp ứng được những yêu cầu cơ bản của công việc. Tuy nhiên với tôi những người làm công việc hành chính nhân sự họ phải đáp ứng nhiều yêu cầu hơn thế.

Những người làm việc hành chính nhân sự giống như làm dâu chăm họ, điều này hoàn toàn không sai một chút nào.

Bạn nhìn thấy những người quan sát tiến độ công việc của mình trong một ngày, một tuần, hay một tháng rồi bỗng dưng điều bạn đến một vị trí làm việc “trời ơi đất hỡi” ở đâu mà bạn không hề mong muốn hay nhấc bổng bạn đến một vị trí mà mình đã ao ước bấy lâu. Bạn cũng thấy chính những nhân viên ấy đại diện công ty, thăm hỏi bạn khi nằm liệt giường nhiều ngày trên bệnh viện. Và bạn cũng thấy chính những người nhân viên hành chính nhân sự họ tư vấn, tác động đến nhân viên cấp cao trong việc sử dụng nguồn nhân lực từ các quyết định tài chính, các kế hoạch hoạt động của công ty. Làm việc hành chính nhân sự như làm dâu chăm họ, những nhân viên hành chính nhân sự vừa phải đảm bảo được sự ổn định cũng như phát triển vững mạnh của tổ chức, vừa phải làm vừa lòng cấp trên nhưng đồng thời không để những quyết định của mình gây “phẫn nộ” trong lòng cấp dưới.

Không giống như các nhà quản lý cấp cao giám sát công việc hằng ngày của nhân viên, “cô dâu đa tài” này thực hiện công việc đó là giải quyết các mối quan tâm của nhân viên như lợi ích, payroll, lương hưu (retirement) hay các kế hoạch đào tạo nhân sư. Đồng thời họ cũng chính là những người giải quyết xung đột giữa các nhân viên hay xung đột giữa nhân viên với người quản lý của mình.

Đối với những nhân viên mới, phòng hành chính nhân sự chính là độ ngũ tuyển dụng những nhân viên văn phòng tiềm năng ở các vị trí như nhân viên tổng vụ, nhân viên C&B,... bao gồm các công việc kiểm tra lý lịch, phỏng vấn, tuyển dụng, quan sát quá trình tuyển dụng và định hướng công việc cho những nhân viên mới. Đội ngũ nhân sự trong một doanh nghiệp còn thực hiện công việc khuyến khích nhân viên công ty cố gắng hết sức điều này góp phần quan trọng vào việc cải thiện chất lượng chung của doanh nghiệp, công việc này thường liên quan đến khen thưởng những nhân viên có thành tích tốt và tạo ra môi trường làm việc tích cực, hiệu quả.

Hành chính nhân sự chính là vị trí quan trọng nhất trong một tổ chức, họ là người tuyển dụng nhưng đồng thời cũng chính là những người sa thải bởi vậy mà hành chính nhân sự không chỉ là “làm dâu chăm họ” mà còn là một bà “mẹ chồng khó tính”. Đội ngũ hành chính nhân sự họ thực hiện một nhóm các nhiệm vụ cụ thể nếu như nhân viên đó xin nghỉ việc hoặc bị sa thải như hoàn thiện các thủ tục giấy tờ nhằm đảm bảo quy trình nghỉ việc là hợp pháp. Tiền trợ cấp thôi việc có thể được cung cấp hoặc các lợi ích liên quan khác cũng được giải quyết từ chính bộ phận nhân sự này. Ngoài ra họ là những người kiểm duyệt tài sản của doanh nghiệp bao gồm thu lại chìa khóa, thẻ nhân viên, máy tính hay các tài liệu quan trọng của doanh nghiệp khác.

Đặc biệt, khi bạn không đáp ứng được công việc cơ bản, bạn nhận sự điều động hoặc sa thải từ cấp trên của mình, phòng hành chính nhân sự sẽ là những người trực tiếp thực hiện những quyết định thi hành đó với bạn. Từ một góc nhìn khác, bộ phận quản lý nhân sự giống như người đàn ông chồng khó tính, họ theo dõi, đánh giá và kiểm tra hiệu suất làm việc của bạn, họ yêu cầu các bộ phận khác điều chỉnh chỉ số KPI của nhân viên để đáp ứng nhu cầu phát triển của công ty. Đối với công tác tuyển dụng, hành chính nhân sự là cánh cửa đầu tiên mà bạn phải vượt qua để trở thành nhân viên chính thức, vì lẽ họ dựa vào vấn đề tài chính của doanh nghiệp mà thực hiện vai trò quản lý hành chính nhân sự trong doanh nghiệp đó là công tác cắt giảm hay tuyển dụng nhân sự.

Nhìn chung, công việc của nhân viên hành chính văn phòng không hề đơn giản chút nào. Thông qua những mô tả công việc của nhân viên phòng nhân sự chúng ta mới hiểu được một phần nào công việc của họ, trong thực tế, công việc này diễn ra phức tạp, với nhiều quy trình làm việc hơn rất nhiều. Vậy quy trình làm việc và công việc hành chính nhân sự là gì? Đừng bỏ qua nội dung tiếp theo để hiểu rõ về quy trình làm việc này nhé!

Xem thêm: Việc làm nhân viên hành chính nhân sự tại đây!

2. Quy trình làm việc yêu cầu năng lực của bộ phận hành chính nhân sự

Về cơ bản, bộ phận hành chính nhân sự trong các doanh nghiệp đều thực hiện các công việc giống nhau. Tuy nhiên, tùy theo mỗi công việc cụ thể cũng như lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp mà bộ phận hành chính nhân sự sẽ thực hiện công việc cùng những chức năng nhất định. Tổng thể, quy trình làm việc của cán bộ bộ phận hành chính nhân sự sẽ bao gồm các hoạt động sau:

- Cung cấp các hỗ trợ văn phòng, thực hiện sàng lọc và kiểm tra ứng viên.

- Thông báo cho các bộ phận khách các vị trí việc làm hiện có và lý do cần tuyển dụng nhân sự.

- Sử dụng công nghệ thông tin, tin học văn phòng tiếng anh trong việc duy trì hồ sơ ứng viên doanh nghiệp.

- Thực hiện thanh toán, tính tiền lương cho nhân viên, thực hiện các ghi chép sổ sách về số tiền lương đó.

- Chuẩn bị sổ sách, chính sách hay các thủ tục nhân sự.

- Xử lý yêu cầu của nhân viên và cung cấp các thông tin liên quan.

- Cập nhật cơ sở dữ liệu về nguồn nhân lực, chuẩn bị thẻ, nhận dạng, … các công việc liên quan đến hoạt động việc làm khác.

Nhìn chung, những quy trình này diễn ra khá đa dạng và phức tạp. Chính vì lẽ đó, những người làm việc trong bộ phận hành chính nhân sự vừa phải đáp ứng được yêu cầu về chuyên môn nhưng cũng đồng thời phải có những kỹ năng mềm để đáp ứng nhiệm vụ của công việc này. Vậy nên, nếu bạn đang có mong muốn ứng tuyển vào vị trí nhân sự bạn phải đáp ứng được những yêu cầu cơ bản sau:

Đối với năng lực chuyên môn: để trở thành nhân viên phòng hành chính nhân sự, đầu tiên bạn phải có bằng cử nhân đào tạo năng lực và những chứng chỉ chuyên môn khác. Cùng với đó là những kinh nghiệm làm việc trong ngành hoặc trái ngành để tăng khả năng chứng minh bạn có thể hoàn thành công việc.

Thứ hai là kỹ năng tổ chức: Hành chính nhân sự là bộ phận rất thành thạo trong việc duy trì thông tin nhân viên, lên lịch phỏng vấn và thực hiện các nhiệm vụ hành chính khác để đảm bảo những hoạt động được diễn ra suôn sẻ. Vì vậy, kỹ năng tổ chức là rất quan trọng đối với những nhân viên hành chính nhân sự.

Cuối cùng là một số kỹ năng mềm khác: Những kỹ năng mềm khác như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng báo cáo, kỹ năng CNTT, … là rất quan trọng đối với nhân viên hành chính nhân sự. Những nhân viên này họ cung cấp, cập nhập báo cáo kịp thời cho nhà quản lý để đảm bảo việc đám ứng nhân lực cho doanh nghiệp, sử dụng công nghệ thông tin đặc biệt là tin học văn phòng để lưu trữ thông tin cũng như tuyển dụng nhân sự, khả năng giao tiếp để đáp ứng hoàn hảo mọi công việc được giao.

Quy trình làm việc yêu cầu năng lực của bộ phận hành chính nhân sự không hề dễ dàng nhưng cũng không đến nỗi quá khó khăn. Những yêu cầu năng lực và quy trình làm việc này sẽ giúp mọi hoạt động hành chính văn phòng diễn ra dễ dàng và suôn sẻ nhất. Đây là quy trình mà một nhân việc nhân sự khi tuyen dung hoa binh cần phải thực hiện.

Việc làm Nhân sự tại Hồ Chí Minh

3. Hành chính nhân sự liệu có phải là pháo đài của “bộ máy quan liêu”?

Trong truyền thống, vai trò của các chuyên gia nhân sự trong nhiều tổ chức đóng vai trò hệ thống hóa, kiểm soát các chính sách nhân lực hay một số chính sách liên quan khác của nhà quản lý điều hành. Bộ phận nhân sự vô hình chung trở thành bộ phận không nhiều chức năng và nhiệm vụ, khiến cho việc quản lý và giám sát hoạt động của doanh nghiệp trở nên công kềnh “quan liêu”. Tuy nhiên, khi các công việc kinh doanh thay đổi, yêu cầu từ những nhà quản lý điều hành thay đổi đã kéo theo công việc hành chính nhân sự đa dạng, thay đổi theo.

3.1. Sẽ thế nào nếu như những phòng hành chính nhân sự không đa dạng hóa công việc của mình?

Nếu như những nhân viên hành chính nhân sự hay phòng hành chính nhân sự không tự biến đổi để phù hợp và thực hiện các các yêu cầu công việc thì bộ phận nhân sự đó sẽ không thể góp phần nâng cao giá trị hoạt động của công ty. Hiện nay, công việc hành chính nhân sự đa phần đã và đang dần đa dạng hóa từng bước một. Sự đa dạng hóa khả năng cũng như công việc của mình không chỉ nằm ở những nhân viên hành chính nhân sự mà còn nằm ở vai trò của người quản lý nhân sự hay giám đốc điều hành. Nhưng cũng đồng thời là từ sự thay đổi của chính tổ chức, doanh nghiệp đó.

Việc đánh giá liên tục hiệu quả làm việc của tổ chức giúp cho những nhà nhân sự liên tục thay đổi mình. Đó là sự thay đổi về cả kiến thức lần khả năng thực hiện hiện các chiến lược , thay đổi để thành công và thay đổi cũng giúp cho những chuyên gia nhân sự hay những người làm việc hành chính nhân sự có cơ hội khẳng định mình, khẳng định giá trị đặc biệt của bản thân.

>> Xem thêm: Sơ đồ tổ chức phòng hành chính nhân sự

3.2. Sự thay đổi liên tục về vai trò cũng như trách nhiệm của công việc hành chính nhân sự

Hành chính nhân sự bao gồm tất cả các công việc, cách trực tiếp cận và chiến lược quản lý nhân lực, con người cũng như văn hóa môi trường nơi làm việc. Trong khi đó, con người được xem là tài sản quan trọng nhất doanh nghiệp và những nhân viên hành chính nhân sự là những người trực tiếp làm việc với những “tài sản quan trọng bậc nhất” này.

Nếu như trước đây, công việc của những nhân viên hành chính nhân sự là tuyển dụng, điều động và sa thải nhân viên thì hiện nay, công việc này càng ngày càng thay đổi liên tục với những công việc đa dạng phức tạp hơn trước. Đằng sau khái niệm cơ bản về hành chính nhân sự là đội ngũ làm việc và chịu trách nhiệm nhiều hơn so với nhân sự truyền thống hay các nhiệm vụ hành chính cơ bản. Thay vào đó, các nhân viên hành chính nhân sự sẽ tập trung nhiều hơn vào việc tăng giá trị trong các chiến lược sử dụng nhân viên và đảm bảo rằng các hoạt động của nhân viên đó có tác động tích cực đến sự phát triển của doanh nghiệp.

Một nhà quản lý điều hành họ không thể thực hiện tất cả công việc của doanh nghiệp ngay cả khi những công việc đó được trợ giúp bởi những thiết bị điện tử thông minh. Đó chính là lý do hành chính nhân sự luôn giữ vai trò quan trọng và gần như là luôn luôn tồn tại.

Có thể nói, sự thay đổi liên tục về công việc cũng như vai trò, trách nhiệm của bộ phận hành chính nhân sự hiện nay đã đập tan những lo ngại rằng việc tuyển dụng số lượng lớn nhân viên hành chính nhân sự sẽ khiến bộ máy hoạt động của doanh nghiệp trở nên “quan liêu” hơn bao giờ hết.

3.3. Biến mình thành đối tác chiến lược – cách để xóa tan những định kiến

Trong các doanh nghiệp, các tổ chức hiện nay, để đảm bảo khả năng tồn tại cũng như những đóng góp của mình đem lại lợi ích cho doanh nghiệp bộ phận hành chính nhân sự cũng chính phải tự biến mình trở thành những đối tác chiến lược của doanh nghiệp. Đối tác chiến lược ở đây là đối tác theo nghĩa bóng, là những những người góp phần vào việc phát triển và hoàn thành kế hoạch cũng như mục tiêu kinh doanh của tổ chức từ hoạt động chuyên môn của bộ phận nhân sự.

Thông thường, các mục tiêu kinh doanh được bộ phận nhân sự thiết lập để hỗ trợ đạt được những mục tiêu kinh doanh trong chiến lược phát triển tổng thể. Nhân sự sẽ là bộ phận đại diện cho những chiến thuật sử dụng nhân tài vì lẽ họ là những người am hiểu sâu sắc về thiết kế hệ thống làm việc mà trong đó có sự đóng góp rất lớn của những người tài năng. Quan hệ “đối tác chiến lược” này sẽ tác động đến các công việc nhân sự khác như tuyển dụng khen thưởng hay sa thải, thống kê các hiệu xuất và đánh giá năng lực nhân viên, thực hiện các kế hoạch điều động nhân lực hay bổ nhiệm.

Để trở thành các đối tác chiến lược của doanh nghiệp, các nhân viên nhân sự phải suy nghĩ như những người kinh doanh thực thụ. Bởi vậy, hiện nay doanh nghiệp khi tuyển dụng nhân viên bộ phận nhân sự họ luôn yêu cầu khả năng tài chính kế toán bên cạnh những yêu cầu nghiệp vụ hành chính văn phòng cơ bản.

Việc làm Nhân sự tại Hà Nội

>> Xem thêm: Đơn vị hành chính sự nghiệp là gì

4. Việc làm hành chính nhân sự vẫn luôn đau đầu với vấn đề tuyển dụng

Không một vị trí hay một công việc nào được tuyển dụng một cách dễ dàng cả đặc biệt là với vị trí hành chính nhân sự. Ở vị trí này, những nhân viên hành chính nhân sự vẫn luôn đau đầu trong việc tuyển dụng nhân tài cho chính vị trí việc làm của mình cũng như cho tất cả các vị trí khác trong doanh nghiệp.

Doanh nghiệp phải bỏ ra nguồn chi phí rất lớn để phục vụ cho công tác tuyển dụng của bộ phận nhân sự. Chưa kể tới rất nhiều trường hợp doanh nghiệp đăng thông báo tuyển dụng nhưng “mòn mỏi” chờ đợi mà không thấy ứng viên đâu. Đó là chưa kể tới chất lượng cũng như cơ hội chọn lựa ứng viên chưa được đảm bảo.

Điều này gây ra rất nhiều hậu quả đối với chính sự phát triển chung của doanh nghiệp. Bạn thử tưởng tượng mà xem, khi bạn đăng thông báo tuyển dụng chỉ có vài ứng viên đến nộp CV xin việc đồng nghĩa với cơ hội chọn lựa ứng viên của mình sẽ giảm đi đáng kể. Trong khi doanh nghiệp đang “khát nhân lực” như vậy bắt buộc bộ phận nhân sự phải “mắt nhắm mắt mở” mà đáp ứng cơn khát đó cho dù ứng viên không đủ điều kiện tuyển dụng. Những khó khăn trong quá trình tuyển dụng ứng viên có nhu cầu tìm việc hành chính văn phòng đã ảnh hưởng không nhỏ đến sự phát triển của doanh nghiệp cũng như ảnh hưởng trực tiếp đến vai trò của bộ phận hành chính nhân sự khiến cho toàn bộ quá trình thay đổi liên tục của phòng hành chính nhân sự “đổ sông đổ bể”.

Tuy nhiên, với thời đại công nghệ số như hiện nay, nỗi lo tuyển dụng nhân lực đã được vơi đi phần nào. Các hình thức tuyển dụng online xuất hiện chiếm ưu thế hơn hẳn so với hình thức tuyển dụng như trước đây. Nhờ hình thức tuyển dụng hay đăng tin tuyển dụng này mà doanh nghiệp tiết kiệm được nguồn chi phí đáng kể trong việc tuyển dụng nhân sự cho mình. Đồng thời, cùng với đó là cơ hội chọn lựa ứng viên cũng đa dạng, rộng mở hơn cho những nhà hành chính nhân sự.

Một trong những website đi đầu trong công nghệ tuyển dụng hiện nay đó chính là Timviec365.vn. Timviec365.vn không chỉ được biết đến là trang web tìm việc làm hàng đầu Việt Nam mà đây còn là một trong những website được nhiều nhà tuyển dụng chọn lựa, đặt niềm tin đối với việc tuyển dụng ứng viên cho mình. Ví dụ bạn muốn tìm việc làm ở Kon Tum với vị trí nhân viên nhân sự thì bạn có thể sử dụng chức năng tìm việc làm theo ngành nghề tại tỉnh thành. Có thể nói, Timviec365.vn đã xua tan nỗi lo tuyển dụng, đây được xem là công cụ đắc lực hỗ trợ những nhân viên hành chính nhân sự trong công cuộc tìm kiếm, chọn lựa và tuyển dụng ứng viên cho mình.

Việc làm

Hành chính nhân sự luôn được xem là bộ phận quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến vấn đề phát triển doanh nghiệp. Hy vọng rằng, thông qua bài viết này, Ngọc Ánh đã phần nào giúp các bạn hiểu được phần nào công việc cũng như vai trò của việc làm hành chính nhân sự. Hiện nay, quá trình tuyển dụng nhân sự hành chính đang diễn ra không ngừng với quy mô lớn từ các doanh nghiệp trên khắp địa bàn quốc gia, dành cho những ứng viên đang tìm kiếm cơ hội nghề nghiệp. việc làm Phú Yên hay một số tỉnh khác có nhu cầu tuyển dụng. Bạn có thể tìm kiếm những thông tin tuyển dụng ấy trên Timviec365.vn và chọn lựa công việc cho mình. Chúc các bạn thành công!