Hồ sơ năng lực dự thầu gồm những gì? Câu trả lời đầy đủ nhất

1. Bạn hiểu hồ sơ năng lực dự thầu là gì chưa?

Nếu có điểm xuất phát là dân xây dựng và làm việc trong mảng hồ sơ về đầu tư xây dựng trong nhiều năm, bạn sẽ chẳng còn xa lạ gì nữa với bộ tài liệu mang tên hồ sơ năng lực dự thầu. 

Tuy nhiên, với những người mới bước chân vào ngành này sẽ là khó khăn để bạn đưa ra được định nghĩa chính xác về hồ sơ năng lực dự thầu cũng như cách để chuẩn bị một hồ sơ năng lực dự thầu hợp lệ ra sao cũng như cách phân biệt giữa hồ sơ năng lực dự thầu và hồ sơ dự thầu như thế nào.

Thật ra, định nghĩa này không quá phức tạp. Bạn có thể một cách đơn giản, hồ sơ năng lực dự thầu chính là hồ sơ chứng minh năng năng lực của đơn vị tham gia đấu thầu. Trong hồ sơ này sẽ gồm những tài liệu cung cấp thông tin về doanh nghiệp nhận gói thầu, quy mô, năng lực về chuyên môn, tiềm lực tài chính,...để chứng minh rằng, doanh nghiệp này đáp ứng các yêu cầu để nhận gói thầu. Đây là tài liệu quan trọng mà tất cả các bên tham gia đấu thầu phải chuẩn bị.

Với mỗi dự án bên mời thầu sẽ “tung” ra những tài liệu phải chuẩn bị trong bộ hồ sơ dự thầu khác nhau. Do đó, các bên dự thầu cần phải căn cứ vào từng yêu cầu của bên mời thầu để chuẩn bị đầy đủ hồ sơ cho phù hợp. Vậy trong bộ hồ sơ dự thầu này gồm những gì? 

2.  Những tài liệu cần phải chuẩn bị trong một bộ hồ sơ năng lực dự thầu

Dù là người mới bắt đầu tìm hiểu về hồ sơ năng lực dự thầu hay từng có kinh nghiệm chinh chiến trong đấu thầu nhiều lần, bạn vẫn phải đọc lại thật kỹ những yêu cầu của bên mời thầu cũng như dự án để chuẩn bị hồ sơ cho hợp lý. Tuy nhiên, một số giấy tờ cơ bản bạn nên chuẩn bị đầy đủ trước khi tham gia đấu thầu bao gồm:

+ Thứ nhất là đơn dự thầu. Tài liệu này cần làm theo mẫu có sẵn theo quy định. Đối với những đơn vị liên danh thì cần có thỏa thuận trước với nhau để trình bày các thông tin trong đơn dự thầu một cách chuẩn nhất.

+ Thứ hai chính là là giấy chứng minh thẩm quyền ký vào đơn xin dự thầu của các bạn tham gia dự án này. Trong trường hợp cá nhân được ủy quyền ký vào đơn này thì cần có thêm giấy ủy quyền đính kèm. Bởi lẽ, người ký đơn dự thầu sẽ chịu trách nhiệm trước các bên và pháp luật trong suốt quá trình nhận dự án đến khi tiến hành thi công. 

+ Tiếp đến là hồ sơ chứng minh năng lực công ty. Hồ sơ chứng minh năng lực công ty là tài liệu trình bày đầy đủ những thông tin công ty, sức mệnh, tầm nhìn, lịch sử, những thành quả nổi bật đạt được,...điều này để chứng tỏ rằng, công ty này đủ khả năng nhận dự án thầu và đủ khả năng cạnh tranh với các bên cùng tham gia dự thầu. 

+ Tài liệu chứng minh tài chính công ty là tài liệu tiếp theo bạn cần chuẩn bị trong hồ sơ năng lực dự thầu. Bạn biết rằng, rất nhiều những đơn vị đứng ra nhận vai trò nhà thầu cho dự án nhưng phải bỏ dở, cuối cùng thiếu vốn.

Tiềm lực tài chính cực kỳ quan trọng công công tác chứng tỏ năng lực dự thầu, tuy nhiên các bên chỉ cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ chứng minh năng lực tài chính của mình vào những năm gần đây, đối với những công ty, tổ chức xây dựng hoạt động lâu năm. Bên cạnh đó, một trong những văn bản đáng chú ý nhất về hồ sơ năng lực tài chính của doanh nghiệp là báo cáo tài chính được xác minh bởi cơ quan thuế.

+ Danh sách các các bộ, kỹ thuật liên quan của đơn vị chịu trách nhiệm thi công công trình. Tất cả đều có họ tên đầy đủ và ghi rõ người “đầu cánh” là ai với tổ thợ và trưởng bộ phận kỹ thuật là ai để tiện liên hệ và theo dõi. 

+ Một tài liệu nữa mà bên đơn vị xây dựng cần bổ sung trong hồ sơ năng lực dự thầu là chi tiết các yêu cầu kỹ thuật với gói thầu.Trong các yêu cầu kỹ thuật này, đơn vị dự thầu cũng sẽ đính kèm thêm một bản đề xuất tài chính cho gói thầu hay còn gọi là giá dự thầu. 

Để chứng minh được năng lực của mình, bản ghi chép thông tin chi tiết của những dự án, công trình mà bên bạn đã hoàn thành trong thời gian gần đây cũng là tài liệu quan trọng giúp công ty bạn có thêm sức cạnh tranh để nhận được dự án với các đơn vị cùng tham gia gói thầu. 

Trên đây chính là một số giấy tờ cơ bản mà bạn cần phải chuẩn trong hồ sơ năng lực dự thầu. Với những giải thích đi kèm, chắc chắn các bên đã hình dung được tầm quan trọng của những loại tài liệu. Nhưng như đã nhấn mạnh, đây cũng chỉ là những hồ sơ cơ bản, căn cứ vào yêu cầu của bên mời thầu và dự án riêng biệt mà bạn phải chuẩn bị thêm những tài liệu khác. 

Xem thêm: Báo cáo đầu tư xây dựng công trình là gì?

3. Hồ sơ dự thầu được xét là hợp lệ khi nào?

Một lưu ý rất quan trọng cho các đơn vị xây dựng khi tham gia các dự án đó chính là, không phải khi nào chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và minh chứng được năng lực của mình thì đều trở thành nhà thầu tại các dự án, bởi còn dựa trên kết quả cạnh tranh giữa các đơn vị ra sao. Đó là chưa kể, hồ sơ năng lực dự thầu này phải đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn của một bộ hồ sơ hợp lệ. Vậy những tiêu chuẩn để một hồ sơ dự thầu hợp lệ gồm những gì?

Thứ nhất, về mặt hồ sơ, đơn xin dự thầu- tài liệu đầu tiên bạn cần phải chuẩn bị bắt buộc là bản gốc. Trong đó, đơn dự thầu này cần có ký tên và dấu đỏ của người đứng đầu công ty. Trường hợp không có dấu đỏ hoặc chữ ký được photo ra thì hồ sơ không hợp lệ. 

Thứ hai, hồ sơ năng lực dự thầu phải được nộp đầy đủ theo đúng thời gian yêu cầu của bên mời thầu. Khi đơn vị xây dựng gửi muộn và không đúng địa chỉ, hay thiếu một trong các hồ sơ cơ bản đều phải chuẩn bị lại.

Thứ ba, về phía các đơn vị tham gia dự thầu, cần phải cân đối tiềm lực tài chính và năng lực thực tế của mình bằng việc lựa chọn những gói thầu phù hợp với mình trong một thời gian nhất định. Không chọn quá nhiều gói thầu cùng một lúc để bị bên mời thầu nghi ngờ về khả năng thực hiện. Dĩ nhiên, nhà thầu này phải đang trong thời gian hoạt động và có chứng nhận của pháp luật cho sự hoạt động đó và không sai phạm các quy định của pháp luật về xây dựng và đấu thầu trước đó. 

Cuối cùng là một yêu cầu cực kỳ quan trọng đó là những thông tin được trình bày trong hồ sơ năng lực dự thầu này phải chính xác và đánh giá đúng được năng lực thực sự từ các bên. Nếu nhà thầu kiểm tra lại các thông tin và phát hiện thiếu sót, họ sẽ phải trả lời hồ sơ.

Trên đây chính là những thông tin xoay quanh chủ đề hồ sơ năng lực dự thầu.

Hy vọng rằng những thông tin này đi trả lời cho câu hỏi Hồ sơ năng lực dự thầu gồm những gì sẽ thực sự hữu ích với bạn và giúp bạn chuẩn bị một bộ hồ sơ năng lực dự thầu chuẩn chỉnh trước nhé.