Giải đáp hóa đơn bán hàng quần áo có thực sự cần thiết hay không?

1. Bán hàng nhỏ lẻ có cần xuất hóa đơn bán hàng quần áo không?

1.1. Trường hợp người mua hàng hóa quần áo không có hóa đơn

Nếu bạn là chủ cửa hàng thời trang, sạp hàng thời trang và mua hàng hóa từ các chợ lớn về để bán lẻ, thì bạn cần phải xin hóa đơn mua bán hoặc chứng từ để chứng minh được nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa. Cảnh sát giao thông đường bộ có thẩm quyền kiểm tra các phương tiện chuyên chở hàng hóa để xác định nguồn gốc xuất xứ và tính hợp pháp của hàng hóa.

Nếu bạn chở hàng mà không xuất trình được hóa đơn hoặc chứng từ thì sẽ bị xử phạt theo đúng quy định của pháp luật. Hàng hóa có tổng giá trị càng cao thì cá nhân vi phạm sẽ bị xử phạt hành chính càng nhiều. Ngoài ra, cá nhân vi phạm còn có thể bị tịch thu tang vật hoặc tịch thu cả phương tiện chuyên chở, hoặc thậm chí là bị buộc tiêu hủy. Bởi vậy, khi mua bán hàng hóa là quần áo kể cả là quy mô nhỏ lẻ thì bạn vẫn cần có hóa đơn bán hàng, hóa đơn GTGT hoặc chứng từ cần thiết để chứng minh nguồn gốc của hàng hóa quần áo.

1.2. Trường hợp người bán quần áo không xuất hóa đơn

Cá nhân hoặc hộ kinh doanh gia đình kinh doanh cửa hàng bán lẻ quần áo thì không phải tất cả các trường hợp đều bắt buộc phải có hóa đơn cho mỗi giao dịch mua bán. Cụ thể, theo quy định của pháp luật thì nếu giao dịch mua bán quần áo có tổng giá trị không vượt quá 200.000 VNĐ mỗi lần thì không cần thiết phải có hóa đơn. Trừ trường hợp người mua yêu cầu hóa đơn thì chủ cửa hàng phải xuất hóa đơn.

Ngoài ra, trong Thông tư 166/2024/TT-BTC, chủ cửa hàng nếu không xuất hóa đơn bán hàng quần áo hoặc có xuất hóa đơn nhưng giá trị ghi trên hóa đơn thấp hơn giá trị giao dịch trong thực tế thì cũng sẽ bị xử phạt theo tội danh trốn thuế.

Quy định về mức xử phạt như sau:

- Mức 1: Áp dụng với trường hợp bán hàng không xuất hóa đơn lần đầu hoặc vi phạm lần thứ hai mà có từ 2 tình tiết giảm nhẹ trở lên. Trong trường hợp này chủ cửa hàng quần áo sẽ bị phạt tiền 1 lần theo tội danh trốn thuế. Số tiền phạt tính trên số thuế trốn hoặc gian lận.

- Mức 2: Phạt tiền bằng 1,5 lần số thuế trốn hoặc thuế gian lận trong trường hợp vi phạm lần đầu nhưng có thêm tình tiết tăng nặng hoặc vi phạm lần thứ hai nhưng chỉ có 1 tình tiết giảm nhẹ.

- Mức 3: Áp dụng phạt tiền gấp 2 lần số thuế trốn hoặc thuế gian lận nếu chủ cửa hàng vi phạm lần thứ hai và không có tình tiết giảm nhẹ nào hoặc vi phạm lần thứ ba mà chỉ có 1 tình tiết giảm nhẹ.

- Mức 4: Phạt tiền tương đương 2,5 lần giá trị thuế trốn hoặc thuế gian lận nếu vi phạm lần thứ hai mà có tình tiết tăng nặng, hoặc vi phạm lần thứ ba và không có tình tiết giảm nhẹ nào.

- Nếu vi phạm lần thứ hai với ít nhất 2 tình tiết tăng nặng hoặc vi phạm lần thứ ba với tình tiết tăng nặng, hoặc vi phạm từ lần thứ tư trở lên, sẽ bị phạt tiền gấp 3 lần số thuế trốn hoặc thuế gian lận.

Mặt khác, trong trường hợp hộ kinh doanh nhập hàng về bán thì phải có hóa đơn đầu vào (hóa đơn liên 2) để xác nhận việc mua hàng và nguồn gốc của hàng hóa quần áo. Chủ cửa hàng quy mô lớn hơn và nhập hàng từ nhiều nguồn thì nên sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào để quản lý tốt nguồn nhập hàng. Phần mềm quản lý hóa đơn 365 cung cấp nhiều giải pháp giúp người dùng quản lý tốt hóa đơn đầu vào và cả hóa đơn đầu ra.

2. In ấn hóa đơn bán hàng quần áo

Như đã đề cập đến ở trên, trong các giao dịch mua bán quần áo có tổng giá trị lớn hơn 200.000 VNĐ thì bắt buộc phải có hóa đơn. Vì vậy, nếu bạn là người bán hàng hóa quần áo thì bạn nên chủ động xuất hóa đơn liên 2 cho người mua để tránh rắc rối tìm đến. Chủ cửa hàng bán quần áo cũng nên chuẩn bị sẵn hóa đơn để xuất hóa đơn cho khách, tránh trường hợp cơ quan quản lý thị trường kiểm tra hoặc khách yêu cầu xuất hóa đơn bán hàng quần áo.

Hóa đơn bán hàng quần áo có thể được đặt in tại các nhà in. Thông thường hóa đơn sẽ được in trên khổ giấy A5 (kích thước 14,8x21cm), đồng thời được gia công thêm rãnh xé, số seri và số nhảy. Hóa đơn sẽ được in thành 2 liên với 1 liên giấy trắng và 1 liên giấy màu (thường sẽ là màu hồng, màu vàng nhạt hoặc màu xanh lam nhạt).

Trên hóa đơn bán hàng quần áo phải có tên cửa hàng và logo của cửa hàng (trường hợp không có logo thì vẫn bắt buộc phải có tên cửa hàng); địa chỉ cửa hàng; số điện thoại liên lạc; mục để ghi tên khách hàng và số điện thoại của khách hàng (có thể thêm mục ghi địa chỉ của khách hàng hoặc không); tên các sản phẩm mua bán, đơn vị tính, số lượng và thành tiền từng loại; thành tiền tổng cộng; thời gian giao dịch và chữ ký của người lập hóa đơn.

Chủ cửa hàng có thể tự thiết kế một mẫu hóa đơn rất đơn giản trên MS Word, bao gồm đầy đủ những thành phần như đã liệt kê ở trên và in ra để làm hóa đơn xuất ra khi bán hàng. Không có quy định nào về bố cục bắt buộc của hóa đơn, tuy nhiên thông thường người ta sẽ in hóa đơn trên khổ A5 để tiết kiệm giấy và chi phí in hóa đơn.

Nếu in hóa đơn 1 liên thì giấy Ford sẽ là lựa chọn phù hợp nhất. Nếu in hóa đơn 2 liên hoặc 3 liên thì nên sử dụng các loại giấy carbonless nhập khẩu chuyên để in hóa đơn 2 liên. Giấy carbonless nhập khẩu có tác dụng thay thế cho giấy than và sử dụng rất tiện lợi.

Trên đây là những thông tin liên quan đến hóa đơn bán hàng quần áo và quy định xử phạt theo quy định của pháp luật đối với những cá nhân, hộ gia đình kinh doanh cửa hàng quần áo mà không xuất trình được hóa đơn đầu vào và hóa đơn đầu ra. Hóa đơn bán hàng quần áo có tác dụng chứng minh nguồn gốc, xuất xứ của hàng hóa quần áo, vì vậy khi nhập hàng hóa bạn nên yêu cầu bên bán xuất hóa đơn.