Hóa đơn đầu ra là gì? Những lưu ý liên quan đến hóa đơn đầu ra

1. Khái niệm và nội dung của hóa đơn đầu ra

1.1. Khái niệm hóa đơn đầu ra là gì?

Trong hoạt động sản xuất và quá trình vận hành các doanh nghiệp, hóa đơn là một giấy tờ quan trọng giúp doanh nghiệp có thể chứng thực được hoạt động thương mại của mình đối với công việc theo dõi và kiểm soát tài chính. Có hai loại hóa đơn được phân chia để doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát đó là hóa đơn đầu ra và hóa đơn đầu vào. Trong bài viết này chúng tôi sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về hóa đơn đầu ra. Vậy hóa đơn đầu ra là gì?

Hóa đơn đầu ra được hiểu đơn giản là loại hóa đơn được các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân kinh doanh buôn bán phát hành để thực hiện mục đích bán sản phẩm, dịch vụ của mình đến tay đối tác, khách hàng. Những thành phần có trên hóa đơn đầu vào sẽ thể hiện những nội dung liên quan đến hàng hóa, sản phẩm dịch vụ được bán ra. Vậy những nội dung cụ thể của hóa đơn đầu ra là gì?

1.2. Nội dung của hóa đơn đầu ra là gì?

1.2.1. Nội dung trên hóa đơn

Đối với một hóa đơn đầu ra, nội dung được thể hiện trên đó cần cung cấp đầy đủ những thông tin trong hoạt động thương mại bán hàng đó là tên của các loại hàng hóa, số lượng hàng hóa, đơn giá và thành tiền. Ngoài ra còn có các nội dung khác liên quan đến tên và thông tin của doanh nghiệp cung cấp dịch vụ, sản phẩm, mã số thuế, con dấu, thời gian, địa điểm bán, người bán,... Trên thực tế nội dung in trên hóa đơn đầu ra sẽ cần đảm bảo một số yêu cầu nhất định. Vậy những yêu cầu của hóa đơn đầu ra là gì?

1.2.2. Những yêu cầu về nội dung trên hóa đơn đầu ra

Đối với một hóa đơn đầu ra khi giữ lại để phục vụ quá trình làm sổ sách giấy tờ chứng thực cần đảm bảo yêu cầu về hình thức đó là không được tẩy xóa hay sửa chữa để đảm bảo tính khách quan, minh bạch. Hóa đơn đầu ra cũng cần đảm bảo sự đầy đủ, chính xác về mã số thuế, thời gian phát hành, hình thức thanh toán (chuyển khoản, tiền mặt,...).

Trong trường hợp xử lý những tình huống giao dịch khác nhau thì mỗi doanh nghiệp cần xây dựng cho mình quy trình để ghi chép và lưu hóa đơn để giữ lại những giao dịch thương mại theo cách mà doanh nghiệp cần để sử dụng. Vậy những lưu ý cụ thể nào mà một nhân viên kế toán cần chú trọng để có thể thực hiện những công việc liên quan đến loại hóa đơn này một cách hiệu quả nhất?

2. Những lưu ý cần quan tâm của hóa đơn đầu ra là gì?

2.1. Đảm bảo sự chính xác khi tạo hóa đơn đầu ra

Trong các doanh nghiệp, người thực hiện những công việc liên quan đến hóa đơn đầu ra chính là những nhân viên kế toán. Khi viết những hóa đơn này, nhân viên cần đảm bảo và lưu ý về sự chính xác trong từng câu chữ cũng các hạng mục liên quan đến các loại thuế ảnh hưởng đến hóa đơn đầu ra để hạn chế những trường hợp nhầm lẫn, sai sót làm ảnh hưởng đến nguồn tiền của doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, nhân viên kế toán cũng cần kiểm tra kỹ càng xem hóa đơn đầu ra có bị bỏ sót lại hay không. Sự cẩn thận trong việc rà soát hóa đơn xuất ra mỗi tháng sẽ giúp công việc của bạn nhẹ nhàng và chính xác hơn. Trong trường hợp phát hiện ra hóa đơn đầu ra bị mất thì cần có sự bổ sung kịp thời để quá trình kê khai thuế được diễn ra chính xác.

Hóa đơn đầu ra cũng cần thực hiện với những sản phẩm nội bộ (trả lương bằng sản phẩm hàng hóa,...) hoặc xuất sản phẩm hàng hóa để thực hiện với nhiều mục đích khác nhau. Lúc này hóa đơn đầu ra sẽ được xuất cùng với việc kê khai để hoàn nộp thuế giá trị gia tăng và cần thực hiện một cách đầy đủ để tránh trường hợp bị phạt khi thực hiện công việc quyết toán.

2.2. Quy định liên quan đến việc làm mất hóa đơn đầu ra

Khi tìm hiểu về câu hỏi hóa đơn đầu ra là gì thì việc mà chúng tôi nghĩ bạn cần biết đó là những quy định đối với việc làm mất những loại hóa đơn này. Thông thường người ta sẽ chia hóa đơn đầu ra với hai loại là hóa đơn chưa thông báo phát hành và hóa đơn đã thông báo phát hành

2.2.1. Với hóa đơn chưa thông báo phát hành

Những hóa đơn chưa thông báo phát hành là những hóa đơn đã được tạo lập nhưng chưa thông báo phát hành hoặc trong trường hợp doanh nghiệp mua hóa đơn của cơ quan thuế nhưng chưa tạo lập thì nếu doanh nghiệp làm mất, hỏng, cháy hóa đơn đầu ra sẽ bị chịu các mức phạt đó là phạt cảnh cáo, phạt tiền từ 1 đến 4 triệu đồng và phạt tiền từ 6 đến 8 triệu đồng tùy thuộc vào tính chất của việc mất hóa đơn đầu ra.

Đối với mức phạt cảnh cáo thì sẽ áp dụng với các hành vi làm mất, hỏng cháy hóa đơn đầu ra chậm trễ và quá hạn từ 1 đến 5 ngày (tính từ ngày hết hạn và có thể giảm nhẹ). Đối với mức phạt từ 1 đến 4 triệu đồng thì sẽ áp dụng cho các trường hợp là mất, cháy, hỏng hóa đơn quá hạn từ 1 đến 5 ngày và trừ các trường hợp ở mức hình phạt thứ nhất. Với trường hợp không khai báo việc làm mất, hỏng hoặc đã làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đầu ra chậm trễ quá từ 6 ngày trở lên từ ngày hết hạn theo quy định thì sẽ phải chịu mức phạt là 4 đến 8 triệu đồng.

2.2.2. Với hóa đơn đã thông báo phát hành

Những hóa đơn đầu ra đã thông báo phát hành là những hóa đơn đã được tạo lập, được thông báo và đã phát hành trên thị trường để sử dụng trong các hoạt động thương mại. Trong trường hợp làm mất hóa đơn đầu ra đã thông báo phát hành thì các mức phạt sẽ bao gồm phạt cảnh cáo, phạt từ 3 đến 5 triệu, phạt từ 4 đến 8 triệu và  cuối cùng là  từ 5 đến 10 triệu đồng, cụ thể với các hành vi như sau:

Đối với mức phạt cảnh cáo  sẽ được áp dụng cho hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn và đã nộp thuế, đầy đủ hồ sơ, kê khai chứng từ chứng minh giao dịch mua bán hàng hóa, sản phẩm dịch vụ (hóa đơn liên 1, liên 3). Cảnh cáo đối với các hành vi làm mất, cháy hỏng với những hóa đơn lập sai đã được xóa bỏ và người bán đã lập hóa đơn khác để thay thế.

Đối với các hành vi làm hóa đơn đã lập cháy, mất, hỏng nhưng đã kê khai, có hồ sơ, đã nộp thuế và chứng minh đầy đủ hoặc cần đến biên bản của giao dịch thương mại để ghi nhận sự việc thì sẽ chịu mức phạt từ 3 đến 5 triệu đồng.

Tiếp theo là với mức phạt 4 đến 8 triệu sẽ được áp dụng với các hành vi làm mất, làm hỏng, làm cháy hóa đơn đầu ra đã mua của cơ quan thuế nhưng chưa tiến hành tạo lập. Hoặc các hành vi tương tự với hóa đơn liên 2 nhưng đã được kê khai nộp thuế, đầy đủ chứng từ và hồ sơ liên quan đến giao dịch thương mại. Đối với trường hợp người mua làm mất thì cần lập biên bản ghi nhận sự việc giữa 2 bên để được giải quyết.

Cuối cùng là với mức phạt cao nhất, 5 đến 10 triệu sẽ áp dụng với hành vi làm mất, làm hỏng, làm cháy những hóa đơn đã khai nộp thuế, đã được lập trong quá trình lưu trữ. Cùng với đó là những trường hợp không được nhắc đến tại những điều  khoản xử phạt ở trên.

Trên thực tế hiện nay, các ông/bà doanh nghiệp đã tìm ra cho mình những giải pháp thông minh để hạn chế tối đa những sự việc không đáng có. Đó là việc sử dụng những phần mềm quản lý hoá đơn điện tử thông minh, tiết kiệm. Một sản phẩm mà chúng tôi muốn giới thiệu cho bạn để bạn có thể lựa chọn đó chính là phần mềm Quản lý hóa đơn 365. Đây là một sản phẩm công nghệ thông minh được cung cấp miễn phí, cho phép người dùng có thể quản lý, kiểm soát và in hóa đơn một cách nhanh gọn hiệu quả. Góp phần làm hạn chế những trường hợp mất mát đáng tiếc xảy ra.

Thông tin trên đã khép lại bài viết trả lời cho câu hỏi hóa đơn đầu ra là gì. Hy vọng bạn đọc đã nắm bắt và phần nào hiểu rõ hơn về những đặc điểm liên quan đến loại hóa đơn này. Nếu còn thắc mắc nào chưa được giải quyết thì đừng quên thường xuyên ghé thăm timviec365.vn để đón đọc những bài viết khác nhé!