Saturday , 11/08/18
NEWS

Học cách quản lý thời gian theo phương pháp Eisenhover

Mỗi ngày chúng ta thường tiêu tốn bao nhiêu thời gian để có thể chiều chuộng, đáp ứng cho những cảm xúc lười biếng của mình? Dường như với những người chưa bao giờ hình thành khái niệm học cách quản lý thời gian thường xuyên bị ám ảnh bởi nỗi sợ mang tên “thời gian” khiến cho chính bản thân luôn cảm thấy mệt mỏi và căng thẳng. Và vì thế mà nhiều người hay nói rằng: mình đã cố gắng làm việc rất nhiều nhưng vẫn chẳng khi nào có thể hoàn thiện công việc đúng thời hạn hoặc tại sao cùng một thời gian mà họ lại không làm việc được hiệu quả giống như đồng nghiệp của họ. Câu trả lời chỉ có một. Đó là vì họ không biết cách quản lý thời gian.

Sử dụng thời gian không phải là việc chúng ta làm thật nhiều việc mà là cách chúng ta làm việc có hiệu quả trong một khoảng thời gian nhất định. Thế cho nên dù bạn có làm chăm chỉ, quần quật cả ngày thì cũng không thể sắp xếp chu đáo những quỹ thời gian cần thiết cho những hoạt động khác nhau, trong khi đó khối lượng công việc vẫn còn đó và thậm chí là chồng chất thì hãy xem lại ngay cách quản lý thời gian của mình. Nếu như đã biết chắc chắn rằng mình đang không quản lý tốt thời gian thì hãy nhanh chóng học cách quản lý thời gian theo phương pháp Eisenhover mà chúng tôi chia sẻ dưới đây nhé các bạn.

Việc này áp dụng không chỉ cho những công việc nhân sự tuyển dụng hay hành chính văn phòng mà còn áp dụng cho tất cả mọi công việc hiện nay để chúng ta có thể quản lý công việc một cách hiệu quả nhất!

Tìm hiểu về phương pháp Eisenhover

Phương pháp này được xây dựng bởi tổng thống Mỹ đời thứ 34. Ông đã áp dụng nó một cách hiệu quả đối với lịch làm việc vô cùng bận rộn của mình. Vấn đề cốt lõi nhất trong phương pháp này đó là nó có thể giúp chúng ta sắp xếp tất cả các công việc ưu tiên theo ma trận. Theo đó, chúng ta có thể chia công việc của mình thành 4 cấp độ khác nhau.

+ Cấp độ quan trọng, khẩn cấp

+ Quan trọng nhưng không khẩn cấp

+ Không quan trọng nhưng khẩn cấp

+ Không quan trọng và không khẩn cấp

Để có thể sắp xếp được công việc theo 4 cấp độ này, nhất định bạn hãy trả lời hai câu hỏi này nhé:

Học cách quản lý thời gian

+ Ở thời gian hiện tại thì công việc đó có quan trọng hay không?

+ Tại thời gian hiện tại việc đó có tính khẩn cấp không?

Sau đó, bắt tay vào thực hiện lần lượt từng cấp độ thôi nào!

>>> Quản lý thời gian là kỹ năng quan trọng của một nhân viên thư ký. Hãy trau dồi ngay vì đó sẽ là điểm cộng cho bạn khi đi tìm việc làm thư ký trợ lý tại Đà Nẵng và ghi điểm với nhà tuyển dụng.

Cấp độ quan trọng, khẩn cấp

Cấp độ này nhấn mạnh công việc cần được ưu tiên số 1, cần phải làm ngay. Khi phân chia loại công việc chúng ta có thể phân chia ra làm 3 nhóm công việc:

+ Công việc bất ngờ xảy ra, không thể đoán trước được. Đó có thể là một cuộc họp khẩn, một nhiệm vụ bất ngờ cần giải quyết ngay, cuộc gọi quan trọng, nhận email công việc quan trọng, đổ bệnh khi đi làm,...

+ Công việc đoán trước được: đó là một cuộc họp theo kế hoạch, cuộc họp định kỳ, tổ chức lễ kỷ niệm,...

+ Công việc bị trì hoãn để tới gần hạn cuối mới làm:

Cấp độ quan trọng nhưng không khẩn cấp

Đòi hỏi bạn pahir dành nhiều thời gian cho một số công việc này:

+ Đọc sách

+ Học tập: Học ngoại ngữ và học kỹ năng

+ Tập thể dục thể thao

Đây đều là những công việc không mang tĩnh khẩn cấp nhưng nếu thực hiện chúng thì cũng đồng nghĩa với việc bạn đang tích lũy dần những kỹ năng thiết yếu cho sự phát triển sau này.

Không quan trọng và khẩn cấp

Những công việc được xác định là không quan trọng bao gồm:

+ Cuộc gọi từ bạn bè vì lý do lâu không gặp, không nói chuyện

+ Tin nhắn từ hội nhóm trên mạng xã hội

+Người thân nhờ làm việc gì đó trong khi bạn đang làm việc

+...

Những công việc không quan trọng nhưng vẫn mang tính khẩn cấp, do đó bạn buộc phải tìm cách để có thể giải quyết một cách nhanh chóng, càng nhanh càng tốt. Nếu không thì hãy học cách từ chối và kết thúc sự việc một cách khéo léo nhé.

Không quan trọng cũng không mang tính khẩn cấp

Với những công việc này đúng thực chỉ nên dành cho nó quỹ thời gian không quá 5 % bạn nhé. Bởi vì chúng chỉ có thể tiêu tốn đi rất nhiều thời gian của bạn mà không mang đến bất cứ lợi ích gì.

Những cách quản lý thời gian hiệu quả theo phương pháp Eisenhover

Phân bổ thời gian theo các cấp độ

+ ~ 15 % đến 20%

+ ~ 60% đến 65 %

+ ~ 10% - 15%

+ < 5%

Xác định công cụ hỗ trợ

phương pháp quản lý thời gian

Hoạt động ghi chép

Mọi thứ đầu tiên bạn cần có đó là một “cuốn sổ” để ghi chép lại công việc. Có thể là sổ tay hoặc các công cụ phần mềm trên thiết bị thông minh. Mỗi một thời điểm cụ thể bạn cần phải đưa ra những đầu việc và sắp xếp chúng theo cấp độ từ ưu tiên và cứ thế bám sát vào thực hiện. Mỗi công việc được giải quyết hoàn tất thì đánh cho nó một dấu tích vào đó. Và như thế bạn còn có thêm được cảm giác hoàn tất công việc, rất tuyệt vời.

>>> Xem thêm: Học cách quản lý tiền bạc để làm giàu

Sử dụng những ứng dụng khác

Có rất nhiều ứng dụng để bạn có thể đưa vào trong việc hỗ trợ cho công việc của mình được thực hiện một cách nhanh chóng, hiệu quả. Chúng ta dựa vào thiết bị thông minh để nói tới chuyện hỗ trợ bởi chúng là công cụ hữu dụng mà chúng ta vẫn sử dụng thường ngày. Nếu thiết bị thông minh của bạn đang hoạt động trên thiết bị Androi thì có thể dùng My Effectiveness ( To do,   Tasks ) hoặc Google Note. Còn nếu thiết bị của bạn đang chạy trên hệ điều hành IOS thì có thể sử dụng App Eisenhover.

Tác giả: Vũ Bích Phượng