[Họp báo là gì?] Bí quyết tổ chức buổi họp báo thành công

1. Tổng quan về thuật ngữ “họp báo”

1.1. Bạn hiểu về họp báo là gì?

Họp báo trong tiếng Anh còn được gọi là “Press Conference” – một thuật ngữ được sử dụng khá phổ biến, đặc biệt tại các nước châu Âu. Theo nghiên cứu cho thấy, thuật ngữ này xuất phát từ nước Anh vào khoảng thế kỷ 17, trong lịch sử ghi nhận đây chính là các cuộc họp về báo chí tại các phòng kín dành cho những tổ chức lớn. Mãi đến sau này, khi xã hội phát triển, mọi thứ tiến bộ hơn thì các cuộc họp báo mới có sự góp mặt của đông đảo khách mời hơn.

Như vậy, hiểu một cách đơn giản nhất thì họp báo chính là các sự kiện được tổ chức bởi các doanh nghiệp, cơ quan hay cá nhân nào đó với sự tham gia của các nhà báo, khách mời liên quan để công bố về một sự kiện trọng đại nào đó.

Những thông tin được đưa ra trong buổi họp báo thường khá đa dạng, tùy thuộc vào lĩnh vực hoạt động của các tổ chức, doanh nghiệp, mục đích tổ chức họp báo mà sẽ có sự khác nhau và hướng đến các đối tượng khác nhau. Vậy thực tế việc tổ chức các buổi họp báo để làm gì?

Việc làm báo chí - truyền hình tại Hồ Chí Minh

1.2. Mục đích tổ chức các buổi họp báo

Các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp tạo nên các buổi họp báo với rất nhiều mục đích khác nhau. Đây là hình thức sự kiện nhằm kết nối các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân với các cơ quan truyền thông, báo chí cũng như cộng đồng. Thông qua đây, họ sẽ cung cấp đến cơ quan báo chí, công chúng những thông tin cơ bản, quan trọng nhất để đạt được mục tiêu truyền thông của mình.

Hiện nay, hầu hết các buổi họp báo đều được tổ chức nhằm các mục đích sau đây:

- Ra mắt, giới thiệu về các sản phẩm, thương hiệu mới như là nghệ sĩ ra mắt phim, MV ca nhạc, các doanh nghiệp ra mắt sản phẩm kinh doanh,...

- Tổ chức họp báo để thay đổi các thông tin cần thiết của tổ chức, doanh nghiệp hay nhận diện các sản phẩm cũ.

- Công bố những thông tin quan trọng có liên quan đến sự phát triển của doanh nghiệp.

- Tổ chức họp báo cũng có thể nhằm mục đích xử lý các khủng hoảng về truyền thông như là đính chính lại các thông tin sai sự thật, xác nhận thông tin, giải quyết scandal,... Mục đích này thường tập trung chủ yếu ở trong showbiz và đối tượng tổ chức họp báo thường là những ca sĩ, diễn viên, người làm nghệ thuật,...

2. Để buổi họp báo thành công cần chuẩn bị những gì?

Một buổi họp báo để có thể diễn ra thành công, nhận được sự quan tâm của đông đảo giới báo chí, truyền thông và công chúng, đạt được mục tiêu là quảng bá sản phẩm, ra mắt phim ảnh hay xử lý các vấn đề khủng hoảng truyền thông,... thì các tổ chức, cá nhân cần phải đảm bảo chuẩn bị thật chu đáo mọi công đoạn.

2.1. Lên kế hoạch chi tiết chuẩn bị cho sự kiện họp báo

Điều đầu tiên cần phải làm để có thể tổ chức được một buổi họp báo đó chính là cần lên các kế hoạch chi tiết, cụ thể cho buổi họp báo đó. Trong nhiệm vụ này, những người trong ban tổ chức sẽ cần phải xác định rõ ràng về mục đích, đưa ra ý tưởng về nội dung cũng như các thành phần tham dự buổi họp báo là gì?

Đây là bước vô cùng quan trọng quyết định đến việc buổi họp báo cáo thể diễn ra hay không và cần chuẩn bị những gì tiếp theo để có thể tổ chức được họp báo.

2.2. Chuẩn bị nội dung cho buổi họp báo

Đối với bất kỳ một sự kiện nào thì nội dung cũng sẽ là điều quan trọng nhất ảnh hưởng đến sự thành công hay thất bại. Hơn nữa, giới nhà báo, phóng viên tham gia các sự kiện của công ty bạn là để lấy thông tin và đưa đến cho công chúng. Và hãy thử tưởng tượng nếu như sự kiện của bạn quá ít người tham gia thì điều gì sẽ thu hút sự quan tâm của các nhà báo, phóng viên?

Như vậy, có thể thấy nội dung được xem là “nhân vật chính” của mỗi buổi họp báo mà ban tổ chức sẽ cần quan tâm hàng đầu khi lên kế hoạch, làm sao để đảm bảo được những thông tin được đưa ra là chính xác và đáp ứng các mục tiêu đã đặt ra.

Việc làm nhà báo

2.3. Tìm kiếm địa điểm tổ chức

Địa điểm cũng là một trong số những vấn đề cần được quan tâm và chuẩn bị kỹ lưỡng khi triển khai các buổi họp báo. Những địa điểm được lựa chọn sẽ cần phải đảm bảo được không gian phù hợp, đủ chỗ cho khách mời, thoải mái, rộng rãi cho các nhà báo, phóng viên tác nghiệp, bộ phận quay phim, chụp ảnh, âm thanh, ánh sáng tốt nhất,...

Tùy vào mục đích mà bạn có thể lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp. Thường thì các sự kiện lớn về ra mắt sản phẩm của doanh nghiệp sẽ thường được tổ chức ở các trung tâm hội nghị, họp báo giải quyết khủng hoảng truyền thông thường được lựa chọn diễn ra ở phòng họp khách sạn lớn, có đầy đủ âm thanh, kỹ thuật,... Hay nghệ sĩ ra mắt phim, MV ca nhạc thì thường sẽ tổ chức ở các rạp chiếu phim,...

Một điều cần lưu ý đó là các địa điểm tổ chức họp báo nếu như không quá đặc thù về nội dung thì nên được tổ chức ở những khu vực trung tâm và thuận tiện cho quá trình di chuyển của khách mời tham dự.

2.4. Lên danh sách và mời khách tham dự

Sau khi đã xác định được mục đích, nội dung cũng như lựa chọn địa điểm tổ chức họp báo thì sẽ cần chuyển đến công đoạn lên danh sách các khách mời cần thiết cho buổi họp báo. Tùy thuộc vào tính chất, quy mô của từng sự kiện mà ban tổ chức sẽ lựa chọn các cơ quan báo chí, phóng viên hay các khách mời phù hợp nhất.

Sau đó, đại diện ban tổ chức sẽ gửi thư mời khách đến tham dự họp báo. Thư mời cần phải đảm bảo được thiết kế một cách lịch sự, trang trọng, thể hiện đầy đủ các thông tin cần thiết về chủ đề buổi họp báo, thời gian, địa điểm cùng các nội dung chính sẽ diễn ra trong buổi họp báo để khách mời biết và sắp xếp công việc cũng như quyết định có nên tham gia hay không?

Thường thì việc gửi lời mời nên được thực hiện qua hình thức email hoặc liên hệ điện thoại trước khi gửi thư mời chính thức khoảng 7 – 10 ngày để khách mời có thể nắm được và đừng quên xác nhận lại các thông tin về số lượng khách mời có thể tham gia để có sự chuẩn bị tốt nhất cho buổi họp báo.

2.5. Chuẩn bị các tài liệu cho buổi họp báo

Đối với bất kỳ sự kiện họp báo nào đều cũng phải cần có các tài liệu đi kèm để các nhà báo, phóng viên hay khách mời liên quan có thể nắm được tiến trình của buổi họp báo, nội dung như thế nào hay tra cứu các thông tin cần thiết về chủ đề họp báo,... Tài liệu đó có thể là các lý lịch trích ngang của nhân vật chính (người phát biểu), kế hoạch buổi họp báo, hình ảnh, biểu đồ,...

Ở một số buổi họp báo thì tài liệu sẽ được phát cho khách mời theo từng phần của chương trình để người tham dự có thể theo dõi được một cách chi tiết hơn, tránh trường hợp các phóng viên, nhà báo đến nhận tài liệu rồi về. Do đó, ban tổ chức buổi họp báo cần hết sức lưu ý đến vấn đề chuẩn bị tài liệu này.

Việc làm viết báo

2.6. Làm việc với MC và nhân vật tham chính

Trước khi sự kiện họp báo diễn ra thì ban tổ chức sẽ cần phải gặp gỡ làm việc trước với những nhân vật chính, người diễn thuyết, MC,... để phổ biến các thông tin quan trọng về buổi họp báo, đảm bảo toàn bộ quá trình diễn ra đều thực hiện theo đúng kế hoạch, kịch bản và mục đích chính của buổi họp báo. Tránh tình trạng MC nói quá nhiều, người diễn thuyết trình này quá dài, đi xa trọng tâm và chủ đề của buổi họp báo hay bị lúng túng trước những câu hỏi của nhà báo, phóng viên,...

Đặc biệt, MC của buổi họp báo sẽ cần phải đáp ứng được các tiêu chí cơ bản như là giọng nói rõ ràng, rành mạch, không bị ngọng để mọi người có thể nghe và hiểu. MC cần có khả năng giao tiếp, linh hoạt trong xử lý các vấn đề, có khả năng làm giảm không khí căng thẳng của buổi họp báo, tạo nên không gian thoải mái nhất,...

2.7. Tập luyện trước khi tổ chức họp báo

Họp báo là một sự kiện rất quan trọng giúp cho các cá nhân có thể nâng cao được hình ảnh của mình trong mắt công chúng, giúp các doanh nghiệp khẳng định được thương hiệu sản phẩm hay giải quyết được các vấn đề cần thiết,... Chính vì vậy mà trước khi bắt đầu, ban tổ chức cùng MC, nhân vật chính sẽ cần phải có buổi tập luyện hay còn được gọi là diễn tập trước.

Điều này sẽ giúp cho ban tổ chức có thể phát hiện ra được những vấn đề còn tồn đọng và đưa ra phương án dự phòng phù hợp cho những sự bất ổn hay các sự cố bất ngờ có thể xảy ra trong buổi họp báo. Ví dụ như MC đã làm đúng như yêu cầu hay chưa, âm thanh, ánh sáng như thế nào, thời gian họp báo có đúng như dự kiến hay không?,...

Tìm việc nhanh

2.8. Bắt đầu buổi họp báo

Cuối cùng đó là bắt đầu buổi họp báo và tất cả mọi thành viên trong ban tổ chức sẽ cần phải có mặt từ sớm để chuẩn bị mọi thứ, ít nhất là 1 tiếng trước khi buổi họp báo bắt đầu. Và tất cả các vấn đề về kỹ thuật, nội dung, chỗ ngồi, đón tiếp khách mời,... đều cần phải được kiểm tra lại một cách kỹ lưỡng, đảm bảo không có vấn đề gì xảy ra.

Ngoài ra, ban tổ chức cũng cần phải lịch sự nhắc nhở phóng viên, nhà báo về việc đặt câu hỏi trong thời gian nào, tránh việc đưa ra quá nhiều câu hỏi dồn dập, lộn xộn và nhân vật chính không thể trả lời được.

Khi kết thúc buổi họp báo thì hãy dành thời gian cảm ơn giới truyền thông, bày tỏ mong muốn tiếp tục được hợp tác, đón tiếp họ trong thời gian sắp tới.

Trên đây là câu trả lời cho thắc mắc họp báo là gì cùng các vấn đề xoay quanh hoạt động này dành cho các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp quan tâm. Từ đó chúc các bạn có thể áp dụng một cách hiệu quả vào trong quá trình tổ chức họp báo của mình nhé!