JD là gì? Các bước xây dựng JD hoàn hảo bạn có thể chưa biết?

1. Giải mã khái niệm JD là gì? 

Mọi công việc, dù lớn hay nhỏ, đều cần có một kế hoạch rõ ràng để thực hiện. Điều này với nhiều người có vẻ được đánh giá là mất thời gian.Tuy nhiên, xét về lâu dài, thói quen đưa ra những kế hoạch có sẵn, những bản thời gian biểu đơn giản từ ngày nhỏ giúp chúng ta duy trì được những công việc theo đúng hướng. Trong doanh nghiệp, đặc biệt trong khâu tuyển dụng và đào tạo ứng viên, công việc lập kế hoạch, đưa ra những quy chuẩn nhất định về những chức năng, nhiệm vụ tương ứng với nhân viên mới theo vị trí công việc là công việc cực cần thiết. Công việc này nằm trong chiến lược phát triển doanh nghiệp không chỉ giúp ứng viên sớm làm quen với công việc hiệu quả, biết cân đối khả năng công việc cho hợp với năng lực, vừa giúp ban quản lý công ty cho thể đánh giá được năng lực nhân viên và từ đó đưa ra những điều chỉnh linh hoạt, kịp thời. Khái niệm JD ra đời trong hoàn cảnh và ngày càng đóng vai trò quan trọng với cả cá nhân lẫn doanh nghiệp. Vậy JD thực chất là gì mà đóng vai trò quan trọng đến vậy?

JD là viết tắt trong tiếng Anh của cụm từ Job Description. Khi dịch ra tiếng Việt có nghĩa tương tự là bản mô tả công việc. Mọi người vẫn thường nghĩ là, sau khi đậu phỏng vấn, ứng viên sẽ phải bắt tay vào công việc luôn vào ngày tiếp theo. Thế nhưng, không phải vậy. Để chắc chắn được nhân viên có thể đảm bảo được khối lượng công việc của công ty hay không, ở vị trí của họ thì có những nhiệm vụ và quyền hạn gì... Dù là đã được trao đổi vào thời điểm phỏng vấn, song trước khi bắt tay vào công việc, doanh nghiệp sẽ giao cho bạn một bản JD để chuẩn bị tâm lý sẵn sàng nhận việc. Điều này giúp bạn có thể cân đối và hoàn thành tốt công việc theo khả năng.Trong thời đại khi mà sự bùng nổ của kinh tế toàn cầu và sự lớn lên như vũ bão, có tính ứng dụng ngày càng cao của Internet, kích thích các doanh nghiệp đẩy mạnh như cầu tuyển dụng nhân sự thì công việc đầu tiên của một ứng viên khi tìm việc làm mới bao giờ cũng là cầm trong tay, đọc một bản JD công việc được doanh nghiệp soạn sẵn rồi mường tượng, hệ thống ra những gì mình phải trau dồi, học hỏi, hoàn thiện trong suốt cả quá trình làm việc tại công ty, doanh nghiệp đó.

Việc làm nhân sự tại Hà Nội

​2. Nội dung trong một bản JD chuẩn gồm những gì?

 Bên cạnh việc nắm được khái niệm JD là gì, ngay cả khi bạn là nhân viên thiết kế JD để đưa cho những nhân viên mới hay một người mới đến nhận việc, nắm được một số nội dung cơ bản của JD trước sẽ hỗ trợ bạn nhiều hơn trong việc phân phối công việc một cách hiệu quả. Thế nhưng, một thực tế đáng buồn mà bộ phần hành chính nhân sự của nhiều công ty hiện nay đang làm chính là biến một bản DJ một bản giao việc. Trong đó, họ liệt kê một cách sơ sài những nội dung từ kế hoạch, từ yêu cầu đến những kỹ năng hay phẩm chất cần có của nhân viên. Do đó, nhiều khi, một bản JD hay bản mô tả công việc chưa thể phát huy được vai trò của nó. Nhiều khi, nhà tuyển dụng rời vào cảnh “tuyển nhầm” nhân viên khi không thấy được tầm quan trọng của một bản JD. Trong một bản JD chuẩn cần gồm các nội dung sau đây: Tên công ty, chức danh công ty, công việc cụ thể của ứng viên cần phải hoàn thành tại doanh nghiệp, những nhiệm vụ và trách nhiệm của nhân viên đảm nhiệm công việc đó như thế nào. Bên cạnh, yếu tố liên quan đến năng lực, trong bản JD cũng nêu rõ các phương pháp và tiêu chuẩn đánh giá kết quả của nhân viên trong một ngày. 

Từ kết quả đánh giá này để quy ra mức thưởng khuyến khích được chi trả hằng tháng cùng lương cứng. Đối với nhiều doanh nghiệp hiện tại, bên cạnh lương cứng của ứng viên được trao đổi qua buổi phỏng vấn, doanh nghiệp sẽ dưa trên những tiêu chuẩn được quy trong bản JD để suy ra mức thu nhập cuối cùng mà nhân viên đó được hưởng. Phương thức đánh giá năng lực được ghi trên bản JD hiện nay chủ yếu dựa trên xét năng lực bằng KPI (Khối lượng công việc mỗi ngày phải hoàn thành. Bên cạnh đó, nhiều doanh nghiệp còn bổ sung thêm nhiều hình thức mới để đánh giá như chất lượng công việc của nhân viên ra sao, sự chuyên cần của nhân viên để đánh giá kết quả. Thông qua, một bản JD, doanh nghiệp cũng quy định rõ những phẩm chất, tính cách cần thiết để có thể đảm nhiệm tốt công việc, chế độ lương bổng, trình độ học vấn kinh nghiệm. Có thể nói, JD chính là công cụ giao tiếp hiệu quả giữa nhân viên và quản lý, giữa công ty và người lao động. Một nhân viên hành chính nhân sự tùy vào những yêu cầu của công ty cụ thể có thể liên một bản mô tả công việc cụ thể hơn. Tuy nhiên vẫn phải đáp ứng được những nội dung chính sau: Tên công ty, chức danh, địa chỉ làm việc, mục tiêu và nhiệm vụ của công ty, yêu cầu kinh nghiệm, mô tả công ty, lợi ích nhân viên nhận được, mức lương và chế độ đãi ngộ, giờ làm việc, những thông tin và giấy tờ cần thiết để bổ sung vào hồ sơ (nếu cần).

 Đến đây, bạn đã nắm được JD là gì và có nội dung ra sao cũng như vai trò cơ bản của nó như thế nào rồi chứ? Nhưng chưa hết đâu, việc lập một bản JD như thế nào cho hiệu quả nhất? Nếu đang băn khoăn về vấn đề đó, thì các bạn hãy cùng tham khảo những thông tin dưới đây nhé.

Việc làm hành chính nhân sự

3. Xây dựng JD chuẩn nhất? Bạn biết chưa?

Với ý nghĩa quan trọng với cả cá nhân người lao động và doanh nghiệp như vậy mà tiến hành một bản JD chuẩn luôn là yêu cầu đầu tiên đặt ra trong chiến lực phát triển doanh nghiệp. Đây cũng là tài liệu mà người lao động đánh giá về “độ chuyên nghiệp” uy tín của doanh nghiệp họ sẽ gắn bó trong tương lai như thế nào. Thế nhưng không phải là một nhân viên hành chính nhân sự nào cũng rõ được quy trình xây dựng một bản JD chuẩn. Nếu đang băn khoăn chưa biết xây dựng một bản JD doanh nghiệp như thế nào cho hoàn hảo thì những dòng sau đây chính là đáp án chuẩn nhất cho bạn. 

Một bản mô tả công việc hay JD gồm 4 bước quan trọng sau đây: Lập kế hoạch thu thập thông tin, viết lại nội dung trong JD và phê chuẩn.

+ Lập kế hoạch: Đây là bước quan trọng nhất bao gồm các khâu xác nhận được trách nhiệm của nhân viên với công việc chính của họ, công việc chính của nhân viên sẽ gồm những gì? và những tiêu chí và quá trình kiểm tra và đánh quả nhân viên. Những thông tin này sẽ được vạch sẵn và điền vào nội dung JD để đưa cho những ứng viên.

+ Thu nhập thông tin: Những nguồn thông tin được bổ sung vào một bản JD cho doanh nghiệp có thể được nhân viên hành chính nhân sự lấy từ các nguồn sau: Bảng phân tích công việc, kế hoạch làm việc theo ngày, tháng, năm, Bảng phân công phạm vi trách nhiệm của phòng ban, bộ phận trong công ty. Nhân viên nhân sự cũng phải là người linh hoạt cho từng vị trí tuyển dụng để áp những thông tin, yêu cầu về công việc phù hợp. Đối với những vị trí mới, nguồn tài liệu tuyển dụng được đăng tải trên trang của một số công ty “đối thủ” là gợi ý lí tưởng. Bên cạnh đó, công nghiệp cũng phải quan sát, căn cứ trên một số yếu tố thức tế, làm việc và kết quả thu được của nhân viên trong công ty với những vị trí đang tuyển dụng để bổ sung.

+ Phác thảo bản mô tả công việc: Sau khi hoàn thành khâu chọn lọc những thông tin cần thiết và lập kế hoạch sẵn sàng, một bản JD nháp sẽ được xây dựng trước. trông đó, những thông tin vừa thu thập bên trên sẽ được cụ thể hóa nhằm mục đích là giúp người làm việc và người quản lý có thể hình dung được cũng một bức tranh mô tả như nhau cũng như bao quát được phạm vi công việc đang được tuyển dụng. Phần lớn, những bản mô tả công việc này sẽ được viết bởi nhân viên phòng hành chính nhân sự. Tuy nhiên, ở nhiều trường hợp, người quản lý nhân sự sẽ phải là người  viết ra bản thảo này sau đó trao đổi lại với đã trao đổi cụ thể với những người có trách nhiệm với vị trí đang được tuyển dụng trước đó.

+ Phê chuẩn và mô tả công việc: Người làm công tác thiết kế JD cho doanh nghiệp cũng quản lý hay trưởng phòng nhân sự sau khi đọc xong bản thảo JD sẽ cũng trao đổi với nhau cụ thể về nội dung mô tả công việc chuẩn, đặc biệt trong vấn đề giải quyết những bất cập mà người tiếp nhận công việc sau này có thể gặp phải và hình thức giải quyết những bất cập đó. Người quản lý sẽ chỉ đạo ra định hướng thay đổi và quyết định bản JD cho doanh nghiệp cuối cùng để đảm bảo được mẫu JD đang sử dụng không có dấu hiệu bị chồng chéo lên nhau hay sơ hở.

Việc làm trưởng phòng nhân sự

4. Vai quan trọng của JD cho nhân viên và doanh nghiệp bạn nên biết?

Nhắc đến khái niệm JD là gì, thường thì nhiều người chỉ hình dung ra tính năng là rõ trách nhiệm, công việc của một các nhân trong một tổ chức doanh nghiệp và giúp ứng viên có thể thấy rõ được trách nhiệm và công việc cụ thể của mình trong tổ chức hay phần nào đó đáp ứng được những mục tiêu nào đó trong quá trình tuyển dụng nhân sự. Thế nhưng, chỉ khi tiếp cận sâu hơn dưới góc độ quản trị doanh nghiệp, chúng ta sẽ thấy được rằng, JD là bản mô tả tổng thể chức năng, nhiệm vụ của tổ chức, hệ thống hóa những mục tiêu của tổ chức, doanh nghiệp. Do đó, JD không những có vai trò quan trọng với cá nhân nhân viên mà còn có ý nghĩa to lớn trong việc quản trị trong tổ chức.

>>> Bên cạnh tìm hiểu JD là gì, nhà tuyển dụng cũng không thể bỏ qua Job Title là gì để biết cách viết những tin tuyển dụng ấn tượng và có sức thu hút những ứng viên tiềm năng nhất vào làm việc tại công ty. Đây cũng là một điều mà nhà tuyển dụng hết sức phải chú ý trong quá trình tuyển dụng nhân sự để có hiệu quả tuyển dụng cao nhất!

4.1. Vai trò của JD đối với nhân viên như thế nào?

Đối với nhân viên mới hay những người đang có ý định đăng ký tuyển dụng vào công ty, một bản JD chuẩn là văn bản để họ nhìn vào đó xác định được công việc cụ thể mình phải làm, vị trí của công việc mà mình đang làm. Thông qua bản JD, nhân viên sẽ biết được yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp đó với công việc mình đang làm cũng như mức đãi ngộ được hưởng, từ đó, đặt ra mục tiêu rõ ràng để phấn đấu. Dĩ nhiên, đối với sinh viên vừa mới ra trường hay chưa có nhiều kinh nghiệm nghề nghiệp, một bản JD cụ thể luôn là tài liệu làm họ có cảm giác yên tâm hơn khi mọi lời nói trong phỏng vấn hay nhưng tin tức sơ sài trên bản tin tuyển dụng được cụ thể hóa bằng giấy tờ.

Tuyển dụng

4.2. Một bản JD có vai trò quan trọng với doanh nghiệp

Có thể bạn không tin, nhưng nhiều trường hợp, uy tín của công ty chỉ được đánh giá thông qua thái độ phỏng vấn tuyển dụng ứng viên của phòng nhân sự và một bản JD cụ thể, chuyên nghiệp. Thiết kế JD càng cụ thể bao nhiêu sẽ giúp doanh nghiệp có thể hình dung cụ thể hơn về nhân viên sau này của mình có phù hợp với vị trí công việc hiện tại hay không để tránh tuyển nhầm ứng viên đặc biệt là ở vị trí quan trọng. Một bản JD cũng là căn cứ để đánh giá chất lượng ứng viên khi tuyển dụng từ đó đề ra một quy trình đào tạo, hỗ trợ ứng viên đúng đắn, kịp thời. Trong quá trình làm việc, việc xảy ra các mâu thuẫn hay sự không thuận ý, phản hồi từ phía nhân viên liên quan đến các vấn đề quyền hạn, tiền lương là không thể tránh khỏi. JD chính là tài liệu quan trọng làm căn cứ để giải quyết những vấn đề này nhanh chóng, hợp tình, hợp lý. Không chỉ vậy, JD là công cụ đắc lực để hỗ trợ phòng nhân sự xây dựng, điều chỉnh, hệ thống lương thưởng cho nhân viên một cách công bằng, phù hợp. Từ đấy, thúc đẩy mối quan hệ giữa các cấp từ lãnh đạo, quản lý trong công ty. Đây cũng chính là tiền đề đưa doanh nghiệp phát triển.

Hi vọng những thông tin trên đây về JD là gì, vai trò quan trọng của JD đối với cá nhân và doanh nghiệp mà Lại Trang đã cung cấp sẽ hỗ trợ bạn phần nào dó trong quá trình tìm một công việc mong muốn. Đừng quên thường xuyên cập nhật Timviec365.vn để có thêm những tin mới nhất về việc làm lương cao và chế độ đãi ngộ hấp dẫn cũng như tải cv xin việc đẹp nhất nhé. Trân trọng!