Kế toán kép là gì? Kế toán kép có thể thay thế hoàn toàn kế toán đơn?

1. Bạn hiểu như thế nào về kế toán kép?

1.1. Kế toán kép là gì?

Những bạn làm công việc kế toán trong doanh nghiệp nhiều năm có lẽ đã quá quen thuộc với kế toán kép. Kế toán kép là một khái niệm cơ bản liên quan đến nghiệp vụ ghi chép sổ sách và nghiệp vụ kế toán. Trong kế toán kép, mỗi giao dịch tài chính đều được ghi chép đồng thời vào hai loại tài khoản và có sự tác động lẫn nhau giữa các loại tài khoản được ghi chép.

Kế toán kép được sử dụng để đáp ứng nguyên lý hạch toán tổng tài sản của một doanh nghiệp, trong đó tổng tài sản bao gồm các khoản nợ phải trả và vốn chủ sở hữu. Theo cơ chế kế toán kép, các khoản tín dụng sẽ được bù đắp bằng các khoản nợ phải trả trong sổ cái theo tài khoản chữ T bao gồm bên Nợ và bên Có.

1.2.  Những điều cần biết về kế toán kép

1.2.1. Nguyên lý cơ bản của kế toán kép

Trên thực tế, hiện nay hầu hết các doanh nghiệp đều áp dụng nghiệp vụ kế toán kép thay vì kế toán đơn. Giao dịch trong hệ thống kế toán kép được ghi đồng thời ở hai loại tài khoản Nợ và tài khoản Có. Như đã đề cập ở trên, một khoản tín dụng trong tài khoản Có sẽ được bù đắp bằng một khoản tương ứng trong tài khoản Nợ, bởi vậy tổng của tất cả các khoản Nợ phải bằng tổng của tất cả các khoản Có.

Trong mỗi doanh nghiệp đang áp dụng chế độ kế toán kép, mọi giao dịch đơn lẻ đều sẽ được ghi chép trong ít nhất là hai loại tài khoản kế toán.

Lấy ví dụ, nếu doanh nghiệp vay vốn ngân hàng, số tiền vay đó sẽ làm tăng gia trị trong tài khoản Tài sản của doanh nghiệp, tuy nhiên mặt khác số nợ phải trả cũng sẽ tăng lên.

Hay trong trường hợp doanh nghiệp sản xuất mua nguyên vật liệu thô thì số lượng hàng tồn kho sẽ tăng lên, trong khi đó số vốn chủ sở hữu sẽ giảm xuống. Đây chính là ví dụ cụ thể giúp bạn hình dung nguyên lý của kế toán kép. Điều này đảm bảo cho giá trị Tổng tài sản của doanh nghiệp sẽ luôn bằng với giá trị Nợ phải trả cộng với giá trị Vốn chủ sở hữu.

Việc áp dụng quy trình kế toán kép khiến cho quy trình kế toán chung trong doanh nghiệp được chuẩn hóa hơn và các sai sót trong quy trình kế toán cũng sẽ được phát hiện dễ dàng hơn. Điều này giúp nâng cao chất lượng báo cáo tài chính định kỳ.

1.2.2. Các loại tài khoản kế toán

Mọi hoạt động và giao dịch giữa khách hàng và doanh nghiệp hoặc giữa nhà cung cấp và doanh nghiệp có liên quan đến tài chính thì đều sẽ được ghi chép lại trong sổ sách kế toán. Trong hệ thống kế toán doanh nghiệp, các giao dịch phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh sẽ được ghi chép vào các loại tài khoản khác nhau tùy thuộc vào tính chất của từng giao dịch.

Nhìn chung, các giao dịch này có thể được ghi chép vào bảy loại tài khoản bao gồm: Tài sản, Nợ phải trả, Vốn chủ sở hữu, Doanh thu, Chi phí, Lợi nhuận, Lỗ vốn.

1.2.3. Tài khoản Nợ và tài khoản Có

Như đã đề cập đến ở trên, mọi giao dịch trong quy trình kế toán kép đều sẽ được ghi chép lại đồng thời trong tài khoản Nợ và tài khoản Có. Theo cách ghi chép tài khoản chữ T, tiêu đề của các giao dịch sẽ được ghi ở trên, tài khoản Nợ được ghi chép ở phía bên trái và tài khoản Có sẽ được ghi chép ở bên phải.

Về mặt lý thuyết thì tổng số tài khoản Nợ luôn bằng với tổng số tài khoản Có. Các giá trị được ghi chép trong tài khoản Nợ biểu hiện cho mức suy giảm tổng tài sản doanh nghiệp, trong khi đó các giao dịch ghi chép trong tài khoản Có biểu thị cho mức tăng lên trong tổng tài sản. Tuy nhiên, trên thực tế điều này chưa hẳn sẽ đúng trong mọi trường hợp.

Điều này được thể hiện rất rõ trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Các ghi chép trong tài khoản Nợ ảnh hưởng đến số dư trong các tài khoản Chi phí và Lãi lỗ. Ngược lại, các ghi chép trong tài khoản Có lại làm giảm số dư trong hai loại tài khoản trên.

Theo phương trình kế toán tổng quát Tài sản = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu thì một tài khoản Nợ có thể làm tăng một tài khoản này, đồng thời cũng có thể làm giảm một tài khoản khác. Chẳng hạn, các tài khoản Nợ sẽ làm giảm doanh thu và tăng sai ngạch. Ngược lại các tài khoản Có sẽ làm tăng lên số dư trong doanh thu.

2. Kế toán kép và kế toán đơn

Như đã nói trong phần trước, kế toán bút toán kép gồm có hai bút toán ghi đồng thời một giao dịch ở tài khoản Nợ và tài khoản Có, với tổng số của hai khoản này phải là 0. Nếu như kế toán đơn chỉ dừng lại ở mức theo dõi chi phí và doanh thu, thì kế toán kép lại theo dõi tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu.

Thoạt nhìn thì có vẻ như kế toán viên sẽ phải làm nhiều việc hơn nếu áp dụng quy trình kế toán kép. Trên thực tế đúng là như vậy, tuy nhiên kế toán kép giúp hình dung trực quan hơn về sự biến động của dòng tiền trong doanh nghiệp. 

Hơn nữa, hiện nay các doanh nghiệp đều sử dụng các phần mềm quản lý kế toán tài chính, bởi vậy công việc của kế toán viên sẽ nhẹ nhàng hơn rất nhiều. Phần mềm quản lý tài chính kế toán 365 hiện đang được rất nhiều doanh nghiệp tin tưởng lựa chọn.

Sau đây là những sự khác nhau giữa kế toán đơn và kế toán kép dựa trên các tiêu chí chung:

- Kế toán đơn chỉ theo dõi sự biến động doanh thu và chi phí; trong khi đó kế toán kép theo dõi tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu và chi phí.

- Về nguyên tắc, kế toán đơn chỉ cần nhập một tài khoản tương ứng với một giao dịch; kế toán kép sẽ nhập hai tài khoản đối với mỗi giao dịch.

- Quy trình kế toán đơn dễ dẫn đến những sai sót hơn so với kế toán kép, bởi giá trị nhập vào một tài khoản sẽ không được đối chiếu tương ứng với một tài khoản khác như trong quy trình kế toán kép. Điều này rất dễ dẫn đến sự mất cân đối trong phương trình kế toán Tài sản = Nợ phải trả +  Vốn chủ sở hữu.

- Kế toán kép cũng sử dụng phần mềm kế toán để tự động theo dõi biến động số dư trong các tài khoản. Điều này giúp giảm thiểu sai sót so với quy trình kế toán đơn chỉ được nhập bằng tay hoặc sử dụng bản tính.

- Về giá trị insight, kế toán đơn chỉ đơn giản là cung cấp một vài báo cáo lãi lỗ khi kết thúc chu kỳ kế toán; trong khi đó kế toán kép có thể đưa ra nhiều thông tin chi tiết hơn và có giá trị hơn về biến động tài chính của doanh nghiệp.

Nhìn chung, kế toán kép phù hợp với tất cả các doanh nghiệp vừa và nhỏ sở hữu tổng tài sản, nợ phải trả và hàng tồn kho đáng kể. Trong khi đó, kế toán đơn phù hợp hơn với doanh nghiệp thuộc sở hữu cá nhân, freelancer và các doanh nghiệp cung ứng dịch vụ.

Qua những thông tin được tổng hợp trong bài viết, chắc hẳn bạn đã hiểu được kế toán kép là gì và những lợi ích cũng như sự ưu việt của kế toán kép so với kế toán đơn trong phương diện theo dõi biến động tài chính của doanh nghiệp. Nói vậy không có nghĩa là kế toán đơn không còn được sử dụng nữa. Những doanh nghiệp thuộc sở hữu tư nhân hoặc không có quá nhiều tổng tài sản và các nợ phải trả vẫn có thể áp dụng chế độ kế toán đơn.